15 règles pour organiser et animer une réunion de travail

Selon une étude publiée sur Les Échos, un employé d'une grande entreprise assiste en moyenne à 17,7 réunions par semaine. Alors avec autant de réunions de travail, il vaut mieux qu'elles soient efficaces pour ne pas perdre de temps !

Dans cet article, vous découvrirez comment organiser et animer vos réunions de travail de A à Z.

Qu'est-ce qu'une réunion de travail ?

Différents types de réunion de travail

Il existe de nombreux types de réunions de travail. Elles peuvent être différentes en fonction de leurs objectifs, des participants, ou de son organisateur.

Voici ci-dessous quelques exemples de réunions de travail :

• Réunion d'information
• Brainstorming
• Réunion commerciale
• Formation
• Réunion d'équipe
• Réunion de crise
• Réunion de projet
• Stand-up meeting

Avantages et objectifs des réunions de travail

Sans tomber dans les travers de la "réunionite aiguë", rassembler plusieurs collègues ou équipes au sein d'une réunion de travail peut avoir plusieurs objectifs. Les réunions de travail favorisent :

• La transmission d'informations
• La coordination de projets
• La discussion en groupe pour trouver des idées ou des solutions
• La prise de décision

Pour qu'une réunion de travail soit efficace, il faut informer ses participants de son objectif final. Pour guider les discussions, vous pouvez aussi créer au préalable un ordre du jour de réunion.

5 conseils pour préparer une réunion de travail

Découvrez quelles sont les étapes à suivre pour préparer votre réunion de travail.

1. Définir les objectifs de la réunion

Avant d'organiser votre réunion, il est important de déterminer si elle sera réellement utile. Pour vous aider, posez-vous les questions suivantes :

• Pourquoi est-il nécessaire d'organiser la réunion ?
• Quel résultat devra émaner de la réunion ? (prise de décision, partage d'information, etc.)
• Serait-il possible d'arriver au même résultat par e-mail ou téléphone ?

Astuce : pour éviter d'organiser des réunions inutiles, faites un rapide calcul en additionnant les salaires horaires moyens des participants et gardez en tête le temps et l'argent que cette réunion coûtera à l'entreprise. Cette astuce devrait vous permettre de décupler la productivité de vos réunions !

2. Limiter le nombre de participants

Invitez vos collègues qui pourront contribuer à la discussion de manière pertinente. Mais attention à ne pas inviter trop de participants, surtout si l'objectif de la réunion est centré sur la discussion et la prise de décision.

En effet, si vous invitez 8 participants à une réunion d'une heure, chaque participant n'aura que 7 minutes de temps de parole. Pour une réunion de 30 minutes avec le même nombre de participants, ils n'auront que 3 minutes de temps de parole chacun. Alors, choisissez vos participants avec parcimonie !

3. Limiter la durée de la réunion

Évitez de créer une réunion trop longue, car selon une étude, le temps maximum de concentration des cadres en réunion est de 52 minutes !

4. Communiquer la raison de la réunion

Avant de cliquer "envoyer" sur votre invitation calendrier, assurez-vous que celle-ci est correctement remplie. Il n'y a rien de pire que de recevoir une invitation à une réunion sans en connaître la raison.

Alors, pour s'assurer un bon taux de participation, ainsi qu'un engagement de vos participants, n'oubliez pas d'ajouter ces éléments à votre invitation :

• Un titre
• Une description qui décrit les objectifs de la réunion
• Un lien pour accéder à la réunion en ligne (ou le nom de la salle que vous avez réservé)

N'oubliez pas non plus d'ajouter les documents, qui seront discutés durant la réunion, directement dans l'invitation, pour que vos participants puissent s'y familiariser.

5. Choisir un lieu adapté

Enfin, lors de la phase de préparation de la réunion, il est nécessaire de choisir un lieu adapté.

Si votre réunion est virtuelle et a lieu en ligne, utilisez un logiciel de visioconférence qui a une intégration calendrier, mais surtout qui favorise l'engagement entre les participants.

Si votre réunion a lieu en personne, n'oubliez pas de réserver une salle. Mais trouvez une salle de réunion appropriée ! On y pense peu, mais la salle peut jouer un rôle important sur les résultats de la réunion. Par exemple :

• Pour un brainstorming, réservez une salle avec un tableau blanc et avec une décoration vectrice de créativité.
• Pour un stand-up meeting, trouvez un lieu qui permet aux participants de se réunir debout, en cercle.
• Pour une réunion d'information, assurez-vous qu'il y a bien un poste de télévision sur lequel vous pourrez projeter une présentation.

7 conseils pour animer une réunion de travail

Suivez à présent ces conseils pour animer une réunion de travail efficacement.

1. Commencer la réunion à l'heure

C'est un conseil de base, mais qu'il convient quand même de rappeler. Si vous souhaitez organiser une réunion productive, assurez-vous qu'elle commence bien à l'heure !

Si vous organisez une réunion avec des prospects ou des clients, utilisez une plateforme de visioconférence qui propose des cadences d'e-mails pour envoyer des rappels aux participants.

Si certains de vos participants sont en retard, n'hésitez pas à leur envoyer un petit message de rappel. Mais s'ils mettent trop de temps à venir, commencez sans eux !

2. Briser la glace avec un petit jeu

Si la réunion s'y prête, vous pouvez la débuter par une activité pour briser la glace. Par exemple, s'il s'agit d'un brainstorming, cela permettra de délier les langues et de booster la créativité des participants !

Pour trouver des idées de jeux pour briser la glace, téléchargez cet e-book.

3. Rappeler les objectifs de la réunion

Comme expliqué dans la phase de préparation, les participants doivent avoir accès au préalable à l'ordre du jour ou à une courte description sur les objectifs de la réunion. Au début de la réunion, rappelez ces objectifs pour que tout le monde sache ce qui est attendu à l'issue de la réunion.

4. Trouver son rôle et son style d'animation

En tant qu'animateur, vous avez la responsabilité de diriger les discussions. Vous devez définir votre rôle et adapter votre style d'animation à la nature de la réunion de travail.

Voici 3 rôles et leur style d’animation que vous pourriez adopter pour animer une réunion virtuelle :

1. Le facilitateur pour encourager l’échange libre et structuré

Le facilitateur joue un rôle discret mais essentiel car il veille à ce que les échanges soient fluides et alignés avec l’ordre du jour de la réunion.

Exemple : Lors d’un brainstorming, le facilitateur peut utiliser un tableau blanc ou un outil collaboratif en ligne comme Miro pour noter les idées au fur et à mesure. Il intervient uniquement pour recentrer les échanges ou relancer la créativité avec des questions ouvertes, telles que : « Quels sont les angles que nous n’avons pas encore explorés ? »

2. Le coordinateur pour structurer et donner la parole

Le coordinateur est ici beaucoup plus impliqué que le facilitateur. Il distribue la parole aux participants, structure les échanges, clarifie les points soulevés et s’assure que chaque participant a le temps de s’exprimer.

*Exemple : Dans une réunion de projet où plusieurs intervenants doivent présenter leur avancement, le coordinateur peut établir un ordre de passage clair et attribuer un temps défini à chaque présentation. Une minuterie peut être utilisée pour respecter les délais. Le timer Livestorm lui facilitera la tâche pour les réunions en ligne. *

3. Le directif pour transmettre des informations clés

Le style directif est utile dans les réunions d’information ou lorsqu’une prise de décision rapide est nécessaire. L’animateur monopolise la parole pour transmettre un message clair ou présenter des directives. Ce style d'animation est souvent moins apprécié des équipes, car il laisse peu de place aux participants pour exprimer leurs opinions.

Exemple : Lors d’une réunion de crise, l’animateur peut exposer rapidement la situation, les enjeux et les actions à mettre en œuvre. Il devra cependant prévoir un moment pour répondre aux questions des participants et clarifier les zones d’ombre.

5. Maximiser l'attention des participants

Maintenir l’attention des participants est un défi, surtout dans des réunions longues ou virtuelles. Voici des astuces concrètes pour capter et retenir leur intérêt :

Utiliser des sondages en direct

Les sondages permettent d’engager les participants en leur donnant la possibilité de s’exprimer rapidement. Des outils comme Slido intégré sur Livestorm permettent de poser des questions, de recueillir des votes en temps réel ou de lancer des quiz interactifs.

Intégrer des tableaux collaboratifs

Pour une réunion en ligne, utilisez les tableaux collaboratifs de Miro pour permettre aux participants de contribuer activement à la réunion.

Pour une réunion en présentiel, utilisez un paperboard sur lequel chacun pourra venir écrire ses idées ou coller ses post-its.

Le tableau collaboratif est particulièrement utile pour les réunions de brainstorming ou de gestion de projet.

Alterner les supports visuels

Variez les supports pour maintenir l’attention des participants : des visuels engageants, des vidéos courtes, des graphiques… sont autant de formats qui dynamisent une réunion.

Encourager la participation active

Les participants doivent se sentir impliqués pour être engagés. Proposez-leur de poser des questions ou de partager leurs expériences. Et si quelques-uns ne s’expriment pas du tout, proposez un tour de table. En plus de recentrer l’attention, c’est un excellent exercice qui aide à se sentir de plus en plus à l’aise lors de la prise de parole en public.

6. Donner la parole à tous les participants

En tant qu'animateur, vous devez vous assurer que tous les participants ont l'opportunité de s'exprimer. Si un de vos collègues junior participe à la réunion, mais n'ose pas s'exprimer, demandez-lui activement ce qu'il en pense !

De plus, selon une étude réalisée par la Brigham Young University, les hommes utiliseraient 75% du temps de parole pendant une réunion de travail et interrompraient une femme 23% de plus qu'un homme. Ainsi, pour organiser une réunion de travail inclusive, faites attention à ces signes : assurez-vous que tous vos participants s'expriment au moins une fois et qu'ils ont un temps de parole équitable.

7. Terminer la réunion à l'heure

Enfin, c'est aussi votre rôle d'animateur de vous assurer que la réunion se termine à l'heure. Cinq minutes avant l'heure de fin, commencez à clore les débats.

Au cours de la réunion, veillez aussi aux digressions pour ne pas s'éloigner des objectifs de la réunion.

3 conseils pour faire le suivi après une réunion de travail

Suivez ces conseils pour effectuer un suivi efficace, après votre réunion de travail.

1. Rappeler les décisions ou le plan d'action

Utilisez les deux dernières minutes de la réunion pour rappeler aux participants les décisions prises au cours des discussions, ainsi que le plan d'action à suivre avant la tenue de la prochaine réunion.

2. Envoyer les notes ou le compte-rendu

En fonction du type de réunion, il peut être pertinent d'envoyer un compte-rendu aux participants. Découvrez dans cet article complet : comment rédiger un compte-rendu de réunion.

Si la réunion de travail ne nécessite pas la création d'un compte-rendu détaillé, envoyez malgré tout vos notes aux participants pour qu'ils aient une trace écrite à laquelle se référer.

3. Planifier une éventuelle future réunion

Si votre réunion de travail nécessite la réalisation d'actions bien définies, planifiez une autre réunion avec les mêmes participants afin de faire le point sur l'avancement. N'attendez pas que le calendrier de vos participants se remplisse et envoyez une réunion de suivi immédiatement !

Bravo, vous connaissez à présent toutes les étapes pour organiser et animer une réunion de travail efficace ! Pour aller plus loin, découvrez cet e-book sur 50 façons de briser la glace lors de vos réunions. Il vous aidera à booster la créativité de vos participants et délier les langues en organisant des petits jeux en début de réunion.