Comment organiser une table ronde : le guide complet

La table ronde est un format idéal pour les événements professionnels. Elle permet à des experts d’un sujet de débattre ainsi que de partager leurs connaissances et leurs perspectives avec le public.

Une table ronde bien orchestrée enrichit le débat et amène l’audience à construire sa propre opinion. De plus, elle met en valeur l'expertise et l'expérience des intervenants.

Mais organiser une table ronde est un véritable défi !

Nous vous proposons un guide complet : de la sélection des intervenants jusqu’aux moyens de favoriser l’engagement des spectateurs. Vous avez en main tous les ingrédients du succès.

Qu’est-ce qu’une table ronde ?

Une table ronde consiste à réunir un groupe de spécialistes pour discuter d’un sujet, généralement devant un auditoire. Les tables rondes s’appuient sur l’égalité entre les participants, à l’image de la légendaire table du Roi Arthur.

Un animateur a pour rôle de poser des questions et de répartir la parole entre chaque participant.

Chacun peut ainsi exprimer sa vision et son opinion, sans discrimination.

Les objectifs de ce type de réunion sont d’échanger et de confronter les opinions, à propos de sujets complexes ou tendances.

Pour plus de dynamisme, les spectateurs sont incités à interagir et à poser des questions.

Pourquoi organiser une table-ronde ?

Les tables rondes sont de plus en plus populaires. Elles se présentent comme une alternative aux formats plus traditionnels, tels que la conférence ou le webinaire.

Leur flexibilité est remarquable : elles sont adaptables en présentiel, en ligne ou en hybride.

Il est possible de les organiser en petits groupes, tout comme lors de grandes conférences.

Elles permettent de rassembler divers spécialistes autour d’un thème commun.

Elles favorisent l'interaction entre tous les participants, ainsi qu’un meilleur engagement.

Organiser une table ronde permet aux entreprises de bénéficier de nombreux avantages.

Tout en renforçant leur crédibilité et leur réputation, elles accèdent à l’expertise de leaders d’opinion et de professionnels reconnus dans leur domaine.

Les différents débats génèrent du contenu de haute valeur, que les entreprises peuvent utiliser pour leurs opérations de marketing en ligne ou pour fidéliser leurs clients.

Enfin, les discussions donnent naissance à des idées innovantes que les entreprises peuvent utiliser pour la recherche de nouvelles opportunités ou encore pour stimuler leur innovation.

Comment organiser une table ronde

Pour garantir le succès de votre table ronde, sa bonne préparation est essentielle. Cela passe par une composition parfaite et un choix judicieux de sujet.

Voici les étapes pour organiser une discussion fluide et productive :

Les 3 composantes d’une table ronde engageante

L’animateur : le maestro du débat

L’animateur devra guider les discussions et poser des questions stimulantes à chaque participant. Choisissez une personne expérimentée et qui connaît bien le sujet débattu.

Vous pouvez faire appel à un professionnel extérieur, un journaliste par exemple.

Dès le lancement des discussions, il endosse également le rôle de modérateur.

Il doit s’assurer que chacun prend la parole, animer les interactions avec les spectateurs, gérer le temps et maintenir l'ordre pendant les débats. Enfin, il conclut les discussions.

Les intervenants ou panélistes : les étoiles de votre événement

Choisir des professionnels reconnus, si possible des “têtes d’affiche”, est une bonne idée pour amplifier la communication de votre événement sur les réseaux sociaux.

Cependant, n’oubliez pas de vous assurer de la diversité des invités.

En effet, l’auditoire souhaite en savoir plus sur le sujet, et découvrir de nouvelles perspectives.

Sélectionnez des professionnels capables de sortir des sentiers battus.

Les fédérations métiers et les réseaux sociaux vous apporteront une aide précieuse pour identifier ces spécialistes.

Pour vous assurer que vos panélistes dévoilent des informations intéressantes, préparez des questions en lien avec leur point de vue unique. Par ailleurs, évitez de poser les mêmes questions à chaque intervenant.

Organisez une rencontre quelques jours avant. Cela vous permettra de parfaitement connaître le parcours de vos intervenants, et d’identifier les sujets sur lesquels ils peuvent apporter une valeur ajoutée.

Le public impliqué : le secret d'une table ronde vivante

Générez des discussions vivantes en impliquant le public dans les débats. Il faut éviter à tout prix qu’il reste passif :

• Utilisez des outils comme les quiz, les sondages, les votes interactifs pour le faire participer, en présentiel comme en virtuel. Organisez ces interactions tout au long des échanges, par exemple à chaque changement de thème.
• Facilitez les interactions, notamment pour les formats virtuels ou hybrides. Proposez des réponses pré-rédigées sur les sondages en ligne et autorisez l’utilisation d’emojis en tant que réactions.
• La séance de Questions-Réponses est essentielle. Pensez à la dynamiser en insérant des moments dédiés aux questions entre deux sujets par exemple, et non pas uniquement à la fin.

L’animateur a pour mission de capter l’attention des spectateurs. Il doit leur montrer qu’ils sont les bienvenus pour partager leur avis, les solliciter pour poser des questions.

L'organisation de la table ronde : Sujet, format et plus…

Le choix du sujet : Le cœur battant de votre événement

Un bon sujet est celui qui résonne avec votre audience, parce qu’il est pertinent ou tendance dans votre domaine.

Pour l’identifier, rendez-vous sur les réseaux sociaux ainsi que sur les sources d’informations spécialisées de votre industrie. Sélectionnez l’un des sujets phares du moment, celui dont les spécialistes parlent.

Votre sujet est le point de départ de discussions de haut niveau.

Par exemple, il peut porter sur l’avenir d’un secteur ou d’une pratique. Il peut aussi traiter de l’impact d’une nouvelle technologie sur les process de travail dans votre industrie.

Quoiqu’il en soit, conservez une certaine souplesse dans le choix de votre sujet : les professionnels que vous invitez pourraient vous suggérer un angle différent, pour le dynamiser.

Le thème étant le cœur battant de votre table ronde, ne passez pas trop de temps sur les présentations. Entrez rapidement dans le vif du sujet pour capter l’attention de l’auditoire.

Le conseil d’expert de Daniella, content manager chez Livestorm:
“Les débats d’experts permettent de terminer la discussion sur une note plus légère : posez des questions moins formelles. Par exemple, si votre sujet porte sur le marketing, vous pouvez demander à vos panélistes de dévoiler leur campagne de marketing préférée ou leur outil de marketing favori”.

Préparer des questions stimulantes

Prévoyez des questions ouvertes. Elles génèrent des discussions engageantes entre les orateurs.

Encouragez les professionnels invités à partager leurs expériences et leurs opinions.
Rebondissez sur l’actualité et sur les opinions des uns et des autres, afin d’assurer un certain dynamisme.

Restez neutre pour permettre à chacun de s’exprimer librement.

L'animation déléguée : La clé d'une gestion du temps sans faille

La gestion du temps est une composante essentielle. Elle ne peut pas être laissée au hasard, au risque que certains sujets ne puissent pas être traités.

Un présentateur expérimenté saura respecter le temps imparti pour chaque sujet. Mais vous pouvez soulager sa charge de travail grâce à l’animation déléguée.

Pendant que l’animateur reste concentré sur les questions et les échanges avec l’auditoire, un gardien du temps peut par exemple s’occuper d’annoncer le temps restant à intervalles réguliers.

Les règles de conduite : Le cadre pour des propos constructifs

Les règles de conduite doivent être pensées avant l'événement. Il est important de les annoncer en amont des interventions.

C’est une bonne manière pour encourager une discussion respectueuse et constructive, qui laisse la place à l’échange d’idées, même contradictoires. Le modérateur pourra s’y référer en cas de débordement d’un intervenant trop passionné, ou de participants trop réactifs.

Visuels et pauses : Les ingrédients pour une table ronde savoureuse

L’expérience vécue par chaque participant doit être au cœur de votre réflexion.

Pour rendre votre événement mémorable, présentez des visuels marquants pour chaque question posée ou pour chaque thématique abordée.

Organisez des pauses. Celles-ci offrent aux intervenants une occasion de rassembler leurs pensées avant les prochaines questions. Le public peut, lui, se reposer quelques minutes. Cela maintiendra au plus haut niveau l’attention de tous.

Une clôture en beauté : L'art de remercier

La clôture est le point d'orgue de votre événement. Donnez aux participants de quoi en garder un excellent souvenir.

Les remerciements sont une étape importante, pour valoriser l’écoute et la participation du public, ainsi que la contribution des panélistes.

Pour cela, résumez les points essentiels et mettez en lumière les concepts importants évoqués par chacun.

Les défis techniques de la table ronde : Comment les surmonter ?

Choisir le bon format : présentiel, virtuel ou hybride ?

Les possibilités à votre disposition vont influer sur le choix du format.

Le format en personne a l’avantage de mettre en relation directe le public avec les intervenants. Cependant, cela demande une logistique importante : trouver une salle suffisamment grande et adaptée, faire déplacer les panélistes, accueillir le public, prévoir un service de sécurité et un buffet…
Cela limite également les possibilités de participation, puisque seules les personnes proches géographiquement pourront se déplacer.

Le format hybride permet de mixer le présentiel avec une diffusion à distance pour le public. Certains intervenants peuvent aussi s’exprimer à distance. Cela demande une organisation bien pensée, ainsi qu’une retransmission de très bonne qualité.

La table ronde virtuelle est, quant à elle, parfaitement modulable. Votre défi sera de conserver l’attention des spectateurs à l’aide de questions, de quiz et grâce à une animation parfaite. Votre meilleur allié : un logiciel d’événements virtuels équipé de ces fonctionnalités.

Assurer une qualité audio et vidéo irréprochable : Nos conseils pour organiser une table ronde virtuelle réussie

Le choix de la plateforme est essentiel pour une table ronde hybride ou virtuelle.

Elle doit bien sûr être facile à utiliser, notamment pour les intervenants. Elle doit aussi offrir des fonctionnalités d’engagement des participants (sondages, quiz…).

Pensez aussi à ouvrir un accès à l’interface administrateur du chat aux panélistes, si vous souhaitez qu’ils puissent répondre en direct à certaines questions lors de la retransmission en direct.

Pour éviter les mauvaises surprises, organisez en amont un test microphone et caméra. Demandez à chaque intervenant de conserver la même configuration matérielle jusqu’au jour de la table ronde.

Établissez une liste de recommandations : demandez à chacun de s’installer dans un environnement calme. Conseillez de tester l’écho de la pièce, pour garantir une qualité audio irréprochable.

L’objectif est de ne surtout pas interférer avec les débats, ni avec la concentration du public.

Vérifiez que l’interface vous permet de couper les micro des personnes qui ne prennent pas la parole.

Côté vidéo, choisissez une configuration dynamique de la salle en présentant à l’écran uniquement la personne qui s’exprime.

Les 3 éléments phares d’une table ronde réussie

Mener un échange efficace et engageant est simple, il faut veiller à ces 3 éléments clés :

• le sujet: tendance, intéressant et pertinent dans votre domaine
• le présentateur: expérimenté, il favorise la prise de parole et les interactions avec les différents participants
• l’organisation: millimétrée, vous n’avez rien laissé au hasard, surtout pas les moyens déployés pour développer l’engagement de votre auditoire

Après l’événement, proposez un replay, un document récapitulatif et le lien vers les profils des intervenants avec une bibliographie sur le sujet évoqué.

Utilisez ce guide étape par étape : une véritable feuille de route pour votre prochaine table ronde !

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