Webinaire

Qu'est-ce qu'un webinaire ?

Un webinaire est une contraction des mots "web" et "séminaire". C'est une présentation interactive qui se déroule en ligne.

Le webinaire est utilisé pour communiquer avec un public à distance.

Le webinaire est un outil puissant de communication, mais encore faut-il comprendre ce format de réunion afin de l’utiliser correctement.

Les entreprises l'utilise en interne pour organiser des réunions, des formations ou encore l’onboarding des nouveaux recrutés.

Et en externe, le webinaire intègre la stratégie marketing avec des objectifs bien différents tels que la génération de leads, la fidélisation des clients, la légitimation de la Marque…

Il permet de participer à des discussions en temps réel, de poser des questions et d'obtenir des informations importantes.

Le webinaire est un outil polyvalent et puissant pour les entreprises. Sa portée est mondiale, avec un impact direct sur les coûts en réduisant les voyages, les locations de salle et toute l'intendance qui va avec.

Ils permettent par ailleurs de renforcer l’image de Marque tout en générant des leads qualifiés !

Webinar ou webinaire : Quelle différence ?

Il n'y a pas de différence entre les termes "webinar" et "webinaire", ces deux mots ont la même signification.

Donc comment choisir entre ces deux termes ? Le débat n'en finit plus, entre utiliser les termes "webinar" ou "webinaire". Même si "webinar" est populaire et est plus globalement utilisé, beaucoup de professionnels et d'entreprises français se pencheraient plus vers "webinaire".

Notre conseil c'est d'adapter ce terme en fonction de votre audience. Si votre audience est habituée à utiliser le terme "webinar" et comprend facilement l'anglais, alors il peut être plus approprié de l'utiliser.

Néanmoins, le terme correcte en français est webinaire.

Il est également important de noter que le choix entre "webinaire" ou "webinar" n'a pas réellement d'impact sur la qualité du contenu

Les différents types et formats de webinaires

Il existe plusieurs types de webinaires, tels que les webinaires marketing, les webinaires formation, les webinaires Ressources Humaines et bien d'autres.

Chaque webinaire doit être préparé avec sérieux afin d’en définir les objectifs et le public cible, ce qui permet de choisir le bon format de webinaire :

• Présentation en direct
• Table Ronde
• Entretien ou interview
• Formation en ligne
• Questions - Réponses
• Démonstration d’un produit
• Onboarding entreprise

Comment fonctionnent les webinaires ?

Il est nécessaire de maîtriser les webinaires afin que chacun d’entre eux soit un succès et contribue à l’activité de l’entreprise, à son rayonnement qu’il soit interne ou externe.

Choisir le bon outil de webinaire

Pour organiser un webinaire, vous avez besoin d'une plateforme de webinaire dédiée qui permet aux organisateurs de créer des présentations en ligne de qualité, de partager des diapositives, et d'interagir avec les participants.

L'interaction en temps réel

L'un des aspects essentiels d'un webinaire est l'interaction en temps réel. Les participants peuvent poser des questions via un chat en direct et obtenir des réponses instantanées. Cela crée un environnement d'apprentissage dynamique et engageant.

De la même manière, vous pouvez organiser des sondages ou des ateliers en groupe afin de pousser l’engagement des participants et de retenir toute leur attention.

Les fonctionnalités d’un webinaire

Bien choisir sa plateforme de webinaire, c’est se doter de fonctionnalités facilitantes pour organiser et animer un webinaire.

Livestorm propose toutes les fonctionnalités nécessaires à la réussite d’un webinaire, réunies sur une même plateforme.

La communication du webinaire

Le succès d’un webinaire commence dès la communication de celui-ci.

Créez une landing d’inscription personnalisée, ainsi qu’une campagne e-mailing efficace pour promouvoir votre événement et pousser à l’inscription.

Intégrez un formulaire d’inscription personnalisable n’importe où pour convertir davantage : landing, home page, email… diffusez le lien sur vos réseaux sociaux.

Ajoutez un lien à votre invitation Google : l’événement s’inscrira dans l’agenda des invités et le lien d’accès au webinaire également.

La diffusion en direct ou en replay

Pensez à enregistrer votre webinaire lorsque vous serez en direct. Vous pourrez ainsi le mettre à disposition des participants à la suite du webinaire live, et le proposer à ceux qui n’ont pas pu se rendre disponible.

Vous pouvez proposer le replay instantané avec Livestorm, en rendant accessible votre webinaire directement après sa fin.

La chat pour interagir

Le chat permet aux participants de vous poser des questions depuis la salle de l’événement, soit dans le chat public à la vue de tous, soit par message privé.

Les émojis disponibles via le chat sont un bon outil pour mesurer l’ambiance d’une salle, sonder rapidement sur un sujet (“mettez un pouce en l’air si vous êtes d’accord et un pouce en bas si vous n’êtes pas d’accord”).

La gestion des participants

Contrôlez le nombre d’inscrits à vos webinaires, mais aussi qui peut ou non y participer. Vous avez la possibilité de retirer des participants si besoin.

Les reportings pour mesurer l’efficacité des webinaires

Les données récoltées suite à un webinaire sont riches et intéressantes à exploiter.

Sur votre tableau de bord, retrouvez des indicateurs clés tels que le nombre d’inscrits et le nombre de participants, l’engagement des invités, les résultats des sondages ou encore les questions posées pendant la session.

Toutes les données sont disponibles à l’export.

Pour les grands comptes, il est possible d’envisager des rapports sur-mesure qui répondent aux besoins de l’entreprise.

Le partage d’écran

Lors d’un webinaire, vous avez la possibilité de partager votre écran avec l’ensemble des participants. Partagez une présentation PowerPoint, une vidéo, des photos, des graphiques, des pdf…

Vous pouvez également partager des fichiers téléchargeables tels que des MP4, pdf…

La personnalisation du webinaire

Imposez votre image de marque en personnalisant l’arrière-plan de votre événement. Une photo, une couleur… à vous de choisir parmi les nombreux plugins disponibles.

De la même manière, personnalisez à votre image les emails d’inscriptions ainsi que la landing page d’inscription.

Personnaliser à ses couleurs, son image, permet de davantage marquer les esprits des participants

Le tableau blanc virtuel

Le tableau blanc virtuel stimule la collaboration lors d’un webinaire. Par exemple, avec un outil comme Miro intégré nativement à Livestorm, les intervenants et les participants peuvent co-créer des schémas, brainstormer des idées ou organiser des projets en temps réel en collant des post-its virtuel sur le tableau blanc.

Grâce à cette fonctionnalité, les webinaires deviennent plus dynamiques et interactifs, chacun peut se sentir acteur de l’événement auquel il assiste.

Les breakout rooms

Les breakout rooms permettent de répartir les participants en petits groupes pour des discussions ou des activités spécifiques. Cette fonctionnalité est idéale pour favoriser les échanges en profondeur et les ateliers collaboratifs pendant un webinaire.

Les organisateurs peuvent ainsi personnaliser les sessions, en assignant des sujets ou des tâches spécifiques à chaque groupe avant de les réunir à nouveau pour une synthèse en plénière.

La transcription automatique

Avec la transcription automatique, vos enregistrements audio ou vidéo sont instantanément convertis en texte. Livestorm, par exemple, s’appuie sur l’intelligence artificielle afin de générer des transcriptions automatiques des événements en ligne dans 118 langues !

Cette option présente de nombreux avantages :

• elle permet aux participants d’accéder rapidement au contenu sous forme écrite
• elle facilite la création de résumés ou de comptes-rendus
• elle améliore l’accessibilité pour les personnes malentendantes.

Les transcriptions sont également très pratiques pour recycler le contenu afin de créer des articles de blog, des newsletters, des livres blancs ou encore des posts pour les réseaux sociaux.

Le partage de fichiers

Offrir la possibilité de partager des fichiers pendant un webinaire est une fonctionnalité précieuse.

Les participants peuvent ainsi télécharger ces fichiers instantanément, ce qui améliore l’expérience utilisateur et permet de prolonger l’impact du webinaire au-delà de sa durée.

Cette fonctionnalité simplifie également le suivi post-événement en mettant à disposition tous les éléments nécessaires pour approfondir les sujets abordés.

Le shadowing

Le shadowing, ou mode observateur, est une option qui permet à certains participants d’assister à un webinaire sans être visibles des autres.

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les démonstrations produits afin d’observer en toute discrétion les réactions des participants, ou pour des organisateurs qui souhaitent surveiller la dynamique d’un événement sans interférer.

Le minuteur

Le respect du timing est déterminant lorsqu’on organise un webinaire. Pas question de durer plus longtemps que prévu ou que l’un des participants monopolise la parole.

Le minuteur intégré à Livestorm permet d’éviter les débordements et de gérer efficacement le temps de parole. Vous pouvez régler la minuterie directement depuis la salle de l’événement afin qu’il affiche une alerte visuelle ou sonore lorsque la durée allouée est atteinte.

Cette fonctionnalité d’un webinaire contribue à maintenir un rythme fluide et à éviter que certaines sessions ne s’éternisent, au détriment de l’agenda global. Le minuteur est particulièrement utile pour les webinaires multi-intervenants ou les tables rondes, où chaque participant doit disposer d’un temps de parole équitable.

Le webinaire est une forme puissante de communication en ligne qui permet l'interaction en temps réel avec un public à distance. Ils sont devenus essentiels et largement utilisés au sein des entreprises en raison de leur accessibilité et de leur engagement élevé.

Bien choisir son logiciel de webinaire est donc un enjeu majeur !

C’est pourquoi Livestorm propose un logiciel de webinaires simple et complet, avec de nombreuses fonctionnalités intégrées pour créer, animer et exploiter vos webinaires (pages d'inscription, plan emails, branding personnalisable, fonctionnalités d’interactions, reporting…). Demandez un essai gratuit et créez vos webinaires avec Livestorm !

Les meilleures pratiques pour organiser un webinaire

Organiser un webinaire réussi nécessite une préparation minutieuse et une exécution soignée. Voici les meilleures pratiques à suivre pour garantir le succès de votre événement en ligne.

La préparation et la planification du webinaire

Commencez par définir les objectifs : Est-ce la génération de leads ? La formation des employés? L’intégration de nouveaux arrivants? Le lancement d’un produit ?

Choisissez le sujet et le titre qui saura capter l’attention et donner envie d’y participer. Pour vous y aider, Livestorm a mis au point un outil générateur de titre et de plan pour les webinaires. Assurez-vous que le sujet est bien en phase avec les objectifs définis avant de planifier le plan détaillé de votre webinaire.

Sélectionnez le logiciel de webinaire qui saura répondre à vos besoins en termes de présentations, d’engagement et de suivi post-webinaire. Testez la plateforme plusieurs jours avant afin de vous familiariser avec et le jour J pour éviter les problèmes techniques de dernière minute.

La promotion et le marketing du webinaire

La promotion de votre webinaire commence par une page d'inscription attrayante et informative. Cette page doit inclure tous les détails pertinents de l'événement, mettre en avant les bénéfices pour les participants et proposer un formulaire d'inscription facile à remplir. Évitez les champs inutiles.

Vous pouvez ensuite utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir votre webinaire en publiant des contenus engageants et en utilisant des hashtags pertinents.

Envoyez des invitations par email à votre liste de contacts et incluez un lien direct vers la page d'inscription.

Si vous en avez la possibilité et le budget, collaborez avec un influenceur ou un Key Opinion Leader (KOL) de votre secteur d’activité pour promouvoir votre webinaire. Leur soutien peut attirer une audience plus large et surtout renforcer la crédibilité de votre événement.

L’engagement des participants pendant le webinaire

Il existe plusieurs astuces efficaces pour maintenir l’engagement des participants pendant le webinaire.

• Interagissez en temps réel avec votre audience en utilisant la fonctionnalité de chat en direct.
• Répondez aux questions des participants dès qu'elles sont posées et encouragez les discussions pour créer un environnement interactif. Faites-vous aider d’un modérateur pour ne pas vous laisser submerger.
• Intégrez des sondages et des quiz pour maintenir l'intérêt des participants et recueillir leurs opinions, ce qui rendra le webinaire plus dynamique et engageant.
• Invitez les participants à poser des questions tout au long de la session et réservez du temps à la fin pour une session de questions-réponses dédiée.
• Utilisez des supports visuels tels que des diapositives, des vidéos, des photos et des graphiques pour rendre votre présentation plus attrayante et compréhensible.

Le suivi post-webinaire

Le webinaire n’est pas terminé une fois les caméras coupées. Un suivi post-webinaire s’impose pour faire perdurer son impact et continuer de renforcer le lien que vous avez créé avec les participants.

• Envoyez un email de remerciement aux participants, incluant un lien vers le replay du webinaire pour ceux qui souhaitent le revoir ou ceux qui n’ont pu être présents.
• Partagez des ressources supplémentaires premium comme un ebook ou des études de cas mentionnés pendant le webinaire.
• Recueillez le feedback des participants via un sondage de satisfaction et identifiez les points d'amélioration pour les futurs événements.
• Analysez les données de participation et d'engagement pour comprendre qui a assisté, combien de temps ils sont restés et quelles parties du webinaire ont suscité le plus d'intérêt. Si l'objectif était de générer des leads avec le webinaire, vous pouvez qualifier les participants en fonction de leur engagement et planifier des actions de suivi personnalisées pour les leads les plus prometteurs.
• Le replay peut aussi être partagé sur les réseaux sociaux. Recyclez le webinaire en extrayant des extraits ou des citations marquantes. Cela vous permettra d’attirer de nouveaux prospects et de nourrir votre content marketing.

Questions fréquemment posées sur les webinaires

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de webinaire ?

Un logiciel de webinaire efficace permet d’organiser, de gérer, de diffuser et d'enregistrer facilement les événements virtuels, et de manière sécurisée. Il doit proposer des fonctionnalités d’engagement importantes pour assurer le succès des webinaires, ainsi que des outils permettant de communiquer en amont les événements, et de suivre à posteriori le succès de ceux-ci.

Combien de temps dure un webinaire en moyenne ?

La durée d'un webinaire dépend de son contenu, mais la plupart durent entre 45 minutes et 1 heure.

Comment faire un webinaire gratuit ?

La plupart des webinaires sont gratuits. C’est avant tout un outil marketing utile à la notoriété d’une entreprise qu’un levier de business direct.

Cependant, selon les intervenants et la qualité de ceux-tu, il peut être envisagé de demander un droit d’entrée aux participants.

Comment augmenter le taux de participation à mon webinaire ?

La promotion préalable de votre webinaire, le choix de sujets pertinents, et l'interaction en temps réel sont des moyens efficaces d'augmenter la participation.

Bien penser le plan de communication d’un webinaire sera l’une des clés de son succès.

Les webinaires sont-ils adaptés à tous les types d'entreprises ?

Oui, les webinaires peuvent être utiles pour toutes sortes d'entreprises, qu'elles soient petites ou grandes, pour promouvoir des produits, former des employés, ou partager des connaissances.

Comment se connecter à un webinaire ?

Cliquez sur le lien que vous avez reçu par mail ou accessible dans l’invitation enregistrée dans votre agenda. Renseignez si besoin les informations nécessaires à la connexion (nom, prénom, mail…). Paramétrez votre caméra et votre micro, puis rejoignez la réunion.

Quelle est la différence entre visioconférence et webinaire ?

Les contextes et objectifs sont distincts entre visioconférence et webinaire.

La visioconférence est généralement utilisée pour des réunions en ligne, des discussions en temps réel, des collaborations professionnelles et des interactions directes entre un groupe restreint de participants. L'objectif principal est la communication bidirectionnelle et la collaboration.

Le webinaire, quant à lui, est principalement utilisé à des fins de formation, de présentation, de démonstration ou de diffusion d'informations à un public plus large. L'objectif principal est de diffuser un contenu spécifique à un public plus vaste.

Les webinaires peuvent s’assimiler à des cours magistraux ou des travaux dirigés (TD), alors que la visioconférence à des réunions de travail collaborative.