Top 20 des outils de communication interne en entreprise

L’organisation d’une entreprise ne peut se faire sans une bonne communication interne. Celle-ci améliore les performances des employés et rend les conditions de travail plus agréables.

Elle se caractérise par un ensemble d’action ayant pour but de véhiculer l’information parmi les collaborateurs.

Découvrez dans cet article les 15 meilleurs outils de 2023 pour réussir votre communication interne.

Pourquoi la communication interne est-elle importante ?

La notion de communication interne renvoie au partage d'informations dans une entreprise.

Elle assure aux employés les bonnes conditions de travail. Elle se donne pour objectif de les informer sur ce qui se passe au sein des départements et entre ses collègues.

Il existe au moins 13 raisons expliquant l’importance d’une communication interne dans une société :

• Elle rend les salariés plus productifs ;
• Elle engage les salariés ;
• Elle améliore leur expérience au travail ;
• Elle véhicule des informations précises et pertinentes ;
• Elle permet de véhiculer la vision et les buts de la société ;
• Elle renforce la culture d’entreprise ;
• Elle favorise le passage à l’action ;
• Elle se concentre sur les points importants à respecter ;
• Elle renforce l’esprit d’équipe dans des situations de crise ;
• Elle facilite le changement et les transformations au sein de l’entreprise ;
• Elle instaure une communication employeur/employés et inversement ;
• Elle se fait ambassadrice de l’entreprise ;
• Elle devient un porte-parole en cas d’internationalisation.

Il est donc important de connaître (et surtout d’utiliser) les bons outils de communication en interne.

Les formes de communication interne

Il existe 3 formes de communication interne :

• La communication motivationnelle, communication descendante, qui vise à renforcer la motivation des équipes.

Les informations sont diffusées par la Direction vers les salariés et peuvent porter sur les résultats, les victoires de l'entreprise ou des décisions stratégiques.

La communication motivationnelle créer une relation de confiance et encourage les salariés à s'investir et s'engager dans la vie de l'entreprise.

• La communication opérationnelle est une forme de communication bidirectionnelle dont l'objectif est d'optimiser les processus de travail à la fois en communiquant des consignes claires (les managers) et en prenant en compte les retours d'expérience (les salariés).

Dans un sens, les équipes de management qui diffusent les directives et accompagnent les salariés vers les objectifs à atteindre.

Et dans l'autre sens, les salariés expriment leurs opinions tout en suggérant des pistes pour améliorer et renforcer la communication interne.

• La communication interpersonnelle ne fait pas intervenir l'échelle hiérarchique. Les salariés échangent entre eux verticalement et horizontalement.

Ce sont les interactions du quotidien qui permettent de mener à bien les missions, de renforcer la cohésion d'équipe et de résoudre des conflits potentiels.

20 outils de communication interne à utiliser en 2023

1. La newsletter d’entreprise

Elle prend la forme d'un mail envoyé aux collaborateurs à une fréquence plus ou moins régulière. Incarnation de la voix de l’entreprise, elle peut adopter un ton plus ou moins formel, décalé, … selon l'identité de l'entreprise.

C’est un outil que vous connaissez sans doute déjà en ce qui concerne la génération de leads et la fidélisation des clients. Vous pouvez aussi vous en servir comme d’un outil de communication en interne.

Vous pouvez regrouper les informations importantes et les transmettre facilement aux équipes.

C’est un support pratique pour faire part des modifications au sein de l’entreprise.

La newsletter peut parler de la vie en entreprise, des changements à venir, de la sortie d’un nouveau produit, …

2. La messagerie instantanée

Grâce à la messagerie instantanée, les collaborateurs bénéficient d’un lieu d’échange interactif. Pour autant, cela nécessite moins de disponibilité qu’un échange téléphonique.

Au sein de la messagerie instantanée, les fils de conversation sont très pratiques. Ils permettent de regrouper toutes les conversations d’une même thématique.

Prenez l’exemple de Slack. Vous pouvez créer un canal « marketing », « création de contenu », ou pourquoi pas « machine à café » pour les discussions moins formelles.

3. Un outil de visioconférence

Un outil de visioconférence permet de garder le lien en cas de télétravail. Cet outil de communication interne d’entreprise est devenu indispensable depuis la pandémie de COVID-19.

Un outil comme Livestorm présente plusieurs avantages appréciables :

• Un sentiment d’immersion rendu possible grâce à la vidéo et à l’audio HD ;
• Des réunions de travail facilitées malgré l’éloignement géographique ;
• Une simplicité d’utilisation qui renforce la productivité des participants ;
• Le choix d’arrière-plans stimulants ;
• La possibilité de se servir de cet outil pour plusieurs tâches (enregistrement de webinars, formations de clients, cours en ligne, …)

4. Un outil de réalisation de sondage

Le sondage interne a remplacé la célèbre boîte à idées. Il permet en effet de regrouper les réponses des équipiers et de faciliter leur gestion. Pour une communication d’entreprise réussie, les sondages peuvent aborder plusieurs thèmes :

• Les activités de l’entreprise ;
• Les projets à court, moyen et long terme ;
• L’organisation ;
• Les suggestions pour le prochain team building, …

5. Le réseau social d’entreprise

Au quotidien, les réseaux sociaux permettent à des étrangers de briser facilement la glace. Au sein de l’entreprise, les réseaux sociaux deviennent des espaces de communication privilégiés. Leur dimension collaborative est très marquée. Cette caractéristique en fait un outil plus qualitatif que l’intranet.

6. L’application intranet mobile

L’intranet traditionnel ne suffit plus. Vos collaborateurs sont devenus plus mobiles. Les outils de communication en interne doivent suivre.

Avec une application intranet mobile, vos équipes se connectent quand elles le veulent, et où elles le veulent.

Si certains des collaborateurs sont parfois en télétravail ou en déplacement (en France ou à l’étranger), cette application s’avère indispensable.

En effet, lorsque le télétravail fait partie du quotidien, il faut s’assurer que les collaborateurs ont tout le matériel nécessaire à leur disposition.

7. Un outil de documentation collaboratif

Pour réussir votre communication interne, un outil de documentation collaboratif est nécessaire. Les collaborateurs peuvent s’en servir pour partager des informations. Ce type d’outil facilite le travail d’équipe. C’est d’autant plus vrai lorsque celle-ci sont en télétravail ou en déplacement.

Notion vous permet de partager des documents avec tous les employés. Il est aussi possible de ne partager certains documents qu’avec certaines personnes. Avec Notion, vous pouvez :

• Créer des calendriers pour chaque projet ;
• Créer des roadmaps avec toutes les étapes de chaque projet ;
• Lister les tâches à faire de chaque équipe, …

8. Un espace vidéo

Voyez l’espace vidéo comme un répertoire des vidéos internes et externes de votre société.

Les vidéos constituent un des meilleurs outils de communication en interne. Elles retiennent plus facilement l’attention qu’un mail. Vous pouvez par exemple les utiliser pour :

• Interviewer des équipiers ;
• Diffuser des formations ;
• Diffuser un message du CEO ,…
• Présenter la culture d’entreprise à travers un court-métrage original et dynamique,…

Sachez que vous pouvez utiliser un logiciel de vidéoconférence collaboratiif pour héberger ce genre de supports.

9. La signature mail

La signature mail véhicule un message bien précis. Elle représente l’image de marque de l’entreprise. Elle se veut cohérente avec la nature de celle-ci. Avec la newsletter interne, le mail représente un des outils les plus sollicités par les entreprises.

La signature mail se caractérise par plusieurs éléments :

Utiliser un outil de gestion de projet ou de planning facilite permet en effet de réaliser les tâches suivantes :

• Créer une tâche et l’attribuer à un équipier ;
• Donner une échéance à chaque tâche ;
• Gérer les ressources ;
• Gérer le budget ;
• Noter les tâches comme terminées, …

11. Un outil d’onboarding numérique

Un outil d’onboarding digital est désormais une pièce maîtresse d’une communication en interne réussie. L’onboarding désigne le processus par lequel les entreprises intègrent leurs nouveaux talents facilement et en toute sécurité à leurs équipes.

L’outil d’onboarding facilite la transmission des informations. En interne, les échanges gagnent en fluidité. L’accueil des collaborateurs est marqué à chaque nouvelle arrivée, et chacun peut se sentir intégré dès le départ.

Un outil comme Hibob permet notamment de :

• Moderniser votre entreprise ;
• Nouer des liens entre l’entreprise et les nouveaux arrivants ;
• Véhiculer des messages de fidélisation ou à but stratégique,…

12. L’affichage

Un affichage interne est peu onéreux. Il permet de partager avec les équipes des informations liées à la vie de l’entreprise. L’affichage concernant :

• L’inspection du travail ;
• La médecine du travail ;
• Les consignes de sécurité et le nom des responsables de l’évacuation en cas d’alerte incendie ;
• Les zones constituant à danger, …

est obligatoire dans les entreprises d’une certaine taille.

Il est conseillé d’installer ces affiches ou des écrans dynamiques dans des lieux de passage. Le hall d’entrée, les salles de réunion ou la cafétéria sont des endroits privilégiés.

Pour que le message passe bien, il est conseillé de rédiger des messages forts et d’intégrer des visuels qui attirent l’œil.

13. Un portail RH

Le portail RH est l’un des outils de communication interne sous-estimé. En effet, il redonne ses lettres de noblesse à un service qui n’est pas toujours très apprécié.

Il est possible au travers du portail RH de faire circuler la culture d’entreprise. C’est l’outil idéal pour renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté.

Les ressources humaines utilisent cet outil pour réaliser différentes actions :

• Partager des informations essentielles ;
• Annoncer l’arrivée de nouveaux talents et le départ d’autres équipiers ;
• Transmettre les chiffres de l’entreprise ;
• Proposer des offres d’emploi, …

14. Les notifications

Les notifications encouragent les échanges entre les équipiers. Elles leur permettent d’être tout de suite avertis des éléments suivants :

• Les nouvelles discussions ;
• La clôture d’un projet ;
• La mise en ligne d’une nouvelle newsletter ;
• Une nouvelle fonctionnalité d’un outil utilisé au quotidien, …

Les employés sont au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise.

15. Un centre d’offres d’emploi

À partir de l’intranet, il est possible de créer plusieurs espaces distincts. L’un deux peut concerner la newsletter et un autre les offres d’emploi.

Grâce à cet espace, les employés voient leur mobilité renforcée au sein de la société. Et c’est aussi une solution très efficace pour dénicher de nouveaux talents !

Notez que les employés peuvent solliciter leur propre réseau pour trouver leurs futurs collaborateurs.

16. Le podcast interne

Le podcast est un outil de communication tendance apprécié par beaucoup.

En usage interne, vous pouvez partager les nouvelles de l'entreprise, des interviews des dirigeants ou de certains métiers experts, des success stories...

Le podcast est engageant et facilement accessible pour tous les salariés d'une entreprise.

17. Le café virtuel ou physique

Organisez des sessions de café virtuel ou en réel quand cela est possible, pour permettre aux employés de se rencontrer et d'échanger.

Ce mode de communication est particulièrement intéressant pour les équipes en télétravail afin de les aider à maintenir un lien social et de renforcer l'esprit d'équipe.

18. Le petit déjeuner du Directeur

En tant que Directeur ou Responsable d'une Direction, offrez un moment privilégié aux équipes de toute l'entreprise.

Par exemple, chaque mois, vous visitez pendant une heure une équipe différente et partagez un petit déjeuner.

Ce temps permet aux employés de rencontrer le Directeur et les équipes managériales, et vice versa, de manière informelle et conviviale.

Ce type de communication favorise un sentiment de proximité, de transparence et d'appartenance à l'entreprise.

19. Le webinaire à la demande

Le webinaire à la demande à destination de l'interne est un excellent moyen de communication.

A la façon des podcasts, enregistrez vos webinaires sur les actualités de l'entreprise, les nouveaux projets, les succès, les nouvelles recrues, les projets RSE...

Faites intervenir des experts puis partagez les webinaires via une newsletter, un email ou encore l'intranet.

En créant une série de webinaires, vous créez des rendez-vous avez les salariés.

20. Les forums de discussion interne

Les forums permettent aux employés de poser des questions, partager des idées et discuter de divers sujets en dehors des canaux de communication traditionnels.

Ils favorisent l'échange de connaissances et la collaboration inter-départements.

Livestorm comme outil de communication en interne

Livestorm est un logiciel de gestion des événements en ligne qui permet d'améliorer la communication interne des entreprises grâce aux webinars et réunions en ligne.

En effet, si vos équipes sont réparties en plusieurs lieux géographiques ou que des salariés sont en télétravail alors même que vous organisez une réunion virtuelle, un séminaire d'entreprise ou une All Hands Meeting, Livestorm vous permet de réunir tout le monde autour d'un évenement en ligne.

Réunissez les équipes tout en veillant à la sécurité des données et en permettant à chacun de participer et d'interagir facilement. Pour cela, plusieurs fonctionnalités pour les webinars sont disponibles telles que :

• le chat
• le upvote
• les breakout rooms
• les émojis
• la main levée pour demander la parole
• le partage de fichiers
• le partage d'écran
• les questions - réponses