Les événements hybrides peuvent être la solution parfaite si vous n'arrivez pas à vous décider entre l'organisation d'un événement virtuel ou d'un événement en personne.

Mais pas si vite ! Bien que les événements hybrides présentent de nombreux d'avantages, ils demandent aussi beaucoup plus de préparation. En effet, selon une étude de Marketic, 38% des organisateurs d'événements déclarent qu'un événement hybride demande plus de temps de préparation que pour l'organisation d'un événement virtuel ou d'un événement en personne.

Avant de vous lancer, consultez cet article pour maîtriser l'organisation de votre événement hybride.

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Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Définition : événement hybride

Un événement hybride est un événement qui se déroule à la fois en présentiel et en distanciel, selon le choix des participants. Par le biais d'un logiciel d'événements virtuels, les participants en ligne peuvent avoir une expérience similaire à celle des participants qui assistent à l'événement en personne.

Exemples d'événements hybrides

Depuis la pandémie, de nombreux événements sont organisés en hybride. Découvrez ci-dessous quelques exemples.

BPI France

La Banque Publique d'Investissement est cliente de Livestorm et organise de nombreux événements, qu'ils soient sous forme de webinars, en personne ou en hybride. Retrouvez tous les événements de la BPI sur sa page YouTube.

HubSpot

HubSpot organise depuis 2020 son événement annuel INBOUND sous format hybride. La particularité ? HubSpot utilise une plateforme qui permet de créer un avatar, afin de se déplacer virtuellement à travers l'espace d'exposition.

Agence Française de Développement

L'AFD est aussi cliente de Livestorm et elle organise de nombreux événements hybrides en utilisant Livestorm comme régie, notamment grâce à ses fonctionnalités de RTMP.

Vous pouvez retrouver tous les événements de l'Agence Française de Développement sur sa chaîne YouTube.

7 étapes pour organiser un événement hybride réussi

Suivez les étapes ci-dessous pour organiser des événements hybrides réussis.

1. Définir le budget de l'événement hybride

Avant de commencer à organiser votre événement hybride, votre équipe doit définir le budget de l'événement. Celui-ci sera déterminant pour juger du nombre de participants en personne que vous pourrez inviter.

La planification du budget d'un événement hybride est un peu particulière. Elle doit prendre en compte à la fois les coûts liés à la technologie pour la mise en place de l'événement en ligne, ainsi que ceux associés à l'événement en personne.

Voici les principaux pôles de dépenses d'un événement hybride :

Location de la salle de l'événement
Traiteur et rafraîchissements
Paiement du staff pour la sécurité, la mise en place des stands et/ou de la diffusion en ligne
Logiciel d'événements virtuels
Applications add-ons pour l'interaction avec les participants
Goodies pour les participants
Paiement ou cadeaux de remerciement pour les speakers
Coûts supplémentaires pour se faire aider par une agence événementielle
Coûts potentiels liés à la promotion de l'événement

En fonction des objectifs de votre événement hybride, ces coûts pourront être couverts par la vente de billets ou par la conclusion de nouveaux contrats après l'événement.

2. Sécuriser la salle de l'événement

Il faudra ensuite trouver une salle d'événement qui soit chaleureuse pour les participants en personne, et qui fournisse également un bon équipement technique afin de retransmettre l'événement en ligne.

Commencez à chercher votre salle plusieurs mois à l'avance pour ne pas être limité dans votre choix. Rappel : avant de fixer la date de votre événement, consultez les jours fériés et les potentielles grèves qui pourraient survenir ce jour-là.

Lors de la location de la salle, il est conseillé de vous faire aider par une équipe technique qui pourra gérer la retransmission de l'événement. N'oubliez pas : le son et l'éclairage sont cruciaux pour garantir une bonne expérience aux participants en ligne.

3. Trouver un logiciel pour votre événement hybride

Votre événement en ligne ne doit pas être simplement la retransmission de l'événement en personne. Vous devez créer de l'interaction en ligne, déclencher une discussion entre les participants et leur permettre d'interagir ou de s'exprimer aussi bien (ou mieux) que le peuvent les participants à l'événement en personne.

Misez donc sur une plateforme d'événements virtuels qui met l'accent sur l'engagement.

La plateforme doit offrir les fonctionnalités suivantes :

Questions & réponses : désignez un modérateur pour répondre aux questions en ligne ou les transmettre à l'animateur de l'événement en personne.
Sondages : lancez des sondages pour faire interagir les participants en ligne.
Emojis : laissez les participants réagir à l'événement grâce aux emojis.
Breakout rooms : utilisez les breakout rooms pour créer des sessions de networking après l'événement.
Fonctionnalités RTMP : utilisez le RTMP pour diffuser l'événement.

4. Inviter les participants

Il est à présent temps d'inviter les participants ! La promotion de l'événement en ligne peut commencer jusqu'à 2 semaines avant l'événement. Mais pour l'organisation de l'événement en personne, commencez à inviter vos participants au moins 6 semaines à l'avance. Si votre événement est payant, il faudra commencer la promotion encore plus tôt !

Suivez ces tactiques pour faire la promotion de votre événement hybride :

Envoyez un (ou plusieurs) e-mails d'invitation
Demandez à l'équipe commerciale d'inviter leurs prospects
Faites la promotion de l'événement sur les réseaux sociaux
Faites la promotion de l'événement grâce à la publicité payante
Demandez aux intervenants et sponsors de faire la promotion de l'événement
Travaillez avec des influenceurs
Ajoutez une bannière sur votre site web
Ajoutez des call-to-action sur votre blog
Mentionnez l'événement dans votre newsletter

Lorsque vous aurez atteint vos objectifs d'inscription, envoyez des e-mails de rappel et des invitations calendrier à vos inscrits pour maximiser la participation.

5. Accueillir et interagir avec les participants

Le jour J est enfin arrivé ! Accueillez vos participants en ligne, aussi bien que les participants en personne.

Un membre de votre équipe devra modérer l'événement en ligne. Avant le début de l'événement, créez des breakout rooms pour que les participants en ligne puissent échanger entre eux ou préparez une musique d'ambiance pour les faire patienter.

De plus, il est indispensable de créer des interactions entre les participants en personne et les participants en ligne. Par exemple, vous pouvez utiliser l'intégration entre Beekast et le logiciel d'événements virtuels de Livestorm. Cette intégration vous permettra d'envoyer des sondages aux participants, auxquels ils pourront répondre en scannant un QR code sur leur téléphone. Vous pourrez obtenir les réponses des participants en direct à l'écran. C'est un très bon moyen pour créer une connexion entre les participants en ligne et ceux en personne !

6. Faire le suivi après l'événement

Une fois votre événement terminé, envoyez la présentation et le replay par e-mail. C'est aussi le moment pour l'équipe commerciale de faire un suivi afin de conclure des contrats (si c'était l'objectif de l'événement).

Vous pouvez également envoyer un questionnaire de satisfaction en vous assurant de séparer les réponses pour l'événement en personne de celles de l'événement en ligne, pour déterminer les potentielles améliorations pour votre prochain événement hybride.

7. Mesurer la performance de l'événement hybride

Enfin, dans les trois mois après la tenue de votre événement hybride, faites le point avec vos équipes. Posez-vous les questions suivantes :

Les objectifs de l'événement ont-ils été atteints dans les 90 jours après l'événement ?
Combien de revenu a généré l'événement ? Combien a-t-il coûté ?
Quel était le score de satisfaction des participants ?
La performance était-elle au rendez-vous pour créer une seconde édition ?
Les participants ont-ils été aussi engagés en ligne qu'en personne ?
Pour une prochaine édition, doit-on augmenter ou baisser le coût des billets ?

Vous connaissez à présent toutes les étapes nécessaires pour organiser un événement hybride réussi. Pour aller plus loin, téléchargez cet e-book pour découvrir comment maîtriser la promotion de votre événement en ligne.