All Hands Meeting : c’est quoi et comment l’organiser ?

Une All Hands Meeting fait partie intégrante des outils de communication interne dans une entreprise. Elle rassemble tous les membres de l'entreprise, du CEO aux employés de première ligne, pour discuter des objectifs, de la vision, des réussites et des défis de l'entreprise.

Cet article va vous permettre de comprendre précisément les enjeux d’une All Hands Meeting et de maîtriser l’organisation de celles-ci pour que vos plénières d’entreprise soient un succès auprès de tous vos salariés.

All Hands Meeting : définition

Une réunion All hands est un rassemblement de tous les membres d'une entreprise, quels que soient le niveau hiérarchique, les services, les localisations, pour discuter de sujets importants liés à l'entreprise.

C’est une réunion qui peut se dérouler de manière hebdomadaire, mensuelle, semestrielle ou annuelle, sur un créneau d’une demi-journée voire une journée complète, selon les sujets à aborder.

Elles peuvent avoir lieu en physique, en ligne ou en hybride (physique et en ligne) à condition de se munir d’un logiciel de visioconférence efficace !

Organisez des All Hands Meeting automatisés afin de créer une récurrence dans l’agenda de tous les salariés. Ces différentes sessions seront toujours accessibles via le même lien de connexion. Un gain de temps et d’efficacité lors de l’organisation des All Hands Meetings.

Les objectifs d’une All Hands Meeting

Organiser une réunion interne réunissant l’ensemble des salariés doit avoir un tout autre sens qu’une simple réunion du quotidien, et ne doit pas être ressentie comme une réunion de plus, à caler dans les agendas déjà bien chargés.

Elle a des objectifs bien précis, à garder en tête, afin qu’elle soit vécue comme un événement privilégié par les salariés, et non comme une contrainte.

Une communication d’entreprise transparente

Les All Hands Meetings sont généralement à l’initiative des équipes dirigeantes d’une entreprise. C’est le CEO qui prendra la parole en premier la plupart du temps, ou un membre de ses N-1. C’est l’occasion de créer de la proximité avec tous les salariés, que l’on soit stagiaire, employé, agent de maîtrise ou cadre.

Les organiser est extrêmement important car elles favorisent la transparence, l'alignement des objectifs et la cohésion au sein d’une entreprise. Elles permettent à chacun de se sentir impliqué et informé.

Lors de cette réunion, les indicateurs clés de l’entreprise sont présentés :

• le compte d’exploitation,
• les grandes orientations stratégiques sur lesquelles les équipes doivent se concentrer et œuvrer,
• ou encore les grands projets en cours, à venir ou terminés.

C’est aussi un moment privilégié qui donne l’opportunité aux salariés de poser des questions aux dirigeants, mais aussi aux dirigeants de prendre la température auprès de leurs équipes.

Le renforcement de la culture d'entreprise

Les All Hands Meetings sont aussi un outil de communication interne qui permet aux dirigeants de sensibiliser à la culture de l’entreprise, de créer un sentiment d’appartenance et de faire vibrer l’ensemble des salariés autour d’objectifs communs.

C’est l’occasion de rappeler les valeurs fondamentales qui font l’ADN d’une entreprise, et de célébrer les réussites collectives.

C’est d’autant plus fondamental que beaucoup d’entreprises ont des sièges et des antennes réparties en plusieurs lieux géographiques. Il est alors difficile et coûteux de réunir tout le monde. Les All Hands Meeting permettent de réunir toute une entreprise, au même moment, avec des salariés répartis aux quatres coins du monde.

Des prises de paroles libres et sincères

Il serait bien dommage de passer à côté de ce moment que les dirigeants et managers peuvent avoir avec les salariés. On en ressort généralement grandi et motivé.

Il est indispensable de consacrer un temps d’échange et de ne pas faire de ces réunions plénières, uniquement des réunions descendantes.

L’interrogation d’un salarié est nécessairement celle de plusieurs.

Prévoyez un temps de questions - réponses en direct à la fin de chaque All Hands Meeting, ou permettez les questions au fil de l’eau.

Les questions - réponses sont précieuses et permettent de créer du lien, de comprendre l’état d’esprit des salariés et de lever toute ambiguïté quant à des choix stratégiques qui ont été faits et peut-être non compris par les équipes.

Comment organiser une All Hands Meeting ?

De manière globale, il est important de déterminer une fréquence des All Hands Meetings, afin de créer des rendez-vous récurrents dans l’agenda des salariés de l’entreprise.

Ces réunions d’entreprise sont souvent attendues avec impatience, car c’est un temps privilégié avec les membres de la Direction, et un temps riche en redescente d’information.

Si votre entreprise est répartie en plusieurs lieux géographiques, ou si le télétravail est largement pratiqué, le All Hands Meeting hybride s’impose.

Voici nos conseils pour préparer et animer vos All Hands Meetings, et faire en sorte qu’ils soient un succès et qu’ils soient engageants auprès de vos salariés !

1. Déterminez les sujets que vous souhaitez aborder au cours de la réunion et quel dirigeant prendra la parole. Chaque intervenant doit être expérimenté dans l’animation de ce type de réunion et à l’aise dans la prise de parole en public.

2. Planifiez l’ordre du jour de la réunion et prévoyez une durée pour la réunion. Assurez-vous de sélectionner un nombre réaliste de sujets compte tenu du temps imparti, afin d’éviter de déborder trop largement sur le temps ou de devoir reporter certains sujets à une réunion ultérieure.

3. Préparez une présentation, un diaporama ou des visuels pour accompagner votre matériel. Toujours la même règle d’or : pas trop de texte sur les diapositives mais uniquement des contenus qui illustrent les propos.

4. Pensez à démarrer la réunion avec un icebreaker (brise-glace). Ces petits exercices amusants mettent tout le monde à l’aise et encouragent les salariés à être tout ouï et à interagir.

5. Fixez une date et créez un événement dans le calendrier de tous les salariés. Pensez à la récurrence de ces rendez-vous pour vous faciliter la vie.

6. Promouvez l'événement à l'aide d'outils et de logiciels de communication internes.

7. Si vous organisez une All Hands Meeting virtuelle ou hybride, munissez-vous d’un logiciel de visioconférence qui vous permettra de mener ces réunions en toute tranquillité et efficacement. Très simple d’utilisation, un logiciel tel que Livestorm permet aux participants de rejoindre la réunion d’un simple clic et d’interagir avec facilité malgré la distance.

8. Partagez l'ordre du jour et envoyez des rappels automatisés avant la réunion (48h avant et le jour J par exemple).

9. Enregistrez la réunion et envoyez le replay aux salariés. Ceux qui n’ont pu être présents pourront ainsi en prendre connaissance et être au même niveau d’information que leurs collègues.

10. Suite à la All Hands Meeting, sondez les salariés pour obtenir des retours d’appréciation. Ces retours vous permettront de réajuster certains points lors des prochaines All Hands Meeting et d’aborder des sujets auxquels vous n’auriez pas pensé.

11. N’oubliez pas d’envoyer le compte-rendu de la réunion, afin que chacun en garde une trace et puisse revenir aux éléments essentiels qui lui permettront de mener à bien ses missions.

Exemple d’ordre du jour d’une All Hands Meeting

Voici un exemple d’ordre du jour que vous pourriez suivre lors d’une All Hands Meeting. Les temps de parole sont à ajuster selon les sujets. Pensez à être le plus précis possible, le but d'un ordre du jour étant d’encourager la participation et l’engagement des salariés.

Date : Le 05 octobre 2023
Heure : De 9h à 11h
Sujet : Résultats du trimestre 3 et orientations stratégiques pour le trimestre 4

1. Ouverture de la réunion (15 minutes)

• Mot de bienvenue par le PDG ou un membre de la direction.
• Rappel du motif de la convocation à la réunion.

2. Présentation des résultats du trimestre 3 (30 minutes)

• Présentation des réalisations notables du trimestre par chaque N-1.
• Mise en avant des victoires des équipes qui ont contribué à atteindre les objectifs.

3. Objectifs et stratégie du trimestre 4 (30 minutes)

• Présentation des objectifs clés de l'entreprise pour le trimestre à venir.
• Temps d’échange sur la stratégie pour atteindre ces objectifs.

4. Annonces Importantes (10 minutes)

• Annonces relatives à des changements organisationnels, des nouveaux produits ou des partenariats stratégiques.

5. Discussion sur les Défis (15 minutes)

• Identification des défis actuels auxquels l'entreprise est confrontée.
• Possibilité pour les employés de poser des questions ou de partager leurs observations.

6. Questions et Réponses (15 minutes)

• Session ouverte aux questions des salariés aux membres de la Direction ou autres intervenants.

7. Clôture de la Réunion (5 minutes)

• Discours de clôture par le PDG ou un membre de la direction.
• Invitation à la prochaine All Hands Meeting.

Engagez vos salariés lors des All Hands Meetings grâce à Livestorm

Si vous souhaitez faire de vos All Hands Meetings des réunions engageantes et vivantes pour vos salariés, rien de tel qu’une plateforme de visioconférence comme Livestorm !

Livestorm propose de nombreuses fonctionnalités telles que :

• les sondages pour recueillir des avis en live
• le chat pour poser des questions en direct
• les émojis pour évaluer rapidement le ressenti des salariés
• les questions - réponses en direct
• le upvote pour que les salariés puissent voter pour les questions qu’ils préfèrent et pour lesquelles ils souhaiteraient une réponse, un échange.
• le partage d’écran pour partager avec toute l’assemblée une présentation, une vidéo, des graphiques…

Vous doter d’un logiciel de réunion en ligne performant, c’est vous assurer de la participation de vos salariés, tant les interactions seront simples, et la distance entre les salariés et vous oubliée.