Comment animer un webinar ? La checklist indispensable

Votre support de présentation est finalisé, les participants sont inscrits en nombre à votre webinar grâce à une promotion efficace et votre landing page d’inscription qui a su les convertir…

Il est donc temps de lancer le webinar pour lequel vous avez tant travaillé ! Mais vous ne savez pas comment l’aborder ni l’animer ? Créer un webinar peut sembler un défi.

La bonne nouvelle, c'est que nous allons vous livrer les éléments clés à garder en tête pour garantir son bon déroulement et son succès.

Que vous soyez à votre premier coup d’essai ou que vous souhaitiez améliorer la qualité de vos webinars, découvrons ensemble les secrets de l'animation d’un webinar, de l'organisation à la communication, comment véhiculer les bonnes informations de manière efficace ?

Checklist des bonnes pratiques pour animer un webinar

Comment organiser, animer et rendre attractif un webinar ? Attirer l’attention, captiver, faire passer les messages… tout cela s’apprend !

Cette checklist des bonnes pratiques vous accompagne afin de mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre événement virtuel. Maîtrisez-la et votre webinar retiendra toute l’attention qu’il mérite.

1. Définissez et préparez le sujet de votre webinar

• Choisissez votre sujet de telle sorte à ce qu’il soit pertinent pour votre audience cible, mais aussi à ce qu’il assoit votre expertise.
• C’est le sujet de votre webinar qui déterminera le bon format de webinar à choisir pour engager votre audience.
• Lancez-vous ensuite dans la rédaction du script. Il comprend le plan, les éléments clés à aborder impérativement, les moments où vous partagerez un contenu pertinent. Lors du webinar, vous vous appuierez sur votre script pour dérouler de manière fluide et éviter un oubli qui pourrait nuire à la qualité de votre présentation. Il est essentiel.

2. Planifiez le webinar

• Déterminez une date et un horaire d’intervention. Prévoyez 30 à 45 minutes d’intervention, c’est la durée moyenne d’un webinar. Mais la durée peut être de 1 heure voire plus, c’est à vous de le déterminer selon le thème de votre webinar.
• Prévoyez un temps dédié aux questions réponses d’environ 15 minutes.

3. Choisissez la bonne plateforme de webinar

• Choisissez le bon logiciel de webinar pour que votre événement se déroule sans accroc. Prenez le temps de scruter toutes les fonctionnalités et de vérifier que toutes celles dont vous aurez besoin sont bien disponibles : replay, sondages, chat, tableau blanc, breakout rooms, outils de communication…
• Si votre événement est destiné à un large public (100 ? 1000 ? 2000 ?), vérifiez le nombre de participants que la plateforme autorise.
• Prenez vos marques sur le logiciel de webinar bien en amont du live afin d’éviter les cafouillages le jour J.

4. Préparez vos supports visuels

• Créez des diapositives claires, visuellement attrayantes et captivantes.
• Limitez le texte sur chaque diapositive.
• Une image vaut mille mots ! Utilisez des images, des photos et des vidéos de haute qualité pour illustrer vos propos.
• Assurez-vous d’avoir un fil conducteur cohérent de la première à la dernière diapo.
• Variez entre photos, graphiques, vidéos… afin de maintenir l’attention sur votre présentation.
• Pensez à insérer quelques mèmes ou gif si cela s’intègre correctement au sujet de votre webinar. Un peu d’humour retient toujours l’attention.

5. Testez votre matériel

• Vérifiez votre connexion internet.
• Testez votre caméra et votre microphone.
• Assurez-vous que le logiciel du webinar fonctionne correctement et que vous l’avez bien en main.

6. Répétez votre présentation

• Familiarisez-vous avec votre présentation. Mettez-vous en condition réelle et déroulez votre présentation. Demandez à des collègues, de l’entourage d’être vos cobayes. Leurs retours sont précieux pour améliorer votre présentation. Il est toujours bon d’avoir un regard extérieur.
• Chronométrez votre intervention pour respecter le temps imparti.
• Préparez des réponses aux questions que vous pourriez avoir.

7. Organisez votre espace de travail

• Choisissez un lieu calme et sans distractions.
• Assurez-vous d'avoir un bon éclairage.
• Gardez à portée de main tout ce dont vous pourriez avoir besoin (notes, stylo, verre d'eau, etc.).

8. Promouvez votre webinar

• Partagez votre webinar sur les réseaux sociaux, votre site, blog… partout.
• Envoyez des invitations par e-mail à votre liste de contacts.
• Construisez une page d’inscription personnalisée afin d’optimiser la conversion.
• Rappelez la date à votre audience quelques jours avant l'événement et la veille.

9. Préparez un plan B

• Ayez une solution de secours en cas de problème technique.
• Prévoyez une autre date ou heure si nécessaire.

10. Accueillez vos participants

• Ouvrez la plateforme de webinar quelques minutes en avance pour souhaiter la bienvenue aux premiers arrivants.
• Engagez dès le début ! Posez une question, racontez une histoire, une anecdote, présentez un fait surprenant pour capter l'attention, proposez un icebreaker… les idées sont nombreuses pour briser la glace et démarrer la séance. Les toutes premières minutes donnent le ton de votre webinar. Elles sont précieuses, il ne faut surtout pas passer à côté !

11. Poussez à interagir

• Un webinar n'est pas un monologue. Les participants doivent se sentir acteurs du webinar.
• Dynamisez le webinar avec des sondages, demandez les avis, organisez des votes, encouragez les questions et commentaires.
• Prévoyez un moment dédié pour répondre aux questions en fin de présentation.
• Si vous avez un grand nombre de participants, faites-vous accompagner d’un modérateur qui agrégera et sélectionnera pour vous les questions auxquelles répondre en direct.
• Si votre webinar dure longtemps, pensez à organiser quelques pauses. Cela évitera les déconnexions en cours de route et peut aussi vous permettre de séquencer votre présentation et ainsi de veiller à ne pas perdre le fil conducteur.

12. Faites un suivi après le webinar

• Envoyez un e-mail de remerciement à l’ensemble des participants.
• Partagez le replay ou les supports utilisés.
• Collectez les retours et feedbacks pour améliorer vos futurs webinars en proposant de remplir un formulaire de satisfaction.

13. Analysez l’engagement de votre webinar

• Les logiciels de webinars vous proposent de suivre un certain nombre d’indicateurs, disponibles sur votre tableau de bord.

Suivez :

• le nombre de participants vs le nombre d’inscrits
• le nombre de questions posées et le nombre de réponses apportées
• les résultats des sondages que vous aurez partagés
• le nombre de commentaires
• le nombre de vues du replay…

Ces éléments sont essentiels pour améliorer votre manière d’animer un webinar mais aussi pour toujours mieux intégrer les webinars dans votre stratégie marketing.

Le webinar est un moyen très efficace pour générer des leads qualifiés et fidéliser votre clientèle. Maîtriser leur animation est indispensable, et s’armer d’un logiciel de webinar efficace qui réponde à tous vos besoins tout autant.

Livestorm met à disposition sa plateforme de webinar tout en un, à partir de laquelle vous pourrez créer votre webinar, le personnaliser, le communiquer, animer en live, l’enregistrer pour diffusion en replay et suivre tous les indicateurs clés. Demandez un essai gratuit !

FAQ - Animer un webinar : les questions les plus fréquentes

Quel outil pour organiser un webinar ?

Il existe de nombreuses plateformes de webinars. Évaluez vos besoins, votre budget et les fonctionnalités offertes par chaque plateforme. Livestorm propose un logiciel de webinar complet avec de nombreuses fonctionnalités et des tarifs adaptés selon vos besoins.

Combien de temps doit durer un webinar ?

Cela dépend du sujet, mais généralement entre 30 minutes et 1 heure. Il est bon de prévoir un temps supplémentaire de 15 minutes afin de répondre aux questions auxquelles vous n’auriez pas répondu pendant le déroulé du webinar.

Comment modérer un webinar ?

Utilisez les fonctionnalités de modération, comme le mutage (vous coupez le micro) ou demandez poliment à la personne de rester respectueuse.
Vous avez également la possibilité de retirer des participants d’un événement, et de supprimer les messages ou les questions indésirables. Il n’est évidemment pas recommandé d’abuser de cette dernière fonctionnalité, supprimer des messages, des questions doit être justifié.

Faut-il prévoir une session de questions - réponses à la fin d’un webinar ?

C'est une bonne pratique pour engager l'audience, mais cela dépend de la nature du webinar. Si votre webinar s’y prête, prévoyez 10 à 15 minutes en fin de session.

Comment promouvoir mon webinar ?

Le succès d’un webinar réside dans un premier temps dans la communication de celui-ci. Choisissez une plateforme de webinar qui vous facilitera la tâche avec la possibilité de créer une page d’inscription personnalisée et optimisée pour la conversion, idem pour les campagnes e-mails. Pensez à relayer sur les réseaux sociaux et encouragez le bouche-à-oreille.