Comment Planifier et Organiser une Session de Formation Webinar Réussie

Lorsque vous devez former des équipes réparties sur différents sites, fuseaux horaires et emplois du temps, rassembler tout le monde au même moment peut vite devenir complexe. Les sessions de formation en webinar permettent de démontrer des workflows et de former les participants où qu’ils se trouvent, en combinant engagement et flexibilité.

Dans ce guide, nous vous accompagnons pas à pas pour tout ce qu’il faut savoir afin de démarrer avec les webinars de formation. Nous verrons quand les organiser et comment les configurer avec Livestorm. Vous apprendrez également à concevoir des formations auxquelles votre équipe s’impliquera réellement et dont elle tirera profit.

Points clés à retenir :

• Les sessions de formation en webinar associent l’interactivité d’un enseignement en direct avec la commodité du format en ligne, ce qui les rend idéales pour former des équipes dispersées ou des groupes de clients.
• Une formation en webinar réussie repose sur des objectifs pédagogiques clairs, un contenu engageant, des supports visuels et des interactions pour maintenir l’attention des participants.
• L’enregistrement des sessions permet de prolonger leur utilité au-delà du direct, en offrant un accès à la demande et en évitant de répéter les mêmes formations.

Qu’est-ce qu’une session de formation en webinar ?

Une session de formation en webinar est un événement en ligne conçu pour enseigner des compétences spécifiques ou des procédures opérationnelles standard (SOP). Elle s’adresse généralement aux employés, aux clients ou aux étudiants.

Contrairement aux webinars orientés leadership d’opinion ou notoriété de marque, les webinars se concentrent avant tout sur l’apprentissage et le développement des compétences. Ils intègrent souvent des éléments interactifs comme des séances de questions-réponses, des sondages ou des ateliers.

Ce format est particulièrement adapté aux équipes virtuelles et hybrides, ainsi qu’aux groupes répartis sur de vastes zones géographiques. Grâce aux webinars, vous pouvez former tous les participants en même temps, quel que soit leur emplacement, tout en diffusant un message cohérent et uniforme.

Ainsi, chaque participant bénéficie ainsi d’une formation de même qualité, où qu’il travaille. En parallèle, votre organisation réduit les coûts liés aux déplacements et aux regroupements physiques de grands groupes.

Quand organiser une session de formation en webinar ?

Les webinars de formation sont particulièrement efficaces pour enseigner des compétences ou des sujets précis à différents groupes. Voici quelques situations dans lesquelles ils sont particulièrement adaptés.

Intégration des nouveaux employés

Les programmes de formation en webinar sont idéaux pour l’intégration des nouveaux collaborateurs. Ces sessions de formation virtuelle permettent notamment de :

• montrer comment appliquer les SOP et suivre les workflows internes
• former les nouvelles recrues à l’utilisation des logiciels essentiels
• présenter la culture et les valeurs de l’entreprise

Planifiez plusieurs sessions d'une heure pour guider les nouvelles recrues à travers tout ce qu'elles doivent savoir. Exigez que les nouveaux employés complètent ces sessions avant de commencer à travailler de manière autonome.

Plutôt que d’organiser des sessions individuelles, privilégiez un programme de formation hebdomadaire ou mensuel. Cette approche permet à l’équipe RH de gagner en efficacité et les nouveaux employés pourront se former ensemble.

Former les clients aux fonctionnalités du produit

Lorsque les clients tirent pleinement parti de votre produit, ils sont plus enclins à renouveler leur abonnement ou à recommander votre entreprise. Les sessions de formation client constituent un excellent levier pour maximiser cette valeur.

Mettez en place des sessions de formation mensuelles adaptées aux différents niveaux de connaissance. Par exemple, proposez un webinar dédié aux débutants pour intégrer les nouveaux clients, ainsi qu’une session avancée pour les utilisateurs expérimentés.

Organisez des sessions de formation spécifiques lors de la sortie de nouvelles fonctionnalités ou de nouvelles versions. Cela permet aux clients d’adopter rapidement les nouveautés, tout en fournissant à votre équipe produit des retours utiles pour les améliorations futures.

Par exemple, Juro utilise Livestorm pour organiser des sessions en direct destinées aux clients. Ces formations leur apprennent à utiliser la plateforme d’automatisation des contrats, avec la possibilité de poser des questions et d’obtenir des réponses en temps réel.

La formation en webinar pour assurer le conformité de l'entreprise

Les employés n'ont pas besoin d'être nouveaux pour bénéficier d'une formation en webinar. Les entreprises soumises à des obligations réglementaires peuvent utiliser les webinars pour assurer la conformité.

Par exemple, il est possible de programmer des webinars annuels afin de mettre à jour les connaissances des collaborateurs sur :

• la protection des données et la cybersécurité
• la sécurité au travail
• les réglementations sectorielles, comme la loi DORA

L’enregistrement de ces sessions permet de les intégrer à une base de formation interne et de les consulter facilement lorsque des questions se posent.

Piloter des programmes de certification

Si vous souhaitez accompagner le développement des compétences de vos employés, les webinars constituent un excellent support de formation en ligne. Vous pouvez enregistrer des programmes composés de plusieurs sessions afin de guider les employés vers des certifications internes ou externes.

Les sujets complexes gagnent à être découpés en modules distincts, permettant un apprentissage progressif et à son rythme. Par exemple, vous pouvez accompagner les nouveaux représentants du développement commercial (SDRs) vers une certification en vente grâce à des webinars dédiés à :

• la prospection
• les appels de découverte
• les démonstrations produit

Comment organiser une session de formation en webinar ?

La mise en place d’un programme de formation efficace repose sur une préparation structurée. Voici les étapes clés pour concevoir des webinars capables de former et de captiver les participants.

1. Définir les objectifs de formation

Avant toute autre étape, clarifiez ce que vous souhaitez que les participants soient capables de faire à l’issue de la formation. En fixant des objectifs dès le départ, vous pourrez avancer avec plus de confiance.

Définissez des objectifs précis et mesurables, alignés avec les objectifs commerciaux de l'entreprise. Voici quelques exemples :

• Les nouveaux employés sauront utiliser les systèmes essentiels et appliquer les procédures opérationnelles standard dès la fin de leur première journée.
• L’ensemble des collaborateurs maîtrisera les nouvelles exigences réglementaires avant leur mise en application à la date prévue.
• Les SDR comprendront comment prospecter, mener des appels de découverte et présenter des démonstrations produit dans le mois suivant le début du programme.

2. Choisir le format adapté

Les objectifs de formation orientent le choix du format de webinar. Voici quelques bonnes pratiques à garder en tête :

• Les webinars en direct sont parfaits pour les sessions interactives où les participants peuvent poser des questions aux intervenants et où les animateurs peuvent évaluer les connaissances des participants sur le contenu présenté. Ils conviennent aussi bien aux formations sensibles au facteur temps, et sont peu destinées à être réutilisées auprès d’autres publics.
• Les webinars à la demande sont plus appropriés pour les formations avec un contenu standardisé que vous souhaitez proposer à plusieurs reprises. Ils nécessitent généralement moins d’interactions, même s’il reste recommandé de permettre aux participants de poser des questions de manière asynchrone.
• Les webinars hybrides conviennent aux programmes de formation longs, composés de plusieurs sessions. Ils peuvent combiner un contenu pérenne préenregistré avec des sessions en direct intégrant quiz et sondages.

3. Sélectionner la bonne plateforme de webinar

Il existe de nombreuses plateformes de logiciel webinar, mais toutes ne proposent pas les fonctionnalités nécessaires ni la capacité d’audience adaptée à vos besoins.

Commencez par vérifier les limites de capacité. La plateforme de formation virtuelle prend-elle en charge le nombre de participants que vous souhaitez inviter ?

Analysez ensuite la liste des fonctionnalités disponibles. Recherchez des options d’engagement bidirectionnel telles que les sondages, les sessions de questions-réponses et les quiz.

Assurez-vous que la plateforme intègre des fonctionnalités d'enregistrement. Avec Livestorm, vous pouvez facilement sauvegarder chaque session de formation afin de proposer à vos équipes les webinars en replay.

4. Concevez un contenu de formation engageant

Appuyez-vous sur vos objectifs pédagogiques pour structurer votre contenu et le diviser en sections ou modules logiques, faciles à assimiler pour les participants.

Pour gagner en efficacité lors de la préparation, utilisez l'outil de planification de webinar de Livestorm. Saisissez le sujet et une description, puis adaptez le ton de voix et le niveau de connaissance de l'audience.

À partir de ce modèle, développez ensuite votre contenu en intégrant :

• des procédures opérationnelles standard (SOP)
• des exemples concrets
• des informations propres à votre organisation

Prévoyez d’inclure des moments interactifs à intervalles réguliers afin de maintenir l’engagement des participants.

N’oubliez pas d’ajouter des éléments visuels comme des infographies, des statistiques et des schémas de workflow. Concevez des diapositives claires, faciles à suivre, et évitez de les surcharger de texte au profit des visuels.

5. Encouragez la participation des participants

Pendant les sessions en direct, incitez les participants à intervenir. Avec Livestorm, ils peuvent :

• poser des questions auxquelles les animateurs répondront lors des sessions de questions-réponses
• voter pour les meilleures questions afin que le formateur priorise les sujets importants
• réagir avec des emojis pour exprimer leur compréhension ou leur intérêt pour le sujet
• répondre à des sondages et des quiz pour valider les notions clés

Ces interactions peuvent prolonger légèrement la durée de vos événements en direct, mais elles améliorent fortement l’engagement, la concentration et la mémorisation des contenus.

6. Enregistrez et réutilisez la formation

Il est conseillé d'enregistrer chaque session de formation afin de les proposer en accès à la demande ou de conserver une trace à des fins d'audit. Vous pouvez paramétrer Livestorm pour enregistrer automatiquement les webinars, pour faciliter leur partage ultérieur.

Vous pouvez ensuite réutiliser les sessions de formation en envoyant aux nouveaux employés des liens vers vos sessions enregistrées, ou en créant des extraits courts issus de formations plus longues pour rappeler les points essentiels.

7. Mesurez l'efficacité de la session de formation

Une fois la session terminée, analysez les statistiques du webinar pour évaluer son efficacité.

Avec Livestorm, vous pouvez facilement suivre :

• les taux de participation
• le niveau d’engagement
• le temps de visionnage
• etc.

Selon vos objectifs, d’autres indicateurs peuvent être suivis. Par exemple, vous pouvez évaluer les connaissances des nouveaux SDR sur le processus de vente afin de vérifier l’assimilation des contenus pédagogiques.

Puis, utilisez ces informations pour améliorer et faire évoluer vos supports de formation en ligne. L’objectif est d’adapter en continu le contenu et le format pour offrir la meilleure expérience possible.

Livestorm pour les sessions de formation en webinar

Les programmes de formation en webinar les plus performants reposent à la fois sur un contenu engageant et sur une technologie fiable. Livestorm est la plateforme de formation en ligne qu’il vous faut pour :

• organiser des sessions d’onboarding des employés, avec quelques participants ou plus de 1 000
• utiliser les sondages et les fonctionnalités de questions-réponses pour maintenir l'engagement tout au long de votre formation
• enregistrer automatiquement les sessions pour un accès à la demande

Vous souhaitez tester notre plateforme de webinar ? Inscrivez-vous gratuitement sur Livestorm et organisez votre prochaine session de formation en ligne en quelques minutes.