Comment organiser et promouvoir son événement commercial ?

C'est décidé, votre équipe souhaite organiser un événement commercial dans le but de générer ou fidéliser des clients. Mais pas si vite... Avant de pouvoir réseauter le jour J, il y a beaucoup de choses à organiser et à planifier !

Découvrez dans cet article tous les conseils pour faire de votre événement commercial un succès.

Qu'est-ce qu'un événement commercial ?

Un événement commercial peut avoir lieu en personne ou en ligne. Les événements commerciaux en ligne sont une alternative pratique et économique par rapport aux événements en personne, puisque vos prospects n'auront pas à faire le déplacement. Vous pourrez ainsi réunir une audience plus large, à moindre coût, et maximiser votre retour sur investissement (ROI).

Pourquoi organiser un événement commercial ?

Avant de vous lancer dans l'organisation de vos événements commerciaux, voici quelques précisions sur leurs avantages et inconvénients.

Avantages des événements commerciaux

Les événements commerciaux ont de nombreux avantages. Ils permettent notamment de :

• Développer la notoriété de l'entreprise
• Créer un lien plus personnel entre les commerciaux et les futurs clients
• Entamer les négociations commerciales plus rapidement
• Augmenter le chiffre d'affaires si des contrats en découlent
• Renforcer la cohésion entre les équipes qui organiseront l'événement

Inconvénients des événements commerciaux

Cependant, en fonction de la taille de l'événement commercial, celui-ci demandera un certain temps de préparation, ainsi qu'un budget. Voici certains éléments à considérer avant de se lancer :

• Investissement en temps de l'équipe marketing et des commerciaux pour organiser et faire le suivi de l'événement
• Budget nécessaire pour louer une salle, participer au salon, embaucher un traiteur, créer des goodies, etc.
• Temps nécessaire pour créer une présentation et sécuriser les speakers

Comment organiser un événement commercial ?

Si vous êtes convaincu des avantages d'un événement commercial, il ne reste plus qu'à l'organiser ! Utilisez la check-list ci-dessous pour ne rien oublier durant l'organisation de votre événement commercial.

1. Mobilisez les équipes

Avant de commencer à organiser votre événement commercial, il est crucial de réunir les équipes marketing et commerciales. Si l'initiative vient de l'équipe commerciale, l'équipe marketing doit être informée, car son aide sera précieuse pour l'organisation de l'événement.

Au contraire, si l'initiative vient de l'équipe marketing, l'équipe commerciale doit s'impliquer pour que l'événement soit un succès en matière de génération de clients.

2. Sécurisez le budget et fixez les objectifs

Une fois que les équipes sont alignées, sécurisez un budget qui puisse couvrir les besoins de votre événement commercial. Il devra tenir compte du type de l'événement (par exemple, un stand dans un salon coûtera plus cher qu'un petit-déjeuner avec des prospects), ainsi que du nombre de participants.

Fixez également les objectifs de l'événement en posant les questions suivantes :

• Combien de personnes participeront à l'événement ?
• Quel est l'objectif en termes de taux de participation ? Combien de personnes faudra-t-il donc inviter ?
• Combien de contrats et de chiffre d'affaires devront être conclus dans les 90 jours après la tenue de l'événement commercial ?

3. Dressez la liste des invités

Identifiez à présent le profil idéal des participants. S'agit-il de prospects ou de clients existants ? Visez-vous une industrie ou une taille d'entreprise en particulier ?

Posez-vous toutes ces questions afin d'avoir des participants dont le profil correspond à vos objectifs.

4. Choisissez la thématique de l'événement

Pour commencer à créer le contenu de votre événement, il faudra tout d'abord définir la thématique de l'événement. Pourquoi vos prospects seraient-ils susceptibles de s'y inscrire ? Et non, la réponse "pour en savoir plus sur nos produits et services" ne constitue pas une raison suffisante...

En tant qu'organisateur de l'événement, vous devez identifier une problématique à laquelle vos prospects font face. Cet événement doit leur apporter des solutions ! Choisissez une thématique sur laquelle votre entreprise est experte, afin d'aider votre audience (au-delà de la vente de votre produit ou services).

5. Sécurisez les intervenants

Définissez également qui sera chargé de présenter votre événement commercial : allez-vous organiser un panel ? Souhaitez-vous inviter des influenceurs ? Souhaitez-vous collaborer avec d'autres entreprises ?

Attention : sécuriser des speakers peut prendre un certain temps, n'oubliez pas de vous y prendre suffisamment à l'avance.

6. Créez le contenu de l'événement

Créez ensuite le contenu de l'événement : la présentation, les pages d'inscriptions, les e-mails, les flyers, etc. Tous ces éléments seront cruciaux lors de la phase de promotion de votre événement commercial.

Voici une liste (non exhaustive) du contenu à créer pour votre événement commercial :

• Présentation Powerpoint
• Questions pour les panélistes
• Page d'inscription
• E-mails d'invitation, de rappel et de suivi
• Flyers et kakemonos
• Kit de promotion (réseaux sociaux, newsletter, etc.)

7. Trouvez le lieu de réception

Pour trouver le lieu de votre événement, il existe plusieurs sites en ligne qui pourront vous aider. Un conseil : privilégiez un lieu convivial et évitez à tout prix des salles basiques, éclairées uniquement par des néons. Oui, la salle de l'événement peut faire toute la différence !

Et si vous organisiez votre événement commercial en ligne ? Avec le logiciel de webinar de Livestorm, vous pourrez créer votre page d'inscription, envoyer vos e-mails et organiser un événement interactif. Après la tenue de votre événement, vous pourrez même accéder aux performances depuis le tableau de bord intégré.

8. Invitez les participants

Vous aviez dressé la liste des participants, maintenant, il ne reste plus qu'à les inviter. Les invitations peuvent être envoyées à la fois par l'équipe commerciale (cela sûrement plus personnel) en utilisant Cadence by Ringover, ou par l'équipe marketing.

S'il s'agit d'un événement en personne, commencez à inviter vos prospects au moins six semaines à l'avance. Pour un webinar, l'envoi des invitations deux semaines à l'avance sera suffisant.

9. Le jour J

C'est le jour J ! Vos intervenants sont prêts et ils maîtrisent la présentation (puisque vous les aviez bien préparés). Accueillez les participants et n'oubliez pas de les remercier pour leur présence. À la fin de l'événement commercial, réseautez pour amorcer des conversations avec vos prospects et faciliter la conclusion des contrats.

10. Faites le suivi après l'événement commercial

Bravo, votre événement commercial s'est bien déroulé ! N'oubliez pas d'envoyer l'enregistrement et la présentation Powerpoint de l'événement à tous les inscrits.

Mais attention, c'est seulement maintenant que les choses sérieuses commencent : l'équipe commerciale doit faire un bon suivi, afin de conclure des contrats dans les mois qui suivent l'événement.

11. Faites le bilan

Une fois que la période fixée (généralement 90 jours) pour atteindre les objectifs s'est écoulée, il est temps de faire le bilan avec votre équipe. Mesurez le succès de votre événement en reprenant les objectifs fixés (en étape 2). Les objectifs ont-ils été atteints ? Si oui, alors vous n'avez plus qu'à planifier votre prochain événement commercial !

Comment faire la promotion d'un événement commercial ?

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour organiser un événement commercial, mais comment s'assurer un fort taux d'inscription et de participation ? Découvrez ci-dessous toutes les tactiques pour faire la promotion de votre événement commercial.

1. Page d'inscription

La page d'inscription vous permettra de faire la promotion de votre événement commercial et de suivre le nombre d'inscrit. Créez une page d'inscription qui sorte un peu de l'ordinaire pour attirer l'attention de vos prospects.

Ajoutez les éléments suivants à votre page d'inscription :

1. Le titre de l'événement
2. La date et le lieu
3. La description de l'événement
4. Les intervenants (avec leur nom, titre professionnel, photo et le logo de leur entreprise)
5. Et surtout, un formulaire d'inscription (n'oubliez pas de personnaliser les champs du formulaire)

Conseil : dans le formulaire d'inscription ou l'e-mail de confirmation, incitez les inscrits à inviter leurs collègues.

2. E-mails

Selon une étude de Eventbrite, 78% des organisateurs d'événements déclarent que l'e-mail est la stratégie marketing la plus efficace pour faire la promotion d'un événement. Ne passez donc pas à côté de cette tactique de promotion !

Voici la liste des e-mails à envoyer pour maximiser la participation à votre événement commercial :

1. E-mail marketing : l'équipe marketing peut faire la promotion de l'événement en envoyant un ou plusieurs e-mails à une liste de contacts.
2. E-mails envoyés par les commerciaux : les commerciaux devront envoyer des e-mails à leurs prospects pour les inviter personnellement à l'événement.
3. E-mail de confirmation d'inscription : lorsqu'un participant s'est inscrit à l'événement, envoyez un e-mail automatique de confirmation. Dans cet e-mail, suggérez aux inscrits d'inviter leurs collègues et ajoutez un rappel dans leur calendrier.
4. E-mail de rappel 1 semaine avant l'événement : envoyez un e-mail de rappel aux inscrits une semaine avant l'événement pour augmenter le taux de participation.
5. E-mail de rappel 1 jour avant l'événement : 24 heures avant l'événement, envoyez un second rappel pour s'assurer de la présence d'un maximum d'inscrits.
6. E-mail de suivi : une fois l'événement terminé, envoyez un e-mail de remerciement aux inscrits. Partagez la présentation, l'enregistrement et toutes autres ressources utiles.

3. Réseaux sociaux

Faites la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux en créant un visuel ou une vidéo. Demandez aussi aux speakers et à vos équipes de les partager afin d'augmenter la visibilité de l'événement.

Pour inciter le partage sur les réseaux sociaux, vous pouvez créer un kit de promotion avec plusieurs visuels et des messages prérédigés.

4. Invitation calendrier

Pour maximiser la participation de vos invités à votre événement, il est recommandé de créer une invitation Google Calendar ou Outlook, qui sera ajoutée au calendrier des inscrits.

Ceci permettra d'augmenter le taux de participation, car les inscrits ne pourront pas oublier votre événement commercial et seront moins susceptibles d'être invités à d'autres événements ou réunions sur le même créneau.

5. Événement LinkedIn

Vous pouvez aussi créer un événement sur la page LinkedIn de votre entreprise. L'événement LinkedIn est un moyen très facile d'augmenter la visibilité de votre événement commercial et d'en faire la promotion.

Si vous créez un webinar sur Livestorm, vous pourrez même synchroniser les inscriptions sur LinkedIn avec votre événement Livestorm.

6. Bannière sur le site web

Si vous souhaitez générer plus d'inscriptions à votre événement, ajouter une bannière sur votre site web. Tous les visiteurs de votre site pourront ainsi être au courant et s'y inscrire !

7. Vidéo

Créez aussi une vidéo pour faire la promotion de votre événement commercial. Ce format peut être particulièrement intéressant s'il s'agit d'une deuxième édition, car vous pourrez partager des extraits de votre précédent événement, afin d'attiser la curiosité de votre audience.

8. Blog et newsletter

Publiez un article sur votre blog pour faire la promotion de votre événement, notamment si vous avez des lecteurs assidus ! Faites-en également la promotion dans votre newsletter pour toucher un maximum de monde.

9. Campagne de publicité

Si votre équipe a un peu de budget, vous pouvez même faire la promotion de votre événement grâce à des campagnes AdWords ou sur les réseaux sociaux, en fonction de votre cible. Cette tactique peut être très utile s'il s'agit d'un événement payant.

10. Relations presse

Enfin, si vous avez des speakers connus ou comptez annoncer de nouvelles fonctionnalités produit, vous pouvez également songer à inviter des journalistes. Vos annonces produit pourront ainsi être relayées dans les médias après l'événement.

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour organiser et faire la promotion de votre événement commercial. Si vous souhaitez réduire les coûts et toucher plus de monde, Livestorm vous conseille d'organiser ou de retransmettre ces événements à l'aide de webinars. Pour créer votre premier webinar, créez un compte gratuit dès maintenant.