Rapport d’événement : Guide complet pour analyser et améliorer vos événements en ligne

Vous voulez que vos événements en ligne deviennent référents dans votre domaine d’expertise ? Le rapport d’événement va vous aider à atteindre cet objectif.

Bien plus qu’un simple bilan, il identifie ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour optimiser les suivants.

Découvrez notre guide complet pour construire vos rapports d’événements et en faire des outils précieux sur lesquels vous appuyer.

Qu’est-ce qu’un rapport d'événement ?

Un rapport d'événement est un outil stratégique qui regroupe toutes les infos essentielles pour évaluer l’impact de votre événement, qu’il soit en ligne, en présentiel ou hybride.

A quoi sert-il concrètement ? Premièrement, à mesurer l’efficacité globale de l’événement.

Par exemple, si votre taux de participation a explosé ou si vos sondages en direct ont fait un carton, ce sont des données à valoriser. Il aide aussi à pointer du doigt les axes d’amélioration. Peut-être qu’un problème technique a frustré vos participants, ou que l’une des parties était bien trop longue et a fait perdre l’attention de trop de participants.

L’objectif ultime d’un rapport d'événement et de se nourrir de tous les apprentissages possible du précédent pour être en amélioration continue pour les prochains. Grâce à une analyse claire et précise, vous pouvez affiner vos stratégies, tester des formats plus engageants, ajuster les temps de parole, affiner la cible conviée…

Imaginons que votre webinaire ait attiré beaucoup d’inscrits, mais que seulement une poignée ait réellement participé. Cela peut signaler un créneau horaire mal choisi ou un sujet qui n’a pas su captiver votre audience.

Pourquoi le rapport est essentiel pour les événements en ligne ?

Les événements en ligne se distinguent fortement des événements physiques, notamment quand il s’agit de suivi et d’analyse.

Là où un salon ou une conférence classique se base souvent sur des ressentis (l’ambiance, les discussions informelles), les événements virtuels permettent de collecter des données très précises.

Avec des outils comme Livestorm, vous pouvez suivre des métriques tels que le temps moyen de connexion, le nombre de messages dans le chat ou encore le taux de clics sur un appel à l’action. Ces données sont riches pour évaluer l'engagement des participants et voir si vos objectifs ont été atteints.

Prenons un exemple concret : vous organisez un webinaire pour présenter un nouveau produit. Votre rapport d’événement vous apprend que 70 % des participants se sont déconnectés après votre démonstration principale.

Ce chiffre vous indique que la partie suivante n’était pas assez engageante ou pertinente. En revanche, si vous voyez une forte interaction lors de la session de questions-réponses, c’est le signe qu’il faudrait prévoir davantage d’échanges interactifs dans vos futurs événements.

Les rapports permettent aussi de comparer vos événements dans le temps. Vous pouvez repérer des tendances : une augmentation du taux de participation grâce à une meilleure campagne de promotion avant l’événement ou un contenu qui mieux adapté aux attentes de votre audience.

Les éléments clés d’un rapport événement

Avant de vous plonger dans les données et les analyses, il est essentiel de poser le décor et de rappeler le contexte et les objectifs.

Recontextualiser l’événement et ses objectifs

Un rapport événement ne se limite pas à un simple tableau de chiffres. Il commence toujours par un rappel du contexte : quel type d’événement virtuel a été organisé (webinaire, conférence en ligne, démo produit, etc.), quel était son thème, qui était le public cible, et surtout, quels étaient les objectifs.

Par exemple, pour un webinaire consacré au lancement d’un nouveau produit, l’objectif principal était peut-être de générer des leads qualifiés ou d’augmenter la notoriété de votre marque. Ce petit détour contextuel en début de rapport, aide à mieux relier les résultats obtenus avec les objectifs du départ.

Les KPI’s quantitatifs : des indicateurs factuels

Passons au cœur de l’analyse d’un rapport d’événement : les KPI’s (indicateurs de performance). Ils permettent de mesurer des aspects concrets et mesurables de l’événement. Voici les KPI’s quantitatifs incontournables à intégrer dans un rapport d’événement :

1. L’engagement des participants

On mesure ici à quel point vos participants ont été actifs. Combien de temps en moyenne ont-ils passé sur l’événement ? Ont-ils posé des questions, voté dans des sondages ou utilisé des fonctionnalités comme les Q&A ?

Un bon niveau d’engagement est souvent le signe d’un contenu qui a retenu l’attention.

Notre astuce : Avec le calculateur du score d’engagement de Livestorm, connaître le niveau d’engagement de vos événements en ligne est un jeu d’enfant !

2. Le taux de participation

Combien de personnes inscrites ont réellement participé à votre événement ? Si cet indicateur dépasse par exemple les 60 %, vous pouvez vous féliciter. Vous avez réussi à attirer, le sujet et la promotion de votre webinaire ont été impactants.

Sinon, il est peut-être nécessaire de revoir vos stratégies d’engagement pré-événement (rappels, teasers, etc.) pour vos prochains webinaires.

Pour savoir comment les webinaires de votre entreprise se situent selon votre domaine d’activité, consultez notre rapport Statistiques de Webinars.

3. Le taux de conversion

Pour les événements avec un objectif marketing ou commercial, le taux de conversion est un KPI clé.

Il mesure combien de participants ont réalisé une action attendue : télécharger un contenu, demander une démonstration ou un rendez-vous, ou même passer commande.

Si le taux de conversion est faible, cela peut indiquer que le contenu ou l’appel à l’action n’étaient pas assez alignés avec les attentes.

4. La satisfaction des participants

Mesurée via des enquêtes post-événement, la satisfaction donne une idée générale de l’expérience vécue.

Vous pouvez demander aux participants de noter l’événement ou de répondre à une question comme : "Recommanderiez-vous cet événement ? Si oui, pourquoi / Si non pourquoi".

Ces données servent à calculer le fameux Net Promoter Score (NPS), une référence pour évaluer l’impact global.

Les KPI’s qualitatifs : la voix des participants

Les KPI’s qualitatifs apportent une dimension plus nuancée à l’analyse, car on ne parle pas de chiffres, mais de retours humains. Ces insights sont précieux pour comprendre les ressentis et les attentes des participants, au-delà des chiffres.

1. Les retours d’expérience

Vous pouvez récolter ces infos via des enquêtes post-événement. Des questions ouvertes comme "Qu’avez-vous aimé ?" ou "Que pourrions-nous améliorer ?" permettent de mettre en lumière des points forts et des axes d’amélioration.

Ce sont souvent ces détails qui feront toute la différence pour vos prochains événements.

2. L’analyse des commentaires

Ne sous-estimez pas ce que les participants écrivent dans le chat ou dans leurs feedbacks. Ces messages contiennent souvent des idées pour rendre l’événement plus interactif ou des remarques constructives.

Par exemple, si plusieurs personnes suggèrent des sessions plus courtes, c’est peut-être un point à creuser pour fidéliser les participants et en attirer de nouveaux lors d’un prochain webinaire.

Comment créer un rapport événement efficace ?

Pour qu’un rapport événement soit vraiment utile et percutant, il faut s’appuyer sur les bons outils, le structurer avec soin, et le rendre agréable à lire grâce à des visuels clairs.

Choisir les bons outils pour simplifier la création de votre rapport

Rassembler toutes les données d’un événement peut vite devenir un casse-tête, surtout si vous avez beaucoup de participants ou d’interactions. Heureusement, des outils comme Livestorm, logiciel d’événements en ligne tout-en-un, sont là pour simplifier le processus.

Ces plateformes spécialisées automatisent une grande partie du travail, dont la collecte des données. Livestorm met à disposition un tableau de bord de l’événement pour lequel vous avez le choix entre plusieurs KPI’s :

• nombre d’ouvertures du mail d’invitation
• nombre d'inscrits
• nombre de participants
• nombre d’absents
• nombre de personnes ayant visionné le replay
• nombre de messages / questions / sondages
• membres de l'équipe
• intervenants externes
• nombre de sessions
• date de création
• durée moyenne
• etc...

Aussi, vous disposez d’un tableau de bord des participants qui affiche toutes les données liées aux inscrits d’un webinaire, accompagnées d’un graphique sur la progression des visites et inscriptions. Un entonnoir des participants permet de visualiser facilement le nombre d’inscrits par rapport aux participants réels. Vous pouvez filtrer les données par session (passée ou à venir) pour obtenir des graphiques détaillés : évolution des inscriptions ou des connexions en temps réel.

Les tableaux de bord Livestorm offrent une vue claire et précise de l’engagement et de la participation, essentiels pour analyser le succès de votre événement.

Les avantages de ces solutions sont nombreux :

• Centralisation des données : Toutes vos informations sont regroupées au même endroit.
• Analyses en temps réel : Vous pouvez visualiser rapidement ce qui fonctionne ou non, et ajuster si nécessaire.
• Rapports professionnels prêts à partager : Vous obtenez des documents soignés, faciles à comprendre pour vos équipes ou vos clients.

Structurer un rapport en trois étapes clés

Un rapport événement efficace repose sur une structure claire et bien pensée. Voici les 3 étapes indispensables pour garantir un rendu de qualité.

1. Collecter les données

La première étape consiste à réunir toutes les informations nécessaires. Réunissez à la fois des données quantitatives et des données qualitatives. Plus vos données sont précises, plus votre analyse sera pertinente.

2. Mettre en forme des résultats

Un bon rapport événement doit être agréable à lire et facile à comprendre. Organisez vos données par grandes thématiques ou par indicateur.

Par exemple, commencez par les chiffres globaux comme le nombre de participants ou leur taux de satisfaction, puis détaillez ensuite des aspects spécifiques comme l’engagement et les retours qualitatifs.

3. Analyser et interpréter les tendances

C’est lors de cette étape que tout prend sens. Prenez le temps d’analyser et d'identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Par exemple, si le taux de participation est élevé mais que l’engagement est faible, que pouvez-vous en déduire ?

L’importance des visuels dans un rapport d’événement

Un rapport sans visuel manque de vie. Les éléments visuels rendent vos données beaucoup plus digestes et mettent en lumière les points clés lors de la présentation d’un rapport événement.

Les graphiques (camemberts, histogrammes, courbes) sont utiles pour visualiser des indicateurs comme la répartition des participants par région ou l’évolution de l’engagement au fil du temps. Les tableaux servent à comparer des données brutes, comme les KPI’s de plusieurs événements.

Astuce : utilisez des couleurs pour simplifier la lecture. Un graphique avec des zones en vert pour les succès, en rouge pour les points à améliorer, permet de tout comprendre en un coup d’œil.

Pour créer ces visuels, vous n’avez pas besoin d’être graphiste. Des outils comme Canva, Excel ou encore les options intégrées dans Livestorm permettent de produire des graphiques et tableaux clairs et professionnels.

Exploiter le rapport d’événement pour améliorer vos futurs événements

Un rapport d’événement n’est pas qu’un simple bilan. Il doit servir à vos prochains événements pour les rendre toujours plus performants. Pour cela, les points forts et les axes d’amélioration doivent ressortir car c’est là-dessus que vous vous baserez pour ajuster votre stratégie de marketing événementiel.

Ensuite, partagez ce rapport avec les parties prenantes : votre équipe, vos responsables, vos clients ou vos partenaires. Présentez les résultats de manière claire et visuelle pour en maximiser l’impact.

Les conclusions du rapport d'événement sont semblables à un plan d’action concret. Fixez des priorités, définissez des étapes et suivez leur mise en œuvre.

Avec un rapport bien exploité, chaque événement devient une opportunité d’amélioration continue.