15 règles pour organiser et animer une réunion de travail

Selon une étude publiée sur Les Échos, un employé d'une grande entreprise assiste en moyenne à 17,7 réunions par semaine. Alors avec autant de réunions de travail, il vaut mieux qu'elles soient efficaces pour ne pas perdre de temps !

Dans cet article, vous découvrirez comment organiser et animer vos réunions de travail de A à Z.

Qu'est-ce qu'une réunion de travail ?

Différents types de réunion de travail

Il existe de nombreux types de réunions de travail. Elles peuvent être différentes en fonction de leurs objectifs, des participants, ou de son organisateur.

Voici ci-dessous quelques exemples de réunions de travail :

• Réunion d'information
• Brainstorming
• Réunion commerciale
• Formation
• Réunion d'équipe
• Réunion de crise
• Réunion de projet
• Stand-up meeting

Avantages et objectifs des réunions de travail

Sans tomber dans les travers de la "réunionite aiguë", rassembler plusieurs collègues ou équipes au sein d'une réunion de travail peut avoir plusieurs objectifs. Les réunions de travail favorisent :

• La transmission d'informations
• La coordination de projets
• La discussion en groupe pour trouver des idées ou des solutions
• La prise de décision

Pour qu'une réunion de travail soit efficace, il faut informer ses participants de son objectif final. Pour guider les discussions, vous pouvez aussi créer au préalable un ordre du jour de réunion.

5 conseils pour préparer une réunion de travail

Découvrez quelles sont les étapes à suivre pour préparer votre réunion de travail.

1. Définir les objectifs de la réunion

Avant d'organiser votre réunion, il est important de déterminer si elle sera réellement utile. Pour vous aider, posez-vous les questions suivantes :

• Pourquoi est-il nécessaire d'organiser la réunion ?
• Quel résultat devra émaner de la réunion ? (prise de décision, partage d'information, etc.)
• Serait-il possible d'arriver au même résultat par e-mail ou téléphone ?

Astuce : pour éviter d'organiser des réunions inutiles, faites un rapide calcul en additionnant les salaires horaires moyens des participants et gardez en tête le temps et l'argent que cette réunion coûtera à l'entreprise. Cette astuce devrait vous permettre de décupler la productivité de vos réunions !

2. Limiter le nombre de participants

Invitez vos collègues qui pourront contribuer à la discussion de manière pertinente. Mais attention à ne pas inviter trop de participants, surtout si l'objectif de la réunion est centré sur la discussion et la prise de décision.

En effet, si vous invitez 8 participants à une réunion d'une heure, chaque participant n'aura que 7 minutes de temps de parole. Pour une réunion de 30 minutes avec le même nombre de participants, ils n'auront que 3 minutes de temps de parole chacun. Alors, choisissez vos participants avec parcimonie !

3. Limiter la durée de la réunion

Évitez de créer une réunion trop longue, car selon une étude, le temps maximum de concentration des cadres en réunion est de 52 minutes !

4. Communiquer la raison de la réunion

Avant de cliquer "envoyer" sur votre invitation calendrier, assurez-vous que celle-ci est correctement remplie. Il n'y a rien de pire que de recevoir une invitation à une réunion sans en connaître la raison.

Alors, pour s'assurer un bon taux de participation, ainsi qu'un engagement de vos participants, n'oubliez pas d'ajouter ces éléments à votre invitation :

• Un titre
• Une description qui décrit les objectifs de la réunion
• Un lien pour accéder à la réunion en ligne (ou le nom de la salle que vous avez réservé)

N'oubliez pas non plus d'ajouter les documents, qui seront discutés durant la réunion, directement dans l'invitation, pour que vos participants puissent s'y familiariser.

5. Choisir un lieu adapté

Enfin, lors de la phase de préparation de la réunion, il est nécessaire de choisir un lieu adapté.

Si votre réunion est virtuelle et a lieu en ligne, utilisez un logiciel de visioconférence qui a une intégration calendrier, mais surtout qui favorise l'engagement entre les participants.

Si votre réunion a lieu en personne, n'oubliez pas de réserver une salle. Mais trouvez une salle de réunion appropriée ! On y pense peu, mais la salle peut jouer un rôle important sur les résultats de la réunion. Par exemple :

• Pour un brainstorming, réservez une salle avec un tableau blanc et avec une décoration vectrice de créativité.
• Pour un stand-up meeting, trouvez un lieu qui permet aux participants de se réunir debout, en cercle.
• Pour une réunion d'information, assurez-vous qu'il y a bien un poste de télévision sur lequel vous pourrez projeter une présentation.

7 conseils pour animer une réunion de travail

Suivez à présent ces conseils pour animer une réunion de travail efficacement.

1. Commencer la réunion à l'heure

C'est un conseil de base, mais qu'il convient quand même de rappeler. Si vous souhaitez organiser une réunion productive, assurez-vous qu'elle commence bien à l'heure !

Si vous organisez une réunion avec des prospects ou des clients, utilisez une plateforme de visioconférence qui propose des cadences d'e-mails pour envoyer des rappels aux participants.

Si certains de vos participants sont en retard, n'hésitez pas à leur envoyer un petit message de rappel. Mais s'ils mettent trop de temps à venir, commencez sans eux !

2. Briser la glace avec un petit jeu

Si la réunion s'y prête, vous pouvez la débuter par une activité pour briser la glace. Par exemple, s'il s'agit d'un brainstorming, cela permettra de délier les langues et de booster la créativité des participants !

Pour trouver des idées de jeux pour briser la glace, téléchargez cet e-book.

3. Rappeler les objectifs de la réunion

Comme expliqué dans la phase de préparation, les participants doivent avoir accès au préalable à l'ordre du jour ou à une courte description sur les objectifs de la réunion. Au début de la réunion, rappelez ces objectifs pour que tout le monde sache ce qui est attendu à l'issue de la réunion.

4. Trouver son style d'animation

En tant qu'animateur, vous aurez la responsabilité de diriger les discussions. Vous pouvez adopter trois styles différents d'animation :

1. Un rôle de facilitateur : les participants pourront échanger à leur guise et vous devrez uniquement intervenir pour rappeler les objectifs ou le temps écoulé.
2. Un rôle de coordinateur : le coordinateur donnera la parole aux participants et structurera les échanges. L'animateur est ici beaucoup plus impliqué.
3. Un rôle directif : dans ce style d'animation, la majorité du temps de parole revient à l'animateur. Ce style d'animation est souvent moins apprécié des équipes, car il laisse peu de place aux participants pour exprimer leurs opinions.

Vous devrez adapter votre style d'animation à la nature de votre réunion de travail. Par exemple, le style directif se prête plus à une réunion du personnel, mais la facilitation se prête plus à un brainstorming.

5. Maximiser l'attention des participants

Si vous avez respecté les conseils énoncés ci-dessus (notamment en ce qui concerne la durée), vos participants devraient être engagés durant votre réunion de travail. Mais si ce n'est pas le cas, n'hésitez pas à intervenir en leur posant des questions pour les faire participer activement à la discussion.

Conseil : si la réunion se tient en personne et que vos participants ont tendance à être distraits, invitez-les à fermer leur ordinateur portable pour qu'ils se focalisent entièrement sur la présentation.

6. Donner la parole à tous les participants

En tant qu'animateur, vous devez vous assurer que tous les participants ont l'opportunité de s'exprimer. Si un de vos collègues junior participe à la réunion, mais n'ose pas s'exprimer, demandez-lui activement ce qu'il en pense !

De plus, selon une étude réalisée par la Brigham Young University, les hommes utiliseraient 75% du temps de parole pendant une réunion de travail et interrompraient une femme 23% de plus qu'un homme. Ainsi, pour organiser une réunion de travail inclusive, faites attention à ces signes : assurez-vous que tous vos participants s'expriment au moins une fois et qu'ils ont un temps de parole équitable.

7. Terminer la réunion à l'heure

Enfin, c'est aussi votre rôle d'animateur de vous assurer que la réunion se termine à l'heure. Cinq minutes avant l'heure de fin, commencez à clore les débats.

Au cours de la réunion, veillez aussi aux digressions pour ne pas s'éloigner des objectifs de la réunion.

3 conseils pour faire le suivi après une réunion de travail

Suivez ces conseils pour effectuer un suivi efficace, après votre réunion de travail.

1. Rappeler les décisions ou le plan d'action

Utilisez les deux dernières minutes de la réunion pour rappeler aux participants les décisions prises au cours des discussions, ainsi que le plan d'action à suivre avant la tenue de la prochaine réunion.

2. Envoyer les notes ou le compte-rendu

En fonction du type de réunion, il peut être pertinent d'envoyer un compte-rendu aux participants. Découvrez dans cet article complet : comment rédiger un compte-rendu de réunion.

Si la réunion de travail ne nécessite pas la création d'un compte-rendu détaillé, envoyez malgré tout vos notes aux participants pour qu'ils aient une trace écrite à laquelle se référer.

3. Planifier une éventuelle future réunion

Si votre réunion de travail nécessite la réalisation d'actions bien définies, planifiez une autre réunion avec les mêmes participants afin de faire le point sur l'avancement. N'attendez pas que le calendrier de vos participants se remplisse et envoyez une réunion de suivi immédiatement !

Bravo, vous connaissez à présent toutes les étapes pour organiser et animer une réunion de travail efficace ! Pour aller plus loin, découvrez cet e-book sur 50 façons de briser la glace lors de vos réunions. Il vous aidera à booster la créativité de vos participants et délier les langues en organisant des petits jeux en début de réunion.