8 étapes pour rédiger un ordre du jour de réunion (+ exemples)

Qui n'a pas déjà été coincé dans une réunion interminable qui n'aboutit à aucune prise de décision ? Selon une étude de Barco et Circle Research, les cadres participeraient en moyenne à 10 réunions par semaine.

La réunionite aiguë atteint donc de nombreuses entreprises. Mais lorsqu'on sait que selon la même étude, la durée idéale d'une réunion serait de 21 minutes, il vaut mieux savoir aller à l'essentiel rapidement ! Pour vous aider, découvrez comment rédiger un ordre du jour de réunion.

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

Pourquoi créer un ordre du jour de réunion ?

L'ordre du jour de réunion présente non seulement des avantages pour l'organisateur de la réunion, mais aussi pour les participants.

Avantages pour l'organisateur

L'ordre du jour permet à l'organisateur de la réunion de ne pas manquer des éléments essentiels au fil de la discussion, ou de s'éloigner des objectifs de la réunion. C'est un excellent outil pour apporter un cadre aux discussions.

L'ordre du jour permet également de mesurer le succès de la réunion : si l'objectif fixé à l'ordre du jour est rempli, alors la réunion a été efficace.

Avantages pour les participants

L'ordre du jour de réunion permet aux participants d'avoir une idée préalable des sujets qui seront abordés. Grâce à l'ordre du jour, ils auront des détails sur la longueur, le format ou les objectifs de la réunion. Ils pourront ainsi préparer la réunion, ce qui rendra les échanges beaucoup plus interactifs et productifs.

De plus, en étant mentionnés dans l'ordre du jour, les participants prendront conscience de la valeur de leur présence et seront plus attentifs ou investis dans les discussions.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion ?

L'ordre du jour doit être précis, mais aussi succinct, puisqu'il sera transmis aux participants en amont de la réunion. Voici ci-dessous les éléments qui devront figurer dans votre ordre du jour de réunion.

1. Titre

Cela paraît logique, mais il ne faut pas oublier d'ajouter un titre à votre ordre du jour de réunion. Rendez le titre aussi attrayant (et court) que possible. Il faut que l'intention de la réunion soit claire, mais que le titre donne aussi envie d'y participer.

2. Type de réunion

En dessous du titre, indiquez le type de réunion. S'agit-il d'une réunion d'équipe, d'un comité de direction, d'une réunion du personnel, d'une réunion commerciale ?

En fonction du type de réunion, les objectifs et l'approche risquent d'être diamétralement opposés, il est donc important de le préciser au début de votre document.

3. Nom de l'organisateur ou de l'animateur

Spécifiez ensuite le nom de l'organisateur de la réunion ou de la personne qui en est à l'initiative. Vous pouvez aussi ajouter l'intitulé de poste de l'organisateur, afin de donner un contexte supplémentaire.

4. Nom des participants

Ajoutez la liste des participants ainsi que leur rôle. Cette liste est particulièrement importante si les participants ne se connaissent pas. Ils pourront ainsi se référer à l'ordre du jour durant la réunion pour suivre les échanges.

Si la liste des participants est trop longue pour être partagée, indiquez simplement le type de participant : ensemble des salariés, investisseurs, etc.

5. Lieu, date et horaire

Pour s'assurer de la présence de tous les participants, précisez aussi le lieu, la date et l'horaire de la réunion.

S'il s'agit d'une réunion en ligne, indiquez le lien qui permet de rejoindre la réunion. Par exemple : app.livestorm/nom-entreprise/comite-entreprise-septembre.

6. Objectifs

Dans l'ordre du jour, l'objectif de la réunion est l'élément le plus important. Assurez-vous qu'il soit le plus clair et court possible.

Exemples d'objectifs d'ordre du jour de réunion :

• Approbation du budget de l'équipe marketing pour 2023
• Vote du nouveau Conseil d'administration
• Présentation de la stratégie commerciale et accord sur l'ouverture d'une entité au Japon

7. Interventions par ordre chronologique

Il est fort possible qu'il y ait plus d'un intervenant lors de votre réunion. Si c'est le cas, ajoutez la liste des interventions par ordre chronologique à l'ordre du jour.

Pour chaque intervention, pensez à ajouter le nom de la personne qui prendra la parole, son rôle, le sujet et l'objectif de son intervention, ainsi que la durée estimée de sa prise de parole.

Dans l'ordre du jour, vous pouvez différencier les interventions en 3 catégories :

1. Information
2. Discussion
3. Décision

Ainsi, l'objectif de chaque intervention sera plus clair pour les participants.

8. Documents

Enfin, ajoutez dans votre ordre du jour une liste de documents à consulter avant la réunion. Il peut s'agir d'un rapport mensuel ou d'un mémo, par exemple.

Si tous les participants ont consulté le même document au préalable, la discussion sera bien plus productive !

Ordre du jour de réunion : ce qu'il ne faut pas oublier

Voici ci-dessous une liste des éléments à ne pas oublier lorsque vous préparez votre ordre du jour.

1. Pauses

Si votre réunion dure plus d'une heure, il est important de laisser la possibilité aux participants de se dégourdir les jambes, sinon leur attention risque de chuter. Si vous ajoutez des pauses, n'oubliez pas de les noter dans la chronologie de l'ordre du jour.

2. Validation des intervenants

Il est important de faire valider l'ordre du jour par vos intervenants afin qu'ils ne soient pas surpris en cas de changement.

De plus, rappelez aux intervenants que s'ils souhaitent faire une modification à leur présentation (en ce qui concerne la durée, l'objectif ou le titre), celle-ci devra être reportée sur l'ordre du jour. Ainsi, il est nécessaire de fixer une date butoir à laquelle des modifications ne pourront plus être apportées sur l'ordre du jour.

3. Partage du document

Une fois que l'ordre du jour est final, n'oubliez pas de le transmettre aux participants quelques jours avant la tenue de la réunion.

4. Utilisation pour le compte rendu

Après la réunion, il vous sera peut-être demandé de créer un compte rendu afin de faire un suivi avec les participants. Si vous avez créé un ordre du jour, utilisez sa structure pour créer votre compte rendu de réunion !

Exemples et modèles d'ordre du jour de réunion

Si vous souhaitez à présent créer un ordre du jour de réunion, utilisez les modèles ci-dessous comme exemple.

→ Exemple d'ordre du jour détaillé | Modèle à utiliser (en faisant une copie)

→ Exemple d'ordre du jour simplifié | Modèle à utiliser (en faisant une copie)

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