Webconférence

Définition d’une webconférence

Une webconférence (ou conférence web) est une réunion, une conférence ou encore une formation qui se déroule en ligne, possible grâce à de nombreux outils de webconférence, tels que Livestorm.

Découvrons ensemble qu’elle est la définition d’une webconférence et toutes les étapes pour l’organiser efficacement, et faire de vos événements virtuels de véritables réussites.

Les avantages d’une webconférence en entreprise

Réunir facilement vos collaborateurs

La webconférence est un outil de communication en temps réel qui s'est largement démocratisé notamment lors de la Covid, où il était alors impossible de se rendre sur le lieu de travail et de se réunir pour échanger.

Elle offre de nombreux avantages pour les entreprises, tel que la possibilité de réunir autant de participants que nécessaire, et de supprimer la barrière de la distance. Les participants peuvent se trouver n'importe où dans le monde, du moment qu'ils disposent d'une connexion Internet et d'un appareil compatible (ordinateur, tablette ou smartphone), il leur sera aisé de se connecter à la webconférence.

Diversifier les formats de présentation

Elle permet aux intervenants de partager des informations sous forme de présentations, de vidéos, de diapositives et de documents tout en permettant aux participants d'interagir par le biais d’un chat en direct, de sondages, de questions-réponses et d'autres fonctionnalités mises à disposition via un logiciel de webconférence tout-en-un.

Les webconférences sont utilisées dans une large variété de contextes, que ce soit pour des réunions d'entreprise, des formations en ligne, des séminaires, des présentations de produits, des conférences académiques, des interviews, des événements promotionnels, et bien plus encore.

Leur flexibilité et leur accessibilité en ont fait un outil de communication précieux qui s’adapte à tous les secteurs d’activité.

Solution très peu coûteuse et flexible

C’est également un gain économique pour toute entreprise. En effet, les webconférences diminuent les frais liés aux transports, à l’hébergement et à la restauration si besoin, ainsi que les frais liés à la réservation de salles lorsque les réunions réunissent trop de personnes.

Et donc, en toute logique, c’est aussi un gain de temps pour les organisateurs qui n’ont plus besoin de se casser la tête à trouver une salle, et pour les participants qui ne perdent plus de temps dans les transports.

En un clic, toutes les personnes conviées se réunissent !

Les étapes pour organiser une webconférence

Explorons désormais les 9 étapes clés pour organiser avec succès une webconférence.

1. Définir l'objectif de la webconférence

Avant de commencer, il est essentiel de définir l'objectif de votre webconférence. Vous devez savoir pourquoi vous organisez cet événement en ligne.

Est-ce pour une formation en ligne ? Pour présenter un produit, un service ? Pour partager à tous vos salariés la vision de l’entreprise (All Hands Meeting) ? Pour accueillir les nouveaux arrivants (onboarding) ?

Bref, vous l’aurez compris, les possibilités sont infinies.

Identifier clairement l'objectif vous aidera à structurer le contenu, à prévoir les fonctionnalités nécessaires pour animer la webconférence et à atteindre vos objectifs.

2. Choisir la plateforme de webconférence

Il existe de nombreuses plateformes de webconférence disponibles.

Sélectionnez celle qui correspond le mieux à vos besoins en termes de fonctionnalités, de facilité d’usage, de capacité en nombre de participants et ne négligez pas la sécurité des données.

3. Planifier la date et l'heure

Choisissez une date et une heure qui conviennent à l’audience conviée. Pensez aux différents fuseaux horaires si vous venez à organiser une webconférence sollicitant des participants éloignés géographiquement.

4. Créer le contenu et les supports visuels

Préparez bien en amont le contenu de votre webconférence, y compris les diapositives, les documents, les vidéos ou tout autre support visuel nécessaire que vous partagerez lors de la réunion virtuelle.

Assurez-vous que le contenu est clair et engageant.

Pensez à tester le micro et la caméra de votre ordinateur, afin de pouvoir corriger avant la séance, s’il devait y avoir un souci.

5. Inviter les participants

Envoyez les invitations à votre webconférence et pensez au rappel la veille et / ou le jour J.

Indiquez dans le mail d’invitation toutes les informations nécessaires, y compris le lien d'accès, les instructions pour se connecter, la date et l'heure, ainsi que les coordonnées de contact en cas de problème.

6. Animer la webconférence

Lors de la webconférence, assurez-vous de commencer à l'heure prévue, afin de ne pas décaler l’heure de fin.

Commencez la webconférence par un icebreaker (petit exercice amusant) qui permettra à chaque participant de se sentir à l’aise et de créer une ambiance détendue !

Encouragez les participants à poser des questions, à interagir, organisez des ateliers de travail par petits groupes grâce aux **breakout rooms… **

Chacun doit se sentir acteur de la webconférence et oublier la distance.

7. Gérer les questions et les réponses

Prévoyez du temps pour des questions et réponses à la fin de la présentation.

Soit vous proposez à chacun d’écrire sa question dans le chat ou dans le module de questions-réponses, soit si vous êtes en tout petit comité, laissez chacun prendre la parole à tour de rôle.

C’est un moment important qu’il ne faut pas oublier, afin de ne pas frustrer les participants et de ne pas les laisser avec des questions en suspens.

8. Enregistrer la webconférence

Si cela est nécessaire, enregistrez la webconférence pour permettre aux personnes qui n'ont pas pu y assister en direct de la visionner plus tard.

Le replay peut être disponible dès la clôture de la webconférence, pour un envoi rapide, voire automatisé à tous les participants.

Assurez-vous de respecter les réglementations sur la confidentialité et d'informer les participants de l'enregistrement.

9. Obtenir des Retours

À la fin de la webconférence, sollicitez des retours des participants pour améliorer les futurs événements.

Utilisez ces informations pour affiner votre approche, offrir des webconférences de meilleure qualité à l'avenir et préparer les prochains sujets à aborder lors des prochaines.

Livestorm comme logiciel de webconférence

Lorsqu'il s'agit de choisir une plateforme de webconférence, Livestorm émerge comme l'une des solutions les plus complètes et performantes du marché.

Cette plateforme est conçue pour répondre à de nombreux besoins et s’adapte à tous les secteurs d’activité.

Livestorm offre une large gamme de fonctionnalités qui vous faciliteront la tâche aussi bien dans l'organisation de vos webconférences, que dans l’animation et le suivi.

Facilité d'utilisation

Livestorm est réputé pour son interface intuitive et conviviale. Que vous soyez un novice ou un expert en webconférence, la plateforme est facile à prendre en main. Elle propose une navigation fluide, une configuration rapide et des outils simples pour la gestion des webconférences.

Interaction avancée

De nombreuses fonctionnalités sont disponibles pour faciliter l'interaction avec les participants :

• les sondages,
• les questions-réponses en temps réel,
• le chat interactif,
• les break rooms,
• des arrière-plans virtuels,
• le partage d’écran,
• les tableaux blancs…

Ces fonctionnalités permettent d'engager le public de manière dynamique.

Enregistrement et partage simples

Grâce à Livestorm, il est possible d’enregistrer vos conférences web pour une consultation ultérieure et maximiser l’impact de vos événements sur la durée.

Ces replays peuvent être envoyés à l’ensemble de la liste des invités dès la fin de la session, en automatique, ou être mis à disposition sur votre site internet ou intranet.

Personnalisation

Livestorm permet une personnalisation approfondie, vous permettant de concevoir des pages d'inscription et des e-mails en cohérence avec votre image de marque.

Vous pouvez également personnaliser les arrière-plans lors des lives.

Sécurité

La sécurité des données est une préoccupation majeure.

Livestorm a mis en place les meilleures mesures de sécurité afin d’assurer la sécurité des données de ses clients.

Livestorm est en conformité avec la RGPD et a obtenu la certification ISO 27001.

Analyse et suivi

Vous disposez d’outils d'analyse pour évaluer les performances de vos webconférences et mesurer l'engagement du public, suivre les inscriptions, et obtenir des informations précieuses pour affiner vos futures présentations.

Intégrations et plugins Livestorm

Livestorm peut être intégré avec d'autres outils couramment utilisés par les entreprises, tels que des logiciels de marketing automation, de gestion de la relation client (CRM) et de gestion de contenu.

Vous pouvez connecter Livestorm à plus de 1000 applications et plugins !

Support client de qualité

Livestorm offre un service client de haute qualité, avec une équipe disponible pour répondre à vos questions, résoudre vos problèmes rapidement et vous accompagner lors de vos premières webconférences.

Questions fréquemment posées sur les webconférences

Quelles différences entre une visioconférence et une webconférence ?

La visioconférence est généralement axée sur la vidéo en direct et la communication en temps réel entre deux ou plusieurs participants. Elle permet des discussions en face-à-face à distance, où les participants peuvent se voir et s'entendre.

La visioconférence est souvent utilisée pour des réunions individuelles, des discussions de groupe ou des entretiens d'embauche, mettant l'accent sur la communication visuelle et l'interaction en direct.

La webconférence est une forme plus étendue de communication en ligne en temps réel. Elle va au-delà de la vidéo en direct et permet également le partage de présentations, de documents, de diapositives, de vidéos et d'autres contenus.

Elle est conçue pour des interactions plus riches et est couramment utilisée pour des réunions d'entreprise, des formations en ligne, des séminaires, des conférences, des présentations de produits, etc.

La webconférence offre des fonctionnalités avancées pour l'interaction, telles que des sondages, des questions-réponses en temps réel et des discussions en direct.

Comment organiser une webconférence ?

Des étapes clés sont à respecter lorsqu’on organise une webconférence :

• la définition de l’objectif
• le choix de la plateforme de webconférence
• la planification de la date et de l’heure
• la création du support de présentation
• la gestion des invitations
• l’animation de la webconférence
• la gestion des questions - réponses
• l’enregistrement de la webconférence
• l’analyse des retours et des statistiques

Comment participer à une webconférence ?

Si vous êtes invité à une webconférence, vous avez normalement reçu un mail d’invitation dans lequel toutes les formalités sont renseignées ainsi que le lien de connexion.

Cliquez sur ce lien puis suivez les instructions. Renseignez votre nom et votre prénom, activez micro et / ou caméra, puis cliquez sur “Rejoindre”. Vous y voilà !

Quel logiciel pour une webconférence ?

De nombreux logiciels de webconférence sont disponibles. Choisissez celui qui conviendra le mieux à vos besoins en termes de nombre de participants, d’animation de vos sessions et le suivi que vous en attendez.

Livestorm est l’un des leaders de la webconférence. Les fonctionnalités sont multiples, le logiciel est très simple à installer et à utiliser. Il peut être connecté à bon nombre de vos outils internes. Demandez une démo de Livestorm !