Comment organiser un colloque ? - Le guide

Organiser un colloque est une opportunité stratégique pour consolider les liens avec vos partenaires, vos clients ou encore vos homologues d’autres entreprises, tout en offrant l'occasion de rencontrer des experts du domaine.

L'organisation d’un colloque requiert une préparation minutieuse, impliquant la prise en considération de divers éléments, de la sélection de la salle à la détermination de la date, en passant par le choix du thème, des intervenants et la promotion de l’événement.

Aucun détail ne doit être négligé ! Dans cet article, nous aborderons ce qu’est un colloque et ainsi que toutes les étapes pour l’organiser et bien choisir le logiciel de conférence en ligne sur lequel vous appuyez.

Qu'est-ce qu'un colloque ?

Un colloque est un événement professionnel dédié au partage de connaissances, à l’échange d'idées novatrices, pendant lequel interviennent des experts d'un domaine spécifique, sur un sujet donné.

Le colloque réunit autour de questions politiques, économiques, environnementales, sanitaires, scientifiques, d’arts et de lettres, etc… Les domaines d’intervention sont multiples et sans contrainte.

C’est un moment privilégié où les participants peuvent approfondir leurs connaissances, partager leurs découvertes et établir des connexions significatives, avec un public présent dans une salle, mais aussi derrière son écran.

En effet, depuis la crise sanitaire de la covid et grâce aux avancées technologiques, les colloques peuvent se tenir en présentiel mais aussi à distance, avec des logiciels de conférences en ligne comme Livestorm. Ils sont ainsi accessibles sans aucune limite géographique !

Un colloque peut réunir des milliers de personnes sur un weekend comme quelques dizaines sur une journée.

Quelle est la différence entre colloque et conférence ?

La différence entre colloque et conférence est très simple : une conférence a tendance à s’adresser au grand public, alors qu’un colloque vise davantage un public averti sur un sujet.

Un colloque réunit des experts dans le but d'échanger, de débattre. Une conférence est plutôt descendante, on y assiste et on écoute, on y débat moins.

Pourquoi organiser un colloque ?

Les raisons premières de l’organisation d’un colloque sont :

• de démocratiser un sujet,
• de partager des travaux de recherche,
• de permettre les échanges autour d’un sujet défini,
• d'échanger des idées,
• de développer des collaborations,
• de confronter des points de vue.

Organiser un colloque permet aussi d’asseoir son expertise, sa domination sur un thème particulier et ainsi de se démarquer de ses concurrents.

C’est une fantastique mise en lumière et un levier de notoriété pour votre entreprise ou votre organisation.

Si vous possédez une expertise dans un secteur spécifique, lancez-vous et organisez un colloque pendant lequel vous réunirez les personnalités et les experts reconnus du secteur.

Voici les clés pour organiser un colloque et en faire une réussite.

Comment organiser un colloque ? Les 6 étapes clés

Quelques étapes sont à garder en tête pour bien organiser un colloque.

1. Le thème, la date et la durée

Commencez par définir votre thème ainsi que la date et l’heure de l’événement, si possible plusieurs semaines à l’avance, voire 2 à 3 mois.

En effet, il faut que les participants et les intervenants puissent se rendre disponibles, et il vous faudra aussi suffisamment de temps pour que tout soit correctement ficelé.

Si vous prévoyez un colloque sur plusieurs jours, programmez-le en semaine, vous augmentez vos chances de participation.

Beaucoup ne sont pas prêts à sacrifier leur weekend à des fins professionnelles, sauf si le colloque est réellement un incontournable de grande renommée.

Et pour convaincre les personnes qui ne peuvent se déplacer, il est possible d’organiser le colloque en ligne grâce à un logiciel de conférence en ligne.

2. Définissez votre budget pour votre colloque

Prévoyez un budget prévisionnel qui doit inclure les dépenses telles que :

• la location du lieu du colloque,
• la rémunération des intervenants,
• le matériel pour accueillir les participants (chaises, tables, goodies…),
• les frais liés aux assurances et aux dispositifs de sécurité.

Les coûts varient en fonction :

• du lieu que vous choisissez,
• du nombre de participants,
• de la qualité des intervenants (la plupart demandent une rémunération plus ou moins importante selon leur notoriété),
• des prestations que vous offrez aux participants (boissons, repas…)

Vous avez la possibilité de faire payer un droit d’entrée aux participants, à condition qu’il soit à la hauteur des interventions.

Ne soyez pas gourmand, le but est de limiter le coût global du colloque, pas de rentabiliser l'événement.

3. Choisissez bien vos intervenants

Qui invitez-vous pour nourrir les échanges et les interventions ? C’est une question à vous poser dès les premières étapes de l’organisation du colloque.

Définissez et cadrez le sujet de votre colloque avec précision. Cela vous permettra d’envisager les intervenants reconnus et experts sur le sujet choisi, afin de leur proposer d’intervenir.

C’est évidemment la thématique abordée qui va attirer en premier lieu, puis les personnalités présentes au colloque.

On ne va pas voir un concert sans savoir qui sera sur scène !

4. Planifiez l’agenda en amont de la colloque

Prenez désormais le temps d’écrire l’ensemble du déroulé du colloque, heure par heure, le plus précisément possible. Du discours d’accueil au discours de clôture.

Informez les intervenants de leur date et heure de passage, du temps qui leur est imparti, du sujet précis sur lequel vous les attendez.

Lorsque vous pensez organisation d’un colloque, pensez rythme ! Faites intervenir des experts au travers d’une table ronde, de conférences ou de débats.

Une fois que le programme est détaillé et validé, pensez à le partager sur tous vos éléments de promotion du colloque, que ce soit la landing d’inscription, la page web que vous allez créer spécialement pour l’événement, les publications sur les réseaux sociaux…

5. Préparez vos invitations pour votre colloque

Votre colloque est cadré : vous connaissez le thème, quand il se déroulera, où et avec qui. Il est temps de lancer les invitations !

Prévoyez un e-mail d’inscription envoyé à tous les invités. Il renverra vers une page d’inscription bien réalisée et intuitive. C’est important afin d’optimiser les inscriptions.

Si votre colloque est uniquement en physique, rapprochez-vous d’une billetterie en ligne, qu’il soit gratuit ou payant. Cela vous permet de gérer un nombre maximum d’inscription et de ne pas vous faire déborder.

Si votre colloque est accessible aussi par visioconférence, indiquez clairement sur la landing d’inscription :

Je souhaite participer à distance OU Je souhaite venir sur le lieu du colloque.

Via la billetterie en ligne, réservez un nombre d’inscriptions disponible pour les participants en physique et un autre nombre de billets disponibles à distance.

Il est important de distinguer des quotas différents : votre lieu pourra peut-être accueillir 1000 personnes alors que la capacité du logiciel de visioconférence que vous aurez choisi sera de 3000 personnes.

6. Lancez votre campagne de promotion

Vous avez rempli les 5 premières étapes de l'organisation d’un colloque, il est temps de penser à le communiquer.

Partagez l’événement sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, X, Facebook, Youtube…) et sponsorisez pour offrir davantage de visibilité et vous donner toutes les chances d’atteindre le nombre d’inscrits que vous ambitionnez.

Utilisez votre base de données qualifiée et envoyez une newsletter à tous vos contacts.

Si vous avez fait appel à des sponsors et/ou des intervenants, demandez-leur de partager aussi l’événement.

Rapprochez-vous de la presse spécialisée en lien avec votre secteur d’activité, voire de la presse nationale.

Livestorm, la plateforme d’événements en ligne idéale pour organiser vos colloques

Vous souhaitez que votre colloque soit accessible sans aucune limite géographique ni de nombre ?

Livestorm est un logiciel de visioconférence tout-en-un qui vous accompagne avec efficacité tout en étant à la pointe des règles de sécurité !

Pas besoin de téléchargement, Livestorm est disponible en ligne dès lors que vous avez choisi l’abonnement qui vous convient. Vous pouvez inviter jusqu’à 3000 participants pendant des sessions qui peuvent durer jusqu’à 12 heures consécutives.

Livestorm s’est particulièrement adapté à ces formats de colloques longs et avec beaucoup d’invités que l’on retrouve généralement dans le secteur de la santé.

Et si certains de vos intervenants n’ont pas pu faire le déplacement, Livestorm leur offre la possibilité d’intervenir tout de même pendant le colloque, et de partager leur expertise, comme s’ils étaient sur place.

Si vous êtes équipés d’un microphone et d’une webcam performants, la retransmission du colloque sera de grande qualité, et les participants à distance seront en pleine immersion.

Livestorm vous permet également de gérer efficacement les inscriptions grâce à des modèles d’e-mails et de landings d'inscription, avec un rappel automatique de l’événement.

Gérez vos colloques à distance en toute sécurité avec Livestorm grâce à sa certification ISO 27 001 et à sa conformité avec la RGPD.

Pour finir, vous avez la possibilité d’enregistrer le direct afin de le proposer en replay directement après le colloque. Une fonctionnalité idéale pour apporter toujours plus de portée et de visibilité à votre entreprise !

N’attendez plus, inscrivez-vous une démonstration de Livestorm !