Réunions asynchrones vs synchrones : quelle est la meilleure pour votre équipe ?

Combien de fois avez-vous été dans une réunion synchrone qui a dépassé le temps imparti ? Ou pire encore, à une réunion qui aurait pu être un simple email ?

Nous sommes prêts à parier que la réponse aux deux questions est : bien trop souvent.

Les réunions asynchrones offrent une alternative efficace : elles permettent de partager des informations de manière claire, de gagner un temps précieux, et de réduire les questions inutiles après coup.

Dans cet article, découvrez les différences entre les réunions synchrones et asynchrones ainsi que comment et quand les utiliser.

Table des matières

• Quelle est la différence entre les réunions synchrones et asynchrones ?
• Réunions asynchrones vs synchrones : laquelle est la plus efficace ?
• Comment utiliser la communication asynchrone vs synchrone efficacement
• Comment savoir quel format convient le mieux à votre équipe ?
• Foire aux questions sur les réunions synchrones

Quelle est la différence entre les réunions synchrones et asynchrones ?

La distinction principale est simple : lors d’une réunion synchrone, les participants sont réunis au même moment, tandis qu’une réunion asynchrone permet à chacun de participer à son propre rythme.

Que signifie synchrone ?

Le terme "synchrone" désigne un événement qui se déroule en temps réel, c’est-à-dire au même moment pour tous.

Dans un contexte professionnel, une réunion synchrone correspond à ces rendez-vous planifiés où tous les participants doivent être présents en même temps. Que ce soit en personne ou en ligne, pour une communication interne ou une réunion d'équipe opérationnelle, c’est le format de réunion classique que tout le monde connaît.

Exemples de communication synchrone

Voici quelques exemples courants de communication synchrone :

• Réunions en présentiel
• Visioconférence
• Réunions hybrides
• Appels téléphoniques

Que signifie asynchrone ?

"Asynchrone" désigne ce qui ne se produit pas au même moment ni à la même vitesse.

Dans le cadre d’une réunion, cela signifie que les collaborateurs ne sont pas connectés en simultané. L’“hôte” partage les informations ou les mises à jour via un support numérique, et les participants réagissent à leur rythme, souvent dans un délai défini.

Par exemple, imaginons que le service des opérations souhaite présenter un nouveau workflow aux employés et qu'il doit le communiquer à l’équipe. Au lieu d’organiser une réunion synchrone, il enregistre une vidéo asynchrone expliquant le nouveau processus. Puis il envoie aux collaborateurs avec une date limite pour visionnage et retour.

Exemples de communication asynchrone

La communication asynchrone se présente sous plusieurs formes :

• Email
• Messagerie instantanée
• Fils de discussion ou commentaires dans les outils de gestion de projet
• Notes vocales
• Vidéo préenregistrée

Réunions asynchrones vs synchrones : laquelle est la meilleure ?

Les réunions asynchrones ne remplacent pas les réunions synchrones. Les deux formats ont leurs forces et leurs limites. L’enjeu n’est donc pas de choisir l’un contre l’autre, mais d’utiliser le bon format au bon moment.

Voici une analyse des avantages et inconvénients de chacune pour vous aider à décider laquelle est la mieux adaptée à votre prochaine réunion.

Les avantages des réunions asynchrones

Plus de flexibilité pour tout le monde

L’émetteur peut envoyer l’information quand il le souhaite, et le destinataire peut la consulter lorsqu’il est disponible.

Plus de temps pour assimiler les informations

Le destinataire peut la traiter à son propre rythme, plutôt que d’avoir à comprendre immédiatement. Cela lui donne aussi plus de temps pour préparer une réponse qu’il pourra modifier avant envoi, plutôt que de devoir réagir dans l’instant.

Le support devient la documentation

Lors d'une réunion synchrone, il faut prendre des notes ou créer des documents qui résument les décisions de l’équipe. Lors d'une réunion asynchrone, l’email ou la vidéo elle-même constitue la documentation à part entière.

Adapté aux équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires

Si vous avez une ou plusieurs équipes à distance dispersées à travers le monde, organiser une réunion synchrone est souvent compliqué compte tenu des différentes fuseaux horaires. L’asynchrone supprime cette contrainte.

Les inconvénients des réunions asynchrones

Moins de cohésion d’équipe

Ne pas être tous connectés en même temps limite les interactions spontanées et les moments informels qui renforcent les liens d’équipe.

Manque de spontanéité

En écoutant une note vocale ou en regardant une vidéo préenregistrée, il est moins probable qu’une idée surgisse sur l'instant. Il manque les échanges rapides qui favorisent la co-création et la résolution de problèmes.

Des délais de réponse plus longs

Même si l’inspiration vient, il faut plus de temps pour exprimer vos idées et qu’elles soient entendues par les membres de l’équipe. En général, toute question ou retour issu d’une réunion asynchrone prend plus de temps à être traité.

Les avantages des réunions synchrones

Plus de proximité

Lors des réunions synchrones, vous communiquez directement avec les autres, une situation qui favorise la confiance, les connexions et une énergie collective qu’on ne retrouve pas facilement lors d'une réunion asynchrone.

Favorise le partage d’idées

Le fait d’être tous connectés au même moment facilite le brainstorming, les échanges spontanés et les suggestions immédiates.

Questions-réponses plus rapides

En réunion synchrone, les questions obtiennent des réponses immédiates, sans délai de traitement, contrairement à une réunion asynchrone.

Indispensable pour les urgences ou sujets sensibles

Si le sujet est urgent ou délicat, une réunion synchrone est à privilégier pour sa réactivité et sa dimension humaine.

Les inconvénients des réunions synchrones

Un démarrage souvent chronophage

Organiser une réunion synchrone nécessite une planification en amont. Et le jour venu, il faut souvent attendre que tout le monde se connecte avant de pouvoir véritablement commencer.

Peut durer trop longtemps

Les réunions synchrones sont réputées pour durer deux fois plus longtemps que nécessaire à cause des retardataires, des problèmes techniques ou des digressions.

Perturbe le flux de travail

Imaginez : vous êtes concentré sur une tâche, en pleine productivité… quand soudain, vous vous souvenez que vous devez assister à une réunion synchrone dans 10 minutes. Résultat : votre rythme est cassé, et après la réunion, il vous faudra du temps pour vous replonger dans votre travail.

Comment utiliser efficacement la communication asynchrone vs synchrone

Savoir quand et comment utiliser la communication interne asynchrone ou synchrone est essentiel pour améliorer la collaboration au sein d’une équipe. En tirant parti des deux approches et en trouvant le bon équilibre, vous pouvez considérablement gagner en efficacité.

Communication Synchrone : Idéal pour la communication en temps réel

Si vous avez besoin d'un retour direct et immédiat ou si vous estimez que le contenu nécessite une session questions-réponses substantielle, une réunion synchrone reste le format le plus adapté.

Quand organiser une réunion synchrone ?

Les réunions synchrones sont utiles dans les cas suivants :

• Intégration de nouveaux collaborateurs
• All Hands Meeting
• Session de Team Building
• Réunions hebdomadaires
• Sessions de brainstorming
• Gestion de crise

Évitez d’enchaîner les réunions

Les longues réunions synchrones en ligne peuvent être épuisantes et ont tendance à déborder. Pour limiter la fatigue et éviter les retards, évitez d’en programmer plusieurs à la suite.

Avec un logiciel de réunion en ligne comme Livestorm, vous pouvez automatiser les événements récurrents, les synchroniser avec votre agenda et limiter le risque de réunions consécutives.

Choisissez les bons outils de réunion synchrone

Pour que vos réunions restent dynamiques et productives, privilégiez des outils performants et faciles à utiliser. Voici quelques-uns des meilleurs choix :

• Livestorm
• Miro
• Slido
• BlueJeans

Préférez les réunions courtes

Personne ne souhaite une réunion interminable remplie de discussions inutiles, surtout quand il y a déjà beaucoup de travail. Respectez le temps des participants en gardant vos réunions courtes et ciblées. Grâce à Livestorm, vous pouvez activer un minuteur visible par l’animateur et consulter les statistiques post-réunion pour analyser la durée réelle de la session.

Respectez l'ordre du jour

Rédigez un ordre du jour clair et concis avant d’animer une réunion synchrone, et respectez-le. Vous saurez ainsi exactement quoi couvrir dans le temps imparti, et les participants repartiront à la fois informés et satisfaits.

Encouragez la collaboration

Pour maintenir l’attention de vos participants et instaurer une dynamique de réunion productive, encouragez la collaboration. Utilisez un outil de réunion synchrone comme Livestorm, qui offre de nombreuses fonctionnalités d’engagement : appels à l’action, redirections vers d’autres salles, ou encore partage simplifié de médias et de fichiers.

Assurez un suivi rapide

Il se peut que certaines questions posées pendant la réunion n’aient pas pu être traitées sur le moment, ou que la discussion ait soulevé la nécessité de créer de nouveaux documents. Ne tardez pas à faire un suivi : cela permettra aux participants d’obtenir les informations nécessaires avant que le sujet ne soit oublié.

Avec Livestorm, vous pouvez automatiser l’envoi d’e-mails post-réunion pour rester organisé et réactif.

La communication asynchrone : idéale pour des équipes occupées

Si vous et votre équipe avez déjà beaucoup de réunions, des échéances serrées et êtes répartis autour du globe, les réunions asynchrones sont la meilleure solution.

Quand opter pour une communication asynchrone ?

Évitez autant que possible d'organiser une réunion synchrone qui aurait pu être un email. Les réunions asynchrones sont adaptées lorsque :

• Vous faites une annonce générale
• Vous souhaitez collecter des retours
• Vous proposez un webinar à la demande
• Aucun progrès n’a été réalisé depuis la dernière réunion
• Vous diffusez un webinar pré-enregistré
• Vous et votre équipe êtes situés dans différents pays
• Vous utilisez les webinars pour la communication interne
• Votre équipe montre des signes de fatigue Zoom

Choisissez les bons outils pour l’asynchrone

Le type de contenu (texte, audio ou vidéo) déterminera l’outil le plus adapté à votre communication. Voici quelques excellentes options :

• Slack pour les messages texte et vocaux asynchrones
• Zenkit pour la gestion de tâches et la communication écrite
• Loom pour la vidéo asynchrone
• Livestorm pour partager des événements préenregistrés

Utilisez le ton approprié

Quelle est la ligne éditoriale de votre entreprise ? Le ton d’une newsletter ne sera pas le même que celui d’un message rapide sur Slack. Adoptez un langage approprié au canal utilisé.

Indiquez des ressources complémentaires

Quel que soit le contenu partagé, veillez à inclure des liens vers des ressources complémentaires : procédures internes (SOP), guides, articles… Cela améliore la compréhension et réduit les allers-retours inutiles.

Demandez aux membres de l’équipe d’accuser réception de votre message

Contrairement aux réunions synchrones, vous ne pouvez pas savoir avec certitude si un message a été lu ou compris. Pensez donc à demander un accusé de réception (un “vu”, un “ok” ou un commentaire), et invitez les destinataires à poser leurs questions si besoin.

Comment choisir entre réunions asynchrones ou réunions synchrones

Quelle que soit votre stratégie de communication interne, commencez toujours par vous demander si l’information peut être communiquée en asynchrone avant de programmer une réunion synchrone. Voici les questions à vous poser :

• Est-ce urgent ?
• Est-ce un sujet sensible ?
• Est-il nécessaire de communiquer en face à face ?
• Ai-je besoin d’un retour immédiat ?
• Suis-je en attente d'une contribution créative de la part de l’équipe ?
• Tous mes collaborateurs vivent-ils dans le même fuseau horaire ?
• Avons-nous besoin de faire du team building ?

Si la réponse à la majorité de ces questions est non, alors l’asynchrone est probablement le meilleur choix.

Quel que soit le format choisi, assurez-vous d’utiliser les meilleurs outils de communication interne disponibles pour communiquer les informations à votre équipe de la manière la plus efficace.

Foire aux questions sur les réunions synchrones

Quelle forme de communication en ligne se déroule en temps réel ?

La forme de communication en ligne qui se déroule en temps réel est la communication synchrone, comme une réunion en visioconférence ou un webinar organisé sur Livestorm.

Quel exemple de session asynchrone ?

Un exemple de session asynchrone peut être lorsqu’une personne enregistre une vidéo pour expliquer une mise à jour opérationnelle et que l’équipe la regarde individuellement, à son propre rythme.

Zoom est-il asynchrone ou synchrone ?

Zoom est une plateforme synchrone, car elle permet la communication en temps réel. En revanche, certaines plateformes comme Livestorm offrent à la fois la possibilité d’organiser des réunions en direct et de partager des contenus préenregistrés, utilisables en asynchrone.

L’email est-il synchrone ou asynchrone ?

L’email est un mode de communication asynchrone car il ne nécessite pas que les personnes échangent en simultané ou à un moment défini.

Comment organiser des sessions asynchrones ?

Pour organiser une session asynchrone, vous pouvez rédiger un message, enregistrer un audio ou une vidéo, puis le partager avec votre équipe, qui pourra y accéder et y répondre en différé.