Guide complet pour réussir sa communication interne en entreprise

Selon une étude de Gallup, 74% des employés ont le sentiment de ne pas être au courant de toutes les nouvelles en lien avec l'entreprise, parce qu'elles ne sont pas (ou pas bien) communiquées en interne. C'est inquiétant, lorsqu'on sait qu'un manque de communication a un impact négatif sur la satisfaction et la motivation des salariés.

Alors, comment mettre en place une stratégie de communication interne efficace au sein de son entreprise ? C'est ce que nous découvrirons dans cet article !

Qu'est-ce que la communication interne ?

Là où la communication externe de l'entreprise est gérée par le département marketing, la communication interne sera généralement gérée ou coordonnée par le département des ressources humaines.

3 types de communication interne

La communication interne ne doit pas être effectuée uniquement dans un sens : les managers doivent transmettre l'information, mais les salariés doivent également communiquer ou partager leur feedback avec le management.

Il existe 3 types de communication interne :

1. Communication descendante : cette communication est initiée par les managers ou la direction à l'attention des salariés. Par exemple : communication sur la stratégie ou les résultats financiers de l'entreprise.
2. Communication ascendante : cette communication est initiée par les salariés à l'attention des managers ou de la direction. Par exemple : partage de feedbacks, requêtes ou problèmes auxquels la direction devra apporter une solution.
3. Communication transversale : cette communication est effectuée de façon horizontale, sans tenir compte d'un quelconque niveau hiérarchique.

Pourquoi mettre en place une stratégie de communication interne ?

Découvrez à présent les enjeux d'une stratégie de communication interne.

Avantages et objectifs de la communication interne

La communication interne peut avoir un impact direct sur la motivation, la productivité et la rétention des salariés. Découvrez ci-dessous les principaux avantages de la communication interne.

1. Création d'un sentiment d'appartenance

La communication interne permet de garder les salariés informés sur les objectifs et les décisions de l'entreprise. Même si vous n'avez pas toutes les réponses, il est essentiel de tenir vos collaborateurs au courant des sujets qui les concernent.

Les réunions d'entreprise virtuelles sont un excellent moyen d'y parvenir, utilisez un logiciel de visioconférence professionnel pour votre communication interne en entreprise.

2. Amélioration de la culture d'entreprise

La culture d'entreprise est enseignée et partagée par les membres de vos équipes, à travers chaque interaction.

Des directives claires en matière de communication interne permettront de maintenir une bonne culture d'entreprise.

3. Alignement avec les objectifs de l'entreprise

Une bonne communication interne permettra également de faire avancer toutes les équipes vers un objectif commun.

Sans une communication interne efficace, les salariés risquent d'être rapidement désalignés et de ne pas traiter les problématiques les plus importantes en priorité, ce qui risque de faire chuter les performances de votre entreprise.

4. Augmentation de la productivité et de la rétention

Une communication interne efficace a également un impact positif sur la productivité et le moral des équipes.

Lorsque les salariés sont encouragés à partager leurs idées et qu'ils ont une visibilité sur le processus de décision de l'entreprise, ils se sentent valorisés.

5. Amélioration de la marque employeur

Si vos employés se sentent écoutés et inclus grâce à une bonne communication interne, ils sont plus susceptibles de partager des avis positifs et d'augmenter favorablement la perception de votre marque employeur.

La communication interne est donc un moyen extrêmement efficace de créer une unité au sein de l'entreprise.

5 erreurs à éviter pour une communication interne efficace

Créer une stratégie de communication interne solide est plus difficile qu'il n'y paraît ! Voici une liste des difficultés auxquelles les responsables RH sont confrontés.

Erreur 1 : Ne pas miser sur la communication transversale

L'approche descendante de la communication d'entreprise est dépassée. Une communication transversale permet à tous les salariés de partager des informations et de se sentir ainsi plus impliqués dans la vie de l'entreprise.

Conseil : utilisez différents canaux pour chaque type de communication. Par exemple, utilisez Slack pour une communication immédiate à l'échelle de l'entreprise et les e-mails uniquement pour la communication descendante.

Erreur 2 : Ne pas prendre en compte les retours des salariés

Si les salariés ne sont jamais invités à donner leurs avis, ou si leurs suggestions ne sont pas prises en compte par la direction, ils risquent d'être moins investis dans l'entreprise. Assurez-vous d'être ouvert aux changements et d'offrir la possibilité aux salariés de donner du feedback régulièrement.

Lorsqu'un changement aura été opéré suite aux retours de salariés, n'oubliez pas non plus de le communiquer. Les salariés pourront ainsi constater que leurs retours sont bien pris en compte par la direction !

Erreur 3 : Ne pas tenir compte des équipes hybrides

De plus en plus d'entreprises ont des équipes distribuées. Il faut donc s'assurer que l'ensemble de vos salariés ont accès au même niveau d'information.

Lors de vos réunions d'équipe, utilisez des outils qui vous permettent d'augmenter l'engagement entre les participants. Livestorm propose de nombreuses fonctionnalités d'engagement, telles que des sondages ou des réactions emojis, pour augmenter l'interaction lors de vos réunions du personnel.

Erreur 4 : Utiliser trop d'outils de communication interne

Si vous souhaitez développer votre stratégie de communication interne, vous aurez besoin de plusieurs outils.

Mais attention : évitez d'utiliser trop d'outils, car cela risque de compliquer l'échange d'informations et de créer de la confusion. En effet, si vous disposez de trop de canaux de communication, votre stratégie risque d'échouer en raison de sa complexité.

Découvrez, en fin d'article, les principaux outils pour créer une stratégie de communication interne simplement.

6 étapes pour mettre en place sa communication interne

Découvrez toutes les étapes pour créer une stratégie de communication interne performante.

1. Faire le point sur sa communication interne

Même si votre stratégie de communication interne n'est pas encore développée, vous communiquez forcément avec vos équipes d'une certaine manière. Commencez par recueillir l'avis de vos salariés sur votre communication actuelle pour identifier les points d'amélioration.

Voici deux façons de recueillir du feedback auprès de vos salariés :

• Groupes de discussion : réunissez un groupe de 4 à 5 personnes et posez-leur une liste de questions prédéfinies. Voici quelques exemples de questions : "Qu'aimeriez changer dans la communication interne actuelle ?" ou "Sur quels domaines aimeriez-vous avoir plus d'informations des équipes dirigeantes ?".
• Questionnaire : créez une liste de questions permettant aux employés d'évaluer votre stratégie de communication interne. Laissez quelques questions ouvertes pour qu'ils puissent partager leurs idées et leurs opinions.

2. Définir les lignes directrices

Pour que tout le monde soit au courant des canaux et des outils à utiliser, rédigez un document qui récapitule vos directives en matière de communication interne. Ce document doit lister :

• Les règles de base à suivre (par exemple, le ton à employer)
• Les abréviations pertinentes ou le formatage des dates à utiliser
• Les canaux de communication et la manière de les utiliser (par exemple, le recours aux e-mails ou à la messagerie instantanée)

Vous pouvez partager ces directives lors d'une réunion d'entreprise ou d'un webinar organisé par l'équipe RH.

3. Lister les opportunités de communication

Faites à présent la liste de toutes les manières dont vous pouvez communiquer avec vos employés, en ajoutant la fréquence et le format. Pour chacune de ces opportunités de communication, définissez le type d'information à partager avec vos salariés.

Par exemple :

1. Réunion d'entreprise hebdomadaire : partage des performances de chaque département et présentation des nouvelles recrues ou des départs.
2. Séance de questions-réponses mensuelle avec l'équipe RH : webinar interne avec le/la DRH pour répondre aux questions des salariés.
3. "Lunch & Learn" trimestriel : webinar interne trimestriel organisé à la pause-déjeuner, durant lequel une équipe présente un projet en particulier.

4. Choisir les bons outils de communication

Les outils de communication interne sont essentiels pour transmettre les informations entre les équipes et maintenir la motivation des salariés. Mais avant d'adopter un outil, assurez-vous qu'il s'intègre bien avec vos outils existants afin d'éviter les silos.

De plus, pour éviter les doublons en termes d'outillage, définissez un outil pour chaque objectif, tout en privilégiant les outils polyvalents.

Voici des outils dont vous aurez absolument besoin pour une communication interne efficace :

• Un outil de messagerie instantanée (comme Slack)
• Un outil de documentation collaboratif (comme Notion)
• Un outil de visioconférence (comme Livestorm)
• Un outil de gestion de projet (comme Asana)

Découvrez en fin d'article plus de détails sur les outils à utiliser dans votre communication interne.

5. Suivre la performance

Définissez vos objectifs de communication interne et fixez les indicateurs clés de performance (KPIs) qui vous permettront de mesurer son efficacité.

Voici deux exemples de KPIs à suivre pour mesurer la performance de votre stratégie de communication interne :

• La satisfaction des employés (à mesurer grâce à un questionnaire envoyé chaque trimestre)
• L'engagement des employés (nombre de questions ou feedbacks soumis)

Si nécessaire, ajustez vos KPIs et n'ayez pas peur de mettre fin à certaines initiatives si elles ne sont pas performantes.

6. Définir le budget et les échéances

La mise en place d'une stratégie de communication interne n'a pas besoin d'être forcément coûteuse. Lors de la budgétisation, incluez le prix de chaque outil et des activités que vous souhaitez mettre en œuvre.

La fixation des échéances est tout aussi importante que la budgétisation, car elle vous aidera à planifier sur le long terme et à suivre le développement de votre stratégie.

Quels outils utiliser pour sa communication interne ?

Pour créer une bonne stratégie de communication interne, vous aurez besoin de quelques outils clés. Voici la liste des outils que nous utilisons à Livestorm et que nous vous recommandons :

1. Notion comme wiki ou intranet interne : Notion est un de nos outils préférés. Nous l'utilisons pour créer des documents d'onboarding, pour détailler un nouveau projet ou transmettre des informations sur la stratégie d'entreprise. Cet outil permet de créer des pages visuelles dans un espace de travail commun, sur lesquels il est facile de collaborer.
2. Livestorm pour les réunions ou webinars internes : Bien entendu, nous utilisons Livestorm pour toutes nos réunions (internes ou externes), nos webinars de communication d'entreprise ou d'onboarding à distance. Livestorm vous permettra d'organiser des réunions ou des webinars sur une même plateforme.
3. Typeform pour l'envoi de questionnaires : Pour recueillir les opinions de vos salariés, nous vous recommandons Typeform qui est un outil simple d'utilisation.
4. Asana pour la gestion de projet : Asana est facile à prendre en main et possède de très nombreuses fonctionnalités pour visualiser l'avancée d'un projet. Cet outil est très utile pour collaborer avec d'autres équipes.
5. Lattice pour le développement professionnel : nous utilisons également Lattice pour les revues de performance annuelle, le suivi du développement professionnel, ainsi que la création d'OKRs à l'échelle de l'équipe et de l'entreprise.
6. Slack pour la messagerie instantanée : Slack est un incontournable pour communiquer par messages instantanés. Sur Slack, nous avons ajouté des add-ons comme l'application Alice pour le suivi des tâches quotidiennes ou Praisely pour féliciter ses collègues.
7. Recruitee pour le recrutement : Pour gérer le recrutement de vos nouveaux salariés, nous vous conseillons Recruitee qui est simple d'utilisation. Vous pourrez aussi personnaliser votre page d'emploi aux couleurs de votre marque.
8. Medium pour le blog de culture d'entreprise : Enfin, à Livestorm, nous avons créé un blog de culture d'entreprise sur Medium. Nos salariés l'utilisent pour écrire sur des thématiques qui leur sont chères. C'est un très bon outil pour donner un aperçu de la culture au sein de votre entreprise, et ainsi développer votre marque employeur.

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour mettre en place une stratégie de communication performante au sein de votre entreprise ! Il est important de créer une communication interactive, mais ce n'est pas toujours facile... surtout lors de réunions en ligne. Pour vous aider, téléchargez cet e-book sur les 50 façons de briser la glace.