Rendez-vous client : Comment le préparer et le réussir ?

Le rendez-vous client est un enjeu majeur pour tout commercial.

Sans rendez-vous, pas de contractualisation, pas de ventes, pas de chiffre d'affaires… et donc mise en péril de l’entreprise.

Comment définir un rendez-vous client ? Comment le préparer pour le rendre efficace ? Nous répondrons à ces questions afin de vous accompagner dans la réussite de votre entreprise, avec un focus tout particulier sur les rendez-vous clients dans le secteur de la finance.

Qu'est-ce qu’un rendez-vous client ?

Les rendez-vous clients sont des rencontres planifiées entre un professionnel et une entreprise ou un particulier. C’est un moment dédié à l’échange, à la présentation et démonstration de vos produits ou services. L’objectif étant de conclure à une contractualisation.

C’est l’opportunité pour vous de faire une première impression mémorable et que votre entreprise tire son épingle du jeu en répondant à un besoin client.

C’est aussi l’occasion d’entretenir la relation avec les clients et de construire une relation durable et fidèle.

Ces rencontres peuvent avoir lieu en physique, par téléphone ou à distance grâce à des logiciels de réunions à distance.

Chaque client est unique et aime se sentir ainsi. Pour réussir votre rendez-vous client, il est indispensable de le préparer correctement pour en faire un rendez-vous efficace apporteur d'affaires !

Les étapes clés pour préparer et rendre efficace un rendez-vous client

La préparation et l’efficacité d’un rendez-vous client sont indispensables pour garantir le succès d’une rencontre. Et sans préparation, peu de chance de conclure une affaire.

Voici quelques étapes clés qui vous aideront à mener à bien vos rendez-vous clients.

1. Comprendre les besoins clients avant votre rendez-vous

N’arrivez pas à votre premier rendez-vous client sans avoir fait un travail de recherche pour le cerner :

• Qui est votre client ?
• Quels pourraient être ses besoins ?
• Qui sont ses concurrents ?
• Comment se positionne-t-il face à ses concurrents ?
• Comment se porte son secteur d’activité ?

Cet audit est nécessaire afin de montrer à votre client que vous êtes le plus à même à le comprendre et à répondre à ses besoins.

Le but est d’avoir de la matière pour nourrir l’échange que vous aurez lors de votre rendez-vous commercial, de rassurer le client et de le séduire par votre professionnalisme.

2. Préparer une présentation convaincante

Il est temps de construire votre présentation pour votre rendez-vous client.

Elle doit être structurée, claire et concise. Mettez en avant les points clés pour le client, et en évidence comment vous répondez à son besoin, à sa problématique.

Ne surchargez pas votre présentation. C’est bien un échange que vous devez mener, pas une présentation descendante.

Pensez également à l’ensemble des documents, brochures, rapports, cas clients, grilles tarifaires, cartes de visite… tout ce qui pourrait vous être utile d’amener lors de ce rendez-vous client pour appuyer votre discours commercial.

Si c’est un rendez-vous à distance, l’ensemble des documents peuvent être dématérialisés. Pensez à bien les préparer et à les ordonner dans un dossier, afin de ne pas avoir besoin de les chercher lors de la visioconférence.

3. Préparer votre argumentaire de vente

Votre argumentaire de vente doit être béton !

N’inventez pas de chiffres, montrez en quoi vous vous démarquez de vos concurrents (sans les dénigrer), en quoi votre entreprise est LA solution tant attendue et quelles répercussions sur l’entreprise de votre client s’il vient à travailler avec vous.

Si vous menez un rendez-vous client à distance, il sera important de vous équiper d’un logiciel de réunions en ligne qui vous permettra de mener correctement votre rendez-vous, avec des fonctionnalités telles que :

• le partage d’écran,
• le tableaux blanc sur lequel vous pourriez être amené, ou votre client, à faire un schéma ou une démonstration comme si vous aviez un paper board,
• le sondage pour obtenir facilement et ludiquement des réponses à des questions,
• etc…

4. Anticiper les questions que vous pouvez avoir pendant votre rendez-vous

Il y a deux types de questions auxquels vous devez penser :

• les questions qui vous permettent de mieux comprendre le client et son besoin,
• les questions que le client pourrait vous poser.

Ne vous laissez pas prendre au dépourvu.

Identifiez les questions que le client pourrait poser et préparez des réponses détaillées.

Cela renforce la confiance et la crédibilité de votre entreprise, en vous permettant de réagir de manière professionnelle et experte.

6 bonnes pratiques pendant et après un rendez-vous client ?

Après avoir parcouru les grandes étapes pour préparer un rendez-vous client, voici les bonnes pratiques à appliquer pendant et après le rendez-vous.

1. Définir les objectifs

Lors d’un rendez-vous client, il est important de rappeler ou de définir avec votre client les objectifs à atteindre.

Que ce soit la présentation d’une nouvelle offre, la résolution de problèmes existants ou tout autre sujet, avoir des objectifs clairs vous guidera tout au long de la rencontre, et vous permettra de construire le plus efficacement et précisément votre proposition commerciale.

2. Soigner la communication

Lorsque l’on est client, on attend de notre interlocuteur qu’il soit professionnel, aussi bien dans sa tenue que dans sa gestuelle et sa voix. Ces dernières doivent être posées, non hésitantes.

Soyez énergique et souriez, la bonne humeur est contagieuse. Même si c’est un rendez-vous en visio. On ressent l’état d’esprit au travers de l’écran, il est important que votre énergie positive ressorte.

Soignez les mots que vous utilisez pour affirmer votre professionnalisme, votre expertise et la confiance que l’on peut avoir à travailler avec vous.

3. Rythmer l’échange lors de votre rendez-vous

Il va vous falloir capter l’attention et la maintenir tout au long du rendez-vous client et de votre présentation.

Pour cela, questionnez votre client, veillez à ne pas avoir un ton monotone et appuyez-vous sur votre présentation au sein de laquelle vous aurez glissé quelques mèmes, gifs ou citations. Si vous décrochez quelques sourires, vous gagnez des points !

Pour un rendez-vous à distance, ces bonnes pratiques sont identiques. Vous pouvez en plus vous appuyer sur les fonctionnalités des logiciels de réunions à distance tels que les sondages, le partage d’écran ou de documents.

4. Ecouter le client

Vous devez garder cela impérativement à l’esprit : un rendez-vous client est un échange.

Vous venez certes présenter votre offre, mais vous devez aussi écouter et questionner votre client.

Cela vous permettra d’ajuster au fil de l’échange votre argumentaire commercial et de montrer à votre client que vous êtes dans une démarche de construction avec lui.

5. Clôturer le rendez-vous client

Lorsque vous avez terminé votre présentation, le rendez-vous client n’est pas terminé.

Prenez le temps d’échanger avec lui sur ce qu’il a entendu, ce qu’il en pense, ce qu’il envisage.

• Si votre proposition ne l’intéresse pas, demandez-lui s’il est possible que dans un temps plus ou moins long il puisse changer d’avis.
• S’il n’est pas le décisionnaire et qu’il doit en référer à sa hiérarchie, proposez-lui de faire la présentation à nouveau à ses responsables.
• Si votre client a besoin de réfléchir, demandez-lui ce qui l’empêche aujourd’hui de prendre une décision, cela vous permettra peut-être de lever un doute resté en suspend.
• Si votre client est convaincu, n’attendez pas pour la proposition de contrat !

Une chose est sûre, ne partez pas sans avoir convenu avec votre client des prochaines étapes et du planning à suivre.

6. Après le rendez-vous client, le suivi client

Le suivi est indispensable pour entretenir la relation avec votre client, faire en sorte que vous restiez présent dans son esprit et lui donner de poursuivre avec vous.

Pour cela, envoyez un mail personnalisé dès le lendemain qui contiendra :

• des remerciements pour l’accueil et l’échange que vous avez eu,
• un compte-rendu des points clés de cet échange,
• les documents, vidéos, photos… que vous avez partagés lors du rendez-vous,
• votre proposition commerciale,
• toutes les informations nécessaires qui lui permettent de reprendre contact avec vous et de contractualiser facilement.

En conclusion du mail, proposez un échange téléphonique dans quelques jours afin de poursuivre la relation avec votre client.

Comment organiser un rendez-vous client à distance dans le secteur de la finance ?

Le secteur de la finance a beaucoup évolué ces dernières années, notamment depuis 2020 et la covid-19.

Les acteurs de la finance n’ont eu d’autres choix que d’étayer leur offre numérique afin de répondre à un contexte particulier et à des besoins nécessaires.

Le digital préféré à l’accueil en agence

Désormais, nous avons de moins en moins besoin, et de moins en moins envie, de nous rendre en agence pour réaliser certaines actions bancaires.

Nous les pilotons via notre smartphone et l’application de notre banque :

• Virements,
• Transferts d’argent,
• Historique des transactions,
• Consultation des comptes,
• Prise de rendez-vous avec les conseillers

Ces services sont autant avantageux pour le client que pour le personnel des banques.

L’humain au coeur des besoins

Dans certaines situations, le contact humain reste nécessaire et rassurant pour de nombreux clients.

La banque en ligne ne peut suffire, les rendez-vous clients sont encore nécessaires et ce dans plusieurs situations :

• Lorsqu’il s’agit de se faire conseiller ou de réaliser des transactions à fort enjeu, comme l’établissement d’un prêt bancaire,
• Lorsque l’on rencontre une situation financière difficile qui nécessite un accompagnement spécifique,
• Lorsque la sécurité est une préoccupation majeure pour le client, en ce temps où l’on entend souvent parler de vol des données sensibles et des coordonnées bancaires.

Le conseiller bancaire a donc toujours un rôle à jouer. Un rôle qu’il peut remplir en physique ou en rendez-vous à distance.

Les rendez-vous client à distance : la solution pour les banques

Les rendez-vous à distance dans le secteur de la finance ont toute leur place afin de répondre à ce besoin de conserver un échange direct avec son conseiller et de rassurer sur les données sensibles que l’on peut échanger dans le cadre d’un rendez-vous avec la banque.

Les rendez-vous client en visioconférence pour les entreprises du secteur de la finance ont plusieurs avantages :

• Ils apportent de la simplicité. C’est un mode de communication adopté par presque tous depuis 2020. Il est aisé pour chacun de se connecter à une visio.
• Chacun s’épargne un temps de trajet, le stress des embouteillages, la recherche et le coût du stationnement.
• La visioconférence maintient le lien humain, l’échange. C’est aussi la possibilité d’élargir la clientèle potentielle de la banque.
• Si besoin d’un avis expert, le conseiller bancaire peut faire appel plus facilement à l’un de ses collègues présent à l’agence de manière spontanée. Plus difficle lorsque le rendez-vous a eu lieu à l’extérieur de l’agence.
• Les rendez-vous à distance ne laissent personne de côté. Un client en situation de handicap ou habitant dans une zone reculée a accès aux conseils personnalisés au même titre que n’importe quelle personne.

Si votre entreprise appartient au secteur de la finance et que vous souhaitez proposer à vos clients des rendez-vous à distance, il est important de bien choisir un logiciel de visioconférence sécurisé.

Livestorm, le logiciel de visioconférence sécurisé pour vos rendez-vous client dans le secteur de la finance

Livestorm propose une plateforme de rendez-vous en ligne qui permet aux banques d’améliorer la communication avec leurs clients, dans un environnement facilement accessible et sécurisé.

D’un simple clic, le client rejoint le rendez-vous en ligne sur une plateforme qui sécurise et protège les données clients grâce à un développement solide et sécurisé de la solution.

Livestorm a obtenu la Certification des Laboratoires Qualys SSL, ce qui signifie que la communication entre leurs serveurs et chaque navigateur est totalement sécurisée par des normes de cryptages élevées.

Au-delà de toutes les fonctionnalités utiles lors de l’organisation d’un rendez-vous client, se munir de Livestorm comme logiciel de réunion en ligne, c'est faire le choix de la sécurité accrue des données de vos clients !