Webinar: Définition, outils et comment l'organiser [Guide 2024]

Dans cet article, nous allons tout vous expliquer sur le webinar, ce format d'événement virtuel devenu incontournable dans le monde professionnel.

Qu'est-ce qu'un webinar ? Comment l’organiser efficacement ? Et surtout, quelles sont les meilleures plateformes pour le mettre en place ?

Le webinar est un outil puissant qui peut s'adapter à de nombreux cas d'usage. Mais si vous n'avez jamais organisé de webinar, il peut être difficile de savoir par où commencer... Pas de soucis, c'est moins difficile qu'il n'y paraît !

Qu’est-ce qu’un webinar ?

Un webinar (ou webinaire), c'est comme une conférence, mais en ligne. C'est un moyen de présenter des informations à un large public sans que tout le monde soit réuni dans la même pièce.

Les webinars sont de plus en plus populaires car ils permettent de réunir un grand nombre de participants, sans aucune limite, tout en assistant à des contenus de qualité de chez soi ou de son bureau, ou de n’importe où d’ailleurs.

Pour les entreprises, les webinars sont économiques. Organiser des événements en ligne est une excellente façon de toucher un large public sans les coûts de déplacement, de location d’une salle, d’intendance tout en faisant rayonner sa marque aussi loin géographiquement que nécessaire.

Les avantages à organiser un webinar

Les webinars ont de nombreux avantages : géographique, économique et interactionnel. On vous détaille tout cela !

Une accessibilité sans limite

Aucune limite géographique !

Les webinars permettent d'atteindre un public mondial. Les participants n'ont pas besoin de se déplacer physiquement, ce qui les rend accessibles à un large éventail de personnes, qu’importe leur situation géographique.

Une aubaine pour créer un sentiment d’appartenance à une entreprise qui dispose d’antennes aux 4 coins du monde.

Aucune limite au nombre de participants !

Que vous soyez 10 ou 1000, les participants peuvent tous assister au webinar de leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Votre capacité à atteindre un public cible est sans limite.

Aucune limite de diffusion !

Le webinar est évidemment diffusé en live, mais peut-être enregistré et mis à disposition de tous. Les participants pourront y revenir si besoin et les absents en prendre connaissance.

Travailler le SEO de vos webinars est donc important pour apporter du trafic sur votre site et participer à l’amélioration de votre image de marque. Pensez à les partager également sur vos réseaux sociaux.

Des économies en temps et en argent

Mettre de côté la contrainte du nombre de participants, c’est aussi mettre de côté la contrainte logistique. Plus besoin de passer des heures à trouver une salle permettant d’accueillir tout le monde, et finis les frais de location.

Vous pouvez multiplier les événements par webinar tout en optimisant les coûts et le temps de chacun !

Un engagement dynamique

Grâce à l'interaction en temps réel, les webinars favorisent l'engagement des participants.

Lors d'un webinar avec un nombre important de participants, il est nécessaire de se doter d’un logiciel de webinar interactif qui saura encourager et faciliter les échanges, avec des fonctionnalités comme :

• le chat en ligne
• les sondages
• le tableau blanc virtuel
• les émojis…

Pour créer un webinar performant, suivez les étapes détaillées de cette check-list.

Comment organiser un webinar ? 18 étapes clés

1. Choisissez le format du webinar

Le webinar est un moyen de communication qui permet à un ou plusieurs présentateurs de communiquer de manière unilatérale avec les participants.

Le webinar n'est pas uniquement un outil marketing, mais il peut être utilisé par toutes les équipes de l'entreprise : l'équipe commerciale, l'équipe de service client, l'équipe RH, l'équipe produit, etc.

Voici une liste (non exhaustive) des formats webinars à organiser en entreprise :

• Webinar marketing
• Webinar de démo produit
• Webinar d'onboarding ou de formations clients
• Cours en ligne et masterclass
• Evénements de recrutement
• Onboarding d'employés à distance
• Podcasts et interviews vidéos
• Et plus encore

2. Définissez les objectifs

Pour mesurer le succès de votre webinar, il faudra fixer des objectifs qui se matérialiseront sous la forme de métriques. Vous pourrez ainsi comparer la performance de vos webinars et ajuster votre stratégie sur le long terme.

Voici quelques exemples de métriques à suivre :

• Nombre d'inscrits et de participants
• Taux de participation (le taux de participation moyen sur Livestorm est 53% supérieur aux autres logiciels de webinar)
• Durée de participation
• Score d'Engagement Vidéo™ (à calculer en ligne)
• Nombre de questions
• Nombre de votes à vos sondages
• Nombre de clics à votre call-to-action en direct
• Satisfaction moyenne du webinar

3. Investissez dans un logiciel de webinar

Pour créer des webinars interactifs tout en économisant du temps, il vous faudra un logiciel qui possède des fonctionnalités d'engagement et de reporting.

Optez pour un logiciel de webinar qui offre les fonctionnalités suivantes :

• Pages d'inscription et formulaires
• Cadences d'e-mails pour l'envoi d'e-mails de rappel et suivi
• Branding personnalisé
• Questions-réponses (avec upvote de questions)
• Sondages
• Partage de fichiers et de médias
• Tableaux blancs virtuels
• Arrière-plans virtuels
• Breakout-rooms
• Accessibilité depuis le navigateur (pour faciliter la connexion des participants)
• Intégrations CRM et marketing automation
• Tableau de performances

Découvrez toutes les fonctionnalités du logiciel de webinar de Livestorm et créez un compte gratuit.

4. Définissez la thématique du webinar

La thématique de votre webinar doit répondre aux besoins de votre audience : quelles sont leurs difficultés et comment votre entreprise peut-elle apporter une solution ?

Conseil : Identifiez les articles de blog ou les documents d'aide qui génèrent le plus d'intérêt et organisez un webinar sur les questions fréquentes de vos prospects et clients.

De plus, gardez à l'esprit que le titre de votre webinar doit être :

1. Attrayant pour attirer l'attention de votre audience
2. Ciblé pour attirer les bons participants à votre webinar

5. Fixez la date, l'heure et la durée du webinar

Selon une étude de Livestorm, les meilleurs jours pour organiser un webinar sont le mercredi et le jeudi matin. Si vous souhaitez attirer une audience internationale, n'oubliez pas de tenir en compte du décalage horaire.

En ce qui concerne la durée du webinar, visez 30 minutes de présentation et 15 minutes de questions. Au-delà d'une heure, vos participants auront tendance à décrocher.

6. Sécurisez les intervenants

Durant votre événement, un animateur sera chargé de présenter le webinar. Nous recommandons d'inviter également un co-animateur ou un intervenant pour créer des échanges plus dynamiques et rendre le webinar plus interactif. En revanche, évitez d'avoir plus de trois hôtes : ils risquent de s'interrompre et la conversation sera plus difficile à suivre.

Si votre webinar prend la forme d'un panel, invitez des experts sur la thématique choisie.

7. Personnalisez la plateforme de webinar

Certains logiciels de webinar, comme Livestorm, proposent des fonctionnalités de personnalisation. Ajoutez votre logo et modifiez les couleurs de votre page d'inscription, de vos e-mails et de la salle de l'événement. Ceci donnera une image bien plus professionnelle de votre entreprise et l'expérience des participants n'en sera que plus positive !

8. Créez la page d'inscription

Si vous avez opté pour un logiciel de webinar qui permet de créer des pages d'inscription directement depuis la plateforme, alors cette étape ne prendra que quelques minutes.

Voici les éléments à ajouter sur la page d'inscription de votre webinar :

1. Le titre
2. La description
3. La durée
4. La date et l'heure
5. Les présentateurs (avec leur photo, leur titre, ainsi que le logo ou le nom de leur entreprise)
6. Le formulaire d'inscription au webinar (n'oubliez pas de personnaliser les champs du formulaire)
7. Le nom et le logo de votre entreprise

Vous pouvez aussi créer des événements publics qui ne nécessiteront pas d'inscription par e-mail et faciliteront la connexion au webinar.

9. Planifiez les e-mails de rappel

Les e-mails de rappel sont clés puisqu'ils permettent d'augmenter le taux de participation au webinar. Sur Livestorm, il est possible de paramétrer l'envoi automatique des e-mails de rappel.

Pour s'assurer un taux de participation élevé, envoyez les e-mails de rappel suivants :

1. Un e-mail de confirmation envoyé immédiatement après l'inscription au webinar
2. Un e-mail de rappel envoyé 24 heures avant le webinar
3. Un e-mail de rappel envoyé 1 heure avant le webinar
4. Un e-mail de rappel envoyé 5 minutes avant le webinar

10. Faites la promotion du webinar

Tous les éléments de votre webinar sont maintenant prêts, il ne reste plus qu'à en faire la promotion !

Voici des idées pour faire la promotion de votre webinar :

1. Partagez la page d'inscription sur les réseaux sociaux
2. Demandez aux intervenants de partager le webinar sur LinkedIn
3. Ajoutez une bannière sur votre site web
4. Mentionnez le webinar dans votre newsletter
5. Créez un événement LinkedIn
6. Contactez ou impliquez des influenceurs
7. Surtout, faites la promotion du webinar par e-mail : c'est le canal qui générera le plus d'inscriptions

Pour en savoir plus, découvrez ce guide complet sur la promotion des webinars.

11. Préparez le contenu

Collaborez ensuite avec les présentateurs pour diviser le webinar en plusieurs sections : chacun sera alors responsable d'une section spécifique.

Si vous préparez une présentation Powerpoint, pensez à bien l'aérer. Évitez d'ajouter trop de texte et privilégiez les graphiques ou les supports visuels. Une étude a montré que sur un Powerpoint de 20 slides, le participant moyen ne se souvient que de 4 slides. Essayez donc de structurer votre contenu de manière à raconter une histoire et ponctuez-la d'anecdotes faciles à retenir.

Enfin, n'oubliez pas de préparer, dans votre plateforme de webinar, les vidéos que vous partagerez ou les sondages que vous publierez durant le webinar.

12. Organisez une session de test

S'il s'agit de votre premier webinar, il est recommandé de faire une session de test sur votre plateforme de webinar.

Testez la qualité de votre connexion internet, votre micro et votre caméra. Vous pouvez même préparer un arrière-plan virtuel. Pour un bon éclairage, privilégiez la lumière naturelle ou investissez dans une caméra de visioconférence.

Cette session de test est aussi l'occasion de présenter votre logiciel de webinar aux animateurs invités : montrez-leur comment ils pourront passer les slides et répondre aux questions.

13. Demandez de l'aide à un modérateur

Le modérateur est généralement un membre de votre équipe qui servira d'assistant. Il agira dans l'ombre en répondant par exemple au chat ou aux questions.

Si vous êtes un expert et que vous organisez un webinar toutes les semaines, alors cette étape n'est peut-être pas nécessaire pour vous. Mais si vous débutez, ou si votre webinar a plusieurs centaines d'inscrits, il est recommandé de faire appel à un modérateur. Le modérateur permettra de faire baisser la pression qui repose sur l'animateur du webinar.

Important : Optez pour un logiciel de webinar qui possède une fonctionnalité de chat privé. Vous pourrez ainsi échanger entre modérateurs et animateurs, sans que les participants s'en rendent compte.

14. Lancez le webinar et accueillez les participants

C'est le Jour J ! Vos e-mails de rappel ont été envoyés et vous voyez petit à petit vos participants se connecter sur votre plateforme de webinar. Vérifiez une dernière fois que le webinar sera bien enregistré... et il n'y a plus qu'à démarrer.

Voici des recommandations pour bien commencer votre webinar :

1. Souhaitez la bienvenue aux participants et remerciez-les de leur présence.
2. Posez une question qui créera de l'interaction dans le chat. Par exemple : demandez aux participants d'indiquer, dans le chat en ligne, la ville depuis laquelle ils se connectent. Ceci créera un peu d'interaction dès le début du webinar et vous pourrez réagir aux réponses, en attendant que d'autres participants se connectent.
3. Prenez 2 minutes pour présenter la plateforme de webinar : expliquez aux participants où poser des questions et comment répondre aux sondages.
4. Présentez l'agenda et rappelez aux participants qu'il y aura une session de questions-réponses à la fin du webinar.

15. Générez de l'engagement

Pour que votre webinar soit interactif, planifiez des moments clés pour maintenir l'attention de vos participants.

Voici quelques exemples d'engagement à planifier durant le webinar :

• Posez des questions à votre audience et demandez-leur de partager leur expérience dans le chat.
• Répondez aux questions de vos participants et invitez-les à "upvoter" les questions qu'ils trouvent les plus pertinentes.
• Publiez un sondage toutes les 15-20 minutes. Consultez les réponses en direct, puis adaptez votre présentation en fonction.
• Invitez les participants à interagir avec les emojis en direct.
• Publiez un call-to-action en direct.
• Utilisez des breakout rooms pour discuter à la fin du webinar.
• Partagez une vidéo au milieu du webinar.
• Envoyez une ressource supplémentaire que vos participants pourront télécharger en PDF depuis la plateforme de webinar.

16. Faites le suivi après le webinar

Une fois le webinar terminé, envoyez le replay par e-mail aux participants (sur Livestorm, l'envoi est fait automatiquement). Envoyez un e-mail différent aux inscrits qui ont participé au webinar et à ceux qui ne se sont pas connectés.

Transférez également la liste des inscrits et des participants à votre équipe en interne pour qu'ils puissent être recontactés.

17. Analysez les performances du webinar

Avant la tenue du webinar, vous aviez fixé des objectifs : ont-ils été atteints ? Utilisez le tableau de performances de votre logiciel de webinar et analysez ce qui a bien fonctionné ou ce qui pourrait être amélioré.

Par exemple : découvrez quels participants ont assisté à votre webinar, s'ils ont quitté le webinar avant la fin, s'ils ont répondu à des questions ou des sondages.

18. Recyclez votre webinar

Maximisez l'impact de votre webinar en recyclant son contenu. Voici ci-dessous quelques idées :

• Partagez des extraits du replay sur les réseaux sociaux
• Transformez votre webinar en article de blog grâce à la transcription
• Ajoutez le replay du webinar à votre site web
• Rendez votre webinar accessible à la demande

Vous avez à présent une check-list complète pour organiser un webinar de A à Z. Pour aller encore plus loin, téléchargez ce guide créé par Livestorm pour organiser votre premier webinar.

Quelle plateforme pour organiser un webinar ?

Il y a un large éventail de plateformes pour organiser votre webinar, mais leur qualité varie considérablement.

Voici un 5 outils sur le marché qui vous aiderons à lancer votre webinar.

Retrouvez l'intégralité des conseils sur les plateformes de webinars sur notre page dédiée: 18 meilleures plateformes de webinar gratuites et payantes

Livestorm

Livestorm est une plateforme de webinar française qui offre une solution complète pour organiser des événements en ligne, des démonstrations de produits, des webinaires marketing, etc.

• Fonctionnalités clés : Pages d'inscription personnalisables, e-mails de suivi, intégrations CRM, tableaux de performance, version gratuite disponible.
• Types d'entreprises : Convient aux petites, moyennes et grandes entreprises.
• Prix : Version gratuite disponible, plans payants disponibles.

GoToWebinar

GoToWebinar est une plateforme de webinar traditionnelle qui propose des fonctionnalités robustes pour la promotion, la gestion et l'analyse des webinaires.

• Fonctionnalités clés : Pages d'inscription personnalisables, engagement des participants, fonctionnalités de reporting.
• Types d'entreprises : Adapté à un large éventail d'entreprises, principalement des moyennes et grandes entreprises.
• Prix : Tarification disponible sur demande.

Zoom

Zoom est une plateforme de visioconférence populaire qui propose également des fonctionnalités pour les webinaires.

• Fonctionnalités clés : Questions et réponses, tableaux blancs virtuels, intégrations avec d'autres applications.
• Types d'entreprises : Convient à toutes les tailles d'entreprises.
• Prix : Version gratuite disponible, plans payants disponibles.

Clickmeeting

Clickmeeting est une plateforme de webinar conçue pour les petits webinars et les budgets restreints.

• Fonctionnalités clés : Pages d'inscription, fonctionnalités de questions-réponses, diffusion en direct sur les réseaux sociaux.
• Types d'entreprises : Principalement adapté aux petites et moyennes entreprises.
• Prix : Plans tarifaires avantageux.

ON24

ON24 est une plateforme de webinar multi-langues idéale pour les grandes entreprises et les événements internationaux.

• Fonctionnalités clés : Questions-réponses, chat en direct, sondages, personnalisation à l'identité de la marque.
• Types d'entreprises : Principalement pour les grandes entreprises.
• Prix : Essai gratuit limité, tarification sur demande.

Foire aux questions

Quel est le but d'un webinaire ?

Un webinaire est un événement en ligne qui permet de diffuser une présentation, une conférence ou un atelier à un public.

Son but principal est de partager des informations, d’interagir avec les participants et de promouvoir une entreprise, un produit ou un service.

Les webinaires peuvent également être utilisés pour former et éduquer des clients ou des employés, ainsi que pour renforcer la notoriété et l'image de marque d'une entreprise.

Quelle est la différence entre webinaire et visioconférence ?

Un webinaire est généralement un événement plus structuré, avec un présentateur principal diffusant des informations à un grand groupe de participants.

Les participants sont principalement en mode “écoute” et peuvent poser des questions ou interagir via un chat en direct.

Alors qu'une visioconférence implique généralement une réunion en petit comité où tous les participants peuvent s'exprimer et interagir en temps réel grâce à la vidéo et à l'audio.

Elle est souvent utilisée pour des réunions de travail, des entretiens ou des discussions en équipe.