Envoyer un mail d’invitation à un événement : Guide des bonnes pratiques

Vous organisez prochainement une conférence, un webinaire ou un séminaire ?

Le mail d’invitation à un événement est le moyen idéal pour en faire la promotion et assurer un taux d’inscription à la hauteur de vos attentes.

Le mail d’invitation est un élément clé de votre stratégie marketing qu’il vous faut maîtriser, afin d’assurer un nombre de participants suffisant pour faire de votre événement un succès.

Découvrez dans cet article nos conseils pour réussir un mail d’invitation à un événement engageant et efficace, ainsi que des exemples pour vous inspirer.

A quoi sert le mail d’invitation à un événement ?

Un mail d'invitation à un événement sert à convier une personne à participer à une occasion particulière. Il a pour but d'informer l’invité de la tenue de l'événement, de lui transmettre les détails pratiques tels que la date, l'heure, le lieu et le thème de l'événement.

Un mail d'invitation peut également inclure des informations sur la manière de s'inscrire, ainsi que d'autres détails logistiques comme des instructions pour l'accès au lieu.

L’objectif principal d’un mail d’invitation à un événement est d’inciter les invités à s’inscrire. Parcourons désormais les 9 conseils qui vous permettront de réussir le mail d’invitation et de convaincre les invités à se rendre à votre événement.

9 conseils pour réussir votre mail d’invitation à un événement

Le mail d’invitation est la première étape qui vous permettra assez vite de savoir si l'événement que vous organisez est pertinent.

Bien le penser et le concevoir sont donc indispensables.

1. Définir la cible de votre mail d’invitation à un événement

Envoyer l’invitation à la bonne cible est la première clé de succès de votre événement. De cela dépend le taux d'ouverture du mail, de clics et d’inscription.

Pour cibler correctement votre invitation, vous devez être équipé d’un outil CRM qui permet de gérer votre base de données, de l’organiser et d’ajouter des critères dont vous avez besoin lorsque vous organisez des événements.

En effet, selon les objectifs de l’événement, vous identifierez le (ou les) groupe de personnes pertinent à inviter.

Une fois que vous avez identifié votre cible, vous pourrez créer une liste de diffusion personnalisée grâce à votre outil CRM, et sélectionner votre cible selon des critères démographiques :

• la situation géographique
• l’âge
• la profession
• les centres d’intérêts
• …

Ou des critères de cycle de vie du client :

• prospect
• nouveau client
• client actif
• client inactif
• client perdu
• …

Ou des valeurs clients que vous auriez attribuées :

• client bronze
• client argent
• client or
• …

Bien cibler ses invités permet d'obtenir un meilleur taux de réussite à votre événement.

2. Penser l’objet du mail simple et attractif

Nous recevons tous des dizaines de mails chaque jour.

L’objet du mail d’invitation à un événement doit être clair, concis et convaincant. Il doit introduire le sujet, afin de donner envie au destinataire du mail de cliquer et de lire le contenu du mail.

Vous pouvez indiquer dans l’objet le titre de votre événement ou trouver une accroche qui donnera envie d’ouvrir le mail pour connaître la thématique abordée lors de l’événement.

Il ne doit pas dépasser 40 à 50 caractères. Vous pouvez inclure un symbole ou un émoji afin d’améliorer le taux d’ouverture d’environ +15%.

3. Bien identifier l’expéditeur du mail d’invitation

L’expéditeur du mail d’invitation doit être facilement identifiable. Le destinataire doit savoir d’un seul coup d'œil qui lui envoie ce mail.

Indiquez le nom de votre entreprise comme expéditeur. Et si vous avez une personne responsable des événements en interne, connue et reconnue de votre cible, n'hésitez pas à l’ajouter à l’expéditeur. Il pourrait donner plus de poids à l’invitation mail et pousser au clic.

Par exemple : Hugo de Livestorm

Évitez de changer trop souvent votre nom d’expéditeur afin de ne pas perdre vos destinataires et de ne pas nuire au succès de vos événements.

4. Construire le corps du mail d’invitation

Vous avez réussi à convaincre le destinataire d’ouvrir votre mail d’invitation, il vous faut désormais le convaincre de lire votre mail et de s’inscrire à votre événement.

Le corps du mail doit être simple de compréhension. N’y mettez pas trop de texte. Visez plutôt l’impact visuel. Qu’il soit statique ou animé, le visuel capte davantage l’attention qu’un simple texte.

Le haut du corps de mail d’invitation doit contenir :

• votre logo
• le nom de votre événement
• la date et l’heure
• le programme
• les intervenants
• le lien vers une landing page dédiée à l’événement
• le lien vers le formulaire d’inscription

Le destinataire doit pouvoir saisir dès les premières secondes le message que vous souhaitez transmettre.

Le petit plus : ajoutez un lien vers un agenda en ligne qui permet au destinataire d'ajouter l’événement à son agenda.

Détaillez dans les grandes lignes le contenu de votre événement. N’en dites pas trop pour nourrir le suspens. Si vous faites appel à des intervenants prestigieux, nommez-les dans le mail afin de pousser les inscriptions.

Si vous organisez un événement physique, indiquez le lieu. Si c’est un événement en ligne, informez que le lien de connexion sera transmis dans le mail de confirmation d’inscription à l’événement.

5. Encourager le destinataire à s’inscrire

Les mails d’invitation à un événement ont pour objectif de pousser les destinataires à s’inscrire à votre événement.

Le bouton d’action (CTA) a toute son importance. Il doit être visible, coloré et engageant grâce à un verbe d’action :

• Je m’inscris
• Je participe
• Je viens
• Je réserve ma place

Placez-le juste en-dessous des informations clés de votre événement. Il ne doit surtout pas être trop bas dans le corps du mail d’invitation.

Minimiser les étapes qui suivent le clic sur le CTA d’inscription du mail d’invitation. Plus l’inscription sera simple, rapide, et avec un minimum de champs à remplir, plus vous avez de chances d’optimiser vos inscriptions.

6. Personnaliser le mail d’invitation à un événement

Selon les informations dont vous disposez dans votre base de données, vous avez la possibilité de personnaliser le mail d’invitation à un événement :

• dans l’objet : Hugo, inscrivez-vous à la conférence sur les tendances marketing 2024
• commencez votre mail par Bonjour Madame XXX / Bonjour Monsieur XXX

Faites-en sorte que vos invités se sentent uniques et privilégiés d’être invité à votre événement.

7. Travailler le graphisme pour marquer les esprits

Optimisez l'esthétique de vos invitations pour vos événements.

Un visuel attrayant suscite un plus grand intérêt et encourage vos prospects à s'inscrire dès la réception de l'invitation.

Explorez divers formats de mails en intégrant, en plus du texte, des éléments tels que :

• Une vidéo de teasing présentant votre événement
• Des avis et des témoignages de clients ou de participants à des événements antérieurs
• Des citations percutantes de conférenciers
• Un méme ou un gif (à adapter à l'événement bien sûr)...

8. L’importance des mails de rappel

Vous avez lancé votre invitation 2 à 4 semaines avant l’événement, parfait !

Vous pouvez aussi programmer un rappel d’inscription en pensant bien à supprimer les personnes qui se sont déjà inscrites. Votre objet pourrait être “Plus que quelques jours pour vous inscrire à…”.

Et quelques jours avant le Jour J, rappelez l’événement aux inscrits en introduisant l’objet du mail par “J-1”.

Deux ou 3 mails de rappel de l’événement suffisent généralement pour avoir un impact sur la fréquentation. Nous recommandons :

• un mail de rappel à J-1 avant l’événement
• un mail de rappel une heure avant
• un mail de rappel 5 minutes avant.

Incluez dans vos mails de rappel toutes les informations nécessaires pour assister à l’événement : le nom de l’événement, la date, l’heure, le lieu ou le lien de connexion.

9. Tester et mesurer le succès d’un mail d’invitation à un événement

Si vous organisez vos premiers événements, faites des A/B tests afin de mesurer ce qui fonctionne le mieux selon votre cible. Vous pourrez ajuster vos mails d'invitations de futurs événements et être toujours plus performant en termes d’inscriptions.

Voici quelques exemples de tests à réaliser :

• Est-ce que votre audience est plus réceptive à des textes longs ou courts ?
• A un objet long ou court ?
• A un objet vague ou explicite ?
• Est-ce qu’une image incite davantage au clic ?

Dans le cadre d’un mail d’invitation à un événement, mesurer la performance du mail est assez simple. Il vous faudra suivre le nombre d’inscriptions en fonction du nombre de mails envoyés, ainsi que le taux d’ouverture et le taux de clic.

Livestorm pour gérer les mails d’invitation de vos événements en ligne

Livestorm est un logiciel de gestion d’événements en ligne. Si votre entreprise organise des conférences, des séminaires ou tout autre événement à distance, Livestorm saura répondre à tous vos besoins pour faire de votre événement un succès.

Il existe une fonctionnalité intégrée à Livestorm qui permet d’inviter les participants aux événements en créant un mail d’invitation depuis le tableau de bord. Vous pourrez personnaliser ce mail et modifier :

• Le texte du CTA et sa couleur
• Le corps du texte
• Activer ou désactiver certains aspects du mail

L’ajout de variables est également disponible afin de personnaliser le contenu de votre mail d’invitation et de le rendre spécifique.

De nombreux templates de mails sont mis à disposition afin de vous faciliter la vie. Vous n’aurez plus qu’à personnaliser selon votre identité de marque, et pourrez prévisualiser en temps réel grâce au mode de prévisualisation.

Vous pouvez programmer la date et l’heure auxquelles envoyer le premier mail d’inscription, puis les rappels

Son outil de CRM intégré vous permet de gérer vos listes de diffusion et de visualiser si les mails d’invitation ont bien été reçus, qui s’est inscrit et par la suite, qui a réellement participé.

Toujours dans le but d’optimiser les inscriptions, Livestorm met à disposition des templates de pages d’inscription, si vous souhaitez que votre mail d’invitation à votre événement renvoie vers une landing et non tout de suite vers le formulaire d’inscription.

Vous l’aurez compris, Livestorm est votre allié pour la gestion de vos événements en ligne et la création des mails d’invitation !