Salle de visioconférence : Comment l'équiper ? [outils & conseils]

Vous avez sans doute besoin d’organiser des visioconférences ou d’y participer, dans le cadre de votre activité professionnelle.

Investir dans une salle de visioconférence bien équipée est nécessaire et permet d’être plus réactif lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion interne ou externe.

Quels équipements (caméra, écran, micro…) selon la configuration de la salle et quel logiciel de visioconférence choisir ? Découvrez tous nos conseils pour bien aménager votre salle de visioconférence.

Pourquoi avoir une salle de visioconférence dans son entreprise ?

Une visioconférence est une réunion qui réunit au moins deux personnes, situées en des lieux géographiques différents. Chacun se connecte à un logiciel de visioconférence via une connexion informatique, vidéo et audio.

Une entreprise a recours à la visioconférence pour de multiples raisons :

• une réunion d’équipe
• un onboarding d’un nouvel employé
• une all hands meeting
• un recrutement RH
• un rendez-vous client
• une démonstration de produit ou service
• un webinaire…

D’où la nécessité d’investir dans une salle de visioconférence. Elle facilite la connexion et met à disposition des salariés un matériel permettant de mener à bien ces rendez-vous.

La salle de visioconférence permet d’avoir accès à une connexion, une image et un son de qualité. Et pour que la visioconférence soit réussie, la salle doit être équipée des bons outils.

Quel équipement pour une salle de visioconférence ?

Pour des appels clairs et compréhensibles, la salle de visioconférence de votre entreprise doit être équipée :

• d’un écran
• de microphones et hauts-parleurs
• de caméras
• d’une connexion internet

Quel écran choisir pour une salle de visioconférence ?

Bien choisir l’écran d’une salle de visioconférence est important car lors de vos réunions vous allez échanger avec les intervenants au travers de l’écran, mais aussi partager des documents, des vidéos ou encore des images.

Le choix de la taille de l’écran dépend de la taille de la salle. Une distance de recul appropriée est nécessaire pour profiter pleinement du contenu diffusé et des échanges.

Pour une salle de visioconférence proposant un recul :

• de moins de 1,30 mètres, préférez un écran de 24 à 43 pouces.
• entre 1,30 mètres et 2 mètres, préférez un écran de 50 à 65 pouces.
• entre 2 mètres et 3 mètres, préférez un écran de 75 à 82 pouces.
• au-delà de 3 mètres, l’écran de 85 pouces est parfait.

La hauteur à laquelle doit être placé l’écran doit permettre aux participants de regarder l’écran sans avoir besoin de baisser ou d’élever la tête. Le centre de l’écran doit être placé au niveau des yeux.

Pourquoi choisir un écran spécialement conçu pour la visioconférence plutôt qu’un écran lambda ? Car les écrans destinés aux salles de visioconférences sont équipés de fonctionnalités techniques spécifiques :

• une caméra intégrée,
• une forte luminosité pour une restitution d’image exceptionnelle,
• des connectiques hdmi ou usb accessibles en façade pour simplifier les branchements.

Si votre salle de réunion est petite, vous pourrez vous satisfaire du son délivré par l’écran. Mais si votre salle accueille plus de 6 participants, préférez vous équiper d’un matériel audio et micro spécifique, pour des échanges de qualité, car le son de l’écran peut vite saturer et être moins audible.

Quel matériel audio et micro choisir pour équiper une salle de visioconférence ?

Il n’y a rien de pire que le son qui grésille lorsqu’on assiste à une démonstration produit ou des coupures de son qui viennent perturber la compréhension des échanges lors d’une réunion en ligne.

Pour des réunions de qualité, une salle de visioconférence doit être bien équipée : les participants doivent entendre correctement et leurs discours doivent être entendus. Le choix du matériel audio est déterminant.

La taille de la salle de réunion et la forme de la table sont à prendre en compte.

Pour les petites salles de réunion (4 à 8 personnes), un haut-parleur de conférence (ou speakerphone) est suffisant. Il sert à la fois de haut-parleur et de micro. Il diffuse et amplifie le son de l’appareil connecté, tout en captant les paroles à 360°. Le speakerphone se déplace facilement d’une salle à l’autre.

Pour une salle de visioconférence de 12 participants et plus, choisissez une pieuvre de conférence. Ses micros captent les voix et son haut-parleur les restitue à 360° en haute qualité sonore. Chacun peut intervenir naturellement, les échanges sont fluides, nul besoin de hausser la voix ou de se répéter.

Selon les salles de visioconférence, il est possible qu’un écho se fasse entendre. Les logiciels de visioconférence disposent d’une fonctionnalité qui atténue les échos. Si cela ne suffit pas, équipez la salle de panneaux acoustiques pour corriger la réverbération sonore et réduire efficacement l’écho.

Quelle caméra pour une salle de réunion connectée ?

Si l’écran que vous avez choisi ne dispose pas de caméra, le choix de la caméra ou la webcam ne sont pas à considérer à la légère. Elles améliorent la communication grâce à la qualité de l’image que vous projetez.

Optez pour une caméra de visioconférence grand angle, un zoom optique et une grande profondeur de champ pour que vos interlocuteurs puissent voir les participants éloignés dans la salle de visioconférence.

Découvrez notre guide Top 10 des webcams et caméras de visioconférence pour vous aider dans votre choix.

Quelle connexion internet prévoir ?

La connexion internet de la salle de visioconférence doit être haut débit pour que vous puissiez échanger avec vos interlocuteurs sans coupure, partager ou ouvrir des documents, vidéos et photos.

Demandez à l’équipe technique de prévoir une bande passante suffisante pour que le déroulé de votre visioconférence soit fluide, mais aussi pour que plusieurs visioconférences puissent se dérouler en simultané, si vous disposez de plusieurs salles de visioconférence dans votre entreprise.

Quel est le meilleur logiciel de visioconférence ?

Livestorm est le logiciel idéal pour mener à bien vos visioconférences. C’est une solution qui veille à la sécurité des données (conformité RGPD et certification ISO 27001) et qui offre une multitude de fonctionnalités telles que :

• le partage d’écran,
• le partage de fichiers téléchargeables (pdf, MP4…),
• les tableaux blancs virtuels pour collaborer visuellement tous ensemble,
• une vidéo de haute qualité,
• la gestion des invitations et de l’intégration aux calendriers,
• l’enregistrement de la réunion pour ne rien perdre de ce qui s’est dit,
• une intégration facile aux outil CRM de votre entreprise,
• la possibilité de se connecter à la visioconférence par téléphone en cas de problème de connexion internet,
• et bien d’autres fonctionnalités encore.

Profitez d’une plateforme tout-en-un pour organiser des visioconférences avec simplicité. La connexion aux réunions en ligne est simple, l’animation et les interactions en direct fluides.

La prise en main est facile et intuitive afin que chacun puisse organiser ou rejoindre une visioconférence rapidement, qu’importe sa situation géographique.

Nul besoin de télécharger quoi que ce soit pour se connecter à une visioconférence, Livestorm est accessible depuis un navigateur pour l’ensemble de vos invités.

Vous l’aurez compris, Livestorm est le logiciel de visioconférence qu’il vous faut. Demandez une démonstration sans tarder !