Comment trouver des intervenants pour des événements virtuels ou hybrides

Le choix du bon intervenant donne le ton à tout l'événement. Un bon orateur fait bien plus que remplir un créneau horaire. Il fait naître de nouvelles idées, dynamise les participants et pousse à l'action.

Mais par où commencer pour trouver la bonne personne pour animer votre événement virtuel ou hybride ? Ce guide explique comment trouver un intervenant principal, avec les premières pistes de recherche à explorer dès aujourd'hui.

Points clés à retenir :

• Évaluez les intervenants potentiels en visionnant leurs présentations virtuelles passées et en observant l'engagement de leurs participants.

• Consultez les programmes de conférences de l'année précédente, et pensez aussi à des experts internes capables d'apporter un regard neuf.

• Les honoraires varient selon l'expérience : comptez à partir de 1 250 € pour un intervenant montant, et à partir de 25 000 € pour un intervenant professionnel confirmé.

Réponse rapide : Comment trouver un intervenant pour sa keynote ?

Pour trouver un intervenant principal pour un événement hybride ou virtuel, plusieurs pistes se combinent : les bureaux d'intervenants, les bases de données professionnelles, les programmes de conférences passées, et le réseau professionnel direct. L'essentiel reste de trouver quelqu'un dont l'expérience colle au sujet et aux participants, et dont le tarif convient dans le budget prévu.

Comment trouver un intervenant ? Etape par étape

Trouver le bon conférencier est plus simple qu'il n'y paraît. Voici la marche à suivre en sept étapes.

1. Définissez l'objectif, le public et le format de votre événement

Avant même de chercher un intervenant, il faut clarifier les contours de l'événement pour trouver la bonne personne. Ce travail se fait en amont, avec l'organisateur d'événement, en précisant l'objectif, les participants et le format.

Commencez par l'objectif : s'agit-il d'informer les participants sur un sujet, ou de les pousser à passer à l'action ? La réponse détermine tout le reste, entre un intervenant doté d'une expertise pointue sur un domaine précis, et un intervenant plus orienté motivation et mobilisation.

Dressez ensuite le portrait de vos participants. Travaillent-ils dans le même secteur ? Occupent-ils des postes similaires ? En sont-ils au même stade de carrière ? Plus ce portrait est précis, plus il devient facile de trouver l'intervenant idéal pour la keynote.

Confirmez enfin le format de l'événement. Un congrès médical hybride sur plusieurs jours demandera peut-être un intervenant capable de se déplacer sur site. Une conférence virtuelle, à l'inverse, exige un intervenant à l'aise sur une scène virtuelle, un exercice qui ne s'improvise pas.

2. Fixez un budget réaliste pour votre intervenant invité

Le coût d'un intervenant d'événement dépend de plusieurs facteurs, du lieu de l'événement au type d'expertise recherché. Mais le critère qui pèse le plus reste l'expérience : plus un intervenant est reconnu, plus son tarif grimpe, et les intervenants professionnels restent généralement les plus chers du marché.

En règle générale, le tarif d'un orateur invité démarre autour de 1 250 €. Si vous souhaitez faire appel à une célébrité ou à un dirigeant reconnu dans son secteur, la facture peut facilement dépasser 100 000 €.

Les fourchettes de prix d'un intervenant se répartissent globalement comme suit :

• Intervenants émergents : de 1 250 € à 4 250 €

• Intervenants expérimentés : de 4 250 € à 12 750 €

• Intervenants professionnels : de 25 000 € à 85 000 €

• Intervenants célèbres : à partir de 85 000 €

Ces repères permettent de fixer des objectifs réalistes en interne, et d'allouer le bon montant dans le budget événementiel dès le départ.

3. Recherchez des intervenants potentiels

Une fois le budget et les détails de l'événement calés, place à la recherche. Premier réflexe : reprendre les agendas des précédentes conférences de votre entreprise. Si un intervenant a particulièrement marqué l'équipe ou les participants, rien n'empêche de lui proposer une keynote pour cette nouvelle édition.

Faites le même exercice avec les conférences et podcasts de votre secteur. L'objectif : repérer un maximum d'intervenants qui parlent déjà à votre public cible, avant même de les contacter.

Autre piste à explorer : les agences de conférenciers. Elles représentent des orateurs professionnels et des experts du secteur, et gèrent pour eux le planning et les contrats.

4. Évaluez les qualités et l'expérience des intervenants potentiels

Lorsqu'il s'agit de choisir des intervenants principaux, Pauline Mura, Senior Partnership Marketing Manager chez Livestorm, recommande d'analyser en premier lieu leur expertise.

« Que peuvent-ils apporter en termes de connaissances, de bonnes pratiques et d'exemples concrets ? C'est ce qui va véritablement créer de la valeur. »

Vient ensuite la notoriété, et le nombre d'abonnés de l'intervenant. Mais un critère compte davantage encore selon elle : la nature de sa communauté. Pauline conseille de chercher un intervenant dont les abonnés sont alignés avec le public que l'événement cherche à attirer. Un tel profil devient alors un vrai relais de promotion, capable de jouer un rôle actif dans l'attraction des participants.

Pour évaluer concrètement un intervenant potentiel, rien ne remplace le visionnage d'un enregistrement de ses interventions passées. Recherchez à la fois de solides compétences en prise de parole en public et une expérience réellement en lien avec votre thématique. Intervient-il régulièrement sur des sujets proches du vôtre ?

Regardez aussi comment il interagit avec son audience. Parvient-il à motiver les participants, à susciter leur engagement, ou reste-t-il en mode présentation descendante ?

Pour un événement virtuel, un critère supplémentaire entre en jeu : l'aisance devant la caméra. Le langage corporel, contact visuel, gestuelle, posture de confiance, se lit différemment à l'écran qu'en salle, et tous les bons orateurs de scène ne s'y adaptent pas aussi bien.

5. Présélectionnez et contactez vos meilleurs choix

Une fois l'évaluation terminée, dressez une liste de trois à cinq intervenants prioritaires. Lancez ensuite la prise de contact, en précisant à chacun :

• La date, la taille de l'audience et le format de l'événement

• Le thème principal de la conférence

• Les raisons précises pour lesquelles il ou elle serait parfaitement à sa place sur cette thématique ou ce secteur

• La fourchette budgétaire envisagée

Soyez attentif à la manière dont chacun répond. Un intervenant qui parle d'abord d'idées de contenu, avant même les questions logistiques, est généralement plus investi dans le sujet, et apporte souvent plus de valeur à l'événement.

6. Négociez les conditions et signer un contrat

Une fois que vous avez examiné les réponses des candidats, faites le point en équipe pour arrêter votre premier choix. Selon les retours reçus, la décision se base sur l'adéquation avec le sujet, la disponibilité, le tarif, ou une combinaison des trois.

Ensuite, négociez les conditions avec le candidat retenu. Le rôle d'intervenant principal peut par exemple inclure l'animation de sessions de networking. Pour un événement hybride, les frais de déplacement viendront probablement s'ajouter aux honoraires.

Mettez tout par écrit, et faites signer un contrat aux deux parties. Cela clarifie la logistique, les tarifs et les responsabilités de chacun, et évite la mauvaise surprise de perdre son intervenant principal à la dernière minute.

7. Préparez et faites la promotion l'événement

Une fois les détails confirmés, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante de votre événement. Un modèle de déroulé (run of show) permet à toute l'équipe de suivre le même fil conducteur le jour J.

Aidez ensuite l'intervenant à ajuster son intervention en lui transmettant les données démographiques des participants et l'agenda de la conférence. Avant le grand jour, prévoyez une répétition webinar pour permettre aux intervenants externes de tester la plateforme et de s'entraîner dans les conditions réelles.

Commencez à promouvoir l'événement bien à l'avance afin de pouvoir maximiser les inscriptions. Quelques tactiques de promotion d'événements qui fonctionnent bien :

• Une page d'inscription dédiée, mentionnant clairement le nom de l'intervenant principal

• Une mise en avant sur les réseaux sociaux, avec l'intervenant lui-même invité à relayer l'information

• Une mention dans la newsletter, avec un lien direct vers la page d'inscription

• Le marketing de partenariat, pour toucher une audience plus large que la vôtre

Où trouver des intervenants ?

Vous souhaitez trouver des intervenants externes pour votre prochaine conférence ? Voici les pistes à explorer en priorité.

Associations professionnelles et groupes sectoriels

Commencez par dresser la liste des associations professionnelles de votre secteur. Leurs webinars et conférences en ligne récents sont une bonne source pour repérer des intervenants, modérateurs et animateurs d'ateliers émergents, encore peu sollicités mais déjà solides.

Programmes de conférences

Consultez les agendas des conférences sectorielles ou des événements virtuels organisés par des marques partenaires. Concentrez-vous sur les 12 derniers mois : les conférenciers qui y figurent ont une vraie expérience, sans être encore trop exposés ni hors budget.

Experts internes

Un intervenant externe reconnu reste un excellent choix quand l'objectif est d'attirer des leads en dehors de vos participants habituels, note Pauline. Mais ce n'est pas la seule option.

Les experts internes peuvent tout aussi bien tenir le rôle d'intervenant principal à votre événement virtuel ou hybride.

« S'il s'agit davantage d'asseoir votre autorité ou de parler d'un sujet lié à votre propre produit, ou encore d'un domaine où vous disposez d'un expert interne solide, misez sur ce leader interne »

Un expert interne peut également très bien fonctionner en tant qu'orateur principal lorsque « l'objectif est de faire de l'upsell, ou pour montrer aux participants de nouvelles façons d'utiliser le produit. »

Pour identifier le bon profil en interne, regardez du côté de :

• Votre équipe dirigeante

• Vos experts métier, porteurs d'une vision unique sur un sujet clé

• Vos talents montants, déjà influents en interne

Chez Livestorm, c'est par exemple Gilles Bertaux, cofondateur et CEO, qui anime les keynotes produit trimestrielles, présentant les projets de l'année, les nouvelles intégrations et l'élargissement de la suite d'outils IA.

Bureaux de conférenciers

Les agences de conférenciers disposent d'annuaires utiles pour construire une liste d'intervenants potentiels pour votre événement. Un bon moyen de trouver la perle rare, à condition de garder le budget en tête : ces agences conviennent surtout aux événements à forte visibilité, avec un budget qui dépasse généralement les 25 000 €.

Appel à intervenants

Autre approche, inverser la logique : plutôt que d'aller chercher l'intervenant, laissez-le venir à vous. Publiez un appel à intervenants avec les détails de l'événement et le sujet de la conférence, puis diffusez-le dans les communautés professionnelles où se trouvent vos candidats potentiels.

Foire aux questions sur la recherche d'intervenants principaux

Combien de temps à l'avance faut-il réserver un intervenant principal ?

Utilisez ces recommandations pour trouver un intervenant pour une série de webinars ou une conférence en ligne :

• Intervenants professionnels : six à 12 mois

• Intervenants expérimentés : deux à quatre mois

• Experts émergents : quatre à six semaines

• Dirigeants du secteur : deux à huit semaines

Quel est un budget réaliste pour engager un intervenant principal ?

Le budget des intervenants principaux dépend de leur expérience. Prévoyez au moins 1 250 € pour des intervenants émergents et au moins 4 250 € pour des intervenants expérimentés, qui offrent le meilleur rapport valeur/impact. Pour des intervenants professionnels, prévoyez au moins 25 000 €, et pour des dirigeants du secteur, prévoyez au moins 85 000 €.

Un intervenant principal peut-il présenter à distance ?

Oui, les intervenants principaux peuvent présenter à distance. Avant d'engager un intervenant principal pour un événement virtuel, il est toutefois conseillé d'examiner ses précédents webinars et présentations en ligne. Assurez-vous qu'il possède de solides compétences en prise de parole virtuelle et une bonne présence à l'écran avant de le réserver.

Avez-vous besoin d'un contrat pour un intervenant principal ?

Oui, un contrat est nécessaire pour un intervenant principal. Ce contrat détaille les informations relatives à l'événement ainsi que les responsabilités de chaque partie — dates, honoraires et engagements inclus. Il protège les deux parties en clarifiant les politiques d'annulation, la propriété du contenu et les attentes en matière de prestation.