Wie man eine Veranstaltung absagt (+5 „Veranstaltung abgesagt“ E-Mail-Vorlagen)

In einer idealen Welt würde jede Veranstaltung, die Sie planen, reibungslos ablaufen. Aber aufgrund unvorhergesehener Umstände muss Ihr Team möglicherweise die schwierige Entscheidung treffen, eine Veranstaltung abzusagen.

In diesem Artikel werden wir behandeln, wie Sie "Veranstaltung abgesagt" richtig ankündigen – um Unannehmlichkeiten für die Teilnehmer oder einen Vertrauensverlust in Ihr Unternehmen zu minimieren.

Wann man die Absage einer Veranstaltung in Betracht ziehen sollte

Wenn Sie eine solide Event-Marketing-Strategie haben und Ihr Team sich verpflichtet hat, erfolgreiche Veranstaltungen durchzuführen, sollte eine Absage Ihr letztes Mittel sein. Aber in einigen Situationen kann es die beste Option sein, die Veranstaltung abzusagen.

Überlegen Sie, eine persönliche oder virtuelle Veranstaltung abzusagen, wenn Sie einen dieser sehr gültigen Gründe für die Absage haben:

• Probleme mit dem Veranstaltungsort haben zu ernsthaften technischen Problemen geführt. Es kann auch die richtige Entscheidung sein, Veranstaltungen abzusagen, wenn der Veranstaltungsort Sicherheits- oder Komfortprobleme hat, die den Wert der Veranstaltung mindern.
• Terminüberschneidungen oder Reiseverzögerungen werden verhindern, dass Redner wie geplant an der Veranstaltung teilnehmen. Dieser Grund hat für Hauptredner noch mehr Gewicht.
• Schlechtes Wetter oder schwere Stürme könnten die Teilnehmer oder Redner gefährden. Sie könnten auch in Betracht ziehen, abzusagen, wenn schlechtes Wetter die Teilnahme erheblich verringern würde.
• Eine geringe Teilnahme wird wahrscheinlich den Wert der Veranstaltung für Redner und Teilnehmer erheblich mindern. In diesem Fall ist die Absage nicht Ihre einzige Option. Siehe weitere Tipps unten.
• Gesundheits- und Sicherheitsbedenken werden wahrscheinlich die Veranstaltung ernsthaft beeinträchtigen. Zum Beispiel hat die Pandemie einen Trend im Event-Marketing verursacht, der viele Event-Marketer dazu brachte, Konferenzen und Summits abzusagen.

Um die richtige Entscheidung für Ihr Team, Redner und Teilnehmer zu treffen, sollten Sie die Risiken einer Absage sorgfältig abwägen. Wenn Teilnehmer oder Redner von Ihrer Veranstaltung abhängten, um Kontakte zu knüpfen oder Informationen zu erhalten, könnte eine abgesagte Veranstaltung erhebliche Unannehmlichkeiten oder einen Vertrauensverlust verursachen.

Die Absage einer Veranstaltung kann auch negative Auswirkungen auf Partnerschaften haben, insbesondere bei gemeinsam vermarkteten Veranstaltungen. Bei persönlichen Veranstaltungen können kurzfristige Absagen des Veranstaltungsortes zu erheblichen Gebühren führen.

Veranstaltung abgesagt vs. verschoben: Wann man eine Veranstaltung neu ansetzen sollte

Sie haben ein Summit oder ein Seminar geplant, müssen aber leider die Veranstaltung absagen.

Bevor Sie ankündigen, dass Sie abbrechen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie alle anderen Optionen ausgeschöpft haben. Zum Beispiel:

• Könnte ein anderer Redner den Platz einesjenigen mit einem Termin-Konflikt einnehmen?
• Könnten Sie eine persönliche Veranstaltung an einen alternativen Veranstaltungsort in der Nähe verlegen?
• Könnten Sie eine virtuelle Veranstaltung mit anderer Videokonferenz-Software durchführen?
• Könnten Sie die Veranstaltung über verschiedene Kanäle bewerben, um die Registrierung zu verbessern?

Denken Sie daran, dass eine Stornierung eine relativ endgültige Entscheidung ist, die bedeutet, dass die Veranstaltung niemals stattfinden wird. Ist eine Verschiebung möglich? Erwägen Sie eine Verschiebung, wenn:

• Sie ein anderes Datum finden können, das nicht mit anderen wichtigen Branchenevents in Konflikt steht. So können Sie Ihre Veranstaltung durchführen, ohne das Risiko geringer Teilnehmerzahlen einzugehen.
• Die ursprünglichen Referenten den neuen Termin problemlos annehmen können. Andernfalls könnte es besser sein, die ursprüngliche Veranstaltung abzusagen und eine komplett neue Veranstaltung zu planen.
• Die Veranstaltungsinhalte auch in absehbarer Zukunft relevant bleiben. Wenn das Material zeitkritisch ist, macht es wahrscheinlich keinen Sinn, die Veranstaltung zu verschieben.

So stornieren Sie Ihre Veranstaltung in 7 Schritten

Sind Sie bereit, die Veranstaltung abzubrechen? Befolgen Sie diese Schritte, um eine Veranstaltung sinnvoll abzusagen.

1. Besprechen Sie die Entscheidung mit den Interessenvertretern

Zunächst sollten Sie ein persönliches oder virtuelles Treffen mit wichtigen Stakeholdern abhalten. Während Ihr Veranstaltungsteam das Meeting leiten kann, sollten nicht nur die Veranstaltungsorganisatoren anwesend sein.

Es ist auch eine gute Idee, Ihr Rechtsteam einzuladen, um Risiken zu bewerten und die Veranstaltungsversicherung ordnungsgemäß zu verwalten. Sie können auch in Betracht ziehen, Sprecher einzuladen, insbesondere wenn Sie planen, die Veranstaltung neu zu terminieren.

Kommen Sie zu einem Konsens, dem alle zustimmen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidung und die nächsten Schritte mit dem Event-Marketing-Plan Ihrer Organisation übereinstimmen.

2. Erstellen Sie Nachrichten mit klarer Begründung

Arbeiten Sie mit Ihrem Veranstaltungsteam zusammen, um klare Botschaften zu formulieren und die Absage zu kommunizieren. Verwenden Sie diese allgemeine Struktur als Leitfaden und die untenstehenden Vorlagen für spezifischere Nachrichten:

• Beginnen Sie mit einer aufrichtigen Entschuldigung
• Geben Sie kurz den Grund für die Absage an
• Erklären Sie, wie und wann Erstattungen ausgegeben werden
• Klären Sie, ob die Veranstaltung neu terminiert wird

Denken Sie daran, dass die oben genannte Struktur ein guter Ausgangspunkt ist, um die Teilnehmer über die Planänderung zu informieren. Wenn Sie Sprecher oder Präsentatoren aktualisieren, bedanken Sie sich bei ihnen für die Zeit, die sie investiert haben, und informieren Sie sie, wie sie an zukünftigen Veranstaltungen teilnehmen können.

3. Senden Sie E-Mails zur Veranstaltungsabsage an die Teilnehmer

Sobald Sie sich auf eine Nachricht geeinigt haben, informieren Sie die Teilnehmer. Der Prozess zum Versenden dieser Nachricht variiert je nach Art der Veranstaltung (d.h. virtuell oder persönlich) und der Software, die Sie für die Anmeldung verwendet haben.

Zum Beispiel, wenn Sie Livestorm für virtuelle Veranstaltungen verwenden, können Sie einfach eine E-Mail-Vorlage erstellen, um sie an die Teilnehmer zu senden. Sie können dynamische Texte verwenden, um die Vorlage effizient anzupassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Nachricht bevor Sie die Veranstaltung in Livestorm absagen.

4. Veröffentlichen Sie eine Ankündigung zur "Ereignis abgesagt"

Verlassen Sie sich nicht nur auf E-Mails. Um sicherzustellen, dass alle Betroffenen über die Absage der Veranstaltung informiert sind, veröffentlichen Sie eine Ankündigung auf Ihrer Website, in sozialen Medien und anderen relevanten Kanälen.

Während Sie die Formulierung möglicherweise leicht anpassen müssen, um zum Kanal zu passen, halten Sie die Botschaft gleich. Teilen Sie eine kurze Entschuldigung, geben Sie einen klaren Grund an und erläutern Sie die nächsten Schritte – wie zum Beispiel den Rückerstattungsprozess.

5. Schließen Sie die Absage über die Software oder den Veranstaltungsort ab

Als Nächstes schließen Sie den Absageprozess ab. Bei Präsenzveranstaltungen folgen Sie den Schritten, die vom gebuchten Veranstaltungsort angegeben werden.

Bei virtuellen Veranstaltungen ist der Prozess viel einfacher. Wenn Sie virtuelle Veranstaltungssoftware wie Livestorm verwenden, können Sie eine Veranstaltung mit einem Klick absagen.

Alternativ können Sie die Uhrzeit für die Veranstaltung aktualisieren, wenn Sie bereits ein neues Datum festgelegt haben.

6. Rückerstattung von Ticketverkäufen für kostenpflichtige Veranstaltungen

Wenn die Veranstaltung kostenpflichtige Tickets erforderte, ergreifen Sie Maßnahmen, um Rückerstattungen so schnell wie möglich auszustellen. Kontaktieren Sie Ihren Zahlungsdienstleister, um Rückerstattungen umgehend abzuwickeln, damit Sie Vertrauen behalten und negatives Feedback vermeiden können.

7. Verschieben der Veranstaltung, falls angemessen

Wenn Sie planen, die Veranstaltung zu verschieben, machen Sie so bald wie möglich eine Ankündigung über die bevorstehende Veranstaltung, sobald Sie ein neues Datum bestätigt haben. Binden Sie die Teilnehmer, die sich für die ursprüngliche Veranstaltung registriert haben, so früh wie möglich in den Prozess ein.

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht einen speziellen Ticketverkauf für Frühbucher verlängern oder eine exklusive Ankündigung an die ursprünglichen Teilnehmer der Veranstaltung senden. Mit diesem Ansatz können Sie die Teilnahme schnell erhöhen und gleichzeitig Vertrauen bei Ihrem Publikum aufbauen.

5 E-Mail-Vorlagen zur Veranstaltungsabsage

Können Sie nicht herausfinden, wie Sie die Absage ankündigen sollen? Nutzen Sie diese Beispiele für die Ankündigung von Veranstaltungsabsagen als Grundlage für Ihre eigene Nachricht.

E-Mail-Vorlage für wetterbedingte Veranstaltungsabsage

Wir senden Ihnen diese Nachricht, um Sie darüber zu informieren, dass wir die schwierige Entscheidung getroffen haben, (Veranstaltungsname) abzusagen. Wetterberichte für (Datum) geben eine hohe Wahrscheinlichkeit für (Wetter) an, und wir müssen die Sicherheit der Redner und Teilnehmer an erste Stelle setzen.

Wir sind ebenso enttäuscht wie Sie über diese Wendung der Ereignisse. Wir entschuldigen uns aufrichtig für etwaige Unannehmlichkeiten, die diese Absage verursachen könnte. Wir freuen uns auf die Veranstaltung im nächsten Jahr und beabsichtigen, die Termine sehr bald zu bestätigen.

E-Mail-Vorlage für absagebedingte Gesundheits- und Sicherheitsbedenken

Mit schwerem Herzen müssen wir ankündigen, dass wir gezwungen sind, (Veranstaltung) aufgrund von (Gesundheits- und Sicherheitsbedenken) abzusagen. Wir verstehen, wie wichtig diese Veranstaltung für viele (Branche)-Unternehmer Jahr für Jahr ist.

Während es nicht möglich sein wird, diese Veranstaltung im Jahr (Jahr) persönlich auszurichten, sind wir entschlossen, im Laufe des Jahres virtuelle Veranstaltungen durchzuführen. Bitte freuen Sie sich auf weitere Details zu diesen Veranstaltungen. Wir hoffen, Sie online zu sehen.

E-Mail-Vorlage zur Absage einer Veranstaltung aufgrund von Problemen mit dem Veranstaltungsort

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass (Veranstaltung) nach sorgfältiger Überlegung aufgrund von (Problem mit dem Veranstaltungsort) abgesagt wurde. (Veranstalter) versteht, dass diese Planänderung für Ihr Team erhebliche Unannehmlichkeiten verursachen kann.

Wir möchten unser Bedauern über diesen Verlauf der Ereignisse zum Ausdruck bringen. Diese Umstände liegen jedoch außerhalb unserer Kontrolle.

Wenn Sie Fragen haben, wie Sie an unserer nächsten Veranstaltung teilnehmen können, besuchen Sie bitte unsere FAQ-Seite hier: (link).

E-Mail-Vorlage für die Absage einer Veranstaltung mit Rückerstattungsinformationen

Mit Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen, dass (Veranstalter) die Entscheidung getroffen hat, dass wir (Veranstaltung) absagen müssen. Leider wird (Grund) uns daran hindern, die Veranstaltung wie geplant abzuhalten.

Alle Ticketinhaber erhalten innerhalb von 10 Geschäftstagen eine vollständige Rückerstattung über die ursprüngliche Zahlungsmethode. Falls (Veranstalter) die Veranstaltung erneut ansetzen kann, erhalten alle ursprünglichen Ticketinhaber einen Vorverkaufs-Code für den Erwerb eines neuen Tickets.

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und hoffen, bald mit Ihnen in Kontakt zu treten. Bitte antworten Sie direkt auf diese Nachricht, wenn Sie Fragen oder Anliegen haben.

E-Mail-Vorlage für verschobene Veranstaltung

Wir schreiben Ihnen mit guten und schlechten Nachrichten. Zuerst die schlechten Nachrichten: Wir mussten (Veranstaltung) verschieben. Aufgrund von (Grund) glauben wir, dass diese Entscheidung im besten Interesse der Teilnehmer ist.

Nun zu den guten Nachrichten: Wir haben bereits ein alternatives Datum gesichert. (Veranstaltung) wird nun genau drei Wochen später, am (Datum) stattfinden. Sitzungen und Redner bleiben dieselben.

Bitte markieren Sie Ihren Kalender, um diesen aktualisierten Zeitplan zu berücksichtigen. Wir freuen uns darauf, Sie zu (Veranstaltung) zu begrüßen. Es wird eine unvergessliche Veranstaltung!

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