Asynchrone vs. synchrone Meetings: Welches ist das Beste für Ihr Team?

Wie oft sind Sie schon in einem synchronen Meeting gewesen, das die Zeit überschritten hat? Oder, noch schlimmer, wie viele Meetings haben Sie erlebt, die eigentlich auch per E-Mail hätten erledigt werden können?

Wir wagen zu behaupten, die Antwort auf beide Fragen lautet „zu oft“.

Asynchrone Meetings sind die Lösung für beide Probleme, da sie es ermöglichen, Informationen effektiv zu kommunizieren, Zeit zu sparen und Folgefragen zu reduzieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, was die Unterschiede zwischen synchronen und asynchronen Meetings sind und wie und wann Sie diese einsetzen können.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist der Unterschied zwischen synchronen und asynchronen Meetings?
• Asynchrone vs. synchrone Meetings: Welches ist besser?
• Wie man asynchrone vs. synchrone Kommunikation effektiv nutzt
• Wie man erkennt, ob asynchrone oder synchrone Meetings am besten für Ihr Team geeignet sind
• Häufig gestellte Fragen zu synchronen Meetings

Was ist der Unterschied zwischen synchronen und asynchronen Meetings?

Der Unterschied zwischen synchronen und asynchronen Meetings ist, dass bei einem synchronen Meeting die Teilnehmer gleichzeitig anwesend sind, bei einem asynchronen Meeting jedoch nicht.

Was bedeutet synchron?

Synchron bedeutet, dass etwas gleichzeitig existiert oder passiert.

Im Arbeitskontext ist ein synchrones Meeting das typische vorab vereinbarte Meeting, an dem jeder zur gleichen Zeit teilnehmen soll. Ob persönlich oder online, für business communication oder ein Update zur Betriebsführung – es ist das Standardformat, mit dem Sie wahrscheinlich sehr vertraut sind.

Beispiele für synchrone Kommunikation

Hier einige gängige Beispiele für synchrone Kommunikation:

• Persönliche Meetings
• Videokonferenzen
• Hybride Meetings
• Telefonate

Was bedeutet asynchron?

Asynchron bedeutet etwas, das nicht zur gleichen Zeit oder mit der gleichen Geschwindigkeit passiert.

Im Kontext von Meetings sprechen wir also einfach von Zusammenarbeit zwischen Kollegen, die nicht gleichzeitig im selben Raum sind. Stattdessen teilt der „Host“ die Meetings-Updates digital, während alle anderen ihre Beiträge leisten, wann immer sie können (oft innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens).

Zum Beispiel hat die Betriebsabteilung einen neuen Workflow, dem die Mitarbeiter folgen sollen, und muss dies dem Team mitteilen. Statt ein synchrones Meeting zu organisieren, nimmt sie ein asynchrones Video auf, das den neuen Prozess erklärt. Sie senden die Aufnahme an das Personal, mit einer Frist, das Video anzusehen und Feedback zu geben.

Beispiele für asynchrone Kommunikation

Asynchrone Kommunikation gibt es in verschiedenen Formen, wie:

• E-Mail
• Instant Messaging
• Nachrichtenstränge oder Kommentare in Projektmanagement-Tools
• Sprachnachrichten
• Vorgefertigte Videos

Asynchrone vs. synchrone Meetings: Was ist besser?

Asynchrone Meetings sind nicht dazu da, den Thron der synchronen Meetings zu übernehmen. Beide haben ihre Stärken und Schwächen, es kommt eher auf das richtige Werkzeug für den passenden Zweck an.

Hier erläutern wir die Vor- und Nachteile, damit Sie entscheiden können, was für Ihr nächstes Meeting am besten geeignet ist.

Die Vorteile asynchroner Meetings

Es ist flexibler für alle Beteiligten

Die Person, die kommuniziert, kann Informationen jederzeit senden, und die empfangende Person kann sich damit beschäftigen, wenn sie Zeit hat.

Der Empfänger hat mehr Zeit zur Verarbeitung

Die empfangende Person kann die Informationen in ihrem eigenen Tempo verarbeiten, anstatt sich sofort damit befassen zu müssen. Außerdem hat sie mehr Zeit, eine durchdachte Antwort vorzubereiten und zu bearbeiten, statt im Moment halbfertige Antworten zu geben.

Das Medium ist die Botschaft

In einem synchronen Meeting müssen Sie Protokolle führen oder Dokumente erstellen, die die Teamentscheidungen festhalten; bei asynchronen Meetings sind die E-Mail oder das Video selbst die Dokumentation.

Besser für Personen in verschiedenen Zeitzonen

Wenn Sie ein remote team auf der ganzen Welt verteilt haben, ist die Planung synchroner Meetings stark von Zeitzonen abhängig, aber das ist bei asynchroner Kommunikation kein Problem.

Die Nachteile asynchroner Meetings

Teambildung ist schwieriger

Wenn Sie nicht alle gleichzeitig in synchroner Zusammenarbeit sind, fehlen diese kleinen Momente und Interaktionen (berufsbezogen oder anders), die ein Team verbinden und stärken.

Mangel an Spontaneität

Wenn Sie einer Sprachnachricht zuhören oder ein voraufgezeichnetes Video sehen, springt Ihnen weniger wahrscheinlich spontan eine Idee in den Kopf, und es fehlt das Hin und Her, das kreatives Problemlösen ermöglicht.

Langsamere Reaktionszeiten

Selbst wenn Inspiration entsteht, dauert es viel länger, Ihre Ideen auszudrücken und vom Team gehört zu werden. Generell brauchen Fragen oder Feedback zu einem asynchronen Meeting länger, um beantwortet zu werden.

Die Vorteile synchroner Meetings

Intimer

Bei synchronen Meetings kommunizieren Sie direkt mit anderen – eine Situation, die Vertrauen, Verbindungen und eine gemeinschaftliche Energie fördert, die sich asynchron schwer reproduzieren lässt.

Ermöglicht den Austausch von Ideen

Weil Sie zur selben Zeit zusammen sind, können Sie Ideen spontan austauschen und Vorschläge direkt machen, anstatt sie später einzureichen.

Schnellere Fragen und Antworten

Nach einem asynchronen Meeting müssen Sie auf Antworten warten, bei einem synchronen Meeting findet dieser Prozess direkt und sofort statt.

Notwendig bei Notfällen oder sensiblen Themen

Dringende Anliegen erfordern sofortige Aufmerksamkeit, die asynchrone Meetings nicht bieten können. Bei sensiblen Themen wählen Sie ein synchrones Meeting, um eine persönliche Note zu gewährleisten.

Die Nachteile synchroner Meetings

Benötigt Vorlaufzeit

Wenn Sie ein synchrones Meeting abhalten wollen, müssen Sie es sorgfältig im Voraus planen. Am Tag des Meetings müssen Sie warten, bis alle da sind, bevor Sie richtig beginnen können.

Kann zu lange dauern

Synchrone Meetings sind bekannt dafür, dass sie oft doppelt so lange dauern wie nötig, wegen verspäteter Teilnehmer, technischer Probleme oder Themaverfehlung.

Unterbricht den Arbeitsfluss

Angenommen, Sie sind gerade richtig im Arbeitsfluss bei einer Aufgabe. Dann fällt Ihnen plötzlich ein, dass Sie in 10 Minuten an einem synchronen Meeting teilnehmen müssen. Sie werden sofort aus dem Rhythmus geworfen, und auch nach dem Meeting kann es dauern, bis Sie wieder in den Flow kommen.

Wie man asynchrone vs. synchrone Kommunikation effektiv nutzt

Zu wissen, wie und wann man entweder asynchrone oder synchrone interne Kommunikation einsetzt, ist entscheidend. Wenn Sie lernen, beide zu nutzen und die Balance richtig zu finden, kann das Ihre Effizienz am Arbeitsplatz erheblich verbessern.

Synchron: Am besten für Echtzeitkommunikation

Wenn Sie direkte, sofortige Rückmeldungen benötigen oder der Inhalt eine umfangreiche Fragen-und-Antworten-Runde erfordert, ist ein synchrones Meeting die beste Wahl.

Wissen, wann Sie ein synchrones Meeting veranstalten sollten

Synchrone Meetings eignen sich am besten für:

• Einarbeitung
• All Hands Meeting
• Teamtraining
• Wöchentliche Stand-ups
• Brainstorming-Sitzungen
• Dringende Angelegenheiten

Vermeiden Sie Meetings ohne Pause hintereinander

Synchrone Meetings, insbesondere lange Online-Meetings, können ermüdend sein und neigen dazu, über die geplante Zeit hinauszugehen. Um zu vermeiden, dass Sie zu spät zu Meetings kommen und sich überlasten, planen Sie keine Meetings direkt hintereinander.

Mit einem Meeting-Tool wie Livestorm können Sie wiederkehrende Events im Voraus automatisieren und Kalenderintegrationen nutzen, um die Wahrscheinlichkeit von aufeinanderfolgenden Meetings zu verringern.

Verwenden Sie die besten synchronen Tools

Sie möchten, dass Ihre synchronen Meetings so ansprechend und produktiv wie möglich sind, wählen Sie daher die synchronen Technologien mit dem besten Gleichgewicht zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Unsere Top-Empfehlungen sind:

• Livestorm
• Miro
• Slido
• BlueJeans

Halten Sie Meetings kurz

Niemand möchte ein inhaltsloses Meeting, das länger dauert als geplant, besonders wenn es noch Arbeit zu erledigen gibt. Respektieren Sie die Zeit der Teilnehmer und halten Sie es kurz und prägnant. Mit einem Meeting-Tool wie Livestorm können Sie einen Host-only Timer einstellen und nach dem Meeting Analysen einsehen, um die Dauer des Meetings zu verfolgen.

Halten Sie sich an eine Agenda

Erstellen Sie vor einem synchronen Meeting eine klare und prägnante Team-Meeting-Agenda und halten Sie sich daran. So wissen Sie genau, was Sie in der vorgesehenen Zeit schaffen müssen, und alle gehen informiert und zufrieden aus dem Meeting.

Fördern Sie die Zusammenarbeit

Um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu halten und eine produktive Meeting-Atmosphäre aufrechtzuerhalten, sollten Sie die Zusammenarbeit fördern. Verwenden Sie ein synchrones Meeting-Tool wie Livestorm, das viele Engagement-Funktionen bietet, einschließlich calls to action, Raumweiterleitung und robuste Medien-/Dateifreigabe-Tools.

Schnelles Follow-up

Teilnehmer könnten in Ihrem synchronen Meeting Fragen stellen, die Sie nicht beantworten können, und Sie müssen möglicherweise aufgrund der Diskussion neue Dokumentationen erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese so schnell wie möglich nachverfolgen, damit die Leute die benötigten Informationen erhalten, bevor Sie den Überblick verlieren. Verwenden Sie automatisierte Post-Meeting-E-Mails, wie sie von Livestorm angeboten werden, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Asynchron: Am besten zur Aktualisierung beschäftigter Teams

Wenn Sie und Ihr Team bereits viele Meetings, enge Fristen haben und über den Globus verteilt sind, sind asynchrone Meetings der richtige Weg.

Wissen, wann eine Nachricht asynchron übermittelt werden sollte

Vermeiden Sie immer die Durchführung eines synchronen Meetings, das eine E-Mail hätte sein können. Asynchrone Meetings werden am besten genutzt, wenn:

• Eine allgemeine Ankündigung gemacht wird
• Feedback gesammelt wird
• On-demand webinars
• Seit dem letzten Meeting kein Fortschritt erzielt wurde
• Pre-recorded webinar
• Sie und Ihr Team in verschiedenen Ländern leben
• Webinars for internal communication
• Ihr Team unter Zoom fatigue leidet

Wählen Sie asynchrone Technologien

Das Format Ihrer asynchronen Kommunikation (Text, Sprache oder Video) bestimmt, welche Art von Technologie Sie verwenden müssen. Hier sind die besten Optionen für jede:

• Slack für asynchrone Text- und Sprachnachrichten
• Zenkit für Text- und Aufgabenkommunikation
• Loom für asynchrones Video
• Livestorm zum Teilen von voraufgezeichneten Veranstaltungen

Verwenden Sie angemessene Sprache

Wie lautet die Unternehmensstilrichtlinie? Ihr Newsletter wird einen anderen Tonfall haben als wenn Sie eine schnelle Frage an einen Kollegen über Slack schicken, also stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Ton für das Medium verwenden.

Weisen Sie auf weitere Ressourcen hin

Was auch immer Sie asynchron kommunizieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie auf weitere Ressourcen wie Standardarbeitsanweisungen (SOP) oder informative Artikel verlinken, um Klarheit zu verbessern und unnötige Fragen zu vermeiden.

Bitten Sie Teammitglieder, Ihre Nachricht zu bestätigen

Im Gegensatz zu synchronen Meetings wissen Sie nicht sicher, ob jemand an einem asynchronen Meeting teilgenommen hat oder ob er versteht, was damit kommuniziert werden soll. Bitten Sie daher die Leute, Ihre Nachricht mit einem kurzen Kommentar zu bestätigen und Fragen zu stellen, falls sie welche haben.

Wie man zwischen asynchronen oder synchronen Meetings wählt

Unabhängig von Ihrer internen Kommunikationsstrategie sollten Sie zunächst überlegen, ob die Informationen asynchron kommuniziert werden können, bevor Sie ein traditionelles synchrones Meeting planen. Fragen Sie sich:

• Ist es dringend?
• Betrifft es etwas Sensibles?
• Muss ich dies persönlich kommunizieren?
• Benötige ich sofortiges Feedback?
• Suche ich kreative Beiträge vom Team?
• Leben meine Teammitglieder alle in derselben Zeitzone?
• Müssen wir Teambuilding betreiben?

Wenn die Antwort auf diese Fragen „nein“ lautet, sollten Sie sich für asynchrone Kommunikation entscheiden. Unabhängig vom gewählten Format sollten Sie sicherstellen, dass Sie die besten internen Kommunikationstools verwenden, um Informationen effektiv an Ihr Team zu kommunizieren.

Häufig gestellte Fragen zu synchronen Meetings

Welche Form der Online-Kommunikation findet in Echtzeit statt?

Die Form der Online-Kommunikation, die in Echtzeit erfolgt, ist synchrone Kommunikation, wie zum Beispiel ein Meeting oder webinar auf Livestorm.

Was ist ein Beispiel für eine asynchrone Sitzung?

Ein Beispiel für eine asynchrone Sitzung ist, wenn jemand ein Video aufnimmt, um ein Update zu den Abläufen zu erklären, und das Team es individuell zu seiner eigenen Zeit anschaut.

Ist Zoom asynchron oder synchron?

Zoom ist synchron, da es Echtzeit-Kommunikation ermöglicht, im Gegensatz zu asynchronen Medien, die Sie an das Team senden, das sie dann separat liest, hört oder anschaut. Die meisten Video-Conferencing-Plattformen, wie Livestorm, können jedoch sowohl zum Ausrichten synchroner Meetings aus der Ferne als auch zum Voraufnehmen asynchroner Meeting-Materialien verwendet werden.

Ist E-Mail synchron oder asynchron?

E-Mail ist asynchron, da sie kein Treffen der Personen zu einer vorab festgelegten Zeit und keine Kommunikation in Echtzeit beinhaltet.

Wie führen Sie asynchrone Sitzungen durch?

Um eine asynchrone Sitzung durchzuführen, schreiben Sie Text oder nehmen Audio oder Video auf, um Ihrem Team etwas zu kommunizieren.