Compte-rendu de réunion : Conseils de rédaction + Exemples

Les employés d'une grande entreprise assistent en moyenne à 18 réunions par semaine et le temps passé dans ces réunions représenterait une dépense d'environ 25 000 dollars par employé et par an. Autant dire qu'il vaut mieux que vos réunions soient efficaces !

Pour améliorer l'efficacité et le suivi de vos réunions, vous pouvez rédiger un compte-rendu. Mais par où commencer ? Suivez nos explications pas à pas !

Qu'est-ce qu'un compte-rendu de réunion ?

Caractéristiques du compte-rendu de réunion

Le compte-rendu de réunion doit comporter certains éléments bien précis :

• Le titre ou l'objet de la réunion
• La date, l'heure et le lieu de la réunion
• Les participants à la réunion (en indiquant ceux qui ont été présents ou absents)
• Les destinataires du compte-rendu
• Un résumé objectif et neutre des échanges (avec les décisions prises ou les actions affectées aux participants, avec une date de réalisation)
• Une conclusion
• Le nom du rédacteur du compte-rendu et son titre professionnel

2 exemples et modèles de compte-rendu de réunion

Découvrez ci-dessous deux exemples et modèles de compte-rendu de réunion :

1. Exemple 1 | Modèle 1
2. Exemple 2 | Modèle 2

Faites une copie du Modèle sur GoogleDoc pour créer votre propre compte-rendu.

Pourquoi faire un compte-rendu de réunion ?

Le compte-rendu de réunion est un outil très utile, car il permet de partager des informations à différentes personnes, sans qu'ils aient besoin de participer à la réunion. Découvrez ci-dessous quels sont les objectifs et les avantages des comptes-rendus de réunion.

Objectifs et avantages des comptes-rendus

Rédiger un compte-rendu de réunion peut parfois paraître chronophage, mais ce document a plusieurs objectifs :

• Aligner toutes les personnes concernées par l'objet de la réunion
• Informer les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion
• Garder une trace des discussions pour s'y référer plus tard
• Acter des décisions ou des actions à prendre

Inconvénients des comptes-rendus de réunions

Bien que les comptes-rendus de réunions présentent plusieurs avantages, ils peuvent également avoir quelques inconvénients :

• Il faut désigner un rédacteur, qui sera responsable de la création du compte-rendu
• La création d'un compte-rendu de réunion prend un certain temps
• Il faut que le compte-rendu soit reçu et lu pour être réellement utile
• Il peut être redondant si la réunion est enregistrée

Si votre réunion se tient en ligne, il peut être plus facile d'utiliser des outils de transcription ou d'envoyer l'enregistrement automatiquement à tous les inscrits.

Comment rédiger un compte-rendu de réunion ?

La rédaction d'un compte-rendu de réunion ne doit pas être improvisée. En effet, le compte-rendu de réunion est un document structuré qui doit respecter certaines règles. Découvrez dans cette section toutes les étapes pour rédiger un compte-rendu de réunion dans les règles de l'art.

Désignez le rédacteur du compte-rendu

Dans certaines entreprises, les secrétaires ou assistants de direction sont chargés de cette tâche. Mais si vous n'avez pas la chance d'avoir ces personnes dans votre équipe, vous devrez désigner un responsable parmi les participants à la réunion, qui sera chargé de prendre des notes, puis de rédiger le compte-rendu.

Prenez des notes durant la réunion

Le rédacteur devra prendre des notes durant la réunion pour ne pas oublier les différents éléments de discussion.

Astuce : si la réunion a lieu en ligne, activez la fonctionnalité de transcription de votre logiciel de visioconférence et enregistrez la réunion.

Ajoutez les informations clés dans le compte-rendu

Le compte-rendu de réunion doit comporter de nombreux éléments pour être complet. Ajoutez tous les éléments listés ci-dessous à votre compte-rendu.

1. Titre ou objet de la réunion

En haut du document, ajoutez le titre et/ou l'objet de la réunion. Pas besoin de vous creuser la tête, utilisez simplement le titre de l'invitation à la réunion.

2. Date, heure et lieu

En dessous du titre, ajoutez la date, l'heure et le lieu de la réunion. Ces éléments sont d'autant plus importants si votre entreprise rédige de nombreux comptes-rendus de réunions. La date permettra de classer les comptes-rendus par ordre chronologique.

3. Participants

Ajoutez ensuite le nom, et éventuellement le titre professionnel, des participants à la réunion. La liste des participants donnera un contexte important aux lecteurs du compte-rendu, qui pourront comprendre la direction des échanges.

À côté du nom des participants, indiquez s'ils ont assisté à la réunion. Pour ceci, il existe un code bien spécifique :

• Utilisez "présent" pour ceux qui ont assisté à la réunion
• Utilisez "excusés" pour ceux qui y ont été conviés, mais n'ont pas pu y assister

Pour mieux structurer la liste des participants, créez un tableau : ajoutez le nom des invités dans la première colonne et leur présence dans la seconde. Si votre compte-rendu concerne une réunion officielle (par exemple, une réunion avec des représentants des salariés ou un comité d'entreprise), ajoutez une troisième colonne dans laquelle les participants pourront apposer leur signature.

4. Destinataires

Même si de nombreux modèles n'incluent pas cet élément, vous pouvez indiquer les destinataires du compte-rendu. Cela peut être aussi simple que d'ajouter une phrase indiquant : "À l'attention du personnel".

5. Résumé des échanges

Ajoutez ensuite la section la plus importante du compte-rendu : le résumé des échanges. Le rédacteur devra rédiger un compte-rendu clair, concis et neutre.

En effet, le rédacteur ne devra pas laisser transparaître ses opinions dans le compte-rendu. Il est recommandé d'employer la voie passive afin de rester le plus factuel possible.

Astuce : Si un ordre du jour de réunion a été créé au préalable, le rédacteur du compte-rendu pourra s'en servir pour structurer son document.

6. Conclusion

Utilisez la conclusion du compte-rendu pour mettre en avant les décisions prises, ainsi que les actions qu'il reste à mener. Gardez la conclusion courte : 3 lignes au maximum.

7. Nom du rédacteur

Enfin, à la fin du compte-rendu, le rédacteur devra ajouter son nom, son titre et, si nécessaire, sa signature. Cela donnera plus de contexte, au cas où le compte-rendu ne soit pas complètement impartial.

Validez le compte-rendu

Une fois que le compte-rendu a été rédigé, il doit être envoyé aux participants de la réunion. Ils devront le valider, avant qu'il soit transmis à l'ensemble du personnel. Si le compte-rendu a été rédigé par un secrétaire ou un assistant de direction, cette étape ne sera pas forcément nécessaire.

Partagez le compte-rendu

Une fois validé, envoyez-le à ses destinataires. Essayez de partager le compte-rendu le plus rapidement possible (au maximum 48 heures après la réunion).

Archivez le compte-rendu

Enfin, n'oubliez pas d'archiver le compte-rendu dans un dossier partagé auquel vos collaborateurs ont accès, pour qu'ils puissent s'y référer à tout moment.

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour rédiger efficacement un compte-rendu de réunion. Pour aller plus loin, téléchargez cet e-book pour découvrir comment briser la glace avec les participants à votre réunion.

Rédaction du compte-rendu : 5 astuces pour gagner du temps

Pour éviter que la rédaction du compte rendu ne soit trop fastidieuse, nous avons quelques astuces à vous partager.

1. Préparez un modèle de compte-rendu

Créez un template de compte-rendu qui inclut la structure de base. Vous n’aurez ainsi plus qu’à remplir les sections lors de chaque réunion.

2. Appuyez-vous sur l’ordre du jour

Si l’ordre du jour est clair et structuré, il peut aisément servir de base au compte-rendu. Notez les échanges directement sous chaque point abordé pendant la réunion. Vous n’aurez plus qu’à faire le tri et réécrire si besoin avant de l’envoyer à tous les participants.

3. Utilisez des outils en ligne

Cela peut sembler basique, mais on compte encore de nombreux adeptes du crayon papier.

Des outils en ligne comme Notion, Evernote ou Google Docs permettent de prendre des notes en temps réel et de les transformer rapidement en compte-rendu.

Certains logiciels de visioconférence proposent également des fonctionnalités de transcription automatique. Par exemple, Livestorm propose la transcription pour transformer un enregistrement audio ou vidéo en un texte écrit. Gain de temps assuré !

4. Collaborez avec l’équipe

Si les réunions sont complexes et riches en échanges, partagez la responsabilité de la rédaction du compte-rendu avec d’autres participants. Chacun peut se concentrer sur une partie spécifique de la réunion pour faciliter la rédaction finale et alléger la charge de travail.

5. Priorisez les informations clés

Tout ne doit pas figurer sur un compte-rendu de réunion.

Concentrez-vous sur les décisions, les actions et les points critiques de la réunion.

6. Faites appel à une agence de rédaction de compte-rendu

Selon le type de réunion, rédiger un compte-rendu peut être réellement fastidieux. Pour les réunions importantes qui peuvent durer plusieurs heures, comme les réunions de COPIL, COMEX ou encore de CSE, les agences de rédaction de compte-rendu pourront vous mettre à disposition un rédacteur de PV et compte-rendu dont c’est le métier.

Ainsi, vous êtes certains qu’aucune information importante ne passe à la trappe !

Les erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’un compte-rendu

Même si rédiger un compte-rendu peut sembler simple, on observe des erreurs fréquentes qui peuvent en réduire l’efficacité.

1. Manque de clarté et de structure

Un compte-rendu confus ou mal structuré risque de perdre les lecteurs.

Les informations doivent être organisées de manière logique et cohérente, en suivant une structure standard (titre, date, participants, résumé, décisions, actions) et/ou le déroulé de la réunion retranscrite. Cela permet aux lecteurs de mieux se remémorer les moments forts de la réunion.

2. Omission d’informations clés

N’oubliez pas d’inclure les détails essentiels comme les décisions prises (et par qui si cela est nécessaire), les responsabilités assignées et les échéances.

Un compte-rendu incomplet peut provoquer des malentendus et des retards dans les livrables.

3. Trop de détails inutiles

Rédiger un compte-rendu trop long ou incluant des informations non pertinentes décourage la lecture et peut vite perturber la concentration. Si le lecteur perd le fil, c’est que le compte-rendu comporte trop de détails qui n’apportent rien.

Privilégiez les faits essentiels et résumez les échanges.

4. Absence de neutralité

Un compte-rendu doit être objectif. Le rédacteur ne doit en aucun cas y apporter son point de vue, ses opinions personnelles ou des formulations biaisées qui pourraient influencer les lecteurs.

5. Distribution tardive

Un compte-rendu qui arrive trop tard perd de sa pertinence. Partagez-le dans les 48 heures suivant la réunion pour maintenir l’élan.