Comment Planifier et Organiser une Session de Formation Webinar Réussie

Lorsque vous devez former des équipes réparties sur différents sites, fuseaux horaires et emplois du temps, rassembler tout le monde semble impossible. Les sessions de formation en webinar vous permettent de démontrer des workflows et d’éduquer les personnes où qu’elles se trouvent, alliant engagement et commodité.

Dans ce guide, je vous accompagnerai pas à pas pour tout ce dont vous avez besoin pour commencer avec les webinars de formation. Nous aborderons quand les organiser et comment les configurer avec Livestorm. Vous apprendrez à créer des formations auxquelles votre équipe s’impliquera réellement et dont elle tirera profit.

Points clés à retenir :

• Les sessions de formation en webinar combinent l’interactivité d’un enseignement en direct avec la commodité de la diffusion en ligne, ce qui les rend idéales pour former des équipes distribuées ou des groupes de clients.
• Une formation en webinar réussie demande des objectifs d’apprentissage clairs, un contenu engageant, des éléments visuels et des interactions pour maintenir l’attention des participants.
• Enregistrez toujours vos sessions de formation pour prolonger leur utilité au-delà de l’événement en direct, permettant ainsi à chacun d’accéder au contenu à sa convenance et évitant la répétition de la même session.

Qu’est-ce qu’une session de formation en webinar ?

Une session de formation en webinar est un événement en ligne conçu pour enseigner des compétences spécifiques ou des procédures opérationnelles standard (SOP), souvent destiné à un public d’employés, de clients ou d’étudiants.

Contrairement aux webinars focalisés sur le leadership d’opinion ou la notoriété de la marque, les webinars de formation privilégient l’éducation et le développement des compétences. Ils incluent souvent des éléments interactifs comme des séances de questions-réponses, des sondages et des ateliers.

Ce type de formation est particulièrement adapté aux équipes virtuelles et hybrides, ou à des groupes dispersés sur de larges zones géographiques. Grâce à une présentation en webinar, vous pouvez former tout le monde simultanément, quel que soit leur lieu. Vous pouvez également diffuser un message cohérent et vous assurer que tous reçoivent la même formation et les mêmes informations.

Ainsi, tous les participants bénéficient d’une formation de qualité identique, où qu’ils travaillent. De plus, votre organisation élimine les coûts liés à la réunion physique de larges groupes.

Quand organiser une session de formation en webinar ?

Les webinars de formation sont parfaits pour former des groupes de personnes sur des sujets ou compétences spécifiques. Voici quelques cas d’usage privilégiés.

Intégration des nouveaux employés

Un programme de webinars de formation est idéal pour l’intégration des nouveaux employés. Utilisez ces sessions de formation virtuelle pour :

• Montrer aux nouveaux employés comment réaliser les SOP et suivre les workflows
• Former les nouvelles recrues à l’utilisation des logiciels essentiels
• Présenter aux nouveaux membres l’esprit et la culture de votre entreprise

Planifiez plusieurs sessions d'une heure pour guider les nouvelles recrues à travers tout ce qu'elles doivent savoir. Exigez que les nouveaux employés complètent ces sessions avant de commencer à travailler de manière autonome.

Au lieu de programmer des sessions de formation individuelles, envisagez un programme de formation hebdomadaire ou mensuel. Ainsi, votre équipe RH pourra travailler plus efficacement et les nouveaux employés pourront se former ensemble.

Former les clients aux fonctionnalités du produit

Lorsque les clients tirent davantage de valeur de votre produit, ils sont plus enclins à renouveler leur abonnement ou à recommander votre entreprise à leurs collègues. Aidez-les à maximiser cette valeur grâce à des sessions de formation pour les clients.

Planifiez des sessions de formation mensuelles adaptées à différents niveaux de connaissance. Par exemple, vous pouvez proposer un webinar de formation pour débutants afin de intégrer de nouveaux clients et une session avancée pour les utilisateurs expérimentés.

Organisez des sessions de formation spéciales lors de la sortie de nouvelles fonctionnalités ou versions. Cela permet aux clients d’adopter rapidement les nouvelles capacités — ce qui peut aider votre équipe de développement à améliorer le produit.

Par exemple, Juro utilise Livestorm pour organiser des sessions en direct destinées aux clients. Lors de ces sessions, les clients apprennent à naviguer sur la plateforme d’automatisation des contrats et ont la possibilité de poser des questions et d’obtenir des réponses en temps réel.

Gérer la formation en conformité

Les employés n'ont pas besoin d'être nouveaux pour bénéficier d'une session de formation via webinar. Les entreprises soumises à des exigences réglementaires peuvent utiliser les webinars pour assurer la conformité.

Par exemple, vous pouvez programmer des webinars annuels de formation pour actualiser les connaissances des employés sur :

La protection des données et la cybersécurité
La sécurité au travail
Les réglementations sectorielles, telles que la loi DORA

Enregistrez les sessions afin de les intégrer à votre base de données de formation et de pouvoir les consulter lorsque des employés ont des questions.

Piloter des programmes de certification

Lorsque vous souhaitez accompagner le développement des compétences de vos employés, utilisez les webinars pour la formation en ligne. Enregistrez des programmes de formation en plusieurs sessions pour guider les employés vers des certifications internes ou externes.

Découpez les sujets complexes en modules distincts qui permettent aux employés d'apprendre à leur rythme. Par exemple, aidez les nouveaux représentants du développement commercial (SDRs) à obtenir une certification en vente avec des webinars sur des thèmes tels que la prospection, les appels de découverte et les démonstrations produit.

Comment organiser une session de formation en webinar

La création d’un programme de formation efficace nécessite une planification rigoureuse. Suivez ces étapes pour apprendre à créer des webinars qui captivent et forment vos participants.

1. Définir les objectifs de formation

Avant de passer à toute autre étape, clarifiez ce que vous souhaitez que les participants accomplissent. En définissant les objectifs dès le départ, vous pourrez avancer avec plus de confiance.

Fixez des objectifs spécifiques et mesurables qui s’alignent sur les objectifs commerciaux globaux. Voici quelques exemples :

• Les nouveaux employés comprendront comment utiliser les systèmes essentiels et réaliser les procédures opérationnelles standard avant la fin de leur première journée de travail.
• Tous les employés apprendront les nouvelles exigences réglementaires avant leur entrée en vigueur à la date X.
• Les SDR comprendront comment prospecter, mener des appels de découverte, et présenter des démonstrations produit dans le mois suivant le début du programme.

2. Choisir le format adapté

Laissez les objectifs définis guider le choix du format. Voici quelques bonnes pratiques à garder en tête :

• Les webinars en direct sont idéaux pour les sessions interactives où les participants peuvent poser des questions aux intervenants ou où les animateurs peuvent tester les connaissances des participants sur le contenu présenté. Ils conviennent aussi bien aux formations sensibles au facteur temps et qui ne sont pas destinées à être réutilisées pour d’autres publics.
• Les webinars à la demande fonctionnent mieux pour les formations avec un contenu standardisé que vous souhaitez proposer à plusieurs reprises. Ils sont adaptés aux sujets nécessitant peu d’interaction—mais il est toujours conseillé d’offrir aux participants la possibilité de poser des questions en mode asynchrone.
• Les webinars hybrides conviennent parfaitement aux programmes longs comprenant plusieurs sessions de formation. Ils peuvent combiner un contenu pérenne préenregistré avec des sessions en direct où les animateurs invitent les participants à prendre part à des quiz et sondages.

3. Sélectionner la bonne plateforme de webinar

Il existe de nombreuses plateformes de logiciel webinar. Cependant, toutes ne disposent pas des fonctionnalités nécessaires ni ne supportent la taille d’audience dont vous avez besoin.

Commencez par vérifier les limites de capacité. La plateforme de formation virtuelle prend-elle en charge le nombre de participants que vous souhaitez inviter ?

Ensuite, examinez la liste des fonctionnalités. Recherchez des options d’engagement bidirectionnel telles que les sondages, les sessions de questions-réponses, et les quiz.

Assurez-vous que la plateforme intègre des fonctionnalités d'enregistrement. Avec Livestorm, vous pouvez facilement sauvegarder chaque session de formation des employés afin de proposer le webinar enregistré en replay.

4. Concevez un contenu de formation engageant

Utilisez vos objectifs d'apprentissage pour structurer votre contenu et le diviser en sections ou modules logiques que les participants peuvent assimiler facilement.

Pour planifier votre contenu plus efficacement, utilisez l'outil de planification de webinar de Livestorm. Saisissez le sujet et une description, puis adaptez le ton de voix et le niveau de connaissance des participants.

Ensuite, prenez le modèle et développez le contenu. Ajoutez des procédures opérationnelles standard (SOP) spécifiques, des exemples concrets et des informations propriétaires. Prévoyez d’inclure des moments interactifs à intervalles réguliers pour maintenir l’engagement de votre audience.

N’oubliez pas d’inclure des éléments visuels tels que des infographies, des statistiques et des flux de travail. Concevez des diapositives permettant à votre audience de suivre aisément le contenu pédagogique. Évitez qu'elles soient trop chargées en texte et privilégiez les visuels.

5. Encouragez la participation des participants

Lors des sessions en direct, incitez les participants à intervenir au bon moment. Avec Livestorm, les participants peuvent :

• Poser des questions, auxquelles les animateurs répondront lors de la session de questions-réponses
• Voter pour les meilleures questions afin de s'assurer que le formateur se concentre sur les sujets pertinents
• Réagir avec des emojis pour exprimer leur compréhension ou intérêt pour un sujet
• Répondre aux sondages et quiz pour illustrer les points clés qu'ils ont retenus

Ces moments d'interactivité peuvent prolonger légèrement la durée de vos événements en direct. Mais plus les participants s'impliquent avec le contenu de votre formation, mieux ils peuvent rester concentrés et retenir ce qu'ils ont appris.

6. Enregistrez et réutilisez la formation

Il est conseillé d'enregistrer chaque session de formation que vous proposez afin de pouvoir les offrir en accès à la demande ou conserver une trace d'audit. Vous pouvez paramétrer Livestorm pour enregistrer automatiquement les webinars, ce qui facilite leur partage ultérieur.

Ensuite, réutilisez les sessions de formation en envoyant aux nouveaux participants des liens vers vos sessions enregistrées. Ou créez des extraits concis à partir de sessions plus longues pour rappeler les points clés de la formation.

7. Mesurez l'impact de la session de formation

Une fois la session terminée, analysez les statistiques du webinar pour évaluer son impact. Avec Livestorm, il est facile de suivre les performances. Sur votre tableau de bord, vous pouvez consulter les taux de participation, d'engagement, le temps de visionnage, et plus encore.

Selon les objectifs fixés, vous pourriez devoir surveiller des indicateurs supplémentaires. Par exemple, testez les nouveaux SDR sur leur connaissance du processus de vente pour vous assurer qu'ils ont bien assimilé les supports pédagogiques.

Puis, utilisez ces informations pour améliorer vos contenus et faire évoluer vos sessions de formation numérique. Visez à adapter le contenu et le format à votre audience pour offrir la meilleure expérience possible lors de vos webinars de formation.

Livestorm pour les sessions de formation en webinar

Les programmes de formation en webinar les plus performants combinent un contenu engageant avec une technologie fiable. Livestorm est la plateforme de webinar qu’il vous faut pour :

• Organiser des sessions d’intégration des employés avec quelques participants ou plus de 1 000
• Utiliser les sondages et les fonctionnalités de questions-réponses pour maintenir l'engagement tout au long de votre formation
• Enregistrer automatiquement les sessions pour un accès à la demande et une consultation ultérieure

Vous souhaitez tester notre plateforme de webinar ? Inscrivez-vous gratuitement sur Livestorm et organisez votre prochaine session de formation en quelques minutes.