Wie Sie Keynote-Redner für virtuelle und hybride Veranstaltungen finden

Die Wahl des richtigen Keynote-Speakers bestimmt die Stimmung Ihrer gesamte Veranstaltung. Hervorragende Speaker füllen nicht nur eine Zeitspanne. Sie entfachen neue Ideen, beleben das Publikum und motivieren zum Handeln.

Aber wo beginnen Sie bei der Suche nach der geeigneten Person, die Ihre virtuelle oder hybride Veranstaltung leitet? In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie Keynote-Speaker finden, einschließlich der Orte, an denen Sie noch heute mit der Suche starten können.

Wichtigste Erkenntnisse:

• Bewerten Sie potenzielle Speaker, indem Sie sich ihre virtuellen Präsentationen ansehen und deren Einbindung des Publikums beurteilen.
• Durchsuchen Sie Konferenzprogramme des vergangenen Jahres und ziehen Sie interne Expertinnen und Experten für frische Perspektiven in Betracht.
• Speaker-Honorare hängen oft von der Erfahrung ab: Einsteigerhonorare beginnen oft bei etwa 1.250 €, professionelle Speaker-Honorare bei rund 25.000 €.

Kurzantwort: Wie Sie Keynote-Speaker finden

Um einen Keynote-Speaker für eine hybride oder virtuelle Veranstaltung zu finden, prüfen Sie Speaker-Büros, durchsuchen Sie professionelle Datenbanken, schauen Sie sich Konferenzprogramme an und fragen Sie in Ihrem beruflichen Netzwerk nach. Achten Sie auf eine Person, deren Erfahrung zum Thema und Publikum passt und deren Honorar in Ihr Budget passt.

So finden Sie Keynote-Speaker: Schritt-für-Schritt-Prozess

Den richtigen Speaker für Ihre Veranstaltung zu gewinnen, ist einfacher als Sie vielleicht denken. Ich habe den Prozess, wie Sie Speaker für Ihre Veranstaltung finden, in acht Schritte unterteilt.

1. Definieren Sie den Zweck, die Zielgruppe und das Format Ihrer Veranstaltung

Bevor Sie mit der Suche nach einer professionellen Rednerin oder einem professionellen Redner beginnen, klären Sie die Veranstaltungsdetails, damit Sie die richtige Person für die Rolle finden. Arbeiten Sie dazu mit Ihrer Veranstaltungsplanerin bzw. Ihrem Veranstaltungsplaner zusammen, um Zweck, Zielgruppe und Format festzulegen.

Möchten Sie die Teilnehmenden zu einem Thema informieren oder sie zu konkretem Handeln motivieren? Das hilft Ihnen einzuschätzen, ob Sie eine Person mit tiefgehender Fachexpertise benötigen oder eher einen motivierenden Redner suchen.

Listen Sie als Nächstes die gemeinsamen Merkmale Ihres Publikums auf. Arbeiten sie beispielsweise in derselben Branche oder in ähnlichen Funktionen? Befinden sie sich in einer ähnlichen Phase ihrer Karriere? Häufig finden Sie die perfekte Keynote-Person, indem Sie die Publikumstypen eingrenzen, auf die sie spezialisiert ist.

Bestätigen Sie dann das Veranstaltungsformat. Planen Sie zum Beispiel einen hybriden medical congress, benötigen Sie möglicherweise eine Rednerin oder einen Redner, die beziehungsweise der für ein mehrtägiges Live-Event anreist. Planen Sie eine virtual conference, sollten Sie jemanden wählen, der Erfahrung auf virtuellen Bühnen hat.

2. Setzen Sie ein realistisches Budget für Ihre Keynote

Die Kosten für die Beauftragung einer Rednerin bzw. eines Redners hängen von mehreren Faktoren ab, etwa vom Veranstaltungsort und der Art der Expertise. Der entscheidende Faktor ist jedoch meist die Erfahrung. Erfahrenere Redner verlangen in der Regel höhere Honorare — professionelle Sprecherinnen und Sprecher gehören meist zu den teuersten.

Als grobe Orientierung beginnen die Kosten, um eine Keynote für Ihre Veranstaltung zu buchen, bei 1.250 €. Möchten Sie eine prominente Persönlichkeit oder einen Branchenvorstand engagieren, können die Kosten leicht 100.000 € und mehr betragen.

Die Honorare für Keynote-Redner liegen typischerweise in folgenden Bereichen:

• Aufstrebende Redner: 1.250 € bis 4.250 €
• Erfahrene Redner: 4.250 € bis 12.750 €
• Professionelle Redner: 25.000 € bis 85.000 €
• Prominente Redner: ab 85.000 €

Nutzen Sie diese Bereiche, um realistische Erwartungen im Team zu setzen und den passenden Betrag in Ihrem Veranstaltungsbudget einzuplanen.

3. Recherchieren Sie potenzielle Keynote-Redner

Sobald Budget und Veranstaltungsdetails feststehen, können Sie nach einer wirkungsvollen Rednerin oder einem wirkungsvollen Redner suchen. Beginnen Sie damit, die Agenden früherer Konferenzen Ihres Unternehmens zu prüfen. Wenn dort Redner einen bleibenden Eindruck bei Ihrem Team oder den Teilnehmenden hinterlassen haben, ziehen Sie in Betracht, sie für eine Keynote anzufragen.

Machen Sie dasselbe für andere Konferenzen oder Podcasts Ihrer Branche. Suchen Sie nach möglichst vielen Rednerinnen und Rednern, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden.

Eine weitere Möglichkeit ist die Suche über Speaker-Büros. Diese Agenturen vertreten professionelle Redner und Branchenexperten und übernehmen im Namen der Sprecher die Terminplanung und Vertragsabwicklung.

4. Bewerten Sie die Qualitäten und Erfahrungen potenzieller Sprecher

Bei der Auswahl von Keynote-Speakern empfiehlt Pauline Mura, Senior Partnership Marketing Manager bei Livestorm, zunächst die fachliche Expertise zu analysieren. „Was können sie an Wissen, Best Practices und Praxisbeispielen einbringen? Das ist es, was echten Mehrwert schafft.“

Anschließend rät Pauline, das Prestige und die Anhängerschaft des Sprechers zu berücksichtigen. Am wichtigsten ist: Verfügen sie über ein engagiertes Publikum, das thematisch passt?

Pauline empfiehlt, einen Sprecher zu suchen, „dessen Publikum mit den Personen übereinstimmt, die Sie anziehen möchten. So kann der Sprecher effektiv promoten und ein entscheidender Faktor sein, um wirklich Teilnehmende für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.“

Die einfachste Methode, potenzielle Sprecher zu bewerten, ist das Anschauen von Aufzeichnungen ihrer Keynote-Vorträge. Achten Sie sowohl auf starke public speaking-Fähigkeiten als auch auf relevante Erfahrung. Hält die Person häufig Vorträge zu den passenden Themen?

Analysieren Sie die Eigenschaften des Sprechers und seine Fähigkeit zur Interaktion mit dem Publikum, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Motiviert der Sprecher das Publikum und löst er Engagement aus?

Für virtuelle Events ist es außerdem wichtig, dass der Sprecher vor der Kamera überzeugend auftritt. Verfügt die Person über effektive public speaking body language, einschließlich Blickkontakt, Gestik und Ausstrahlung von Selbstvertrauen?

5. Erstellen Sie eine Shortlist und kontaktieren Sie Ihre Favoriten

Nachdem Sie potenzielle Optionen bewertet haben, erstellen Sie eine Liste mit drei bis fünf der besten Keynote-Speaker. Beginnen Sie anschließend mit der Kontaktaufnahme und sprechen Sie Ihre Wunschkandidaten direkt an. Geben Sie dabei folgende Informationen an:

• Datum der Veranstaltung, Größe des Publikums und Format
• Hauptthema der Konferenz
• Konkrete Gründe, warum die Person besonders gut zu Ihrem Thema oder Branche passt
• Budgetrahmen

Achten Sie genau darauf, wie die Speaker auf Ihre Anfrage reagieren. Sprecherinnen und Sprecher, die zunächst inhaltliche Ideen einbringen statt sich auf organisatorische Details zu fokussieren, sind oft stärker am Thema interessiert und liefern in der Regel mehr Mehrwert für Ihre Veranstaltung.

6. Konditionen verhandeln und Vertrag abschließen

Nachdem Sie die Rückmeldungen der Kandidaten geprüft haben, entscheiden Sie gemeinsam im Team, wer Ihre erste Wahl für die Keynote ist. Je nach Antworten können dabei Faktoren wie Passung, Verfügbarkeit, Honorar oder eine Kombination daraus ausschlaggebend sein.

Verhandeln Sie anschließend die Konditionen mit Ihrer bevorzugten Person. Möglicherweise möchten Sie beispielsweise, dass die Rolle des Keynote-Speakers auch die Moderation von Networking-Sessions umfasst. Bei hybriden Veranstaltungen können zusätzlich Reisekosten neben dem Honorar anfallen.

Halten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest und lassen Sie den Vertrag von beiden Seiten unterzeichnen. So sind alle Beteiligten über Abläufe, Vergütung und Verantwortlichkeiten im Bilde — und Sie vermeiden, Ihren Keynote-Speaker kurzfristig zu verlieren.

**7. Bereiten Sie die Veranstaltung vor **

Sobald alle Details bestätigt sind, können Sie mit der Umsetzung Ihrer Veranstaltung beginnen. Erstellen Sie eine Run of Show Vorlage die allen Beteiligten als Leitfaden dient.

Unterstützen Sie Ihren Keynote-Speaker dabei, den Vortrag optimal anzupassen, indem Sie Informationen zur Zielgruppe und zur Agenda bereitstellen.Planen Sie vor dem Event einen Webinar Dry Run damit Gastredner die Plattform testen und ihren Vortrag üben können.

Beginnen Sie frühzeitig mit der Promotion, um genügend Anmeldungen zu generieren. Zu den empfohlenen Event Promotion Strategien gehören:

• Erstellen Sie eine dedizierte Registrierungsseite, auf der der Keynote-Speaker namentlich erwähnt wird
• Bewerben Sie das Event über Social Media — und bitten Sie den Speaker, ebenfalls Beiträge dazu zu teilen
• Erwähnen Sie die Veranstaltung in Ihrem E-Mail-Newsletter mit einem Link zur Registrierungsseite
• Nutzen Sie Partnership Marketing um eine größere Reichweite zu erzielen

Wo Sie Keynote-Speaker finden

Möchten Sie Gastredner für Ihre nächste Konferenz finden? Hier sind einige bewährte Ausgangspunkte für Ihre Suche:

Fachverbände und Branchennetzwerke

Erstellen Sie eine Liste relevanter Fachverbände in Ihrer Branche. Durchsuchen Sie deren aktuelle Webinare und Online-Konferenzen, um aufstrebende Speaker, Moderatoren und Workshop-Leitende zu identifizieren, die gut zu Ihrer Veranstaltung passen könnten.

Konferenzprogramme

Sehen Sie sich Programme von Branchenkonferenzen oder virtuellen Events von Partnerunternehmen an. Konzentrieren Sie sich dabei auf Veranstaltungen der letzten 12 Monate, um Speaker mit aktueller Erfahrung zu finden, die noch nicht „überexponiert“ sind.

Interne Expertinnen und Experten

Externe Keynote-Speaker sind laut Pauline besonders geeignet, wenn Sie Leads außerhalb Ihrer bestehenden Zielgruppe generieren möchten. Allerdings ist das nicht Ihre einzige Option.

Auch interne Expertinnen und Experten können hervorragende Keynote-Speaker sein. „Wenn es stärker um Autorität geht oder um Themen, die eng mit Ihrem Produkt oder Ihrer Expertise verknüpft sind, setzen Sie auf interne Führungskräfte“, empfiehlt Pauline.

Ein interner Speaker eignet sich besonders gut, wenn „das Ziel darin besteht, bestehende Kunden weiterzuentwickeln, die Zielgruppe stärker einzubinden oder neue Anwendungsmöglichkeiten Ihres Produkts aufzuzeigen.“

Um den passenden internen Keynote-Speaker zu finden, sollten Sie folgende Personengruppen berücksichtigen:

*Mitglieder Ihres Führungsteams
*Fachexpertinnen und -experten mit einer einzigartigen Perspektive auf zentrale Themen
*Nachwuchstalente mit großem Einfluss innerhalb der Organisation

Zum Beispiel moderiert Livestorm-Mitgründer und CEO Gilles Bertaux regelmäßig die quartalsweisen Produkt-Keynotes. Dabei stellt er Pläne für das Jahr, neue Integrationen und erweiterte KI-Funktionen vor.

Rednerverzeichnisse

Rednerverzeichnisse bieten Kataloge, mit denen Sie eine Liste potenzieller Redner für Ihre Veranstaltung erstellen können. Diese Anbieter helfen Ihnen zwar, einen großartigen Redner zu finden, doch sollten Sie das Budget im Blick behalten. Rednerverzeichnisse eignen sich in der Regel am besten für hochkarätige Veranstaltungen mit Budgets über 25.000 €.

Aufruf an Redner

Statt durch aktives Outreach den passenden Redner zu suchen, laden Sie Interessenten ein, sich bei Ihnen zu melden. Veröffentlichen Sie einen Aufruf an Redner und fügen Sie die Veranstaltungsdetails sowie das Tagungsthema hinzu. Teilen Sie die Einladung anschließend in beruflichen Communities, in denen sich potenzielle Redner aufhalten.

Häufig gestellte Fragen zur Suche nach Keynote-Rednern

Wie weit im Voraus sollten Sie einen Keynote-Redner buchen?

Verwenden Sie diese Richtwerte, um einen Redner für eine Webinar-Serie oder eine Online-Konferenz zu finden:

• Professionelle Redner: sechs bis zwölf Monate
• Erfahrene Redner: zwei bis vier Monate
• Aufstrebende Experten: vier bis sechs Wochen
• Branchen‑Führungskräfte: zwei bis acht Wochen

Welches Budget ist realistisch, um einen Keynote-Redner zu engagieren?

Das Budget für Keynote-Redner hängt von der Erfahrung ab. Planen Sie mindestens 1.250 € für aufstrebende Redner und mindestens 4.250 € für erfahrene Redner ein, die das beste Verhältnis von Kosten zu Wirkung bieten. Für professionelle Redner sollten Sie mit mindestens 25.000 € rechnen, und für Branchen‑Führungskräfte budgetieren Sie mindestens 85.000 €.

Kann ein Keynote-Redner remote präsentieren?

Ja, Keynote-Redner können aus der Ferne präsentieren. Bevor Sie jedoch einen Redner für eine virtuelle Veranstaltung buchen, ist es sinnvoll, frühere Webinare und Online‑Präsentationen des Redners zu prüfen. Vergewissern Sie sich, dass er oder sie über starke virtuelle Präsentationsfähigkeiten und eine professionelle Kamera‑Präsenz verfügt, bevor Sie buchen.

Brauchen Sie einen Vertrag für einen Keynote-Redner?

Ja, Sie benötigen einen Vertrag für einen Keynote-Redner. Ein Vertrag legt die Veranstaltungsdetails und die Verantwortlichkeiten beider Parteien fest — einschließlich Termine, Honorare und Verpflichtungen. Er schützt beide Seiten, indem er Stornierungsbedingungen, Eigentumsrechte an Inhalten und Leistungserwartungen klar regelt.