Wie Sie die Teilnahmequote bei Webinaren steigern: 15 bewährte Taktiken

Wenn Sie ein Webinar veranstalten, möchten Sie, dass die Teilnehmerzahlen dem Aufwand entsprechen, den Sie in Planung und Promotion gesteckt haben. Wenn nur ein Bruchteil der Anmeldungen tatsächlich erscheint, kann das schnell frustrierend sein. Niedrige Webinar-Teilnehmerzahlen bedeuten oft geringere Interaktion, weniger Conversions und eine geringere Rendite (ROI).

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Teilnahmequoten bei Webinaren steigern und mehr Menschen dazu bewegen, Ihre Veranstaltungen live zu besuchen. Sie erfahren, warum Teilnehmende Webinare nicht besuchen, welche Promotion-Maßnahmen die Teilnahme fördern und wie Sie messen, ob Ihre Maßnahmen wirken.

Was ist die Teilnahmequote bei Webinaren?

Die Webinar-Teilnahmequote ist die Kennzahl, die widerspiegelt, wie viele Personen tatsächlich an Ihrer Live-Veranstaltung teilnehmen im Vergleich zur Anzahl der Registrierten.

Ist Ihre Teilnahmequote hoch, bedeutet das meist, dass Ihr Thema gut zur Zielgruppe passt, Ihre Marketing- und Promotion-Maßnahmen funktionieren und Ihre Veranstaltung echten Mehrwert für die Teilnehmenden bietet.

Wie berechnet man die Teilnahmequote bei Webinaren

Berechnen Sie diese Prozentzahl mit folgender Formel:

Webinar-Teilnahmequote = Anzahl der Teilnehmenden / Anzahl der Registrierten x 100 %

Angenommen, Sie haben 500 Registrierungen und 300 Personen nehmen an der Live-Veranstaltung teil. Ihre Teilnahmequote wäre dann 60 %.

Wie hoch ist die durchschnittliche Teilnahmequote bei Webinaren?

Zunächst sollten Sie realistische Erwartungen setzen. Wie hoch ist eine typische Teilnahmequote bei Webinaren?

Branchenübergreifend liegt die durchschnittliche Teilnahmequote bei Webinaren bei 48 %, wie der Livestorm 2024 Webinar Marketing Report zeigt. 2023 lagen die Ergebnisse nahe beieinander, mit einer durchschnittlichen Teilnahmequote von 51 %.

Diese Quote kann jedoch je nach Branche schwanken. Insgesamt verzeichnen die Konsumgüter- und Energiebranchen die höchsten Teilnahmequoten — mit 80 % bzw. 73 %.

Die Teilnahmequote variiert außerdem saisonal. Die Monate Januar, September und November weisen die höchsten Teilnahmequoten auf.

Warum haben Webinare niedrige Teilnahmequoten?

Bevor wir untersuchen, wie man die Teilnahme an Webinaren steigert, ist es wichtig zu verstehen, warum Ihre Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben. Erzeugen die virtuellen Veranstaltungen Ihrer Organisation zwar viele Webinar-Anmeldungen, enden aber mit wenigen Teilnehmern in Echtzeit? Das Problem lässt sich meist auf einige häufige Faktoren zurückführen.

Unpraktische Webinar-Zeiten

Bei B2B-Zielgruppen ist Timing alles in einer Webinar-Strategie — besonders wenn sich Ihre Interessenten oder Kunden weltweit befinden.

Wenn Sie ein Webinar für 12:00 CET ansetzen, bitten Sie Ihr amerikanisches Publikum, am frühen Morgen teilzunehmen, und Ihr asiatisches Publikum, am Abend teilzunehmen. Wenn das Webinar nicht in deren Zeitplan passt, melden sie sich möglicherweise an, ohne vorhaben, live teilzunehmen.

Unrelevante Themen oder Referenten für die Zielgruppe

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine engagierte Anhängerschaft hat, meldet sich Ihr Publikum möglicherweise allein aufgrund der Markenbekanntheit für Webinare an. Das ist eine beneidenswerte Situation. Doch das muss sich nicht in einer hohen Teilnahmequote.

Wenn es Zeit wird zu entscheiden, ob man an der Veranstaltung teilnimmt, können beim Publikum Zweifel aufkommen, weil der Referent nicht so wichtig ist oder das Thema nicht so spannend wirkt. Um Anmeldungen in Teilnahme umzuwandeln, müssen Sie die richtige Zielgruppe mit einer relevanten Veranstaltung ansprechen.

Unzureichende Webinar-Bewerbung

Ein einziger E-Mail-Newsletter an Ihre gesamte Kontaktliste bedeutet nicht, dass sich die richtigen Personen für Ihr Webinar anmelden. Wenn Sie bei der Bewerbung Ihres Webinars nicht strategisch vorgehen, haben Sie oft zu wenige Anmeldungen oder unpassende Anmeldungen.

Erfolgreiches Webinar-Marketing findet typischerweise kanalübergreifend statt und schafft mehrere Gelegenheiten, Ihre ideale Zielgruppe zu erreichen und zu konvertieren.

Unzureichende Erinnerungen vor der Veranstaltung

Wenn Sie Webinar-Promotion ernst nehmen, beginnen Sie wahrscheinlich Wochen im Voraus. Das bedeutet oft, dass sich Leute weit im Voraus anmelden — und die Veranstaltung am Tag selbst völlig vergessen. Ohne rechtzeitige Erinnerungen können Sie kaum eine hohe Teilnahmequote erreichen.

Mangelnder Anreiz, live teilzunehmen

Für viele B2B-Teams ist es üblich, nach dem Ende einer Veranstaltung eine Aufzeichnung des Webinars zu verschicken. Das ist besonders wichtig, wenn Sie die Anzahl der Registrierungen maximieren möchten.

Auch wenn es sicher praktisch ist, Ihr Publikum einzuladen, die Aufzeichnung später anzusehen, ist das schlecht für Ihre Engagement-Kennzahlen und die Performance Ihres Webinars. Beschäftigte Zielgruppen brauchen oft einen konkreten Anreiz, um Ihr Event zu priorisieren und Zeit für die Live-Teilnahme freizuhalten.

15 Wege, die Teilnahmequote an Webinaren zu erhöhen

Sobald Sie erkannt haben, was die geringe Teilnahme verursacht, können Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre Ergebnisse zu verbessern. So steigern Sie die Webinar-Teilnahme:

Passen Sie das Event an Ihr Publikum an

1. Identifizieren Sie Themen und Blickwinkel, die Ihr Publikum interessieren

Die besten Webinare helfen Ihrem Publikum, reale Probleme zu lösen. Finden Sie ihre wichtigsten Anliegen durch:

• Einen Blick in die Support-Tickets und Sales-Calls Ihres Teams werfen, um wiederkehrende Fragen und Herausforderungen zu finden

• Prüfen, welche Blogbeiträge und Ressourcen bei Interessenten und Kunden die meiste Interaktion erzielen

• Ihr Publikum befragen, woran es dieses Quartal arbeitet oder welche Sorgen es hat

Das Ziel ist, Themen zu finden, die sich auf unmittelbare, konkrete Probleme beziehen. Ein Webinar über „wie Sie Ihre ABM-Strategie optimieren, um den Pipeline-Wert dieses Quartal um das zu verfünffachen“ ist daher deutlich relevanter als „ABM-Strategie 101.“

2. Gewinnen Sie Sprecher, die bei Ihrem Publikum Anklang finden

Die Expertise Ihrer Sprecher muss zu dem passen, was Ihr Publikum erreichen will. Suchen Sie nach Referenten, deren Unternehmensgröße, Branche und Rolle der Situation Ihres Publikums nahekommt.

Ein einfacher Startpunkt: Identifizieren Sie einige Ihrer wichtigsten Kunden oder Leads im Zielsegment. Achten Sie dann darauf, mit wem diese auf Plattformen wie LinkedIn sprechen und interagieren.

3. Balancieren Sie Bildungs‑ und Vertriebsinhalte

Webinare funktionieren in der Regel am besten, wenn sie keine dünn getarnte Verkaufsshow sind. Um die Teilnahme zu erhöhen, legen Sie den Fokus auf den Mehrwert für Ihr Publikum.

Planen Sie, mindestens 75 % der Webinar‑Zeit für Bildung und Informationsvermittlung zu verwenden. Wenn Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung erwähnen, stellen Sie sicher, dass Sie es direkt mit den behandelten Problemen und Lösungen verbinden.

Bewerben Sie das Event bei Ihrer Zielgruppe

4. Segmentieren Sie Ihre Kontaktliste und versenden Sie Einladungs‑E-Mails

Die gesamte Kontaktliste einzuladen wirkt vielleicht wie eine gute Möglichkeit, mehr Registrierungen zu erhalten. Wenn Ihre Priorität jedoch die Webinar‑Teilnahme ist, sollten Sie bei Einladungen selektiver vorgehen.

Segmentieren Sie Ihre Kontaktliste und konzentrieren Sie sich auf Personen, die Interesse am Thema haben oder sich in einer relevanten Phase des Sales‑Funnels befinden. Senden Sie dann eine Webinar‑Einladung an die Segmente, die am meisten Nutzen aus Ihrer Veranstaltung ziehen werden.

Sehen Sie, wie Cody Stover, Senior Demand Generation Manager bei Customer.io, E‑Mail‑Segmentierung nutzte, um eine 6,25-fach höhere Conversion-Rate zu erzielen:

5. Verwenden Sie Lead‑Gen‑Formulare in LinkedIn‑ und Facebook‑Ads

Blicken Sie über Ihre E‑Mail‑Liste hinaus und erreichen Sie neue Interessenten über LinkedIn oder Facebook‑Ads. Wie Livestorms Webinar‑Marketing‑Bericht 2024 zeigt, nutzen 57 % der Marketer bezahlte Werbung zur Bewerbung von Webinaren – damit ist dies der drittbeliebteste Kanal.

Nutzen Sie LinkedIn oder Meta, um Interesse oder rollenbasierte Zielgruppen aufzubauen. Integrieren Sie anschließend Ihre Facebook‑ oder LinkedIn Lead‑Gen‑Formulare mit Livestorm. So können Sie neue Teilnehmende nahtlos aus Social‑Media‑Ads registrieren, ohne komplexe Automatisierungen oder Zapier-Workflows.

6. Arbeiten Sie mit Branchen‑Meinungsführern oder B2B‑Marken zusammen

Sie müssen nicht ausschließlich auf die internen Expert:innen Ihres Unternehmens setzen, um Webinare zu leiten. Co‑hosten Sie stattdessen mit einer ergänzenden Marke oder einer anerkannten Branchenstimme.

Dieser Ansatz bietet zwei potenziell große Vorteile: Er verschafft Ihnen Zugriff auf das Publikum Ihres Co‑Hosts und erhöht die Glaubwürdigkeit Ihrer Veranstaltung. Und laut Livestorms Webinar‑Marketing‑Bericht 2024 sind Partnerschaften der leistungsstärkste Kanal im Webinar‑Marketing.

Bei Livestorm veranstalten wir häufig gemeinsame Webinare mit Teams anderer B2B‑SaaS‑Unternehmen. Beispielsweise enthält unser ABM Meets Events‑Webinar Gastsprecher von Userpilot und Demandbase.

Planung und Logistik optimieren

7. Richten Sie eine benutzerfreundliche Registrierungsseite ein

Um die Teilnahmequoten zu steigern, benötigen Sie Registrierungs‑Landingpages, die für Ihr Team leicht einzurichten sind und gleichzeitig für Ihr Publikum einfach zu nutzen sind.

Mit Livestorm können Sie Landingpages erstellen, die folgende Elemente enthalten:

• Zeitpunkt und Datum der Veranstaltung, damit Registrierende genau wissen, wann das Webinar stattfindet

• Beschreibung der Veranstaltung, einschließlich dessen, was Teilnehmende lernen werden

• Hosts und Sprecher, inklusive ihrer Unternehmen und Rollen

• Registrierungsoptionen per E‑Mail, Google und Microsoft

• Möglichkeit, die Veranstaltung mit Kolleg:innen zu teilen

Um die Teilnahme und das Engagement zu maximieren, beginnen Sie immer mit dem Nutzenversprechen des Webinars. Was werden die Teilnehmenden während der Veranstaltung lernen? Was werden sie anschließend tun können?

8. Wählen Sie den richtigen Tag und die richtige Uhrzeit für Ihr Publikum

Planen Sie Webinare zu den idealen Zeiten für Ihre Zielgruppe. Analysieren Sie Ihre Webinar-Statistiken, um die Zeitfenster zu identifizieren, die bei früheren Veranstaltungen die höchste Teilnahme erzielt haben.

Alternativ können Sie unsere webinar statistics nutzen, um den passenden Zeitpunkt für Ihr Publikum zu finden. Dieses Tool verwendet Daten aus tausenden mit Livestorm gehosteten Webinaren, um den besten Wochentag und die optimale Dauer zu ermitteln.

Branchenübergreifend ist Donnerstag der beste Tag für Webinare. Auf Platz zwei folgt Mittwoch, gefolgt von Dienstag.

9. Verwenden Sie eine browserbasierte Webinar-Plattform

Machen Sie das Teilnehmen an Ihren Webinaren so einfach wie möglich, indem Sie die technischen Anforderungen für Ihr Publikum minimieren. Reduzieren Sie Reibung, indem Sie eine browserbasierte webinar software Plattform wählen.

Mit Livestorm können Teilnehmende ohne App-Download oder vorherige Kontoerstellung an der Veranstaltung teilnehmen. Das führt dazu, dass Livestorm-Veranstaltungen im Vergleich zum Branchendurchschnitt eine 53% höhere Teilnahmequote aufweisen.

Optimieren Sie Ihre Kommunikation vor dem Webinar

10. Automatisieren Sie Ihre Erinnerungssequenz

Anstatt darauf zu setzen, dass Ihr Team Erinnerungen manuell versendet, nutzen Sie E-Mail-Automatisierung. Mit Livestorm können Sie Erinnerungen nach jedem von Ihnen gewählten Zeitplan versenden.

Wir empfehlen typischerweise, folgende Nachrichten zu senden:

• Bestätigungs-E-Mail nach der Anmeldung

• Erinnerung 24 Stunden vor der Veranstaltung

• Erinnerung eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung

Diese Abfolge hält Ihre Veranstaltung im Gedächtnis Ihres Publikums und verbessert die Teilnahmequoten Ihrer Webinare.

11. Wecken Sie Interesse für das Event in den sozialen Medien

Verlassen Sie sich nicht nur auf E‑Mails. Beim Marketing eines Webinars sollten Sie Kontaktpunkte über mehrere Kanäle schaffen.

Bei Livestorm konzentrieren wir uns auf Promotion in sozialen Medien für unsere Webinare. Als Beispiel enthält dieser LinkedIn‑Beitrag ein Karussell, das fünf Dinge hervorhebt, die Teilnehmende in einem bevorstehenden Webinar lernen werden.

Machen Sie die Live-Teilnahme lohnenswert

12. Schaffen Sie exklusive Anreize für Live-Teilnehmer

Geben Sie Ihrem Publikum einen klaren Grund, live teilzunehmen, statt auf die Aufzeichnung zu warten. Bieten Sie Ressourcen an, die Teilnehmende nur während der Live‑Session erhalten können, wie zum Beispiel:

• Vorlagen

• Forschungsberichte

• Kostenlose Software‑Testversionen

13. Gestalten Sie das Event interaktiv, damit Teilnehmende sich einbringen können

Organisieren Sie Webinare, die Ihr Publikum einladen, beizutragen, statt nur zuzusehen und zuzuhören. Nutzen Sie während der Veranstaltung Umfragen, um Erfahrungen und Meinungen zu sammeln. Teilen Sie die Ergebnisse anschließend in Echtzeit.

Führen Sie Live‑Frage‑und‑Antwort‑Sitzungen mit Ihren Referenten durch. Geben Sie Teilnehmenden die Möglichkeit, direkt mit Vordenkern zu interagieren und Antworten auf ihre wichtigsten Fragen zu erhalten.

Erzielen Sie nach dem Event zusätzliche Aufrufe

14. Versenden Sie Links zur Aufzeichnung

Auch wenn Ihre Hauptpriorität darin besteht, die Teilnahme am Live‑Event zu steigern, können Aufzeichnungen weiterhin helfen, Leads zu generieren und den ROI zu erhöhen. Statt jedoch nach dem Event eine generische Follow‑up‑Mail mit einem Aufzeichnungslink zu verschicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, Ihre E‑Mail zu personalisieren.

„Zeit ist alles. Sie sollten den Registrierten unmittelbar nach dem Event danken“, rät Kathryn Hurley, Events and Partner Marketing Manager bei ChartMogul. „Und nicht einfach dieses generische ‚Danke fürs Teilnehmen.‘ Sie müssen es auf die Inhalte der Sitzung zuschneiden und außerdem einen sehr klaren Call‑to‑Action haben.“

15. Webinar-Inhalte kanalübergreifend wiederverwenden

Eine weitere Möglichkeit, nach der Veranstaltung mehr Anmeldungen und Aufrufe zu erzielen, ist, Webinar-Inhalte wiederzuverwenden und für Ihre Marketingkanäle aufzubereiten. Erstellen Sie zum Beispiel kurze Clips für Social Media, laden Sie einen längeren Ausschnitt auf YouTube hoch oder verwandeln Sie das Transkript in einen Blogbeitrag.

Mit den KI-Funktionen von Livestorm können Sie Webinare sofort in E-Mails, Blogbeiträge und Social-Media-Posts umwandeln.

Was Sie bei der Messung der Webinar-Teilnahme verfolgen sollten

Wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um die Teilnahme zu erhöhen, achten Sie auf Ihre Webinar-Kennzahlen, damit Sie wissen, was funktioniert – und was noch verbessert werden muss. Hier sind die Kennzahlen, die mein Team mit dem Analytics-Dashboard von Livestorm misst:

• Webinar-Anmeldungen: Die Anzahl der Personen, die sich für Ihre Veranstaltung registriert haben. Eine geringe Zahl deutet auf ein Problem bei der Bewerbung Ihres Webinars hin.

• Konversionsrate bei der Registrierung: Der Prozentsatz der Personen, die sich nach dem Besuch Ihrer Registrierungsseite für das Event angemeldet haben. Ein niedriger Prozentsatz weist auf ein Problem mit Ihrem Webinar-Thema, den Referenten oder dem Termin hin.

• Webinar-Teilnehmende: Die Anzahl der Personen, die an Ihrer Live-Veranstaltung teilgenommen haben. Eine geringe Zahl deutet auf ein Problem mit dem Zeitpunkt, den Anreizen oder den Erinnerungen hin.

• Teilnahmequote: Der Prozentsatz der Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben im Vergleich zu denen, die sich angemeldet hatten. Eine niedrige Quote weist auf Probleme mit Zeitpunkt, Anreizen oder Erinnerungen hin.

• Zuschauer der Aufzeichnung: Die Anzahl der Personen, die die Webinar-Aufzeichnung angesehen haben. Wenn diese Zahl deutlich höher ist als die der Live-Teilnehmenden, kann das an Ihrem Zeitpunkt, den Anreizen oder den Erinnerungen liegen.

Livestorm für höhere Webinar‑Teilnahme

Höhere Teilnahme beginnt damit, Reibung im Anmelde- und Beitrittsprozess bei Webinaren zu entfernen. Livestorm stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, um das richtige Publikum anzuziehen und zu konvertieren — und es den Teilnehmenden leicht zu machen, teilzunehmen.

So hilft Livestorm Ihnen, die Teilnahme zu steigern:

• Anpassbare Landingpages, die die Registrierung vereinfachen

• Automatisierte E-Mail‑Sequenzen, damit Ihre Veranstaltung präsent bleibt

• Browserbasierte Plattform, die Teilnehmende nicht zum Herunterladen einer App zwingt

• Interaktive Q&A‑Sessions, Umfragen und Live‑Chat für stärkere Einbindung des Publikums

• Flexible Replay‑Optionen, mit denen Sie steuern, wie und wann Sie Aufzeichnungen teilen

Bereit, unsere Webinar‑Plattform selbst zu testen? Melden Sie sich für ein kostenloses Livestorm‑Konto an und erstellen Sie Ihr erstes Event in nur wenigen Minuten.