7 règles pour organiser un stand-up meeting efficace

Selon une étude réalisée outre-Atlantique, les salariés d'une grande entreprise participent en moyenne à 17,7 réunions par semaine ! Cette réunionite aiguë n'épargne pas la France, loin de là... Alors, comment organiser une réunion d'équipe, tout en s'assurant qu'elle reste courte et productive ?

Les adeptes des méthodes Agile disent avoir trouvé la solution avec les "stand-up meetings" ou "réunions debout". Mais qu'est-ce qu'un stand-up meeting et quels en sont les avantages par rapport à une réunion traditionnelle ?

Découvrez comment organiser des stand-up meetings efficaces, afin d'améliorer la cohésion de votre équipe.

Qu'est-ce qu'un stand-up meeting ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, découvrons tout d'abord les caractéristiques des stand-up meetings.

Les stand-up meetings sont tout d'abord devenus populaires auprès des développeurs et des équipes tech, mais ils s'étendent aujourd'hui aussi à d'autres équipes de l'entreprise.

Pourquoi faire la réunion debout ?

Bien que ce concept ne soit pas toujours respecté (d'autant plus lorsque la réunion se fait à distance), le but du stand-up meeting est de le faire sur ses pieds.

En effet, lorsque les participants aux réunions sont assis, celles-ci durent généralement plus longtemps. Au contraire, lorsque les participants restent debout, ils ont tendance à aller plus vite à l'essentiel, ce qui permet de réduire la durée de la réunion.

Combien de temps doit durer un stand-up meeting ?

Le stand-up meeting doit être très court : pas plus de 5 à 15 minutes pour une réunion quotidienne.

Le stand-up meeting est traditionnellement organisé en début de journée (9h00, 9h30 ou 10h00 en fonction des habitudes de votre entreprise). Lorsqu'il est terminé, les participants peuvent ainsi commencer leur journée de travail en ayant toutes les informations en main.

Pourquoi organiser des stand-up meetings ?

Les stand-up meetings sont des réunions particulières... qui ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Objectifs des stand-up meetings

Les stand-up meetings servent à passer en revue les projets en cours, de manière rapide et efficade, et à informer ses collègues de leurs avancées, des difficultés ou des retards éventuels. Les autres membres de l'équipe pourront ainsi anticiper et éviter d'être bloqués par un maillon manquant dans la chaîne de développement.

Les stand-up meetings permettent également de renforcer la cohésion et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Avantages des stand-up meetings

Les stand-up meetings ont plusieurs avantages :

• Ils sont courts : pas plus de 15 minutes chaque jour.
• Ils sont efficaces : les participants vont droit au but.
• Ils favorisent la collaboration : ils permettent de rappeler à chacun les objectifs et de créer un esprit d'équipe.
• Ils permettent d'identifier des problèmes éventuels : si un retard se présente, il sera facilement identifié durant la réunion.

Inconvénients des stand-up meetings

Mais ces stand-up meetings ne sont pas adaptés à tout type de réunions. Voici quelques inconvénients des stand-up meetings :

• Ils ne sont pas structurés : en étant debout, vous ne pourrez pas prendre de notes ni suivre un ordre du jour.
• Ils ne permettent pas de rentrer dans le vif du sujet : pour discuter d'un sujet en détail, il faudra planifier une autre réunion.
• Ils sont difficiles à organiser à distance : vous pouvez utiliser un logiciel de visioconférence, mais le stand-up meeting sera généralement effectué assis pour que tout le monde soit visible à la caméra.

6 règles pour organiser un stand-up meeting efficace

Vous êtes maintenant familier avec les caractéristiques des stand-up meetings. Découvrez ci-dessous des conseils pour organiser un stand-up meeting efficace pour votre équipe.

1. Se tenir debout, en cercle

Pour respecter la première règle du stand-up meeting, demandez aux participants de se tenir debout, en cercle. Cela peut être un peu bizarre les premières fois, mais votre équipe s'habituera à ce format petit à petit.

Il est conseillé de ne pas se réunir dans une salle de réunion, car vous aurez tendance à vous asseoir. Réunissez-vous plutôt dans l'open-space, non loin de la machine à café par exemple.

2. Donner l'opportunité à chacun de s'exprimer

Les stand-up meetings sont des réunions collaboratives durant lesquelles tous les participants, sans exception, doivent s'exprimer. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle il est conseillé de se réunir en cercle : chaque participant passe à tour de rôle pour n'oublier personne.

3. Partager des informations utiles

Demandez aux participants de partager des informations qui seront pertinentes pour leurs collègues.

Par exemple, il ne faut pas dire : "J'ai travaillé sur la fonctionnalité A", mais "J'ai travaillé sur la fonctionnalité A et il me reste les éléments X, Y et Z à terminer, avant que tu puisses travailler sur la fonctionnalité B, Jean-Michel. Je devrais avoir terminé dans la journée."

Si votre équipe ne sait pas par où commencer, voici quelques questions simples pour les aider :

• Qu'allez-vous faire aujourd'hui ?
• Qu'avez-vous accompli depuis la dernière réunion ?
• Y a-t-il quelque chose qui vous empêche d'avancer dans vos tâches ?

4. Aller droit au but

Les stand-up meetings doivent être court : 15 minutes tout au plus. Si vous constatez que ces réunions s'éternisent, attribuez un temps de parole à chaque participant (en fonction de la taille de votre équipe) et désignez un gardien du temps.

5. Supprimer les distractions

Les stand-up meetings doivent être efficaces, assurez-vous donc de supprimer toutes les distractions. Rappelez aux participants qu'ils n'auront pas besoin de téléphones ni d'ordinateurs portables pour ce type de réunion.

6. Éviter les débats

Vous serez peut-être tenté de discuter de certains projets plus en détail, mais ce n'est pas l'objectif des stand-up meetings. Si cela se produit, l'organisateur doit mettre fin à la discussion et inviter les participants concernés à planifier une autre réunion dans la journée pour en discuter.

Vous limiterez ainsi la durée du stand-up meeting et éviterez une perte de temps à ceux qui ne sont pas concernés par la discussion.

7. Faire un suivi, si nécessaire

Puisque vous ne pourrez pas discuter des projets en détail, certains points resteront certainement à éclaircir. Si c'est le cas, assurez-vous que les membres de votre équipe planifient une réunion ultérieure pour en discuter.

De plus, faites un suivi en attribuant des tâches. En effet, les stand-up meetings ne seront pas utiles, si vous laissez tomber les idées ou sujets importants !

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour organiser un stand-up meeting pour votre équipe. Pour aller plus loin et organiser des réunions dynamiques, découvrez cet e-book sur les jeux pour briser la glace lors d'une réunion en ligne.