8 étapes pour rédiger un ordre du jour de réunion (+ exemples)

Qui n'a pas déjà été coincé dans une réunion interminable qui n'aboutit à aucune prise de décision ? Selon une étude de Barco et Circle Research, les cadres participeraient en moyenne à 10 réunions par semaine.

La réunionite aiguë atteint donc de nombreuses entreprises. Mais lorsqu'on sait que selon la même étude, la durée idéale d'une réunion serait de 21 minutes, il vaut mieux savoir aller à l'essentiel rapidement ! Pour vous aider, découvrez comment rédiger un ordre du jour de réunion.

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

Pourquoi créer un ordre du jour de réunion ?

L'ordre du jour de réunion présente non seulement des avantages pour l'organisateur de la réunion, mais aussi pour les participants.

Avantages pour l'organisateur

L'ordre du jour permet à l'organisateur de la réunion de ne pas manquer des éléments essentiels au fil de la discussion, ou de s'éloigner des objectifs de la réunion. C'est un excellent outil pour apporter un cadre aux discussions.

L'ordre du jour permet également de mesurer le succès de la réunion : si l'objectif fixé à l'ordre du jour est rempli, alors la réunion a été efficace.

Avantages pour les participants

L'ordre du jour de réunion permet aux participants d'avoir une idée préalable des sujets qui seront abordés. Grâce à l'ordre du jour, ils auront des détails sur la longueur, le format ou les objectifs de la réunion. Ils pourront ainsi préparer la réunion, ce qui rendra les échanges beaucoup plus interactifs et productifs.

De plus, en étant mentionnés dans l'ordre du jour, les participants prendront conscience de la valeur de leur présence et seront plus attentifs ou investis dans les discussions.

Avantages pour l'entreprise

Comme le disait si bien Benjamin Franklin, “le temps, c’est de l’argent” !

Une entreprise ne peut se permettre de faire perdre un temps précieux à ses salariés qui parfois, voire souvent, participent à des réunions interminables, pour lesquelles ils n’ont pas compris leur rôle à jouer, sans ordre du jour et sans plan d’action en conclusion.

Un ordre du jour sert à éviter la propagation de la réunionite aiguë, ce qui en fait un véritable levier pour l’efficacité globale de l’entreprise.

Il donne une direction claire aux discussions et permet d’aller droit au but. Il évite les détours inutiles et maximise le temps précieux des équipes. Cela se traduit directement par une meilleure productivité et une exécution plus fluide des projets.

En mettant fin aux réunions interminables ou mal ciblées, l’ordre du jour limite aussi les pertes financières liées au temps mal utilisé et aux décisions retardées.

L’ordre du jour joue un rôle clé dans la culture d’entreprise : il montre que l’on respecte le temps de chacun, que chaque participant est invité pour une raison précise et que les échanges ont un but. Un simple document bien pensé peut donc faire toute la différence entre des réunions chronophages et un véritable moteur de performance collective.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion ?

L'ordre du jour doit être précis, mais aussi succinct, puisqu'il sera transmis aux participants en amont de la réunion. Voici ci-dessous les éléments qui devront figurer dans votre ordre du jour de réunion.

1. Titre

Cela paraît logique, mais il ne faut pas oublier d'ajouter un titre à votre ordre du jour de réunion. Rendez le titre aussi attrayant (et court) que possible. Il faut que l'intention de la réunion soit claire, mais que le titre donne aussi envie d'y participer.

2. Type de réunion

En dessous du titre, indiquez le type de réunion. S'agit-il d'une réunion d'équipe, d'un comité de direction, d'une réunion du personnel, d'une réunion commerciale ?

En fonction du type de réunion, les objectifs et l'approche risquent d'être diamétralement opposés, il est donc important de le préciser au début de votre document.

3. Nom de l'organisateur ou de l'animateur

Spécifiez ensuite le nom de l'organisateur de la réunion ou de la personne qui en est à l'initiative. Vous pouvez aussi ajouter l'intitulé de poste de l'organisateur, afin de donner un contexte supplémentaire.

4. Nom des participants

Ajoutez la liste des participants ainsi que leur rôle. Cette liste est particulièrement importante si les participants ne se connaissent pas. Ils pourront ainsi se référer à l'ordre du jour durant la réunion pour suivre les échanges.

Si la liste des participants est trop longue pour être partagée, indiquez simplement le type de participant : ensemble des salariés, investisseurs, etc.

5. Lieu, date et horaire

Pour s'assurer de la présence de tous les participants, précisez aussi le lieu, la date et l'horaire de la réunion.

S'il s'agit d'une réunion en ligne, indiquez le lien qui permet de rejoindre la réunion. Par exemple : app.livestorm/nom-entreprise/comite-entreprise-septembre.

6. Objectifs

Dans l'ordre du jour, l'objectif de la réunion est l'élément le plus important. Assurez-vous qu'il soit le plus clair et court possible.

Exemples d'objectifs d'ordre du jour de réunion :

• Approbation du budget de l'équipe marketing pour 2023
• Vote du nouveau Conseil d'administration
• Présentation de la stratégie commerciale et accord sur l'ouverture d'une entité au Japon

7. Interventions par ordre chronologique

Il est fort possible qu'il y ait plus d'un intervenant lors de votre réunion. Si c'est le cas, ajoutez la liste des interventions par ordre chronologique à l'ordre du jour.

Pour chaque intervention, pensez à ajouter le nom de la personne qui prendra la parole, son rôle, le sujet et l'objectif de son intervention, ainsi que la durée estimée de sa prise de parole.

Dans l'ordre du jour, vous pouvez différencier les interventions en 3 catégories :

1. Information
2. Discussion
3. Décision

Ainsi, l'objectif de chaque intervention sera plus clair pour les participants.

8. Documents

Enfin, ajoutez dans votre ordre du jour une liste de documents à consulter avant la réunion. Il peut s'agir d'un rapport mensuel ou d'un mémo, par exemple.

Si tous les participants ont consulté le même document au préalable, la discussion sera bien plus productive !

Ordre du jour de réunion : ce qu'il ne faut pas oublier

Voici ci-dessous une liste des éléments à ne pas oublier lorsque vous préparez votre ordre du jour.

1. Pauses

Si votre réunion dure plus d'une heure, il est important de laisser la possibilité aux participants de se dégourdir les jambes, sinon leur attention risque de chuter. Si vous ajoutez des pauses, n'oubliez pas de les noter dans la chronologie de l'ordre du jour.

2. Validation des intervenants

Il est important de faire valider l'ordre du jour par vos intervenants afin qu'ils ne soient pas surpris en cas de changement.

De plus, rappelez aux intervenants que s'ils souhaitent faire une modification à leur présentation (en ce qui concerne la durée, l'objectif ou le titre), celle-ci devra être reportée sur l'ordre du jour. Ainsi, il est nécessaire de fixer une date butoir à laquelle des modifications ne pourront plus être apportées sur l'ordre du jour.

3. Partage du document

Une fois que l'ordre du jour est final, n'oubliez pas de le transmettre aux participants quelques jours avant la tenue de la réunion.

4. Utilisation pour le compte rendu

Après la réunion, il vous sera peut-être demandé de créer un compte rendu afin de faire un suivi avec les participants. Si vous avez créé un ordre du jour, utilisez sa structure pour créer votre compte rendu de réunion !

Quel ordre du jour pour une réunion en ligne ?

Les réunions en ligne comportent des défis uniques, tels que le manque d’interactions spontanées ou des problèmes techniques qui peuvent perturber le déroulé de la réunion. Un ordre du jour bien conçu peut transformer une réunion virtuelle en un moment productif et engageant. Voici comment.

1. Inclure des informations techniques

Assurez-vous que l’ordre du jour contienne tous les détails techniques nécessaires :

• Le lien pour rejoindre la réunion
• Les identifiants de connexion ou codes d’accès s’il y en a
• Le nom de la plateforme utilisée (comme Livestorm) et une brève mention des fonctionnalités principales, comme le partage d’écran, de documents, les sondages, le tableau blanc virtuel… afin que chacun puisse se projeter et identifier les fonctionnalités qui pourraient lui être utile lors de son intervention.

2. Préciser les règles de la réunion

Ajoutez une section dans l’ordre du jour pour définir les règles de participation, assurer une fluidité dans les échanges et éviter les interruptions :

• Éteindre les microphones lorsqu’on ne parle pas
• Lever la main virtuellement pour intervenir
• Respecter le temps alloué à chaque prise de parole

3. Répartir le temps avec précision

Les participants en ligne ont une capacité d’attention plus limitée que lors des réunions en présentiel.

Indiquez des durées précises pour chaque point à l’ordre du jour, en limitant les présentations à 10-15 minutes maximum. Lors de la réunion en ligne, vous pouvez afficher le minuteur intégré à Livestorm, afin de ne pas perdre la notion du temps.

Si la réunion se déroule sur une demi-journée ou plus, pensez à inclure une ou deux pauses afin que les participants puissent se dégourdir les jambes et revenir concentrés.

4. Intégrer des moments interactifs

Prévoyez des temps d’interaction spécifiques pour maintenir l’attention et rendre la réunion dynamique. Par exemple :

• Des sondages en direct pour recueillir des avis sur un sujet
• Une session de questions-réponses après chaque présentation
• Des moments de réflexion en groupe grâce aux breakout rooms

Exemples et modèles d'ordre du jour de réunion

Si vous souhaitez à présent créer un ordre du jour de réunion, utilisez les modèles ci-dessous comme exemple.

→ Exemple d'ordre du jour détaillé | Modèle à utiliser (en faisant une copie)

→ Exemple d'ordre du jour simplifié | Modèle à utiliser (en faisant une copie)

Pour préparer votre réunion de manière optimale, n'attendez plus et créez votre propre ordre du jour. Utilisez notre logiciel de visioconférence pour créer des réunions professionnelles et créez un compte gratuit sur Livestorm dès maintenant.