11 Tipps für das tägliche Meeting: So steigern Sie die Effizienz Ihres Teams + kostenloses Template

Wenn Ihr Team sich täglich trifft, können Meetings zur Routine werden. Noch schlimmer ist, dass sie ihren Zweck verlieren und Zeitverschwendung werden können, wenn Sie keine definierte Struktur haben.

Aber alles, was Sie brauchen, ist das richtige daily huddle tool und eine klare Agenda, um Ihr Team fokussiert und engagiert zu halten. Um Ihnen dabei zu helfen, produktive team huddles zu veranstalten, haben wir Expertenempfehlungen und Tipps von Océane Carée, Web Product Manager bei Livestorm.

Am Ende dieses Artikels werden Sie in der Lage sein, Ihre eigene Teammeetings-Agenda zu erstellen und effektive daily team huddles zu leiten.

Was sollte in einem täglichen Huddle enthalten sein?

Ein tägliches Huddle ist ein fokussiertes, kurzes Meeting mit einer Dauer von etwa 15 Minuten. Das Ziel ist, dass das Gespräch schnell verläuft, damit jeder so schnell wie möglich zu seinen Aufgaben zurückkehren kann. Es ist ähnlich wie ein tägliches Standup oder daily scrum.

Hier sind die Schlüsselelemente, die Sie in Ihrem täglichen Huddle einbeziehen sollten:

1. Erfolge des Tages
2. Wichtige Schwerpunkte
3. Projektupdates
4. Offene Fragen
5. Maßnahmen

1. Erfolge des Tages

Beginnen Sie Ihr Huddle mit Team-Lob, egal wie klein die Erfolge auch erscheinen mögen. Das ist eine großartige Möglichkeit, die Stimmung zu verbessern, Anerkennung zu geben und einen positiven Ton für das Kommende zu setzen. Zudem unterstützt das Teilen von Erfolgen das virtual team building, fördert den Wissensaustausch und kann neue Ideen und Ansätze inspirieren.

2. Wichtige Schwerpunkte

„Wenn ich Leute zu einem Meeting einlade, möchte ich, dass sie genau wissen, welche Themen besprochen werden müssen,“ teilt Océane Carée, Web Product Manager bei Livestorm. Diese team meeting agenda-Punkte könnten Prioritäten für den Tag oder die Woche sein. Wenn Sie also ein Projektmanagement-Team sind, das auf ein Launch-Datum hinarbeitet, fügen Sie wichtige Schwerpunkte wie die Fertigstellung der Benutzeroberfläche oder das Testen eines neuen Features hinzu.

3. Projektupdates

Sie möchten einen Raum für Diskussion und Zusammenarbeit schaffen. Planen Sie eine festgelegte Zeit für jedes Teammitglied ein, um aktuelle Projekte, an denen sie arbeiten, Updates zu bestehenden und Hindernisse, auf die sie stoßen, vorzustellen. Dies fördert eine starke team communication und stellt sicher, dass Probleme angesprochen werden, bevor sie sich verschärfen.

4. Offene Fragen

Fördern Sie einen offenen Dialog zwischen allen Teilnehmern. Laden Sie zu Fragen, Kommentaren und Vorschlägen zur Diskussion ein. Es ist eine Gelegenheit, Unklarheiten zu klären, neue Ideen zu sammeln und vielleicht sogar einen guten Witz zu teilen.

5. Maßnahmen

Beenden Sie Ihr tägliches Huddle, indem Sie für jeden Teilnehmer Maßnahmenpunkte festlegen. Zerlegen Sie größere Ziele in kleinere, umsetzbare Schritte. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools wie Asana oder ClickUp, um automatisierte To-do-Listen und Zeitpläne zu erstellen, den Fortschritt zu verfolgen und Ergebnisse zu messen.

Vorlage für die Agenda des täglichen Huddles zur Anpassung

„Wenn man eine Agenda hat“, ergänzt Océane, „vermeidet man es, in alle Richtungen abzuschweifen und das Meeting zu beenden, ohne die Fragen im Raum zu beantworten.“ Auch wenn ein Team-Huddle wie ein informelles Treffen wirken mag, gibt eine Agenda Ihrem Team einen Arbeitsablauf, der hilft, Umwege oder Sackgassen im Gespräch zu vermeiden.

Und wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage für die Agenda von Huddle-Meetings, um loszulegen:

Teilnehmer: [Namen der Mitarbeiter], [Name des Vorgesetzten]

Datum: [Uhrzeit und Datum]

Dauer: 15 Minuten

Erfolge von gestern [2 Minuten]

Was haben Sie gestern erreicht? Hat jemand im Team Außergewöhnliches geleistet oder etwas Bemerkenswertes geschafft?

Prioritäten für heute [5 Minuten]

Was sind Ihre wichtigsten Prioritäten für heute?

Blockaden [5 Minuten]

Gibt es Hindernisse, die Sie daran hindern könnten, Ihre Ziele zu erreichen?

Kurzupdates [3 Minuten]

Gibt es kurze Updates, die Sie mit dem Team teilen möchten?

Maßnahmen [2 Minuten]

Welche Maßnahmen müssen Sie heute ergreifen?

Wie Sie Ihre täglichen Huddles effektiver gestalten

Jetzt, wo Sie eine Agenda haben, müssen Sie das Huddle-Meeting wie ein Profi durchführen. Um Ihnen zu helfen, ein tägliches Huddle einzurichten, das reibungslos abläuft, haben wir unsere Handlungspunkte in drei Abschnitte unterteilt:

1- Wie Sie Ihr tägliches Huddle planen
2- Wie Sie ein effektives Huddle durchführen
3- Wie Sie nach einem Huddle nachfassen

Wie Sie Ihr tägliches Huddle planen

In dieser Planungsphase legen Sie die Grundlage für ein effektives Huddle. Überlegen Sie, welche Themen Sie besprechen möchten und wer unbedingt dabei sein muss. Gehen Sie dabei in folgender Reihenfolge vor:

1- Richten Sie Ihre Kalendereinladungen ein
2- Passen Sie Ihre tägliche Huddle-Vorlage an
3- Automatisieren Sie Erinnerungs-E-Mails

1. Richten Sie Ihre Kalendereinladungen ein

Wenn Sie remote Mitarbeiter verwalten, müssen Sie sich auf verschiedene Zeitzonen abstimmen. Planungstools wie Google Calendar, Outlook und Calendly helfen Ihnen, die Kalender Ihres Teams zu synchronisieren und Terminüberschneidungen zu vermeiden. Außerdem können Sie die Einladung nutzen, um alle relevanten Materialien, Dokumente oder Links anzuhängen, die Ihr Team zur Vorbereitung auf das Meeting benötigt.

2. Passen Sie Ihre Vorlage für das tägliche Meeting an

Océane empfiehlt, die Tagesordnung im Kalendereintrag zu teilen, damit die Teammitglieder eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Zeit für jeden Diskussionspunkt vorgesehen ist. Sie fügt hinzu: „Manchmal nehme ich zusätzliche Punkte wie ‚Zögern Sie nicht, jegliches Feedback, Vorschläge oder Bedenken in das Meeting einzubringen‘ in die Tagesordnung auf.“ So fühlt sich Ihr Team ermutigt, während des Meetings Initiative zu ergreifen.

3. Erinnerungs-E-Mails automatisieren

Ihr Team kann leicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden. Um kurzfristige Absagen oder Nichterscheinen zu vermeiden, automatisieren Sie Erinnerungs-E-Mails mit Livestorm. Auf den meisten Videokonferenzplattformen können Sie die Vorlage der Erinnerungs-E-Mail anpassen, um den Meeting-Link, die Agenda und zusätzliche Ressourcen einzufügen. Mit Livestorm können Sie außerdem den Versandzeitpunkt anpassen, sodass die Erinnerung genau dann verschickt wird, wann Sie es bevorzugen.

Wie Sie ein effektives huddle durchführen

Alle in einen virtuellen Raum zu bringen, garantiert keine produktive Sitzung. So halten Sie sie engagiert:

4- Die Situation einschätzen
5- Zeit einhalten
6- Allen die Möglichkeit geben zu sprechen
7- Fragen priorisieren
8- Problemlösung vermeiden
9- Ressourcen teilen

4. Die Situation einschätzen

Sie müssen die Energie und das Engagement Ihrer Teammitglieder für eine effektive Videokonferenz einschätzen. Sind sie abgelenkt oder voll auf die Diskussion konzentriert? Nehmen sie aktiv teil oder hören nur passiv zu?

„Manchmal, wenn Sie ein Meeting leiten, wissen Sie nicht, ob die Leute Ihnen zuhören," sagt Océane. Aber wenn Sie die Situation richtig einschätzen, können Sie Taktiken anwenden, um die Teilnehmer neu zu fokussieren oder zu motivieren. Sie fügt hinzu: „Mit Livestorms Emoji-Reaktionen sehe ich, wie Teilnehmer mir ein 'Daumen hoch' oder eine 'Feier' geben und bekomme eine Vorstellung davon, was sie von der Diskussion halten.”

5. Halten Sie die Zeit ein

Sie haben bereits Zeitlimits für jeden Tagesordnungspunkt festgelegt. Nun müssen Sie sich auch daran halten. Verwenden Sie einen Timer und ernennen Sie einen Moderator, der die Uhr im Auge behält. Wenn ein Punkt länger dauert als erwartet, planen Sie eine Folgediskussion ein. Denken Sie daran, im Gegensatz zu einem all-hands meeting ist ein tägliches Huddle als schneller, effektiver Check-in gedacht, nicht als langwieriges Gespräch.

6. Geben Sie jedem die Möglichkeit zu sprechen

„Vermeiden Sie Stille und zögern Sie nicht, Ihren Teilnehmern das Wort zu geben“, teilt Océane mit. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sich jeder gehört und in das Meeting eingebunden fühlt. Eine online meeting software wie Livestorm bietet Engagement-Funktionen wie Q&A und Live-Chat, die Ihr Meeting interaktiv machen.

7. Priorisieren Sie Fragen

Sobald der Timer abläuft, kann es schwierig sein, alle Fragen während des Meetings zu beantworten. Mit Livestorm können Teilnehmer Fragen hochvoten, die sie für am relevantesten halten. So können Sie die wichtigsten zuerst ansprechen und andere Fragen am Ende des Meetings behandeln oder bei Bedarf individuell mit Teammitgliedern nachfassen.

8. Vermeiden Sie Problemlösungen

Ein tägliches Meeting ist nicht der richtige Rahmen, um tief in Problemlösungen einzutauchen. Wenn eine Diskussion zu lange dauert, können Sie jederzeit ein Folge-Meeting planen. Zum Beispiel, wenn Ihr Tagesordnungspunkt die Website-Neugestaltung betrifft und das Team technische Anforderungen besprechen möchte, richten Sie ein separates Meeting ein, um die Details zu klären.

Profi-Tipp: Ein tägliches Meeting dient dazu, schnelle Updates zu teilen und den Fortschritt zu besprechen, nicht um Brainstorming zu betreiben oder komplexe Probleme anzugehen. Wenn Letzteres notwendig ist, planen Sie ein längeres kollaboratives Meeting.

9. Ressourcen teilen

Ihr Team benötigt die richtigen Ressourcen, um abgestimmt zu bleiben und effektiv zusammenzuarbeiten. Wenn ein Tagesordnungspunkt mehr als ein paar Minuten zur Erörterung benötigt, sollten Sie in Betracht ziehen, ein Dokument oder Video zu teilen, das die Teilnehmer in ihrer eigenen Zeit ansehen können. Das spart Zeit im Meeting und stellt sicher, dass alle ausreichend informiert sind, um beizutragen.

Profi-Tipp: Sie können herunterladbare Dokumente und Ressourcen direkt in Ihrem Meetingraum mit dem Handouts plugin von Livestorm teilen.

Wie Sie nach einem Huddle nachfassen

Sie haben gerade ein produktives Huddle durchgeführt. Aber wie geht es weiter? Wie stellen Sie sicher, dass das Treffen nicht nur eine Redeschlacht war? So können Sie effektiv nachfassen:

10. Bestätigen Sie das Datum des nächsten Huddles
11. Senden Sie Follow-up-E-Mails

10. Bestätigen Sie das Datum des nächsten Huddles

Ihr tägliches Huddle ist eine wiederkehrende Veranstaltung, die jeden Tag zur gleichen Zeit stattfindet. Um Zeit zu sparen, planen Sie es als "wiederkehrendes Ereignis" mit Ihrer Online-Meeting-Plattform, sodass jeder im Team die kommenden Huddle-Termine in seinem Kalender sehen kann. Und falls es Änderungen oder Aktualisierungen im Zeitplan gibt, können Sie das wiederkehrende Ereignis einfach anpassen, und alle werden automatisch benachrichtigt.

11. Senden Sie Follow-up-E-Mails

Senden Sie Follow-up-E-Mails, um Entscheidungen oder besprochene Aufgaben zu bestätigen. Mit Livestorms transcript app können Sie schnell eine Zusammenfassung der Diskussion erstellen und wichtige Aktionspunkte hervorheben, die noch erledigt werden müssen. Außerdem ermöglicht Livestorm das automatische Aufzeichnen von Meetings mit instant replays, sodass Ihr Team bei Bedarf jederzeit auf die Diskussion zurückgreifen kann.

Huddle, Hustle, Repeat!

Ihr tägliches Huddle dient nicht nur dazu, Kästchen abzuhaken. Es ist eine Gelegenheit, sich mit Ihrem Team zu verbinden, Beziehungen aufzubauen und gemeinsam Ihre Ziele zu erreichen.

Hier eine kurze Zusammenfassung, wie man wie ein Profi huddelt:

• Halten Sie sich an eine Agenda und eliminieren Sie nicht wesentliche Themen
• Verwenden Sie einen Timer, um die Diskussionen auf Kurs zu halten
• Geben Sie jedem die Möglichkeit, zu sprechen
• Vermeiden Sie komplexe Problemlösungen
• Senden Sie Follow-up-E-Mails mit Aufzeichnungen und nächsten Schritten

Wählen Sie eine leistungsstarke Videoengagement-Plattform wie Livestorm, die sich in den Kalender Ihres Teams integrieren lässt, automatische E-Mail-Einladungen und Follow-ups sendet und Ihr Team mit kollaborativen Werkzeugen engagiert hält. Versammeln Sie Ihr Team, huddle up und erzielen Sie große Erfolge!

Häufig gestellte Fragen zu daily huddle templates

Wie führen Sie einen daily huddle durch?

Sie führen einen daily huddle durch, indem Sie:

1. Ihre Agenda vorbereiten (siehe unsere Vorlage oben!)
2. Kalendereinladungen versenden
3. Erinnerungs-E-Mails vor Ihrem huddle automatisieren
4. Sich an die für Diskussionspunkte festgelegte Zeit halten
5. Sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat zu sprechen
6. Fragen mit Upvoting priorisieren
7. Ressourcen mit dem Livestorm handouts Plugin teilen
8. Follow-up-E-Mails automatisieren

Wie strukturieren Sie einen Team huddle?

Sie strukturieren einen Team huddle, indem Sie eine Agenda erstellen, die die Themen, Anliegen oder Hindernisse beschreibt, die Sie besprechen möchten. Sie sollten auch einen Zeitplan für jedes Thema haben und schließlich Aufgaben zuweisen, damit das Team greifbare Ziele hat, an denen es arbeiten kann.

Was sind die Vorteile eines daily huddle?

Die Vorteile eines daily huddle sind:

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern
• Erhöhte Produktivität und schnellerer Fortschritt bei Projekten
• Höhere Qualität der Ergebnisse dank besserer Organisation
• Mehr Verantwortlichkeit unter den Teammitgliedern
• Ein Gefühl von Transparenz und Vertrauen innerhalb des Teams