Organiser un séminaire d'entreprise ne s'improvise pas. Il doit répondre à des objectifs précis qui permettront de définir ensuite le public, le type de séminaire à organiser, son contenu et ses animations.

Et si votre entreprise possède des équipes réparties aux quatre coins du globe, il est facile aujourd’hui d’imaginer ces moments d’échanges et de cohésion grâce aux logiciels d’événements en ligne sécurisés.

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Qu'est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Un séminaire d'entreprise est un événement professionnel qui rassemble les salariés d'une entreprise dans un cadre informel, en dehors du lieu de travail habituel.

Le séminaire peut se dérouler sur une journée voire plus.

C'est l’occasion pour les équipes et les dirigeants d’échanger des idées, de renforcer les liens, d’acquérir de nouvelles compétences ou encore d’être au cœur de décisions stratégiques, le tout dans le but d'améliorer les performances globales de l'entreprise.

A la différence d’une All Hands Meeting, les séminaires n’ont pas vocation à être réguliers.

Quels sont les objectifs d’un séminaire d’entreprise ?

Organiser un séminaire d'entreprise est une approche efficace pour communiquer avec ses collaborateurs.

Cet événement permet de :

dresser le bilan de l'année passée,
de dévoiler les objectifs futurs,
de collaborer sur des projets spécifiques,
de récompenser les employés,
de renforcer la cohésion et d'améliorer la communication au sein d'un service ou dans toute l'entreprise.

Le séminaire doit se dérouler dans un environnement convivial et de confiance afin d’encourager la réactivité et de faciliter les échanges entre les participants. L'essence d'un séminaire d’entreprise réside dans le renforcement des liens entre les employés.

Il est nécessaire d’encourager le dynamisme et la motivation du groupe pour accroître la performance et la productivité pendant un séminaire.

Afin de véhiculer au mieux les enjeux et les visions de l'entreprise, les séminaires sont souvent organisés dans des lieux intimes ou exceptionnels. Le choix du lieu et des activités doit offrir une expérience mémorable en accord avec l'esprit et l'image de l'entreprise.

Le succès d’un séminaire d’entreprise réside beaucoup dans le rythme. Jalonnez-le de moments forts tels que des discours, des activités de team building ou d'incentive, des ateliers et terminez-le par un cocktail, pendant lequel les salariés pourront debriefer de manière informelle.

Les différents types de séminaires d’entreprise

Avant d’organiser un séminaire d’entreprise, vous devez vous poser la question des objectifs de ce séminaire. Pourquoi l’organiser ? Pour qui ? Qu’en attendez-vous ?

De là, le type de séminaire que vous devez organiser en découle.

Le séminaire d’intégration

Le séminaire d’intégration est organisé afin d’accueillir les nouveaux arrivants, de les présenter à l’ensemble des équipes, de leur inculquer la culture et les valeurs de votre entreprise.

Participer à ce séminaire est une aubaine pour les nouveaux salariés, qui auront beaucoup plus de facilité à s’intégrer et à travailler en équipe. C’est un onboarding comme on en rêverait tous.

Le séminaire de formation

Vous souhaitez mettre en place un changement au sein de votre entreprise qui va bousculer les méthodes de travail ?

Le séminaire de formation permet de mettre tout le monde au même niveau d’information, de sensibiliser chacun aux raisons et aux bénéfices de ce changement.

Une manière de faire adhérer les plus réfractaires au changement.

Ce type de séminaire permet aussi de monter en compétences un grand nombre de salariés en même temps, ou de mettre à jour leurs compétences sur un outil qui a évolué récemment par exemple.

Le séminaire de motivation et de cohésion d’équipe

Ce séminaire est idéal pour redonner un coup de boost et de fraîcheur aux équipes.

Pendant un séminaire de motivation, c’est le renforcement de l’esprit d’équipe que vous recherchez. Proposez un moment ludique sous le signe de la détente.

Pourquoi ? Parce qu’une équipe motivée, soudée et enthousiaste sera productive et performante !

Le séminaire de direction

Comme son nom l’indique, le séminaire de direction réunit uniquement les équipes dirigeantes et les cadres supérieurs.

C’est le moment de faire le bilan ensemble, d’échanger sur les axes stratégiques futurs et sur les objectifs de l’année à venir.

Le séminaire de management

C’est un séminaire qui réunit les managers, qu’ils soient cadres ou pas.

Le séminaire de management est axé sur les techniques managériales, le pilotage de projets, la gestion de crise, les valeurs qu’ils doivent transmettre…

A la suite d’un séminaire de management, les managers repartent avec toutes les clés pour être de bons managers en cohérence avec les valeurs de l’entreprise.

Le séminaire de travail

Le séminaire de travail permet de réunir des salariés et de les faire travailler sur un projet, une problématique commune. Le but est d’activer tous les cerveaux et de bénéficier de toute la matière grise disponible pour que le projet avance ou que la problématique ait une solution.

Des personnes extérieures peuvent intervenir pour animer ou apporter une expertise, ou pour rythmer et nourrir le séminaire.

Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Suivez les étapes clés pour organiser un séminaire d’entreprise réussi.

Préparer le séminaire d’entreprise

Avant toute chose, vous devez vous poser 3 questions :

Quel est l’objectif du séminaire ?
Quel est le public cible ?
De quel budget disposez-vous ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, il vous faut penser à la concrétisation du séminaire d’entreprise :

A quelle date l’organiser et sur quelle durée ?
Combien de participants sont concernés ?
Quel lieu est adapté ?
Quelles activités et animations ?
Quel ordre du jour ?
Quels seront les moments off ? Pause café et déjeuner.
De quel matériel avez-vous besoin ? Papier, crayons, post-it, paperboard, rétroprojecteur…

Vous voici prêt à envoyer votre invitation à l’ensemble des conviés, si possible bien en amont de la date. Si le lieu du séminaire est éloigné, cela permettra à chacun de s’organiser d’un point de vue personnel ou pour covoiturer.

N’en dites pas trop sur l’organisation, notamment si vous visez un séminaire de formation, d’intégration ou de motivation. Maintenez le suspens quant aux activités et animations pour mieux surprendre vos salariés le jour J.

Si vous êtes chargé de l’animation du séminaire mais que vous n’êtes pas à l’aise avec cet exercice, faites-vous coacher par des professionnels de l’événementiel. Ils vous donneront toutes les clés pour animer, parer aux imprévus et faire en sorte que votre prise de parole soit fluide.

Pendant le séminaire

Si vous avez bien préparé et répété le déroulé du séminaire et l’ensemble des sujets et animations mis à l’ordre du jour, votre séminaire d’entreprise portera ses fruits !

Il est indispensable de nommer un garde-fou pendant le séminaire. Cette personne est garante du respect de l’ordre du jour, du timing, du bon enchaînement durant le séminaire.

Mettez tout le monde à l’aise dès l’accueil des salariés. Préparez un discours chaleureux au travers duquel vous rappellerez les objectifs du séminaire et vous dévoilerez les animations qui les attendent.

Après le discours de bienvenue, brisez la glace afin que tout le monde se sente à l’aise ! Choisissez un icebreaker, ce petit jeu ludique qui en quelques minutes instaure une ambiance détendue avant de rentrer dans le vif du sujet.

Rythmez tout au long de la journée. Personne ne doit rester statique sur sa chaise pendant des heures, vous risqueriez d’en perdre plus d’un et de ne pas remplir les objectifs que vous vous êtes fixés.

En fin de séminaire, donnez la parole aux salariés afin qu’ils s’expriment sur leur ressenti de la journée, ce qu’ils ont aimé, moins aimé, est-ce que ça va les aider au quotidien…

C’est un temps d’échange précieux pour mesurer l’adhésion au séminaire d’entreprise, repartager certains points mal compris si besoin, et vous améliorer ou noter les sujets à mettre à l’ordre du jour du prochain séminaire d’entreprise.

Les bonnes pratiques pour organiser un séminaire en ligne

Même si votre entreprise est répartie en différents points géographiques, vous pouvez maintenir et encourager la cohésion d’équipe, transmettre les informations importantes à vos salariés ou encore prendre des décisions stratégiques avec le CODIR, grâce au séminaire en ligne.

Tout comme un séminaire classique, le séminaire en ligne s’organise et s’anime. Le choix du logiciel sera déterminant quant à la qualité du séminaire.

L'organisation du séminaire en ligne

Tout comme un séminaire d’entreprise en physique, pour organiser un séminaire en ligne il vous faut définir l’objectif et le public cible. De ces réponses, découle le choix du type de séminaire.

Ensuite, pensez en amont à inviter l’ensemble des participants via un email d’inscription et une landing dédiée à l’événement. L’ordre du jour doit figurer dans l’invitation afin de donner envie de s’inscrire, tout comme le titre qui doit être pertinent et clair sur le contenu du séminaire.

Bien choisir ses animations pour un séminaire en ligne

Elles sont tout autant indispensables qu’en physique, si ce n’est plus. Un séminaire en ligne peut sembler impersonnel, moins engageant.

A vous de prouver le contraire à votre auditoire.

Préparez un icebreaker afin de donner le ton du séminaire et adaptez les animations qui vont rythmer le séminaire en fonction du nombre de participants, du type de public, de la durée du séminaire et des possibilités offertes par le logiciel de séminaire en ligne.

Quel logiciel pour organiser un séminaire en ligne ?

Le succès d’un séminaire en ligne réside dans votre capacité à l’animer et dans le choix du logiciel d’événement en ligne.

Par exemple, si vous organisez un séminaire de cohésion et de motivation, votre logiciel devra faciliter les réactions, les échanges et les temps de travail en groupe. Si vous organisez un séminaire de direction, la sécurité des données aura toute son importance. Pour un séminaire de formation, les tableaux blancs et les breakout rooms sont des fonctionnalités requises.

Livestorm est le logiciel de séminaire en ligne qui répondra à vos besoins et à vos attentes grâce aux fonctionnalités et performances qu’il propose :

un accès au séminaire en ligne en un clic.
la gestion de l’email d’invitation, du rappel et de la landing d’inscription.
des fonctionnalités ludique et interactives comme les questions - réponses, les sondages, le chat, les tableaux blancs, les breakout rooms, les émojis, les arrières-plans virtuels…
un accueil des participants de 5 à 3000.
la possibilité de proposer des sessions qui durent jusqu’à 12 heures sans interruption.
l’enregistrement du séminaire pour le mettre à disposition des absents, en replay.

De plus, Livestorm est certifiée par les Laboratoires Qualys SSL. La communication entre les serveurs et chaque navigateur est sécurisée par des normes de cryptages élevées et les données clients protégées. Vous pouvez donc partager des informations confidentielles en toute sécurité lors de vos séminaires en ligne avec les participants.

Avec Livestorm, gérez vos communications internes facilement et efficacement.