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18 étapes pour organiser un webinar : le guide complet 2023

Publié le December 19, 2022 • Lecture : 8 min. read

Décuplez la performance de vos webinars en suivant ces conseils pas à pas.

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Organisation webinar

Le webinar est un outil puissant qui peut s'adapter à de nombreux cas d'usage. Mais si vous n'avez jamais organisé de webinar, il peut être difficile de savoir par où commencer... Pas de soucis, c'est moins difficile qu'il n'y paraît !

Pour créer un webinar performant, suivez les étapes détaillées de cette check-list.

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Création et organisation de webinars : le guide complet de Livestorm
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Création et organisation de webinars : le guide complet de Livestorm

Découvrez comment tirer le meilleur parti de vos webinars grâce à des conseils faciles à mettre en oeuvre.

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1. Choisissez le format du webinar

Le webinar est un moyen de communication qui permet à un ou plusieurs présentateurs de communiquer de manière unilatérale avec les participants.

Le webinar n'est pas uniquement un outil marketing, mais il peut être utilisé par toutes les équipes de l'entreprise : l'équipe commerciale, l'équipe de service client, l'équipe RH, l'équipe produit, etc.

Voici une liste (non exhaustive) des webinars à organiser en entreprise :

  • Webinar marketing
  • Webinar de démo produit
  • Webinar d'onboarding ou de formations clients
  • Cours en ligne et masterclass
  • Evénements de recrutement
  • Onboarding d'employés à distance
  • Podcasts et interviews vidéos
  • Et plus encore

2. Définissez les objectifs

Pour mesurer le succès de votre webinar, il faudra fixer des objectifs qui se matérialiseront sous la forme de métriques. Vous pourrez ainsi comparer la performance de vos webinars et ajuster votre stratégie sur le long terme.

Voici quelques exemples de métriques à suivre :

  • Nombre d'inscrits et de participants
  • Taux de participation (le taux de participation moyen sur Livestorm est 53% supérieur aux autres logiciels de webinar)
  • Durée de participation
  • Score d'Engagement Vidéo™ calculer en ligne)
  • Nombre de questions
  • Nombre de votes à vos sondages
  • Nombre de clics à votre call-to-action en direct
  • Satisfaction moyenne du webinar

3. Investissez dans un logiciel de webinar

Pour créer des webinars interactifs tout en économisant du temps, il vous faudra un logiciel qui possède des fonctionnalités d'engagement et de reporting.

Optez pour un logiciel de webinar qui offre les fonctionnalités suivantes :

  • Pages d'inscription et formulaires
  • Cadences d'e-mails pour l'envoi d'e-mails de rappel et suivi
  • Branding personnalisé
  • Questions-réponses (avec upvote de questions)
  • Sondages
  • Partage de fichiers et de médias
  • Tableaux blancs virtuels
  • Arrière-plans virtuels
  • Breakout-rooms
  • Accessibilité depuis le navigateur (pour faciliter la connexion des participants)
  • Intégrations CRM et marketing automation
  • Tableau de performances

Découvrez toutes les fonctionnalités du logiciel de webinar de Livestorm et créez un compte gratuit.

4. Définissez la thématique du webinar

La thématique de votre webinar doit répondre aux besoins de votre audience : quelles sont leurs difficultés et comment votre entreprise peut-elle apporter une solution ?

Conseil : Identifiez les articles de blog ou les documents d'aide qui génèrent le plus d'intérêt et organisez un webinar sur les questions fréquentes de vos prospects et clients.

De plus, gardez à l'esprit que le titre de votre webinar doit être :

  1. Attrayant pour attirer l'attention de votre audience
  2. Ciblé pour attirer les bons participants à votre webinar

5. Fixez la date, l'heure et la durée du webinar

Selon une étude de Livestorm, les meilleurs jours pour organiser un webinar sont le mercredi et le jeudi matin. Si vous souhaitez attirer une audience internationale, n'oubliez pas de tenir en compte du décalage horaire.

En ce qui concerne la durée du webinar, visez 30 minutes de présentation et 15 minutes de questions. Au-delà d'une heure, vos participants auront tendance à décrocher.

6. Sécurisez les intervenants

Durant votre événement, un animateur sera chargé de présenter le webinar. Nous recommandons d'inviter également un co-animateur ou un intervenant pour créer des échanges plus dynamiques et rendre le webinar plus interactif. En revanche, évitez d'avoir plus de trois hôtes : ils risquent de s'interrompre et la conversation sera plus difficile à suivre.

Si votre webinar prend la forme d'un panel, invitez des experts sur la thématique choisie.

7. Personnalisez la plateforme de webinar

Certains logiciels de webinar, comme Livestorm, proposent des fonctionnalités de personnalisation. Ajoutez votre logo et modifiez les couleurs de votre page d'inscription, de vos e-mails et de la salle de l'événement. Ceci donnera une image bien plus professionnelle de votre entreprise et l'expérience des participants n'en sera que plus positive !

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8. Créez la page d'inscription

Si vous avez opté pour un logiciel de webinar qui permet de créer des pages d'inscription directement depuis la plateforme, alors cette étape ne prendra que quelques minutes.

Voici les éléments à ajouter sur la page d'inscription de votre webinar :

  1. Le titre
  2. La description
  3. La durée
  4. La date et l'heure
  5. Les présentateurs (avec leur photo, leur titre, ainsi que le logo ou le nom de leur entreprise)
  6. Le formulaire d'inscription au webinar (n'oubliez pas de personnaliser les champs du formulaire)
  7. Le nom et le logo de votre entreprise

Vous pouvez aussi créer des événements publics qui ne nécessiteront pas d'inscription par e-mail et faciliteront la connexion au webinar.

9. Planifiez les e-mails de rappel

Les e-mails de rappel sont clés puisqu'ils permettent d'augmenter le taux de participation au webinar. Sur Livestorm, il est possible de paramétrer l'envoi automatique des e-mails de rappel.

Pour s'assurer un taux de participation élevé, envoyez les e-mails de rappel suivants :

  1. Un e-mail de confirmation envoyé immédiatement après l'inscription au webinar
  2. Un e-mail de rappel envoyé 24 heures avant le webinar
  3. Un e-mail de rappel envoyé 1 heure avant le webinar
  4. Un e-mail de rappel envoyé 5 minutes avant le webinar

10. Faites la promotion du webinar

Tous les éléments de votre webinar sont maintenant prêts, il ne reste plus qu'à en faire la promotion !

Voici des idées pour faire la promotion de votre webinar :

  1. Partagez la page d'inscription sur les réseaux sociaux
  2. Demandez aux intervenants de partager le webinar sur LinkedIn
  3. Ajoutez une bannière sur votre site web
  4. Mentionnez le webinar dans votre newsletter
  5. Créez un événement LinkedIn
  6. Contactez ou impliquez des influenceurs
  7. Surtout, faites la promotion du webinar par e-mail : c'est le canal qui générera le plus d'inscriptions

Pour en savoir plus, découvrez ce guide complet sur la promotion des webinars.

11. Préparez le contenu

Collaborez ensuite avec les présentateurs pour diviser le webinar en plusieurs sections : chacun sera alors responsable d'une section spécifique.

Si vous préparez une présentation Powerpoint, pensez à bien l'aérer. Évitez d'ajouter trop de texte et privilégiez les graphiques ou les supports visuels. Une étude a montré que sur un Powerpoint de 20 slides, le participant moyen ne se souvient que de 4 slides. Essayez donc de structurer votre contenu de manière à raconter une histoire et ponctuez-la d'anecdotes faciles à retenir.

Enfin, n'oubliez pas de préparer, dans votre plateforme de webinar, les vidéos que vous partagerez ou les sondages que vous publierez durant le webinar.

12. Organisez une session de test

S'il s'agit de votre premier webinar, il est recommandé de faire une session de test sur votre plateforme de webinar.

Testez la qualité de votre connexion internet, votre micro et votre caméra. Vous pouvez même préparer un arrière-plan virtuel. Pour un bon éclairage, privilégiez la lumière naturelle ou investissez dans une caméra de visioconférence.

Cette session de test est aussi l'occasion de présenter votre logiciel de webinar aux animateurs invités : montrez-leur comment ils pourront passer les slides et répondre aux questions.

13. Demandez de l'aide à un modérateur

Le modérateur est généralement un membre de votre équipe qui servira d'assistant. Il agira dans l'ombre en répondant par exemple au chat ou aux questions.

Si vous êtes un expert et que vous organisez un webinar toutes les semaines, alors cette étape n'est peut-être pas nécessaire pour vous. Mais si vous débutez, ou si votre webinar a plusieurs centaines d'inscrits, il est recommandé de faire appel à un modérateur. Le modérateur permettra de faire baisser la pression qui repose sur l'animateur du webinar.

Important : Optez pour un logiciel de webinar qui possède une fonctionnalité de chat privé. Vous pourrez ainsi échanger entre modérateurs et animateurs, sans que les participants s'en rendent compte.

14. Lancez le webinar et accueillez les participants

C'est le Jour J ! Vos e-mails de rappel ont été envoyés et vous voyez petit à petit vos participants se connecter sur votre plateforme de webinar. Vérifiez une dernière fois que le webinar sera bien enregistré... et il n'y a plus qu'à démarrer.

Voici des recommandations pour bien commencer votre webinar :

  1. Souhaitez la bienvenue aux participants et remerciez-les de leur présence.
  2. Posez une question qui créera de l'interaction dans le chat. Par exemple : demandez aux participants d'indiquer, dans le chat en ligne, la ville depuis laquelle ils se connectent. Ceci créera un peu d'interaction dès le début du webinar et vous pourrez réagir aux réponses, en attendant que d'autres participants se connectent.
  3. Prenez 2 minutes pour présenter la plateforme de webinar : expliquez aux participants où poser des questions et comment répondre aux sondages.
  4. Présentez l'agenda et rappelez aux participants qu'il y aura une session de questions-réponses à la fin du webinar.

15. Générez de l'engagement

Pour que votre webinar soit interactif, planifiez des moments clés pour maintenir l'attention de vos participants.

Voici quelques exemples d'engagement à planifier durant le webinar :

  • Posez des questions à votre audience et demandez-leur de partager leur expérience dans le chat.
  • Répondez aux questions de vos participants et invitez-les à "upvoter" les questions qu'ils trouvent les plus pertinentes.
  • Publiez un sondage toutes les 15-20 minutes. Consultez les réponses en direct, puis adaptez votre présentation en fonction.
  • Invitez les participants à interagir avec les emojis en direct.
  • Publiez un call-to-action en direct.
  • Utilisez des breakout rooms pour discuter à la fin du webinar.
  • Partagez une vidéo au milieu du webinar.
  • Envoyez une ressource supplémentaire que vos participants pourront télécharger en PDF depuis la plateforme de webinar.

16. Faites le suivi après le webinar

Une fois le webinar terminé, envoyez le replay par e-mail aux participants (sur Livestorm, l'envoi est fait automatiquement). Envoyez un e-mail différent aux inscrits qui ont participé au webinar et à ceux qui ne se sont pas connectés.

Transférez également la liste des inscrits et des participants à votre équipe en interne pour qu'ils puissent être recontactés.

17. Analysez les performances du webinar

Avant la tenue du webinar, vous aviez fixé des objectifs : ont-ils été atteints ? Utilisez le tableau de performances de votre logiciel de webinar et analysez ce qui a bien fonctionné ou ce qui pourrait être amélioré.

Par exemple : découvrez quels participants ont assisté à votre webinar, s'ils ont quitté le webinar avant la fin, s'ils ont répondu à des questions ou des sondages.

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18. Recyclez votre webinar

Maximisez l'impact de votre webinar en recyclant son contenu. Voici ci-dessous quelques idées :

  • Partagez des extraits du replay sur les réseaux sociaux
  • Transformez votre webinar en article de blog grâce à la transcription
  • Ajoutez le replay du webinar à votre site web
  • Rendez votre webinar accessible à la demande

Vous avez à présent une check-list complète pour organiser un webinar de A à Z. Pour aller encore plus loin, téléchargez ce guide créé par Livestorm pour organiser votre premier webinar.

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