21 avantages et inconvénients de la visioconférence

La visioconférence est devenue un outil incontournable dans le monde professionnel moderne, notamment avec le télétravail qui s’est imposé depuis quelques années dans de nombreuses entreprises.

Grâce à la technologie, les entreprises et leurs salariés peuvent désormais communiquer et collaborer à distance, sans avoir à se déplacer physiquement.

De nombreuses plateformes, telles que Livestorm, proposent des solutions clés en main pour organiser des visioconférences de qualité et interactives.

Cependant, comme pour toute innovation technologique, la visioconférence présente à la fois des avantages et des inconvénients, qu’il est bon d’avoir en tête afin de faire de vos réunions en ligne des événements de qualité.

La visioconférence en entreprise : une croissance explosive depuis la Covid

La visioconférence est devenue l'une des principales technologies de communication en entreprise depuis le début de la pandémie de COVID-19.

Alors que les restrictions sanitaires ont contraint les entreprises à revoir leur mode de fonctionnement traditionnel, la visioconférence s'est imposée comme une solution incontournable pour maintenir la collaboration à distance.

Cette transition rapide vers les réunions virtuelles a engendré une croissance explosive de cette technologie, avec des chiffres qui témoignent de son impact significatif.

L'utilisation de la visioconférence en entreprise a connu une hausse spectaculaire. Selon une enquête menée par Gartner en 2021, le temps moyen passé en visioconférence a augmenté de près de 300 % depuis 2020.

Les réunions virtuelles sont devenues le principal moyen de communication pour les équipes dispersées géographiquement, permettant ainsi de maintenir la productivité malgré les bouleversements liés à la pandémie.

Un autre facteur déterminant de la croissance de la visioconférence en entreprise est l'évolution rapide des outils technologiques. Les entreprises de services de visioconférence, telles que Livestorm, ont investi massivement dans le développement de fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises et aux contraintes imposées par la Covid.

Des améliorations en matière de sécurité, d'intégration avec d'autres outils de productivité et de qualité vidéo ont favorisé l'adoption continue de la visioconférence en tant que pilier de la collaboration professionnelle.

Aujourd’hui, les entreprises se sont adaptées et combinent de plus en plus le travail à distance et le travail sur site.

La visioconférence joue un rôle prépondérant dans la réussite de la communication professionnelle interne en entreprise.

D’où l’importance de s’équiper en un logiciel performant de vidéoconférence qui offre la possibilité d’animer les réunions à distance et de les rendre tout autant productives et efficaces que si elles avaient lieu en physique.

Quels sont les avantages de la visioconférence ?

De plus en plus répandues, les logiciels de visioconférence, tels que la plateforme virtuelle Livestorm, investissent les salles de réunion afin de réunir les salariés présents sur site, ceux en télétravail ou encore à l’autre bout du monde.

Les multiples avantages de la vidéoconférence contribuent à métamorphoser votre entreprise de l'intérieur.

1. Facilité d'accès

La visioconférence permet à des personnes situées à différents endroits géographiques de se connecter facilement.

Il suffit d'avoir un dispositif avec une caméra et une connexion internet pour participer à une réunion virtuelle.

2. Gain de temps et d'argent

En éliminant la nécessité de voyager, la visioconférence réduit considérablement les coûts liés aux déplacements professionnels tout en économisant un temps précieux pour les participants.

Les coûts liés à des besoins en espace de bureau, moins voire plus du tout utilisés, sont également réduits.

3. Flexibilité des horaires

Les réunions en ligne permettent aux participants de choisir des horaires qui conviennent à tout le monde, ce qui facilite la coordination entre les personnes issues de fuseaux horaires différents.

4. Collaboration en temps réel

La visioconférence facilite la collaboration en temps réel grâce à des fonctionnalités telles que le partage d'écran, les tableaux blancs interactifs et le partage de documents.

5. Réduction de l'empreinte carbone

En limitant les déplacements, la visioconférence contribue à réduire l'impact environnemental des activités professionnelles.

Une belle preuve RSE à mettre en avant auprès des clients !

6. Amélioration de la productivité

Les réunions à distance bien organisées peuvent être plus efficaces, ce qui augmente la productivité globale de l'équipe.

Il est beaucoup plus facile de réunir devant un écran l’ensemble des décisionnaires plutôt que de chercher une date, un horaire et un lieu qui conviennent à chacun.

7. Accessibilité pour les personnes à mobilité réduite

La visioconférence offre une option de communication plus accessible pour les personnes ayant des limitations physiques.

8. Flexibilité

Utilisez la visioconférence pour vos réunions d’équipe, mais aussi pour des présentations à vos clients, pour animer des formations ou des ateliers, mener des entretiens d’embauche… Les possibilités sont multiples et offrent de réelles opportunités d’ouverture à une entreprise.

9. Accessibilité intergénérationnelle

La visioconférence s’impose comme un outil universel. Dans un contexte professionnel, elle favorise la collaboration entre des employés ayant des niveaux de familiarité différents avec les technologies numériques.

Les plateformes de visioconférence, avec leurs interfaces simplifiées et intuitives, permettent même aux personnes peu habituées aux outils technologiques de s’y adapter rapidement.

De plus, des fonctionnalités comme le sous-titrage en temps réel ou la traduction simultanée rendent ces échanges encore plus fluides, éliminant des barrières qui auraient pu limiter la communication entre générations.

10. Enregistrement des réunions

L’un des avantages majeurs de la visioconférence réside dans la possibilité d’enregistrer les réunions. Cette fonctionnalité est un atout non négligeable pour les entreprises et les organisations, permettant :

• La relecture des discussions importantes : Les participants peuvent revenir sur des points abordés lors d'une visioconférence, pour clarifier les décisions prises.
• De partager avec les absents : Les personnes n’ayant pas pu assister à la réunion en direct peuvent accéder à l’enregistrement. L'information est homogène au sein de l'équipe.
• L'archivage à long terme : Les replays constituent une ressource précieuse pour l’historique des projets ou pourquoi pas comme base pour des formations futures.
• Rompre l'isolement due à la situation géographique : Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises internationales, où des réunions peuvent se tenir à des horaires peu pratiques pour certaines zones géographiques. Les enregistrements assurent que personne ne soit laissé de côté.

11. Facilité d'intégration avec d'autres outils

Les plateformes de visioconférences s'intègrent avec une grande variété d'outils, pour créer des écosystèmes numériques complets, puissants et interconnectés.

Livestorm s'intègre à plus de 1000 applications pour booster votre stratégie de video marketing.

12. Formation et apprentissage

Depuis la Covid, la visioconférence est devenue un pilier central de la formation à distance. Elle offre un cadre idéal pour :

• Animer des formations en ligne : Les entreprises et les formateurs peuvent organiser des sessions interactives, accessibles depuis n’importe quel endroit du monde.
• Proposer des ateliers collaboratifs : Grâce à des outils comme les tableaux blancs virtuels ou les salles de sous-groupe, les participants peuvent interagir activement.
• Diffuser des webinaires à grande échelle : Ces événements permettent de toucher un large public, que ce soit pour présenter un produit, partager des connaissances ou organiser des conférences réunissant plusieurs milliers de participants.

Quels sont les inconvénients de la visioconférence ?

Malgré de nombreux avantages, on recense quelques inconvénients des réunions en ligne.

Il est nécessaire de les avoir en tête afin de les parer et de faire en sorte que la visioconférence soit une force et soit constructive.

1. Problèmes techniques

Les problèmes de connexion internet, les coupures audio ou vidéo et les pannes de matériel peuvent perturber le déroulement des réunions en ligne.

Comment prévenir les problèmes techniques ?

• Optez pour des plateformes de visioconférence fiables et sécurisées.
• Organisez des sessions d’initiation et de formation pour que les utilisateurs soient à l’aise avec l’outil et sachent réagir en cas de problème.
• Fournissez un numéro d’appel ou un lien de secours pour permettre une participation audio en cas de panne.

2. Manque de contact humain

La visioconférence ne peut pas remplacer entièrement les interactions sociales en face à face, ce qui peut entraîner un sentiment d'isolement ou d'éloignement. Il faut y être vigilant.

De plus, l’échange peut paraître moins fluide en visioconférence qu’en physique. C’est pourquoi démarrer par un icebreaker est une bonne pratique pour réussir sa réunion en ligne !

Pour remédier au manque de contact humain :

• Dédiez des minutes de la réunion à des discussions informelles ou à des activités icebreaker.
• Créez des espaces virtuels en dehors des réunions formelles, comme des pauses café virtuelles.
• Favorisez les interactions visuelles en encourageant les caméras allumées, mais laissez la liberté aux participants de choisir, pour ne pas accroître leur inconfort.

3. Distractions potentielles

Les participants aux réunions virtuelles peuvent être tentés de se laisser distraire par d'autres tâches sur leur ordinateur ou leur environnement immédiat.

Pour éviter les distractions lors des visioconférences :

• Définissez des règles de participation, comme couper les notifications ou s’isoler dans un espace calme pendant la réunion.
• Engagez les participants avec des sondages, des quiz ou des tableaux blancs collaboratifs pour maintenir leur attention.
• Réduisez la durée des sessions pour limiter la tentation de se détourner de la discussion principale. Nous vous recommandons des visioconférences de 40 minutes pour maintenir l’attention de votre auditoire.

4. Barrière linguistique et culturelle

Les différences linguistiques et culturelles peuvent compliquer la communication en visioconférence, notamment lors de réunions internationales.

Grâce à Interprefy, Livestorm propose l’interprétation en direct de votre événement en ligne, selon 3 possibilité :

• via un interprète professionnel dans plus de 30 langues,
• via des sous-titres et légendes basés sur l’IA dans plus de 80 langues,
• ou encore via la traduction vocale par l’IA qui traduit les discours en temps réel.

Mettez fin aux barrières linguistiques lors de vos visioconférences organisées à l’échelle mondiale.

5. Confidentialité et sécurité

La visioconférence soulève des inquiétudes en matière de confidentialité des données et de sécurité des informations échangées en ligne.

D’où l’importance de s’équiper en un logiciel de visioconférence sécurisé !

Dans ce cadre, Livestorm est une plateforme de visioconférence sécurisée certifiée RGPD et ISO 27001, afin de protéger les données de ses clients. Cela confirme l’engagement de l’entreprise à maintenir les normes de sécurité des données les plus élevées.

6. Fatigue visuelle et mentale

Les longues heures passées devant un écran peuvent entraîner une fatigue visuelle et mentale accrue pour les participants.

Il est important d’imposer un cadre et des règles, surtout lorsque l’on travaille de chez soi.

Nos conseils pour éviter la fatigue visuelle et mentale :

• Planifiez des pauses régulières : Lors de réunions prolongées, instaurez des pauses toutes les 45 minutes pour permettre aux participants de se déconnecter temporairement. Cela leur permettra de retrouver de la concentration pour la suite de la réunion.
• Utilisez un format hybride : Alternez les phases de visioconférence avec d'autres formats, comme des activités en autonomie ou des temps de discussion en petit groupe.
• Préconisez l'utilisation de filtres de lumière bleue : Encouragez l'utilisation d’un filtre anti lumière bleue ou activez les paramètres écran qui permettent de diminuer la lumière bleue, pour réduire la fatigue oculaire.

7. Limitations des interactions non verbales

Certaines nuances de communication peuvent être perdues en visioconférence en raison des limitations des interactions non verbales.

La visioconférence présente de nombreux avantages en termes de facilité d'accès, de gain de temps, de flexibilité et de collaboration en temps réel.

Cependant, elle n'est pas dénuée d'inconvénients, notamment liés aux problèmes techniques, à la fatigue et au manque de contact humain.

Pour ne pas perdre en qualité d’échanges :

• Utilisez des outils collaboratifs et interactifs comme les tableaux blancs, les sondages, les breakout rooms, les émojis…
• Définissez des règles claires pour favoriser une prise de parole structurée, éviter les interruptions et fluidifier les échanges.

8. Baisse de la spontanéité

La visioconférence peut limiter la spontanéité des échanges, en particulier dans des contextes de groupe.

Les participants ont plus tendance à hésiter à intervenir ou à partager leurs idées.

Cette dynamique peut freiner les discussions informelles ou les échanges créatifs, pourtant essentiels à l’innovation ou à la résolution de problèmes.

Aussi, les silences, qui sont normaux dans une conversation en face à face, peuvent être perçus comme maladroits en visioconférence, ce qui ajoute une pression supplémentaire pour maintenir un dialogue constant.

9. Coût caché des équipements

Bien que la visioconférence soit souvent perçue comme une solution économique, elle peut engendrer des coûts cachés. Pour une expérience de qualité, il est nécessaire d'investir dans des équipements de qualité : caméras haute résolution, microphones à réduction de bruit, écrans adaptés ou encore connexions internet stables et rapides.

Ces dépenses peuvent représenter une barrière, en particulier pour les petites structures ou les particuliers.

Pour maximiser les avantages de la visioconférence tout en minimisant ses inconvénients, il est essentiel de choisir un bon outil de visioconférence, de mettre en place des pratiques de communication efficaces et de rester conscient des besoins et des préférences des participants.

Livestorm vous propose un logiciel de vidéoconférence complet, facile à prendre en main et ludique. Participez à une démonstration gratuite de Livestorm et découvrez l’ensemble des possibilités pour mettre en place, au sein de votre entreprise et de vos équipes, des visioconférences efficaces, interactives et de qualité !