Comment Annuler un Événement (+5 Modèles d'Email “Événement Annulé”)

Dans un monde idéal, chaque événement que vous prévoyez d'organiser se déroulerait sans accroc. Mais parfois des imprévus s'invitent et votre équipe peut être amenée à prendre la décision difficile d'annuler un événement.

Dans cet article, nous abordons comment annoncer l’annulation d’un événement de manière professionnelle, afin de limiter les désagréments pour vos participants et de préserver la confiance envers votre entreprise..

Quand envisager d'annuler un événement ?

Lorsque vous avez une solide stratégie de marketing événementiel et que votre équipe s'engage à organiser des événements réussis, l'annulation devrait être votre dernier recours. Mais dans certaines situations, annuler peut être la meilleure option.

Il est préférable d'envisager d'annuler un événement physique ou virtuel lorsque l'une de ces raisons se présente :

• Des problèmes de lieu ont entraîné de graves problèmes techniques : Annuler un événement peut être le bon choix si le lieu présente des problèmes de sécurité ou de confort qui nuisent la valeur de l'événement.
• Des conflits d'agenda ou des retards de voyage empêchent les intervenants d'assister à l'événement comme prévu : Cette raison est d’autant plus valable si elle concerne les intervenants principaux.
• De mauvaises conditions météorologiques ou de graves tempêtes mettent probablement les participants ou les intervenants en danger: Vous pourriez également envisager d'annuler si des conditions météorologiques non graves mais défavorables devaient réduire significativement le nombre de participants.
• Une faible participation risque de rendre l’événement nettement moins intéressant pour les intervenants et les participants : Dans ce cas, l’annulation n’est pas votre seule option. Consultez nos conseils ci-dessous.
• Des préoccupations en matière de santé et de sécurité risquent d’avoir un impact important sur l’événement : Par exemple, la pandémie COVID 19 a déclenché une tendance en marketing événementiel qui a conduit de nombreux responsables à annuler des conférences et des sommets.

Pour prendre la bonne décision pour votre équipe, vos intervenants et vos participants, évaluez soigneusement les risques liés à l’annulation. Si les participants ou les intervenants comptaient sur votre événement pour nouer des contacts ou obtenir des informations, une annulation pourrait entraîner un réel désagrément, voire nuire à la confiance qu'ils vous portent.

Annuler un événement peut également avoir un impact négatif sur les partenariats, en particulier pour les événements co-organisés. Pour les événements physiques, une annulation de dernière minute du lieu peut entraîner des frais importants.

Événement annulé vs. reporté : Quand reprogrammer un événement ?

Vous avez prévu un sommet ou un séminaire mais malheureusement vous devez annuler l'événement.

Avant d'annoncer l'annualation, assurez-vous d'avoir épuisé toutes les autres options. Par exemple :

• Un autre intervenant peut-il remplacer la personne ayant un conflit d’agenda ?
• Pouvez-vous déplacer un événement en présentiel vers un autre lieu à proximité ?
• Pouvez-vous organiser un événement virtuel en utilisant un autre logiciel de visioconférence ?
• Pouvez-vous promouvoir l’événement sur d’autres canaux afin d’augmenter les inscriptions ?

N’oubliez pas que l’annulation est une décision relativement définitive, qui signifie que l’événement ne se tiendra jamais. Le report est-il envisageable ? Pensez à reprogrammer si :

• Vous pouvez trouver une autre date qui n’entre pas en concurrence avec d’autres événements majeurs du secteur. Cela vous permettrait de maintenir votre événement sans risquer une faible participation.
• Les intervenants prévus peuvent facilement s'adapter à la nouvelle date. Sinon, il pourrait être préférable d’annuler l’événement initial et d’en organiser un nouveau.
• Le contenu de l'événement restera pertinent dans un avenir proche. Si le contenu est sensible au facteur temps, il n'est probablement pas judicieux de reprogrammer l'événement.

Comment annuler votre événement en 7 étapes ?

La décision est prise, il vous faut annuler votre événement ? Suivez ces étapes pour annuler un événement avec professionnalisme.

1. Discutez de la décision avec les parties prenantes

Commencez par organiser une réunion, en physique ou virtuelle, avec les principales parties prenantes. Même si votre équipe événementielle peut en assurer la direction, les organisateurs ne devraient pas être les seuls à y participer.

Il est également judicieux d'inviter votre équipe juridique afin que vous puissiez évaluer les risques et gérer correctement les aspects liés à l’assurance de l’événement. Vous pouvez aussi choisir d'inviter des intervenants externes, surtout si vous prévoyez de reprogrammer l'événement.

Parvenez à une décision à laquelle chacun puisse adhérer. Assurez-vous que la décision, ainsi que les prochaines étapes, soient en cohérence avec le plan marketing de votre événement.

2. Créez des messages avec des explications claires

Travaillez avec votre équipe événementielle pour élaborer des messages clairs expliquant l'annulation. Utilisez ce cadre général comme guide, et appuyez-vous sur les modèles ci-dessous pour des communications plus spécifiques :

• Commencez par des excuses sincères
• Indiquez brièvement la raison de l'annulation
• Expliquez comment et quand les remboursements seront effectués
• Précisez si l'événement sera reprogrammé

Gardez à l’esprit que ce cadre est une bonne base pour informer les participants de ce changement. Lorsque vous contactez les intervenants ou les présentateurs, assurez-vous de les remercier pour le temps qu'ils ont investi et informez-les des possibilités de participation à de futurs événements.

3. Envoyez des e-mails d'annulation aux participants

Une fois votre message défini, informez les participants sans tarder. La manière d’envoyer cette communication dépendra du type d’événement (virtuel ou en présentiel) et du logiciel utilisé pour la gestion des inscriptions.

Par exemple, si vous utilisez Livestorm pour vos événements virtuels, vous pouvez facilement créer un modèle d'e-mail à envoyer aux participants. L’ajout de texte dynamique vous permettra de personnaliser le message de manière efficace.

Assurez-vous d'envoyer ce message avant d'annuler l'événement dans Livestorm.

4. Publiez une annonce "événement annulé"

Ne comptez pas uniquement sur les e-mails. Pour garantir que toutes les personnes concernées soient informées de l'annulation de l'événement, publiez une annonce sur votre site web, vos réseaux sociaux et tous les canaux qui vous semblent pertinents pour toucher les participants.

Même si vous pouvez adapter légèrement le wording en fonction du canal utilisé, veillez à conserver un message similaire et cohérent. Formulez une brève excuse, donnez une raison claire de l’annulation et indiquez les prochaines étapes, comme les modalités de remboursement.

5. Finalisez l'annulation via le logiciel ou le lieu

Ensuite, complétez le processus d'annulation. Pour les événements en présentiel, suivez les étapes fournies par le lieu que vous aviez réservé.

Pour les événements virtuels, le processus est beaucoup plus simple. Si vous utilisez un logiciel d'événements virtuels comme Livestorm, l’annulation se fait en un seul clic.

Vous pouvez également choisir de mettre à jour la date de l’événement si une nouvelle a déjà été fixée.

6. Remboursez les ventes de billets pour les événements payants

Si l'événement nécessitait l'achat de billets, veillez à procéder aux remboursements le plus rapidement possible. Contactez votre prestataire de paiement pour accélérer les remboursements, afin de maintenir la confiance de votre audience et d'éviter des retours négatifs.

7. Reprogrammez l'événement si cela est possible

Si vous envisagez de reprogrammer l’événement, annoncez la nouvelle date dès qu’elle est confirmée. Impliquez les personnes inscrites à l'événement annulé précédemment le plus tôt possible dans ce nouveau processus.

Par exemple, vous pouvez envisager de prolonger une offre spéciale à tarif réduit ou encore d’envoyer une annonce exclusive aux anciens inscrits. Cette approche peut vous aider à relancer rapidement l’intérêt tout en renforçant la relation de confiance avec votre audience.

5 Modèles d'e-mails d'annulation d'événements

Vous ne savez pas comment annoncer l'annulation ? Inspirez-vous de ces exemples d'emails d'annulation d'événements pour structurer votre propre message.

Modèle d'e-mail d'annulation d'événement lié aux intempéries

Nous vous écrivons pour vous informer que nous avons pris la difficile décision d'annuler (nom de l'événement). Les prévisions météorologiques pour (date) annoncent une forte probabilité de (météo), et la sécurité des intervenants comme des participants demeure notre priorité absolue.

Nous partageons votre déception face à ce changement de programme. Nous vous présentons nos sincères excuses pour les désagréments que cette annulation pourrait entraîner. Nous avons hâte de vous retrouver pour l’édition de l’année prochaine, dont les dates seront confirmées très prochainement.

Modèle d'e-mail d'annulation d'événement lié à la santé et à la sécurité

C’est le cœur lourd que nous devons vous annoncer l’annulation de (événement) en raison de (préoccupation en matière de santé et de sécurité). Nous savons combien cet événement compte pour de nombreux professionnels du secteur (secteur), année après année.

Bien qu’il ne soit pas possible d’organiser l’événement en présentiel en (année), nous nous engageons à proposer des événements virtuels tout au long de l’année. Vous recevrez très bientôt plus d’informations à ce sujet. Nous espérons vous retrouver en ligne.

Modèle d'e-mail d'annulation d'événement lié au lieu

Nous avons le regret de vous informer qu’après mûre réflexion, (événement) a été annulé en raison de (problème avec le lieu). (Organisateur) est conscient que ce changement de programme peut entraîner des désagréments importants pour votre équipe.

Nous tenons à vous faire part de notre profonde déception face à cette situation. Malheureusement, ces circonstances sont indépendantes de notre volonté.

Si vous avez des questions concernant votre participation à notre prochain événement, nous vous invitons à consulter notre page FAQ à l’adresse suivante : (lien).

Modèle d'e-mail d'annulation d'événement avec informations de remboursement

C’est avec regret que nous vous informons que (organisateur) a pris la décision d’annuler (événement). Malheureusement, (raison) nous empêche de maintenir l’événement tel qu’il était prévu.

Tous les détenteurs de billets recevront un remboursement complet selon le mode de paiement initial, dans un délai de 10 jours ouvrables. Si (organisateur) est en mesure de reprogrammer l’événement, un code de prévente sera envoyé à tous les détenteurs de billets d’origine pour leur permettre d’acheter un nouveau billet en priorité.

Nous vous remercions pour votre soutien et espérons pouvoir vous recontacter très bientôt. Pour toute question ou préoccupation, n’hésitez pas à répondre directement à ce message.

Modèle d'e-mail d'événement reprogrammé

Nous vous écrivons avec une bonne et une mauvaise nouvelle. Commençons par la mauvaise : nous avons dû reporter (événement). En raison de (raison), nous pensons qu’il s’agit de la meilleure décision pour le bien des participants.

Passons maintenant à la bonne nouvelle : une nouvelle date a déjà été fixée ! (Événement) aura désormais lieu exactement trois semaines plus tard, le (date). Le programme, les sessions et les intervenants resteront inchangés.

Pensez à mettre à jour votre agenda en fonction de ce nouveau calendrier. Nous avons hâte de vous accueillir à (événement) — un moment que nous promettons inoubliable !

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