Vous cherchez un moyen de mettre en avant le leadership d'opinion de votre entreprise ? Un sommet peut valoriser les leaders du secteur et aboutir à de réelles solutions face à des enjeux majeurs ou des tendances préoccupantes.
Dans cet article, nous verrons comment organiser un sommet virtuel à fort impact. Utilisez notre check list en 15 étapes pour gérer efficacement chaque étape, de la planification au bilan.
Un sommet est un événement centré sur des échanges entre des leaders d'opinion ou des experts d'un secteur. Pensez-y comme une réunion de haut niveau, axée sur un sujet ou une problématique spécifique.
Les sommets créent des espaces où les leaders peuvent débattre de questions critiques ou de tendances qui affectent une industrie ou une région. La plupart des sommets ont deux objectifs :
De plus, les sommets peuvent avoir une dimension pédagogique. Le public ne participe généralement pas directement aux discussions, mais il peut tirer parti des interventions des experts et réseauter avec d’autres participants.
Les agences gouvernementales et les organisations intergouvernementales organisent de nombreux sommets très médiatisés. Cependant, les associations professionnelles et les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent également tirer parti de ce format.
Par exemple, les entreprises du secteur financier ou de l'industrie de la santé peuvent organiser d'importants sommets. Qu’ils soient en présentiel ou en ligne, ces événements permettent aux leaders d’un secteur de débattre et de proposer des solutions concrètes.
Les sommets varient en taille, allant de quelques dizaines de personnes à plusieurs milliers de participants. La taille idéale dépend de l’ampleur des enjeux abordés et des objectifs visés.
Par exemple, un problème de niche avec un impact négligeable peut justifier un petit événement. Une problématique touchant une industrie entière nécessitera un sommet à grande échelle, avec une liste d'invités élargie.
N'oubliez pas que tous les participants ne sont pas tenus d'assister au sommet en direct. Vous pouvez enregistrer les événements en direct et diffuser les rediffusions afin d’atteindre un public plus large dans le temps.
Vous vous demandez si vous devez organiser un sommet ou une conférence ? Comparons les deux formats.
Les sommets ont pour but de rassembler des leaders du secteur autour d’un consensus sur un sujet donné. Ils visent également à produire des solutions et des plans d’action.
Les conférences se concentrent davantage sur le partage de recherches et de connaissances. Elles mettent l'accent sur l'éducation plutôt que sur l'action.
La plupart des sommets se concentrent sur un sujet précis. En revanche, les conférences abirdent généralement un éventail de sujets beaucoup plus large.
Parmi les deux formats d'événements, les sommets sont plus formels. Lors d’un sommet, les participants assistent principalement à des interventions menées par des experts, souvent des leaders de leur secteur. Ils peuvent également réseauter lors de sessions dédiées.
Une conférence est également un événement formel, mais elle offre généralement plus de souplesse. Elle permet plus souvent la participation active du public, avec des formats interactifs tels que des ateliers ou des tables rondes.
Une des plus grandes différences entre un sommet et une conférence est la liste des invités. Les sommets sont plus exclusifs et présentent des intervenants soigneusement sélectionnés. Les participants assistent généralement sur invitation seulement.
Les conférences sont en général plus ouvertes. Les intervenants peuvent souvent proposer leur candidature pour présenter leurs travaux ou animer des discussions.
Les deux formats peuvent rassembler des centaines, voire des milliers de participants. Toutefois, les sommets peuvent aussi être plus confidentiels, avec une liste d’invités restreinte.
En revanche, les conférences sont conçues pour réunir un public plus large, avec un plus grand nombre d’intervenants et une audience plus diversifiée.
Vous n'êtes pas sûr du format à utiliser ? Voici comment les sommets se distinguent d’autres types d’événements professionnels.
Tout comme les sommets, les séminaires sont éducatifs par nature. Cependant, les séminaires en direct et virtuels comptent parmi les formats les plus interactifs. Ils privilégient le partage de connaissances, la participation du public et encouragent les questions.
Tout comme les séminaires, les tables rondes ont également tendance à être interactives. Elles réunissent deux ou plusieurs intervenants externes ainsi qu'un modérateur, et favorisent également l’engagement du public. Considérez la table ronde comme une version moins formelle du sommet..
Les ateliers encouragent également l'interaction des participants. Cependant, les ateliers comportent généralement une dimension pratique. Même les ateliers virtuels offrent un espace permettant aux participants de mettre leurs connaissances en application et de résoudre des problèmes concrets.
Autre format d’événement courant dans le secteur de la santé, les symposiums sont des rencontres à plus petite échelle, axées sur le partage de recherches et de savoirs. Un symposium est de nature académique, qui implique souvent que les intervenants soumettent leurs travaux pour une évaluation par les pairs.
Vous vous demandez comment planifier et promouvoir un événement en ligne pour votre organisation ? Utilisez cette checklist pour sommet virtuel comme guide.
C'est la phase de préparation qui pose les bases pour attirer les participants et obtenir des inscriptions à l'événement.
Commencez par ces étapes :
Commencez par clarifier ce que vous souhaitez accomplir. La plupart des sommets poursuivent des objectifs globaux tels que :
Cependant, vous pouvez également définir d'autres objectifs pour le sommet. Pensez à des résultats qui s’alignent sur vos priorités commerciales, comme :
Quel sera le thème central de votre sommet ? Vous avez peut-être déjà un sujet en tête, basé sur les domaines d'expertise de votre équipe dirigeante.
Si vous n'avez pas encore choisi de sujet, travaillez avec votre équipe pour brainstormer des idées. Des tactiques comme le mind mapping et le starbursting sont souvent très efficaces pour générer rapidement des idées en petit groupe.
Lors du choix d'un sujet pour un sommet en ligne, il est aussi utile de prendre en compte les préférences de votre audience. Posez-vous les questions suivantes :
Utilisez des outils comme Answer The Public ou Also Asked pour explorer les sujets tendance, les questions populaires et les points de douleur courants de votre secteur.
Si vous devez affiner une liste de sujets potentiels, utilisez des données pour guider la décision. Par exemple, vous pouvez estimer la popularité d’un sujet en analysant sa fréquence dans les commentaires ou sur des forums professionnels.
Assurez-vous que le sujet choisi corresponde aux objectifs fixés. Si vous souhaitez établir la crédibilité de votre équipe en matière de leadership, par exemple, un sujet émergent dans votre secteur peut être un excellent choix.
Dès que vous avez le sujet du sommet virtuel, contactez des intervenants potentiels. Les conférenciers du sommet n'ont pas besoin d'être des influenceurs ou des personnalités reconnues, du moment qu’ils possèdent une réelle expertise et une expérience pertinente.
Pensez également à mettre en place des partenariats ou des offres de sponsoring avec des entreprises pertinentes dans votre niche. Le marketing de partenariat peut aider à booster les chiffres de votre événement, à mutualiser des ressources pour organiser des événements plus coûteux, ainsi qu'à offrir des réductions, des adhésions ou des préventes qui intéressent votre public cible.
Si vous ne pouvez pas gérer seul les aspects techniques de votre sommet virtuel, faites appel à un organisateur d'événements expérimenté. Il pourra vous aider à configurer la plateforme de diffusion, gérer les inscriptions, animer les sessions et résoudre d’éventuels problèmes techniques en direct.
Astuce pro : Invitez le plus tôt possible les partenaires potentiels à participer ou à prendre la parole lors de votre sommet pour garantir leur disponibilité et leur donner le temps nécessaire pour se préparer à l'événement.
En ajoutant une dimension virtuelle à votre sommet, vous offrez plus de flexibilité aux participants et intervenants. Cependant, il est important de choisir le bon logiciel pour gérer l'événement.
Avec la bonne plateforme d'événements virtuels, vous pouvez :
Livestorm permet tout cela, et bien plus encore. Grâce à sa capacité d’accueil allant jusqu’à 3 000 participants en direct, et des sessions pouvant durer jusqu’à quatre heures, vous pouvez organiser des échanges approfondis, quel que soit le format ou la taille de votre audience.
Le prix est un autre facteur important à considérer. Le logiciel d'événements virtuels de Livestorm commence à partir de 79€ par mois, pour un maximum de 100 participants et un nombre illimité de membres dans l’équipe. De plus, il dispose d'une marketplace avec plus de 1 000 intégrations pour vous aider à planifier, promouvoir et réaliser un événement réussi.
Les sommets virtuels peuvent durer d’une demi-journée à plusieurs jours. La durée idéale dépend des objectifs, du format et du public cible de votre événement. Vous devez définir :
Une fois l’agenda de votre conférence virtuelle finalisé, partagez-le avec vos intervenants externes et incluez des créneaux horaires bien définis pour les aider à se préparer au mieux.
Lorsque vous utilisez Livestorm pour organiser des événements, vous pouvez créer des pages de destination de marque et personnaliser les champs de votre formulaire d'inscription pour recueillir autant d'informations que nécessaire à la personnalisation du contenu de l'événement.
Intégrez le formulaire d'inscription sur la page de destination de votre événement virtuel et partagez-le dans le cadre de votre promotion d'événements sur les réseaux sociaux.
Utilisez les réseaux sociaux et des outils de marketing d'événements pour promouvoir votre sommet virtuel. Ne vous fiez pas uniquement à votre liste de diffusion. Identifiez des groupes et des discussions en ligne où vos prospects sont déjà actifs, comme des communautés sur Facebook ou LinkedIn.
Astuce pro : Lorsque vous faites la promotion de votre événement dans des groupes sur les réseaux sociaux, n’oubliez pas de vérifier les règles de la communauté concernant l’auto-promotion, la pertinence des publications ou leur fréquence, afin d’éviter d’être signalé comme spam ou exclu du groupe.
Selon le logiciel de sommet virtuel choisi, il se peut que vous deviez configurer manuellement les rappels par email dans votre système de gestion de la relation client (CRM). Mais comme Livestorm s’intègre à la plupart des principaux CRM, le processus est grandement simplifié.
Avec Livestorm, chaque inscrit reçoit une série de notifications par e-mail :
Lorsque vous choisissez votre logiciel d'événement virtuel, recherchez une plateforme qui vous permet d'ajuster les dates de d'envoi des e-mails automatiques et de sélectionner les horaires les plus adaptés à votre audience.
Pendant que l'événement se déroule, concentrez-vous sur l'engagement en temps réel, la diffusion du contenu et l'exécution sans accroc :
Une fois que vos participants sont connectés et que l’événement est sur le point de commencer, présentez-vous ainsi que votre équipe. Donnez-leur un aperçu du déroulement de la session.
C'est une bonne occasion de mettre en avant les fonctionnalités de l'application comme l'onglet Q&A, les onglets de sondages, la boîte de discussion et les réactions emoji pour aider les participants à naviguer sur la plateforme d'événement virtuel.
N'oubliez pas d'enregistrer l'événement, surtout si vous comptez le proposer en replay. Certaines plateformes de webinar exigent que vous commenciez l'enregistrement manuellement. Avec Livestorm, vous pouvez configurer l’enregistrement automatique dès le début de l’événement.
Offrez à vos participants la possibilité de poser des questions aux intervenants externes. Vous pouvez organiser des [sessions de Q&A]https://livestorm.co/fr/blog/session-questions-reponses) pendant certaines pauses ou à la fin de chaque intervention. Invitez les participants à :
Vous pouvez ensuite désigner un modérateur chargé de filtrer les questions et vous assurer qu'elles sont pertinentes et appropriées. Ce modérateur peut gérer facilement la liste des questions et les transmettre en privé aux intervenants.
Conseil pro : Grâce à la fonctionnalité de vote intégrée à Livestorm, les participants peuvent soumettre leurs questions et voter pour celles qu’ils souhaitent voir traitées en priorité. Les questions les plus votées passent en tête de liste, ce qui facilite l’identification des sujets les plus pertinents pour votre audience.
Les sessions en groupe offrent à vos participants un espace de discussion en plus petits groupes, afin qu'ils puissent partager leurs réflexions, poser des questions et établir des contacts avec d'autres participants. En fonction de vos objectifs, vous pouvez organiser des sessions en groupe telles que :
De nombreuses plateformes de réunion virtuelles offrent des sessions en groupe. Avec Livestorm, vous pouvez créer autant de sessions en groupe que vous le souhaitez et ajouter jusqu'à 25 intervenants simultanément. Vous pouvez même désigner un facilitateur ou un preneur de notes pour chaque salle.
La promotion de l'événement ne s'arrête pas lorsque le sommet commence. Pendant votre sommet virtuel, partagez du contenu en ligne pour maintenir l’engagement de vos participants.
Commencez par créer un hashtag unique pour votre événement. Cela facilite le suivi des mentions et de l'engagement lié à votre événement sur les plateformes de réseaux sociaux comme X, TikTok et Instagram.
Pour créer encore plus de buzz, encouragez les participants à partager du contenu généré par les utilisateurs (UGC). Invitez-les à publier des citations, des idées et des moments forts de l’événement en direct, en utilisant le hashtag dédié.
Vous pouvez même demander aux participants de :
Pour créer un sommet virtuel réussi, les participants doivent être sur la même longueur d'onde que les intervenants externes. Lorsque les intervenants externes mentionnent des idées spécifiques à l'industrie, des rapports de recherche ou des eBooks, partagez ces fichiers avec les participants.
Si vous utilisez Livestorm, vous pouvez facilement partager ces fichiers téléchargeables dans la salle de réunion avec le plugin Handouts. Fournir de telles ressources peut contribuer à positionner votre marque en tant que leader d'opinion dans votre secteur, et à établir la confiance et la crédibilité avec votre public cible.
Terminez la présentation par un appel à l'action clair (CTA) qui incite vos participants à agir. Que les participants aient besoin de s'inscrire à une liste de diffusion, de s'enregistrer pour un événement futur ou de planifier un appel pour une démonstration, la valeur de votre sommet virtuel devrait s'étendre au-delà de l'événement lui-même.
Astuce pro : Utilisez Livestorm pour créer et partager des CTA cliquables personnalisés dans la salle de l'événement. Et si vous utilisez une autre plateforme avec un navigateur Chrome, vous pouvez générer un QR code gratuit menant vers une page dédiée, à intégrer dans votre présentation.
Une fois l'événement terminé, concentrez-vous sur la mise en œuvre de stratégies de lead nurturing qui convertissent les participants en clients ou en ambassadeurs de la marque. Utilisez ces dernières étapes :
Envoyez un email de remerciement à toutes les personnes inscrites, même si elles n’ont pas assisté à l’événement. C’est une excellente occasion de partager l’enregistrement et d’envoyer un court sondage de satisfaction. Vous pouvez aussi recycler votre contenu et réutiliser l’enregistrement pour créer des vidéos à la demande ou des stories sur les réseaux sociaux par exemple.
Si vous organisez vos événements avec Livestorm, vous pouvez utiliser l'application de transcription pour transformer les échanges en contenu durable de grande qualité. Ces supports, comme les articles de blog ou les podcasts, restent accessibles aux leads qualifiés, alimentant ainsi votre pipeline de prospects.
La dernière étape est de consulter les indicateurs clés de succès regroupés au sein du rapport d'événement virtuel pour d’identifier ce qu’il faut conserver ou améliorer pour les prochaines éditions. Lorsque vous utilisez Livestorm, vous pouvez facilement suivre des données analytiques comme :
Conserver l'historique des données permet d'évaluer vos performances par rapport aux standards de votre secteur, d’identifier des tendances et d’optimiser votre stratégie pour maximiser l’impact de vos futurs événements.
Sommets virtuels interactifs, simplifiés
La seule plateforme d'événements virtuels dont vous aurez besoin pour promouvoir, organiser et analyser des événements
Un événement virtuel réussi ne nécessite pas une configuration technique complexe. Avec Livestorm, vous pouvez organiser des sommets virtuels qui atteignent les membres locaux et mondiaux de votre secteur.
Voici comment Livestorm peut accélerer le flux de travail de votre événement :
Livestorm vous permet de faire bien plus qu’organiser un sommet. Avec notre logiciel d'événements virtuels, vous pouvez éduquer votre communauté, partager des idées de leadership et mettre en lumière les voix les plus influentes de votre organisation.