Onboarding RH : comment créer un bon processus d'onboarding ?

Selon une étude de Talmundo, 42% des salariés ne se sentent pas accompagnés au cours de leur première semaine de travail. Malheureusement, une mauvaise intégration dans l'entreprise au cours des premières semaines à un coût bien réel : il s'élève en moyenne à 7 000€ pour l'entreprise.

C'est pourquoi l'onboarding en entreprise est une étape clé, à ne pas négliger. Mais comment créer un bon processus d'onboarding, en personne ou à distance, qui soit source de motivation pour le salarié ?

Découvrez dans cet article des conseils pour mettre en place un processus d'onboarding RH performant, au sein de votre entreprise.

Qu'est-ce que l'onboarding en entreprise ?

Importance d'un bon processus d'onboarding

L'onboarding est un concept plus complexe qu'il n'y paraît, mais qui, lorsqu'il est bien fait, a de très nombreux effets positifs sur la productivité, la rétention et la satisfaction des salariés.

Découvrez ci-dessous les avantages d'un bon onboarding RH :

1. Augmentation de la productivité : l'onboarding donne un cadre aux nouveaux salariés et améliore leur productivité durant leurs premiers mois dans l'entreprise.
2. Motivation et rétention des talents : l'onboarding est le meilleur moyen de motiver les nouveaux salariés. De nombreuses études établissent un lien entre le processus d'onboarding et la rétention des talents.
3. Amélioration de la culture d'entreprise : le processus d'onboarding permet de transmettre les valeurs et la mission de l'entreprise aux nouveaux salariés.
4. Amélioration de la marque employeur : l'onboarding limite le turn-over et crée une image positive de l'entreprise.

Check-list : 18 étapes pour un bon processus d'onboarding

Suivez toutes les étapes ci-dessous pour créer un processus d'onboarding efficace.

1. Envoyer un message après le recrutement

Votre processus de recrutement est enfin terminé et vous avez trouvé la personne parfaite pour rejoindre votre équipe. La bonne nouvelle sera annoncée par le responsable des recrutements, qui négociera également le salaire avec le candidat.

Une fois le recrutement finalisé, en tant que manager, envoyez un e-mail, un message sur LinkedIn ou saisissez votre téléphone pour féliciter le nouveau membre de votre équipe. Dites-lui que vous êtes content qu'il/elle rejoigne l'entreprise ! Cette petite attention ne vous prendra que quelques minutes, mais sera très appréciée par votre nouveau collaborateur.

2. Pré-boarding : rassembler les éléments administratifs

De nombreux spécialistes considèrent que l'onboarding ne commence pas le jour où le nouveau salarié rejoint l'entreprise, mais à partir du jour où il accepte l'offre d'emploi : c'est le pré-boarding.

Durant cette phase de pré-boarding, l'équipe RH devra rassembler :

• Les détails administratifs : envoyez un questionnaire par e-mail pour obtenir tous les éléments nécessaires à l'embauche (l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires, le contact en cas d'urgence, etc.).
• Les documents contractuels : envoyez le contrat de travail. Chez Livestorm, nous utilisons Juro pour remplir ce type de document et le faire signer électroniquement.

3. Informer les équipes

Une fois que les modalités administratives sont terminées, informez vos équipes de l'arrivée du nouveau salarié. Pour vous simplifier la tâche, mettez en place une automation entre votre questionnaire et votre messagerie d'entreprise, grâce à Zapier.

Voici, par exemple, le type de message qui est envoyé sur Slack lorsqu'un nouveau salarié rejoint Livestorm :

4. Informer le salarié sur son premier jour de travail

Informez le salarié sur les modalités de son premier jour de travail dans l'entreprise. Transmettez-lui l'adresse du bureau, ainsi que le jour et l'horaire auxquels il doit être présent.

N'oubliez pas non plus d'indiquer le nom de la personne qui sera chargée de l'accueillir.

5. Préparer son premier jour de travail

De plus en plus d'entreprises optent pour le travail à distance. En revanche, il faut garder à l'esprit que le premier jour de travail du salarié sera complètement différent s'il a lieu en personne ou à distance.

Check-list pour un premier jour en personne :

• Trouvez un bureau pour votre nouvel employé
• Placez quelques goodies sur son bureau
• Préparez un déjeuner ou un petit-déjeuner avec son équipe pour l'accueillir
• Planifiez une réunion avec le manager

Check-list pour un premier jour à distance :

• Envoyez à l'avance l'équipement (ordinateur, souris, clavier, etc.)
• Envoyez un pack de bienvenue avec quelques goodies
• Préparez un café virtuel avec l'équipe pour l'accueillir
• Planifiez une réunion avec le manager

6. Demander accès aux outils

Pour faciliter l'onboarding, faites les demandes d'accès à votre département IT des outils dont votre nouveau salarié aura besoin. On a tendance à le sous-estimer, mais cette tâche peut prendre un certain temps.

Si votre nouvelle recrue doit effectuer ces demandes par soi-même, dressez-lui une liste des outils à installer.

7. Préparer un document d'onboarding

Le manager devra ensuite créer un document d'onboarding. Ce document doit servir de trame de travail pour le salarié, qui devra s'y référer tout au long de l'onboarding.

Le document d'onboarding doit lister les éléments suivants :

• Le rôle et les missions
• Un organigramme de l'entreprise
• Une liste des personnes à rencontrer
• Une liste des premiers projets
• Les objectifs des 30 et 90 premiers jours
• La liste des outils à installer
• Un guide sur les produits ou services de l'entreprise
• Un guide sur la vision et mission de l'entreprise

Ce document sera impressionnant à première vue, en raison de la quantité d'informations à assimiler. Mais l'accès à toutes les informations en un seul endroit facilitera l'onboarding du salarié.

8. Assigner un "buddy"

Qu'est-ce qu'un "buddy" ? C'est un binôme, une personne de référence (autre que le manager) qui aidera le nouvel arrivant à s'intégrer dans l'entreprise.

Ce buddy sera une source de soutien essentielle pour votre nouvelle recrue et il soulagera les responsables hiérarchiques qui sont souvent très occupés.

À noter : le buddy n'a pas besoin d'être dans la même équipe que le nouveau salarié, mais essayez de trouver une personne qui pourrait avoir certains points en commun.

9. Accueillir le nouveau salarié le jour J

Tout le monde se rappelle son premier jour dans une entreprise, alors, assurez-vous qu'il se déroule bien. Prenez le temps d'accueillir votre collègue, faites-lui visiter le bureau, prenez un café et présentez-le aux autres membres de l'équipe. Le salarié doit se sentir bien accueilli dans l'entreprise, dès son premier jour !

10. Partager les valeurs, les missions et la vision

Organisez une réunion avec le dirigeant de l'entreprise ou avec un membre de l'équipe RH pour présenter les valeurs, les missions et la vision de l'entreprise. C'est un bon moyen d'aligner les nouveaux arrivants avec le reste des salariés. Après la réunion, n'hésitez pas à partager un document qui récapitule ces éléments.

11. Utiliser les webinars à la demande

Pour que les nouveaux salariés aient une bonne compréhension de l'entreprise, il faut qu'ils connaissent les objectifs des différents départements.

En théorie, les responsables de chaque département devraient organiser une réunion avec vos nouvelles recrues... mais en pratique, ils manqueront certainement de temps pour tous les rencontrer.

Demandez donc aux responsables de chaque département de créer un webinar à la demande. Ils n'auront à s'enregistrer qu'une seule fois et les nouvelles recrues pourront regarder chaque présentation à leur propre rythme, durant leur première semaine.

12. Rencontrer les collègues

Votre nouvelle recrue devra faire connaissance avec ses nouveaux collègues pour tisser des liens rapidement. Faites-lui une liste de personnes à rencontrer et demandez-lui de planifier des réunions.

13. Rappeler les objectifs du rôle et de l'équipe

Durant les premières semaines d'onboarding, le nouveau salarié aura reçu beaucoup d'informations. Faites le point avec lui au bout de deux semaines et rappelez-lui ses objectifs professionnels, ainsi que ceux de l'équipe.

Partagez les KPIs ainsi que les tableaux de reporting qu'il devra suivre, puis demandez-lui de mettre en place un plan d'action pour les atteindre.

14. Faire des check-in réguliers

Pendant les deux premières semaines d'onboarding, laissez la possibilité à votre salarié de se focaliser sur ses tâches d'onboarding.

Cependant, n'oubliez pas de le contacter régulièrement (surtout si l'onboarding se fait à distance). Votre salarié sera sûrement un peu timide au début et n'osera pas déranger son manager... faites donc le premier pas !

15. L'intégrer aux réunions d'équipe

Invitez votre nouveau salarié aux réunions d'équipe. Il pourra commencer à partager des updates sur l'avancement de son onboarding et découvrir les projets en cours de ses collègues.

16. Assigner les premières tâches

Au bout de deux semaines, il est temps pour votre salarié de terminer son onboarding et de commencer à travailler sur ses propres projets. Assignez-lui des projets, mais n'oubliez pas de les prioriser pour qu'il se focalise en priorité sur ceux qui sont le plus importants.

17. Recevoir et donner du feedback régulièrement

La phase d'onboarding va déterminer la relation à venir entre le manager et l'employé. C'est pourquoi il est important de donner du feedback dès le début à son employé (qu'il soit positif ou constructif). Ceci permettra de renforcer certaines qualités ou de modifier certaines habitudes.

18. Faire le point à 1, 2 et 3 mois

Enfin, planifiez une réunion avec le salarié après 1, 2 et 3 mois. Ces réunions sont très importantes, car elles donnent la possibilité au manager d'expliquer au salarié si son travail répond aux attentes de l'entreprise. Ainsi, si la période d'essai, au bout de 3 mois, doit être renouvelée, cela ne sera pas une surprise pour le salarié.

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Quels outils utiliser pour un onboarding à distance ?

Les meilleurs outils d'onboarding à distance sont ceux qui faciliteront la communication entre les salariés et s'intégreront les uns aux autres.

Voici un aperçu des outils utilisés par Livetorm pour l'onboarding à distance :

1. Livestorm pour organiser des réunions d'équipe et enregistrer des webinars d'onboarding.
2. Gmail pour communiquer avec les nouveaux arrivants dans la phase de pré-boarding.
3. Typeform pour recueillir des informations importantes, dans la phase de pré-boarding.
4. Juro pour créer des documents administratifs et recueillir des signatures électroniques.
5. Slack pour communiquer en interne.
6. Asana pour créer des listes de tâches partagées.
7. Notion pour héberger votre base de connaissances interne.

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour organiser un onboarding RH réussi, qu'il soit à distance ou en personne. Si vous souhaitez organiser des réunions d'équipe avec votre nouveau salarié, téléchargez cet e-book pour découvrir 50 petits jeux pour briser la glace lors de vos réunions.