Comment organiser une session questions - réponses en 7 étapes

Lorsqu’il s’agit d’organiser un webinar, plusieurs étapes sont à inclure dans le déroulé : le brise glace pour démarrer la séance et que tout le monde soit à l’aise, la traite des différents sujets mis à l’ordre du jour et la session de questions - réponses pour clôturer le webinar.

Même lors d’une réunion à distance, il vous faut interagir avec vos participants. Cette étape est indispensable pour nourrir la présentation, faire en sorte que chacun ressorte satisfait et sans aucune question en tête.

Le choix du bon logiciel de webinar a toute son importance, mais attardons-nous d’abord sur les contours d’une session de questions - réponses, ses avantages et les bonnes pratiques pour qu’elle soit efficace.

Qu’est-ce qu’une session de questions - réponses ?

Les questions - réponses font partie intégrante d’un webinar. Comme à votre habitude, vous allez conduire votre réunion virtuelle jusqu’à cette dernière étape afin de donner la parole à votre auditoire et de dynamiser le déroulement.

C’est un moment privilégié où les participants ont l'opportunité de poser leurs questions aux animateurs, aux conférenciers ou aux intervenants experts qui y répondent ensuite en direct.

Cette phase interactive permet d'approfondir certains sujets abordés pendant une conférence, une table ronde ou encore une all hands meeting, et de clarifier des points qui n’étaient pas clairs pendant la présentation.

Les questions peuvent être posées verbalement par les participants présents physiquement ou soumises par l’intermédiaire d’un module de questions - réponses dans le cadre d’un événement en ligne.

Les avantages d’une session de questions - réponses ?

Ce n’est pas une simple séance de questions/réponses. Il faut voir cette étape comme un tensiomètre de l’engagement de vos participants pour votre événement, vos produits, vos services, le sujet que vous venez de leur présenter.

Plus il y a de questions posées, plus l’intérêt est grand. C’est positif et cela en fait un moment extrêmement riche !

C’est l’occasion pour les participants de demander des clarifications sur des points spécifiques ou d’approfondir certains sujets abordés lors de la réunion en ligne.

C’est l’occasion pour vous, animateur de la réunion en ligne, d’avoir ce retour en direct et en temps réel sur la compréhension de votre présentation. Grâce à cela, vous pourriez être amené à modifier ou adapter votre discours ou vos supports de communication pourquoi pas. A améliorer ou enrichir un service que vous avez présenté à votre public.

Répondre aux questions est aussi le moyen de rendre votre marque crédible et de renforcer la confiance de votre auditoire en votre discours et votre expertise.

Pour finir, les questions retiennent l’attention des participants. En effet, un invité qui pose une question attend une réponse. Il sera plus susceptible de poursuivre le webinar jusqu’au bout.

Comment préparer et gérer les questions - réponses en 7 étapes ?

La session de questions - réponses ne doit pas être improvisée. Elle demande de la préparation et une certaine méthodologie afin de ne pas vous laisser déborder.

1. Mettez la session à l’ordre du jour

La séance de questions/réponses fait partie intégrante de tout type de format de webinar. Elle doit donc apparaître à l’ordre du jour que vous aurez rédigé et partagé aux participants, en même temps que l’invitation à participer au webinar.

Prévoyez une durée d’environ 15 minutes pour un webinar de 45 minutes.

2. Anticipez les questions

Afin que tout se déroule du mieux possible, nous vous recommandons de préparer les questions qui pourraient vous être posées et sembler difficiles, et les réponses qui vont avec.

Plus vous serez sûr de ce que vous dites et rapide dans votre réponse, plus votre parole aura de la valeur. C’est un moyen de nourrir la confiance entre vous et vos participants.

Évidemment, il est possible que vous n’ayez pas toujours réponse à tout immédiatement.

Notez toutes les questions qui restent sans réponse et engagez-vous à informer l’ensemble des participants par mail.

3. Prévoyez un modérateur pendant votre session questions - réponses

La modération des questions lors d’un webinar est essentielle.

Faites-vous accompagner si possible d’un modérateur. Parmi toutes les fonctionnalités des logiciels de webinars, il existe souvent un module de questions - réponses qui permettra au modérateur :

• d’apporter une réponse détaillée en direct aux questions, sans que cela perturbe votre présentation,

• de regrouper les similaires et apporter une réponse globale,
• de catégoriser les questions que vous traiterez en fin de session.

Être accompagné d’un modérateur est rassurant et soulage d’une certaine pression que les animateurs de webinar peuvent ressentir.

4. Invitez à poser les questions dans le module

Lorsque vous activez le module de questions - réponses, informez les participants de son existence et invitez-les dès le discours de bienvenue à poser leurs questions dans l’onglet dédié. Indiquez-leur que vous y répondrez en fin de présentation.

Cette étape du webinar est un exercice dont il ne faut pas avoir peur. Il ne peut qu’apporter du plus à votre présentation, à condition d’établir les règles dès le départ et de bien le préparer.

5. Brisez la glace dès le début

La première question est toujours la plus compliquée.

Si vous arrivez à la fin de votre présentation et que la première question se fait attendre, abordez-en une vous-même en indiquant que c’est une question qui revient régulièrement lors de vos présentations.

Les questions suivantes apparaîtront tout naturellement ensuite.

Vous avez aussi la possibilité d’insérer des questions prédéfinies dans l’onglet Questions. Faire ainsi peut briser la glace plus facilement et aider les participants à se lancer et se sentir plus à l’aise.

Et pour ceux qui n’auront pas osé prendre la parole ? Invitez-les à vous poser les questions directement par mail. Ne laissez personne de côté, même les plus timides.

6. Reformulez les questions

Reformulez la question chaque fois que nécessaire afin de vérifier que vous l'avez bien comprise.

Cela vous évitera de répondre à côté et de ne pas satisfaire la personne qui l’a posée.

Il est aussi possible que le participant qui a posé la question se rende compte qu’elle a été mal comprise. Il pourra alors l’ajuster ou la compléter.

Les incompréhensions peuvent créer des situations difficiles à gérer, d’où l’importance de la reformulation.

7. Clôturez la session de questions - réponses

Il se peut que les participants aient beaucoup de questions.

Ne vous laissez pas envahir et ne débordez pas de trop sur le temps imparti, au risque de :

• voir les invités se déconnecter petit à petit,
• de ne pas pouvoir les remercier en direct de leur présence,
• de les laisser sur une note négative, la séance n’ayant pas été clôturée.

Indiquez aux participants que vous répondrez aux questions posées laissées sans réponse, au travers d’un email par exemple.

Et qui sait, il se peut aussi que certaines questions fassent l’objet d’un futur webinar ?

Quel logiciel pour une session de questions - réponses en ligne ?

Les webinars ne doivent pas être ennuyeux et uniquement descendants.

Livestorm l’a bien compris et met à disposition via son logiciel de conférence en ligne, un module de questions & réponses.

Les questions sont ainsi centralisées en un même endroit, ce qui en facilite la gestion, notamment pour le modérateur.

De plus, vous avez la possibilité de permettre aux participants de voter pour les questions auxquelles ils souhaitent le plus avoir une réponse. Le vote permet de hiérarchiser l’importance des questions auxquelles il vous faut répondre en direct.

Livestorm offre la possibilité de masquer les questions des participants afin qu’elles ne soient visibles que par les organisateurs, ou de les laisser visibles aux yeux de tous. A vous de choisir !

Vous pouvez y répondre en direct via un onglet dédié, ou les noter pour y revenir en fin de présentation.

Si besoin, le module peut être masqué lors de la présentation. Intéressant si vous êtes dans une logique de permettre à votre public d’accéder à vos webinars à la demande, à tout moment.

Enfin, sachez que toutes les questions posées sont enregistrées et restituées dans le Tableau de bord Livestorm. Vous pourrez donc y revenir lorsque votre présentation est terminée et y répondre plus tard. Pas besoin de les noter en toute urgence.

Livestorm se distingue comme l'une des solutions de webinar les plus complètes et conviviales pour organiser des événements virtuels. La plateforme offre de nombreuses fonctionnalités, en plus des questions/réponses, pour organiser et animer un webinar de qualité :

• le chat
• les tableaux blancs,
• les sondages,
• la gestion de la prise de parole,
• l’enregistrement,
• le partage d’écran…

Cette solution ne nécessite aucune installation complexe et met à disposition une interface facile d'utilisation, et ce dans le respect des normes de sécurité.

Faites de Livestorm votre partenaire fiable pour tous vos événements en ligne !