Organiser un congrès médical peut sembler être une tâche titanesque, mais avec une bonne préparation et un plan bien structuré, c’est tout à fait faisable !

Voici un guide pratique pour vous aider à réussir votre événement, en vous concentrant sur les 9 étapes essentielles.

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Qu’est ce qu’un congrès médical ?

Un congrès médical est un événement professionnel rassemblant des experts, des chercheurs et des praticiens de la santé autour de thématiques spécifiques.

Cet événement permet le partage des connaissances, la présentation des dernières avancées scientifiques et le débat sur les meilleures pratiques.

Ces rencontres favorisent le networking et l'échange d'idées, contribuant ainsi à l'évolution du secteur médical et à l'amélioration des soins aux patients.

Participer à un congrès médical est essentiel pour rester à jour sur les innovations et renforcer ses compétences professionnelles.

Les différents types de congrès médical

Un congrès médical en physique

Se tenant dans un lieu spécifique, le congrès médical physique favorise les interactions directes, essentielles pour le réseautage et les échanges informels.

Les présentations et ateliers gagnent en engagement et en immersion, contribuant à une meilleure assimilation du contenu par les participants.

Toutefois, les inconvénients incluent des coûts élevés liés à la location de l'espace, l'hébergement et le transport. La portée géographique peut être limitée, restreignant la participation de ceux éloignés ou avec des contraintes de voyage.

Un congrès médical en ligne

L’organisation d’un congrès médical en ligne élimine les barrières géographiques et certains points bloquants liés à un congrès physique (accessibilité, coût, nombre de participants…).

La gestion d’un événement virtuel est facilitée par des outils comme Livestorm, qui combinent simplicité et fonctionnalités puissantes pour offrir une véritable immersion aux participants, tout en veillant à la sécurité des données.

Accueillez jusqu’à 3000 participants en ligne et faites intervenir en simultané les meilleurs experts et Key Opinion Leaders sur votre sujet d’expertise !

Un congrès médical hybride

Organiser un congrès médical hybride offre flexibilité et inclusion, permettant une participation tant sur place qu'à distance.

Il associe les avantages de l'interaction en direct à ceux de l'accès élargi, tout en minimisant les coûts de déplacement et d'hébergement.

L’organisation d’un événement hybride demande une rigueur et une coordination accrues pour garantir une expérience uniforme et captivante pour tous les participants, qu'ils soient sur site ou connectés à distance.

Comment organiser un congrès medical ?

1. Fixer les objectifs pédagogiques et scientifiques

Les objectifs pédagogiques et scientifiques orientent l'événement, et servent de fil conducteur pour vous assurer que le congrès médical réponde aux attentes des participants.

Déterminez ce que vous voulez que les participants retirent du congrès. S'agit-il de mettre à jour les connaissances sur une avancée scientifique récente ? De présenter de nouvelles pratiques cliniques ?

En fixant des objectifs clairs dès le début, vous pourrez structurer les interventions et choisir les sujets qui apporteront une réelle valeur ajoutée. Les comités scientifiques sont généralement là pour vous aider à définir ces objectifs et s’assurer que le contenu soit pertinent pour les participants.

2. Choisir le thème porteur

Un thème percutant peut faire toute la différence pour attirer les participants. Il doit non seulement être en phase avec les dernières tendances médicales, mais aussi susciter l’intérêt des professionnels de santé.

Pensez à des sujets qui concernent un large éventail de spécialités médicales, comme la santé publique, les technologies médicales ou des thématiques plus pointues comme les pandémies ou la santé au travail. La diversité des intérêts et des spécialisations des participants que vous ciblez doit également être prise en compte.

Un bon thème est souvent ce qui va faire la première impression, alors choisissez-le avec soin !

3. Établir un comité d'organisation

Lors de l’organisation du congrès médical, constituez une équipe compétente avec des rôles bien définis et des compétences variées pour que tout se déroule sans accroc : des experts médicaux, mais aussi des professionnels en gestion de projets, communication et logistique.

Chacun doit savoir précisément ce qu’il a à faire, de la sélection des conférenciers à la gestion des ateliers.

Un organisateur de congrès professionnel peut aussi vous être d’une grande aide pour des aspects plus techniques comme la gestion des lieux et des contrats.

4. Définir un budget prévisionnel pour votre congrès médical

Un point clé pour bien organiser un congrès médical : ne comptez pas uniquement sur une seule source de financement. Combinez plusieurs options comme des subventions, des partenariats, l’autofinancement…

Cette stratégie non seulement rassure les sponsors, mais réduit aussi les risques en cas de désistement d’un financeur.

Pensez aussi à toutes les autres sources de revenus potentielles : les frais d’inscription, les sponsors, les subventions et les revenus générés par les stands d’exposition. Plus vous aurez de sources de financement, plus vous serez à l’aise pour couvrir les coûts.

Ensuite, dressez la liste des dépenses en étant exhaustif. Ne laissez rien au hasard :

location de la salle
restauration
matériel technique
honoraires des conférenciers
frais de personnel
marketing
frais de logement
déplacements des conférenciers
etc…

Chaque détail compte pour éviter les mauvaises surprises. Prévoyez une marge pour les imprévus, car il y en a toujours !

Pensez aussi aux contributions en nature, comme le prêt de matériel ou les bénévoles qui peuvent considérablement alléger votre budget et séduire les sponsors, qui verront que vous avez pensé à tout pour équilibrer les comptes et éviter de creuser un trou dans les finances.

5. Sélectionner la date et le lieu de l’événement

Le choix de la date est important pour assurer une bonne participation. Évitez de planifier votre congrès médical en même temps qu’un autre événement majeur qui risquerait d’impacter le taux de participation à l’événement.

Quant au lieu, privilégiez un endroit facile d’accès, bien desservi par les transports pour les personnes qui viennent d’autres régions voire de l’international, et suffisamment spacieux pour les accueillir confortablement.

N’oubliez pas de vérifier que les équipements (projecteurs, écrans, ordinateurs, matériels de présentation, wifi, micro…) sont adaptés à vos besoins et que la scène peut accueillir plusieurs intervenants en même temps, par exemple dans le cadre d’une table ronde.

Une attention particulière à l'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite sera également fortement appréciée.

6. Définir le format du congrès

Aujourd’hui, il existe plusieurs options pour organiser un congrès, offrant une flexibilité aux organisateurs.

Les organisateurs peuvent choisir entre 3 différents formats :

un congrès physique, qui permet des interactions en personne et un réseautage direct
un congrès en ligne, qui offre une accessibilité mondiale et réduit les coûts logistiques
un format hybride, qui combine le meilleur des deux mondes en accueillant à la fois des participants sur place et à distance.

Chacune de ces options présente des avantages et des défis spécifiques, nécessitant une planification minutieuse pour répondre aux besoins des participants et garantir le succès de l'événement.

7. Communication et promotion

Pour bien organiser un congrès médical, misez sur des visuels percutants : affiches, brochures, programmes... tout doit refléter le sérieux et l’intérêt de votre événement.

Pensez aussi à vos supports digitaux :

mails d’invitation bien ficelés
newsletters engageantes
posts sur les réseaux sociaux qui captent l’attention avec un hashtag créé spécialement pour le congrès médical
votre site web aux couleurs de l’événements avec une inscription en ligne simple et fluide via une landing page performante
display sur des sites d'expertise dont l’audience est directement liées à votre cible
campagnes publicitaires sur les mots clés “titre de votre congrès”

Dans chacune de vos communications, n’oubliez pas de mettre en avant les intervenants clés, les sujets phares et les informations importantes (date, lieu, programme, conditions d'inscription).

8. Partenariats et sponsors

Quand on parle d'organiser un congrès médical, on ne peut passer à côté des partenariats et sponsors. Leur soutien est essentiel, à la fois pour garantir la réussite financière et pour offrir une meilleure visibilité à votre événement.

Trouver les bons sponsors et partenaires pour votre congrès médical

Pour dénicher les bons sponsors, commencez par cibler des entreprises qui gravitent autour du secteur de la santé. Pensez aux fabricants de dispositifs médicaux, aux laboratoires pharmaceutiques ou encore aux fournisseurs de services de santé. Identifiez le Key Opinion Leader (KOL) qui saura apporter visibilité, crédibilité et notoriété à votre congrès médical.

Expliquez clairement pourquoi sponsoriser votre congrès est une opportunité en or : visibilité accrue auprès d'un public ciblé de professionnels de la santé ou encore accès à des décideurs influents et opportunités de réseautage.

Offrir des espaces et avantages à vos sponsors

Maintenant que vous avez des sponsors, chouchoutez-les ! Proposez-leur une visibilité sur tous vos supports : site web, réseaux sociaux, programmes imprimés et bien plus. Vous pouvez aussi leur offrir des inscriptions gratuites ou des passes pour l'exposition.

Pour booster leur impact, vous pouvez leur consacrer des espaces dédiés comme des stands, des bannières ou même des zones d’échange VIP.

Avec les bons sponsors et partenariats, vous transformez votre événement en un rendez-vous incontournable !

9. Evaluation et suivi post-congrès médical

Une fois le congrès terminé, il est essentiel de faire un bilan pour identifier ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.

Si vous avez organisé un congrès médical en ligne ou hybride, paramétrez dans le logiciel de vidéoconférence Livestorm l’envoi automatique d’un questionnaire de satisfaction dès le lendemain ou à J+2, puis analysez toutes les données collectées via le tableau de bord et les reportings avancés configurés.

Collectez les retours des intervenants et des participants pour vous aider à ajuster votre stratégie pour vos futurs événements. N’oubliez pas de remercier vos sponsors, partenaires et intervenants pour leur participation et leur soutien.

La conclusion d’un congrès médical représente un moment clé pour évaluer son impact et envisager des améliorations futures.

Organiser un congrès médical avec Livestorm

Avec Livestorm, l’engagement ne s’arrête pas aux simples présentations.

Les participants peuvent interagir en temps réel grâce aux chats en direct, sondages et sessions de questions - réponses. Ces fonctionnalités rendent les échanges dynamiques, presque comme si vous étiez en présentiel.

Aussi, Livestorm permet de diviser les sessions en petits groupes avec les breakout rooms, parfait pour des ateliers ou des discussions en petit comité.

Autre point fort : la qualité vidéo et audio est irréprochable, ce qui renforce encore l’expérience immersive.

Côté organisation, Livestorm met à disposition des template de landing d’inscription et de mails d’invitation à un événement, optimisés et pensés pour booster le taux d’inscription.

Automatisez les relances et les rappels pour libérer votre esprit et vous concentrer sur d’autres tâches.

Vous souhaitez évaluer le succès de votre congrès médical en ligne ? Un tableau de bord restitue les données liées à l’événement telles que :

le nombre de participants vs le nombre d’inscrits
les résultats des sondages
les questions posées
les messages envoyés
etc…

Livestorm permet de recréer l’atmosphère d’un congrès médical physique, tout en profitant de la flexibilité du numérique. C'est un outil clé pour booster l'engagement des participants, même à distance.