Möchten Sie die Vordenkerrolle Ihres Unternehmens stärken? Ein Summit kann Branchenführer ins Rampenlicht rücken und echte Lösungen für drängende Herausforderungen bieten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein virtuelles Summit mit Wirkung organisieren. Unsere 15-Schritte-Checkliste hilft Ihnen, jede Phase effizient zu meistern – von der Planung bis zur Nachbereitung.
Ein Summit ist ein Event, das den Austausch zwischen Vordenkern und Branchenexperten in den Mittelpunkt stellt – ein hochkarätiges Treffen mit Fokus auf ein zentrales Thema oder einen spezifischen Diskussionspunkt.
Summits bieten eine Plattform, auf der Führungskräfte über entscheidende Themen und Trends sprechen, die eine Branche oder Region beeinflussen. Dabei stehen meist zwei Ziele im Fokus:
Darüber hinaus können Summits auch bildend sein. Die Zuschauer tragen in der Regel nicht zu den Sitzungen bei. Sie können jedoch von den Rednern lernen und sich mit anderen Teilnehmern vernetzen.
Viele der bekanntesten Summits werden von Regierungsbehörden und zwischenstaatlichen Organisationen veranstaltet. Doch auch Branchenverbände und Unternehmen aller Größenordnungen können von diesem Veranstaltungsformat profitieren.
Zum Beispiel können Unternehmen im Finanzsektor oder in der Gesundheitsbranche wertvolle Gipfeltreffen abhalten. In-Person- oder virtuelle Veranstaltungen ermöglichen es Branchenführern, diese Themen zu diskutieren und zu lösen.
Summits können von einigen Dutzend bis hin zu mehreren Tausend Teilnehmern variieren. Die ideale Größe hängt vom Umfang der zu besprechenden Themen und den Zielen der Veranstaltung ab.
Ein Nischenproblem mit begrenztem Einfluss könnte eine kleinere Veranstaltung rechtfertigen, während ein Thema, das eine ganze Branche betrifft, besser in einem groß angelegten Summit mit einer umfangreichen Gästeliste platziert ist.
Denken Sie daran, dass nicht alle Mitglieder des Publikums den Gipfel in Echtzeit besuchen müssen. Sie können Live-Events aufzeichnen und Wiederholungen verteilen, um im Laufe der Zeit ein breiteres Publikum zu erreichen.
Überlegen Sie, ob Sie einen Summit oder eine Konferenz veranstalten sollten? Lassen Sie uns die beiden Formate nebeneinander vergleichen.
Summit zielen darauf ab, Branchenführer zu einer Einigung über ein Thema zu bringen. Sie führen auch zu Lösungen und Aktionsplänen.
Konferenzen konzentrieren sich stärker auf den Austausch von Forschung und Wissen. Sie priorisieren Bildung über Aktion.
Die meisten Summits haben einen engen Fokus auf ein spezifisches Thema. Im Gegensatz dazu beinhalten Konferenzen in der Regel eine viel breitere Palette von Themen.
Von den beiden Veranstaltungsformaten sind Summit formeller. Bei einem Summit hören die Teilnehmer hauptsächlich Branchenführern zu, die als Redner auftreten. Es gibt auch Networking-Sessions, bei denen sich die Teilnehmer miteinander verbinden können.
Eine Konferenz ist ebenfalls eine formelle Veranstaltung, bietet jedoch meist mehr Flexibilität. Sie lädt das Publikum zur aktiven Teilnahme ein und beinhaltet häufig interaktive Elemente wie Workshops und Podiumsdiskussionen.
Einer der größten Unterschiede zwischen einem Summit und einer Konferenz ist die Gästeliste. Summits sind exklusiver und haben ausgewählte Redner. Teilnehmer nehmen in der Regel nur auf Einladung teil.
Konferenzen tendieren dazu, offener zu sein. Redner können sich oft bewerben, um Forschung zu präsentieren oder Diskussionen zu leiten.
Beide Formate können große Veranstaltungen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Teilnehmern umfassen. Gipfel können jedoch auch kleinere, intimere Veranstaltungen mit einer begrenzten Gästeliste sein.
Konferenzen hingegen sind darauf ausgelegt, deutlich größer zu sein. Sie bieten meist eine längere Liste an Gastrednern und ein breiteres Spektrum an Teilnehmern.
Unsicher, welches Format Sie verwenden sollen? Hier erfahren Sie, wie sich andere übliche Veranstaltungstypen mit Summits vergleichen.
Wie Summits sind Seminare bildungsorientiert. Allerdings sind Live- und virtuelle Seminare einige der interaktivsten professionellen Veranstaltungen. Sie konzentrieren sich auf den Wissensaustausch und die Teilnahme des Publikums und fördern Fragen.
Ähnlich wie Seminare neigen auch Podiumsdiskussionen dazu, interaktiv zu sein. Sie beinhalten zwei oder mehr Gastredner und einen Moderator und begrüßen ebenfalls die Teilnahme des Publikums. Betrachten Sie Podiumsdiskussionen als eine weniger formelle Version eines Summitss.
Wie Podiumsdiskussionen sind Roundtable-Gespräche moderierte Unterhaltungen unter Experten. Roundtables begrüßen jedoch in der Regel Beiträge von allen Anwesenden. Im Vergleich zu Summits sind Roundtables informeller und inklusiver.
Workshops fördern ebenfalls die Interaktion mit dem Publikum. Allerdings haben Workshops in der Regel auch eine praktische Komponente. Selbst virtuelle Workshops bieten den Teilnehmern Raum, ihr Wissen anzuwenden und Probleme zu lösen.
Eine weitere beliebte Veranstaltungsart in der Gesundheitsbranche sind Symposien, die kleinere Veranstaltungen sind und sich darauf konzentrieren, Forschung und Wissen zu teilen. Ein Symposium ist akademischer Natur und erfordert oft, dass Redner ihre Beiträge zur Begutachtung einreichen.
Neugierig, wie Sie ein Online-Event für Ihr Unternehmen planen und bewerben können? Verwenden Sie diese virtuelle Gipfel-Checkliste als Leitfaden.
Dies ist die Vorbereitungsphase, die die Grundlage für die Gewinnung von Teilnehmern und die Registrierung für das Event legt. Beginnen Sie mit diesen Schritten:
Zuerst sollten Sie klar formulieren, was Sie erreichen möchten. Die meisten Gipfel konzentrieren sich auf diese übergeordneten Ziele:
Ein Summit kann jedoch auch andere Ziele verfolgen. Denken Sie an Ergebnisse, die mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen, wie zum Beispiel:
Welches Thema soll im Mittelpunkt des Summits stehen? Möglicherweise haben Sie bereits ein Thema im Kopf, basierend auf den Fachgebieten Ihres Führungsteams.
Falls Sie noch kein Thema gewählt haben, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Ideen zu brainstormen. Taktiken wie Mind Mapping und Starbursting eignen sich häufig am besten für kleine Gruppen, um schnell Ideen zu entwickeln.
Bei der Wahl eines Themas für einen Online-Summit ist es auch hilfreich, die Vorlieben Ihres Publikums zu berücksichtigen. Überlegen Sie:
Verwenden Sie Tools wie Answer The Public oder Also Asked, um Trendthemen, beliebte Fragen und häufige Schmerzpunkte in Ihrer Branche zu erkunden.
Wenn Sie eine Liste potenzieller Themen eingrenzen müssen, lassen Sie sich von Daten leiten. Beispielsweise können Sie möglicherweise vorhersagen, wie beliebt ein Thema sein wird, basierend darauf, wie oft es an Orten wie Patientennotizen oder Branchenforen auftaucht.
Achten Sie darauf, dass das gewählte Thema mit Ihren Zielen übereinstimmt. Wenn Sie beispielsweise den Ruf Ihres Führungsteams als starke Führungspersönlichkeiten etablieren möchten, könnte ein aufkommender Trend eine ausgezeichnete Wahl sein.
Sobald Sie das Thema des virtuellen Summits haben, kontaktieren Sie potenzielle Sprecher. Redner müssen keine Influencer oder bekannte Persönlichkeiten sein, solange sie Experten mit relevanter Erfahrung sind.
Ziehen Sie Sponsoring- oder Partnerschaftsinitiativen mit relevanten Unternehmen in Ihrer Nische in Betracht. Partnerschaftsmarketing kann helfen, Ihre Veranstaltungszahlen zu steigern und Ressourcen zu bündeln, um kostspieligere Events sowie Rabatte, Mitgliedschaften oder Vorverkäufe anzubieten, die Ihr Zielpublikum interessieren.
Wenn Sie die technischen Aspekte Ihres virtuellen Summits nicht allein stemmen können, ziehen Sie einen erfahrenen Veranstalter hinzu. Dieser kann Ihnen helfen, die virtuelle Plattform einzurichten, den Registrierungsprozess zu organisieren, die Sitzungen zu moderieren und technische Probleme während der Live-Veranstaltung zu lösen.
Tipp: Laden Sie potenzielle Partner frühzeitig ein, an Ihrem Summit teilzunehmen oder als Redner aufzutreten, um ihre Verfügbarkeit zu garantieren und ihnen ausreichend Zeit für die Vorbereitung zu geben.
Indem Sie einem Summit eine virtuelle Komponente hinzufügen, bieten Sie sowohl Teilnehmern als auch Rednern mehr Flexibilität. Es ist jedoch entscheidend, die richtige Software auszuwählen, um die Veranstaltung effektiv zu verwalten.
Mit der richtigen virtuellen Event-Plattform können Sie:
Livestorm kann all dies und mehr leisten. Da unsere Videoplattform bis zu 3.000 Live-Teilnehmer und Sitzungen von bis zu vier Stunden unterstützt, können Sie tiefgründige Diskussionen veranstalten und kleine oder große Zuschauer begrüßen.
Die Preisgestaltung ist ein weiterer wichtiger Faktor, den es zu beachten gilt. Die Software für virtuelle Events von Livestorm beginnt bei 79 $ pro Monat für bis zu 100 Teilnehmer und unbegrenzte Teammitglieder. Außerdem gibt es einen Marktplatz mit über 1.000 Integrationen, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen, zu bewerben und durchzuführen.
Virtuelle Summits können von halbtägigen bis hin zu mehrtägigen Veranstaltungen variieren. Die ideale Dauer hängt von den Zielen Ihrer Veranstaltung, dem Format und der Zielgruppe ab. Sie sollten folgende Punkte festlegen:
Sobald Ihre Agenda für die virtuelle Konferenz fertig ist, teilen Sie sie mit Ihren Rednern und fügen Sie klare Zeitfenster hinzu, um ihnen bei der Planung des großen Events zu helfen.
Wenn Sie Livestorm nutzen, um Veranstaltungen zu hosten, können Sie gebrandete Landingpages erstellen und die Felder in Ihrem Anmeldeformular anpassen, um so viele Informationen zu sammeln, wie Sie benötigen, um den Inhalt der Veranstaltung anzupassen.
Betten Sie das Anmeldeformular auf Ihrer Landingpage für virtuelle Events ein und teilen Sie es im Rahmen Ihrer Social Media Event Promotion.
Nutzen Sie soziale Medienkanäle und Event-Marketing-Tools, um Ihr virtuelles Summit zu bewerben. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihre Mailingliste. Finden Sie Gruppen und Community-Diskussionen, an denen Ihr potenzielles Zielpublikum bereits teilnimmt, wie Facebook- und LinkedIn-Gruppen.
Profitipp: Wenn Sie Ihr Online-Event in sozialen Gemeinschaften bewerben, stellen Sie sicher, dass Sie die Gruppenrichtlinien zu Eigenwerbung, Inhaltsrelevanz und Posting-Häufigkeit beachten, um nicht als Spam markiert oder aus der Gruppe entfernt zu werden.
Abhängig von der gewählten virtuellen Summit-Software müssen Sie möglicherweise E-Mail-Erinnerungen manuell in Ihrem Customer Relationship Management (CRM) System einstellen. Da Livestorm jedoch mit den meisten großen CRMs integriert ist, ist der Prozess viel einfacher.
Mit Livestorm erhält jeder Registrant eine Reihe von E-Mail-Benachrichtigungen:
Wenn Sie Ihre virtuelle Veranstaltungssoftware auswählen, suchen Sie nach einer Plattform, die es Ihnen ermöglicht, die Versanddaten von automatisierten E-Mails anzupassen und Sendezeiten zu wählen, die am besten zu Ihrem Publikum passen.
Während der Veranstaltung konzentrieren Sie sich auf das Engagement in Echtzeit, die Bereitstellung von Inhalten und die nahtlose Durchführung:
Sobald Ihr Publikum eingetroffen ist und die Veranstaltung beginnt, stellen Sie sich und Ihr Team vor und geben Sie einen Überblick darüber, was die Teilnehmer erwarten können.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um In-App-Funktionen wie die Q&A-Registerkarte, Abstimmungen, Chatbox und Emoji-Reaktionen hervorzuheben, damit die Teilnehmer die virtuelle Veranstaltungsplattform besser nutzen können.
Denken Sie daran, die Veranstaltung aufzuzeichnen, besonders wenn Sie vorhaben, sie auf Abruf anzubieten. Einige Webinar-Plattformen erfordern, dass Sie die Aufzeichnung manuell starten. Aber mit Livestorm können Sie die Veranstaltung so einstellen, dass die Aufzeichnung automatisch beginnt.
Geben Sie Ihrem Publikum die Möglichkeit, Gastrednern Fragen zu stellen. Sie können während bestimmter Pausen oder nach jeder Rednerpräsentation Q&A-Sitzungen durchführen. Laden Sie die Teilnehmer ein:
Sie können einen Moderator einsetzen, der die Fragen sichtet und sicherstellt, dass sie relevant und angemessen sind. Die Fragen können dann einfach verwaltet und privat an die Redner weitergeleitet werden.
Profi-Tipp: Mit der Frage-Hochstimmungsfunktion von Livestorm können Teilnehmer ihre Fragen einreichen und für die Fragen abstimmen, die sie am meisten beantwortet haben möchten. Die Fragen mit den meisten Stimmen steigen in der Priorität, sodass es ganz einfach ist, die beliebtesten oder relevantesten Fragen für Ihre Teilnehmer zu identifizieren.
Breakout-Räume bieten Ihren Teilnehmenden einen Raum für Diskussionen in kleineren Gruppen, damit sie Gedanken austauschen, Fragen stellen und sich mit anderen Teilnehmenden vernetzen können. Je nach Ihren Zielen können Sie Breakout-Sitzungen durchführen wie:
Viele virtuelle Meeting-Plattformen bieten Breakout-Räume an, aber mit Livestorm können Sie so viele Breakout-Räume erstellen, wie Sie benötigen, und bis zu 25 gleichzeitige Sprecher hinzufügen. Sie können sogar jedem Raum einen Moderator oder Protokollanten zuweisen.
Die Bewerbung der Veranstaltung endet nicht mit dem Beginn des Gipfels. Während der Veranstaltung können Sie weiterhin Inhalte teilen, um Ihr Publikum online zu engagieren und die Aufmerksamkeit hoch zu halten.
Zuerst sollten Sie einen einzigartigen Hashtag für Ihre Veranstaltung erstellen. Damit können Sie Erwähnungen und Interaktionen, die mit Ihrer Veranstaltung in sozialen Netzwerken wie X, TikTok und Instagram verbunden sind, leicht verfolgen.
Um noch mehr Aufmerksamkeit zu erzeugen, ermutigen Sie die Teilnehmer, nutzergenerierte Inhalte (UGC) zu teilen. Laden Sie die Teilnehmer ein, Zitate, Erkenntnisse und Veranstaltungshighlights während des Live-Events in sozialen Medien zu teilen (unter Verwendung Ihres Veranstaltungs-Hashtags).
Sie können die Teilnehmer sogar bitten:
Um einen erfolgreichen virtuellen Gipfel zu gestalten, müssen die Teilnehmer auf dem gleichen Stand wie die Sprecher sein. Wenn Sprecher spezifische Branchenkenntnisse, Forschungsberichte oder eBooks erwähnen, teilen Sie diese Dateien mit den Teilnehmern.
Wenn Sie Livestorm verwenden, können Sie diese herunterladbaren Dateien ganz einfach innerhalb des Meetingraums mit dem Handouts-Plugin teilen. Solche Ressourcen bereitzustellen, kann helfen, Ihre Marke als Vordenker in Ihrer Branche zu positionieren und Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Ihrer Zielgruppe aufzubauen.
Beenden Sie die Präsentation mit einem klaren Call-to-Action (CTA), das Ihr Publikum dazu anregt, aktiv zu werden. Egal, ob das Publikum sich für eine Mailingliste anmelden, sich für ein zukünftiges Ereignis registrieren oder einen Demo-Anruf planen soll, der Wert Ihres virtuellen Gipfels sollte über das Ereignis hinausgehen.
Profitipp: Verwenden Sie Livestorm, um innerhalb des Veranstaltungsraums angepasste, anklickbare CTAs zu erstellen und zu teilen. Und wenn Sie eine andere Plattform mit einem Chrome-Browser nutzen, können Sie einen kostenlosen QR-Code generieren, der zu einer bestimmten Seite führt, indem Sie ihn in Ihre Präsentation einfügen.
Sobald das Ereignis abgeschlossen ist, konzentrieren Sie sich auf die Implementierung von Lead-Nurturing-Strategien, die Teilnehmer in Kunden oder Markenbotschafter umwandeln. Verwenden Sie die folgenden abschließenden Schritte:
Senden Sie eine Dankes-E-Mail an alle, die sich angemeldet haben – auch wenn sie nicht teilgenommen haben. Dies ist eine großartige Gelegenheit, die Aufzeichnung der Veranstaltung zu teilen und eine kurze Feedback-Umfrage zu senden. Sie können die Aufzeichnung auch verwenden, um Videos auf Abruf zu erstellen.
Und wenn Sie Veranstaltungen mit Livestorm veranstalten, können Sie die Transkript-App nutzen, um Gespräche in qualitativ hochwertige Evergreen-Inhalte umzuwandeln. Diese Blogs und Podcasts sind immer für qualifizierte Leads zugänglich und schaffen eine Pipeline potenzieller Kunden.
Der letzte Schritt besteht darin, die Erfolgskennzahlen Ihres virtuellen Ereignisses anzusehen, um festzustellen, was Sie bei Ihren nächsten Veranstaltungen beibehalten oder verbessern sollten. Wenn Sie Livestorm verwenden, können Sie Analysetdaten wie die folgenden problemlos verfolgen:
Das Führen von historischen Daten kann Ihnen helfen, Ihre Leistung mit Branchenstandards zu vergleichen, Trends und Muster zu identifizieren, um Ihre Strategie für virtuelle Veranstaltungen zu verfeinern und die Gesamtauswirkung Ihrer Veranstaltungen zu verbessern.
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Ein erfolgreiches virtuelles Event benötigt kein komplexes technisches Setup. Mit Livestorm können Sie virtuelle Gipfeltreffen veranstalten, die lokale und globale Mitglieder Ihrer Branche erreichen.
So kann Livestorm Ihren Event-Workflow vereinfachen:
Livestorm kann Ihnen helfen, mehr als nur ein Gipfeltreffen zu veranstalten. Mit unserer Software für virtuelle Veranstaltungen können Sie Ihre Community informieren, Gedankenführerschaft teilen und die führenden Stimmen Ihrer Organisation hervorheben.