Comment réussir son événement virtuel - Le guide

Les événements virtuels ont pris une place prépondérante ces dernières années, dans un monde de plus en plus digitalisé.

72% des répondants à l’enquête Vimeo 2022 ont déclaré qu’ils s’attendaient à assister à autant, voire plus, d’événements virtuels que l’année précédente.

En parallèle, 75% des répondants de l’enquête 6Connex et Bizbash prévoyaient d’organiser au moins une partie de leurs événements virtuellement en 2022.

Ces chiffres démontrent l’importance croissante des événements virtuels.

Comment saisir les opportunités offertes, “à portée de clic”, par les événements digitaux ? Comment organiser efficacement ce type d’événement ?

Dans ce guide, nous explorons les différentes facettes d’un événement virtuel, de sa définition à sa mise en œuvre, en passant par les bonnes pratiques à adopter pour garantir son succès.

Définition d’un événement virtuel

Un événement virtuel, qui peut aussi être nommé numérique, en ligne ou digital, consiste à organiser une rencontre en ligne autour d’un sujet précis, à l’attention d’un public spécifique.

Il ne nécessite pas de déplacement, puisque chacun peut se connecter depuis n’importe où dans le monde : depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone.

Les événements virtuels offrent une expérience collaborative riche et permettent aux entreprises de maintenir le lien avec leurs clients ou publics-cibles.

Lors de l’événement, les participants peuvent interagir entre eux et avec les organisateurs, suivre des conférences ou des démos, poser des questions.

Après l’événement, l’organisateur transmet un replay ou un compte-rendu et effectue un suivi auprès des participants.

Les 3 grands avantages des événements virtuels

Un événement virtuel présente 3 avantages principaux en comparaison avec les événements en présentiel :

Ils sont plus accessibles. Puisqu’ils ne sont pas limités par des contraintes géographiques, ils vous aident à augmenter la portée de votre événement.

Ils sont plus flexibles. Ils peuvent s’adapter à une multitude d’objectifs : organiser un salon à distance, former des collaborateurs ou des utilisateurs, dévoiler un projet d’entreprise, etc.

Ils sont moins coûteux. En effet, il n’est pas nécessaire de trouver des locaux adaptés pour recevoir un public (et tout ce que cela entraîne : restauration, boisson, personnel, assurances…).

Chacun se connecte à sa convenance, à distance, et peut aussi consulter le contenu de l’événement après, si l’entreprise a enregistré la session à l’aide de sa plateforme d’événement digital.

Les différents types d'événements virtuels

Quand on évoque un “événement virtuel”, on pense souvent aux webinaires. Mais les événements en ligne ont plusieurs visages !

Conférences en ligne : Le choix des leaders

La conférence virtuelle permet à des intervenants de partager en direct leurs connaissances ou leur point de vue avec un public, situé n’importe où dans le monde.

Retransmise grâce à un logiciel de gestion d'événements en ligne, une conférence en ligne est flexible et favorise l’interaction grâce aux sondages en direct et aux outils de chat.

Salons virtuels : Le futur des stands professionnels

Le salon virtuel permet de reproduire l’expérience d’un salon professionnel physique.

Les entreprises présentent leurs produits au sein de stands digitaux, et les participants peuvent interagir dans des espaces de networking. Le salon virtuel est un excellent moyen de générer des leads, de manière plus rentable.

Team building en ligne : Renforcez la cohésion de votre équipe sans quitter votre bureau

Une activité de team building en ligne favorise la cohésion et renforce l’esprit d’équipe à travers des activités interactives et ludiques variées. Facilement accessible, elle peut être organisée sans quitter le bureau.

Tables rondes virtuelles : L’échange d’expertise à portée de clic

Une table ronde virtuelle réunit plusieurs experts qui partagent et discutent de leur point de vue, face à un public. Si la conférence classique permet à un intervenant unique de s'exprimer, la table ronde se base sur un échange dynamique entre les participants.
Ce format, idéal pour favoriser la réflexion, peut être retransmis en direct auprès d'un public international.

Webinaires : L'outil de formation par excellence

Plus court et plus ciblé que la conférence en ligne, le webinaire propose une expérience proche. Ils sont généralement utilisés pour partager des informations, lors d’un format web court avec session de questions-réponses, très souvent pour initier ou former un public à un sujet spécifique.

3 ressources pour réussir votre webinaire :

• Guide : intégrer les webinaires dans sa stratégie marketing
• Suivez ces 18 étapes pour organiser un webinaire
• 16 astuces pour organiser un webinar interactif facilement

Événements hybrides : Le meilleur des deux mondes

Combinaison de l’événement en présentiel et de l’événement virtuel, l’hybride offre diverses possibilités à ses organisateurs et aux participants. Ces derniers peuvent par exemple choisir entre assister en ligne ou en présentiel.

L’événement hybride aide à atteindre un maximum de personnes tout en proposant une expérience plus riche grâce au web. Pour en organiser un, suivez nos 7 conseils

Planifiez votre événement virtuel comme un pro : Le guide étape par étape.

Réussir un événement virtuel nécessite de combiner une planification minutieuse, avec l'engagement du public et la gestion efficace de la technologie. Quant à l’entreprise organisatrice, elle doit pouvoir en tirer bénéfice, par exemple en obtenant des contacts qualifiés.

Visionnez la vidéo Livestorm : “7 steps to make your virtual event a hit” :

Un événement en ligne à succès naîtra d’une préparation minutieuse. Voici les étapes essentielles :

1. Identifiez vos objectifs :

Quels sont les objectifs commerciaux que vous souhaitez atteindre avec cet événement virtuel ?

Augmenter la notoriété de votre marque, éduquer votre public, générer des leads ou encore fidéliser vos clients… plus vos objectifs seront clairs, plus la direction à prendre pour votre événement sera pertinente.

2. Déterminez le type d'évènement qui vous aidera à les atteindre:

Quel est son format (digital, hybride, en direct, automatisé) ? Quelle est la période idéale pour l’organiser ? Quels autres événements à cette date pourraient faire concurrence avec le vôtre ?

Le choix du créneau idéal vous permettra de maximiser la visibilité de votre événement, ainsi que l’intérêt et l’engagement du public.

3. Concevez les grandes lignes :

Définissez le contenu que vous présenterez à votre public, les animateurs et les intervenants de l’événement, bâtissez le programme.

Le contenu doit être pertinent et répondre aux attentes et aux intérêts de votre public-cible.

4. Entamez la promotion de votre événement virtuel :

Prévenez vos clients et prospects, préparez votre contenu promotionnel pour les divers canaux marketing (réseaux sociaux, email…).

Favorisez un message clair et des visuels attractifs, mettant en avant les avantages de l'événement et les intervenants.

5. Occupez vous de la préparation technique :

Le secret principal est de bien choisir sa plateforme d'événements virtuels, celle qui intègre toutes les fonctionnalités recherchées (sondage en ligne, chat, partage d’écran, analytics, données sur les contacts, pages d’inscription, etc.)

Pensez à tester les fonctionnalités en amont, pour vous assurer que chacune est adaptée pour ce que vous souhaitez faire.

6. Pensez l’animation de l’événement :

Sélectionnez les animations, les formats et les activités qui généreront le plus d’interactions et d’engagement du public.

Gardez en tête les moyens d’améliorer l’expérience humaine : quiz, jeux et sessions de questions-réponses qui pourront dynamiser le déroulement.

7. Organisez une répétition :

C’est une étape essentielle pour vous assurer que tout fonctionne bien et que vous avez suffisamment d’animations et de contenus à partager à votre public.

Par ailleurs, votre équipe pourra s'entraîner et bien appréhender son rôle.

8. Transmettez le replay :

Après quelques heures ou quelques jours, envoyez le replay de l’événement aux participants et aux inscrits qui n’ont pas pu se connecter.

Utilisez cette occasion pour remercier les participants ainsi que pour leur demander des retours, afin d'améliorer les prochaines occasions.

9. Analysez les chiffres de l’événement :

Prenez en compte les divers indicateurs à votre disposition : taux de participation de l’événement et de chaque activité proposée, nombre d’interactions (questions posées ou nombre de réponses aux sondages, par exemple), nombre de personnes qui ont participé à la totalité de l’événement,…

L'ensemble de ces données vous aidera à identifier les possibilités d'amélioration.

10. Programmez la communication post-événement :

Grâce au repurposing de contenus, vous pouvez faire vivre longtemps les contenus de votre événement virtuel.

Transformer les moments forts ainsi que les informations de qualité en contenus plus courts vous aidera à maintenir l'engagement de votre audience au plus haut.

Promouvoir votre événement : Les stratégies qui font la différence

Communiquer en amont, pendant et en aval de vos événements vous aide à attirer un public plus large, en direct mais également en replay.

1. En amont, préparez une stratégie de communication complète pour accueillir un maximum de participants. Dans cette vidéo, notre experte Daniella, content manager chez Livestorm, détaille comment utiliser votre site web, les médias sociaux et l'email marketing dans ce but.

• “11 Ways to Promote Your Virtual Event”.
• Téléchargez “Promotion de votre événement en ligne : le guide complet de Livestorm”.

2. Pensez à réutiliser, transformer ou découper les contenus de votre événement. Le Repurposing est une excellente stratégie pour tirer au maximum bénéfice de ces contenus, en les intégrant dans vos landing pages, en créant des webinaires à la demande ou encore en utilisant le script pour faire un article de blog : “10 ways to repurpose your next virtual event for a higher ROI”

Choisir le bon format et la bonne plateforme

Choisir la bonne plateforme d’événement virtuel est votre atout pour un événement sans faille. Elle doit correspondre à vos besoins, tout en proposant des fonctionnalités uniques parfaitement pertinentes.

Les choix de la plateforme et du format dépendent directement des objectifs spécifiques que vous poursuivez. Cependant les critères principaux rencontrés sont : la simplicité d’utilisation, la collecte et l’analyse de données utilisables, la fiabilité, les fonctionnalités d’interaction.

Comment assurer un déroulement fluide en gérant la technologie et les équipements ?

Anticiper les problèmes techniques

Si le choix d’une plateforme fiable joue beaucoup dans l’organisation d’un événement fluide et sans interruptions techniques, la préparation en amont est également une étape clé.
Il faut prévoir de tester les équipements, caméra, microphone, connexion internet.

Une répétition en conditions réelles vous permettra également d’identifier les points à retravailler. Cela vous donnera par ailleurs une occasion de former l’équipe venant en soutien de l’événement : animateurs, modérateurs, support technique…

Missionner une équipe dédiée

Créer un événement mémorable ne se limite pas à prévoir une bonne animation. La modération est la clé pour répondre aux questions en temps réel, et pour filtrer tout commentaire inapproprié.

Le support technique peut anticiper certaines problématiques en proposant des tutoriels aux participants, afin de les aider à naviguer au mieux sur la plateforme.

Le jour J, il sera présent pour gérer tout problème technique : difficulté de connexion, problème audio/vidéo… Il peut également recueillir les feedback post-événement, pour identifier des problèmes techniques à anticiper pour les prochains événements.

Engager vos participants : Le secret pour transformer votre événement virtuel en succès

Devant son écran, votre public est plus enclin à la distraction. Votre objectif est de capter son attention, tout en le rendant acteur de l’événement.

L’interaction et l’engagement sont les deux mots-clés qui assureront le succès de votre événement.

Suivez les conseils pratiques donnés par Daniella dans cette vidéo : “10 Virtual Event Ideas to Boost Engagement”

Faire des participants les acteurs de l’événement

Encouragez les participants à utiliser les fonctionnalités interactives, comme le chat, les questions-réponses, les émojis, des badges de participation…

Proposez des activités variées : sondage, conférence, activité de groupe, jeu, questions-réponses pour les inciter à réagir et à collaborer.

Faites vivre à vos participants un événement inoubliable

Tout au long de l’événement, variez les formats pour éviter de ne proposer que des présentations classiques : pensez aux démos en direct, aux tables rondes, aux workshops, aux jeux et tirages au sort, aux sondages…

Mettez à disposition des ressources pertinentes pour votre audience pendant l'événement, comme des rapports, des fichiers d’illustration (vidéo, image…), des présentations succinctes, etc.

Proposez aux participants une action concrète à la fin de l’événement

Activez votre audience en leur proposant une action concrète à la fin de votre événement, que ce soit pour profiter d'une promotion, répondre à un sondage ou visiter une page spécifique.

Les 4 ingrédients d’un événement virtuel réussi

L’événementiel en entreprise a fortement évolué ces dernières années.

Devenus un outil incontournable pour les entreprises et organisations, les événements virtuels offrent flexibilité et accessibilité aux participants, ainsi que rentabilité pour les organisateurs.

Retenez les 4 ingrédients pour réussir vos événements virtuels :

• un contenu de qualité
• une préparation technique parfaite
• un public ultra-engagé
• des éléments inattendus comme des divertissements ou des formats qui sortent de l’ordinaire
• une communication soutenue, en amont, pendant et en aval

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