Qu'est-ce qu'un sommet ? Comment en organiser un : La check list en 15 étapes.

Vous cherchez un moyen de mettre en avant le leadership d'opinion de votre entreprise ? Un sommet peut valoriser les leaders du secteur et aboutir à de réelles solutions face à des enjeux majeurs ou des tendances préoccupantes.

Dans cet article, nous verrons comment organiser un sommet virtuel à fort impact. Utilisez notre check list en 15 étapes pour gérer efficacement chaque étape, de la planification au bilan.

Qu'est-ce qu'un sommet et quand devriez-vous en organiser un ?

Un sommet est un événement centré sur des échanges entre des leaders d'opinion ou des experts d'un secteur. Pensez-y comme une réunion de haut niveau, axée sur un sujet ou une problématique spécifique.

Quel est l'objectif d'un sommet ?

Les sommets créent des espaces où les leaders peuvent débattre de questions critiques ou de tendances qui affectent une industrie ou une région. La plupart des sommets ont deux objectifs :

• Partager et débattre d'idées avec d'autres experts

• Développer des solutions et des plans d'action pour aborder ces questions

De plus, les sommets peuvent avoir une dimension pédagogique. Le public ne participe généralement pas directement aux discussions, mais il peut tirer parti des interventions des experts et réseauter avec d’autres participants.

Qui organise généralement des sommets ?

Les agences gouvernementales et les organisations intergouvernementales organisent de nombreux sommets très médiatisés. Cependant, les associations professionnelles et les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent également tirer parti de ce format.

Par exemple, les entreprises du secteur financier ou de l'industrie de la santé peuvent organiser d'importants sommets. Qu’ils soient en présentiel ou en ligne, ces événements permettent aux leaders d’un secteur de débattre et de proposer des solutions concrètes.

Quelle est la taille typique d'un sommet ?

Les sommets varient en taille, allant de quelques dizaines de personnes à plusieurs milliers de participants. La taille idéale dépend de l’ampleur des enjeux abordés et des objectifs visés.

Par exemple, un problème de niche avec un impact négligeable peut justifier un petit événement. Une problématique touchant une industrie entière nécessitera un sommet à grande échelle, avec une liste d'invités élargie.

N'oubliez pas que tous les participants ne sont pas tenus d'assister au sommet en direct. Vous pouvez enregistrer les événements en direct et diffuser les rediffusions afin d’atteindre un public plus large dans le temps.

Sommet vs. conférence : Quelle est la différence ?

Vous vous demandez si vous devez organiser un sommet ou une conférence ? Comparons les deux formats.

Objectif

Les sommets ont pour but de rassembler des leaders du secteur autour d’un consensus sur un sujet donné. Ils visent également à produire des solutions et des plans d’action.

Les conférences se concentrent davantage sur le partage de recherches et de connaissances. Elles mettent l'accent sur l'éducation plutôt que sur l'action.

Sujets

La plupart des sommets se concentrent sur un sujet précis. En revanche, les conférences abirdent généralement un éventail de sujets beaucoup plus large.

Structure

Parmi les deux formats d'événements, les sommets sont plus formels. Lors d’un sommet, les participants assistent principalement à des interventions menées par des experts, souvent des leaders de leur secteur. Ils peuvent également réseauter lors de sessions dédiées.

Une conférence est également un événement formel, mais elle offre généralement plus de souplesse. Elle permet plus souvent la participation active du public, avec des formats interactifs tels que des ateliers ou des tables rondes.

Participants

Une des plus grandes différences entre un sommet et une conférence est la liste des invités. Les sommets sont plus exclusifs et présentent des intervenants soigneusement sélectionnés. Les participants assistent généralement sur invitation seulement.

Les conférences sont en général plus ouvertes. Les intervenants peuvent souvent proposer leur candidature pour présenter leurs travaux ou animer des discussions.

Taille

Les deux formats peuvent rassembler des centaines, voire des milliers de participants. Toutefois, les sommets peuvent aussi être plus confidentiels, avec une liste d’invités restreinte.

En revanche, les conférences sont conçues pour réunir un public plus large, avec un plus grand nombre d’intervenants et une audience plus diversifiée.

Comment les sommets se comparent-ils à d'autres formats d'événements ?

Vous n'êtes pas sûr du format à utiliser ? Voici comment les sommets se distinguent d’autres types d’événements professionnels.

Sommet vs. séminaire

Tout comme les sommets, les séminaires sont éducatifs par nature. Cependant, les séminaires en direct et virtuels comptent parmi les formats les plus interactifs. Ils privilégient le partage de connaissances, la participation du public et encouragent les questions.

Sommet vs. table ronde

Tout comme les séminaires, les tables rondes ont également tendance à être interactives. Elles réunissent deux ou plusieurs intervenants externes ainsi qu'un modérateur, et favorisent également l’engagement du public. Considérez la table ronde comme une version moins formelle du sommet..

Sommet vs. atelier

Les ateliers encouragent également l'interaction des participants. Cependant, les ateliers comportent généralement une dimension pratique. Même les ateliers virtuels offrent un espace permettant aux participants de mettre leurs connaissances en application et de résoudre des problèmes concrets.

Sommet vs. symposium

Autre format d’événement courant dans le secteur de la santé, les symposiums sont des rencontres à plus petite échelle, axées sur le partage de recherches et de savoirs. Un symposium est de nature académique, qui implique souvent que les intervenants soumettent leurs travaux pour une évaluation par les pairs.

Checklist en 15 étapes pour organiser un sommet virtuel réussi

Vous vous demandez comment planifier et promouvoir un événement en ligne pour votre organisation ? Utilisez cette checklist pour sommet virtuel comme guide.

Phase 1 : Avant le sommet

C'est la phase de préparation qui pose les bases pour attirer les participants et obtenir des inscriptions à l'événement.

Commencez par ces étapes :

1. Fixez des objectifs pour le sommet

2. Décidez du sujet principal

3. Sécurisez les intervenants, les organisateurs et les partenariats

4. Choisissez une plateforme d'événement en ligne

5. Planifiez l'agenda

6. Concevez une stratégie marketing

7. Vérifiez la fréquence d'envoi de vos emails

1. Fixez des objectifs pour le sommet

Commencez par clarifier ce que vous souhaitez accomplir. La plupart des sommets poursuivent des objectifs globaux tels que :

• Discuter de différentes perspectives sur un problème partagé

• Elaborer des solutions et des cadres opérationnels

Cependant, vous pouvez également définir d'autres objectifs pour le sommet. Pensez à des résultats qui s’alignent sur vos priorités commerciales, comme :

• Positionner les dirigeants de votre entreprise comme des références dans votre secteur

• Nouer des relations ou des partenariats avec d’autres leaders du marché

• Créer une communauté engagée de professionnels

• Accroître la notoriété de votre marque

• Générer des leads pour votre entreprise

2. Décidez du sujet principal

Quel sera le thème central de votre sommet ? Vous avez peut-être déjà un sujet en tête, basé sur les domaines d'expertise de votre équipe dirigeante.

Si vous n'avez pas encore choisi de sujet, travaillez avec votre équipe pour brainstormer des idées. Des tactiques comme le mind mapping et le starbursting sont souvent très efficaces pour générer rapidement des idées en petit groupe.

Lors du choix d'un sujet pour un sommet en ligne, il est aussi utile de prendre en compte les préférences de votre audience. Posez-vous les questions suivantes :

• Quel type de contenu suscite leur intérêt ?

• Quels problèmes votre sommet virtuel peut-il résoudre ou quels objectifs peut-il les aider à atteindre ?

• Quels conférenciers, experts ou influenceurs suivent-ils avec attention ?

• À quel moment sont-ils les plus susceptibles de se connecter au live ?

Utilisez des outils comme Answer The Public ou Also Asked pour explorer les sujets tendance, les questions populaires et les points de douleur courants de votre secteur.

Si vous devez affiner une liste de sujets potentiels, utilisez des données pour guider la décision. Par exemple, vous pouvez estimer la popularité d’un sujet en analysant sa fréquence dans les commentaires ou sur des forums professionnels.

Assurez-vous que le sujet choisi corresponde aux objectifs fixés. Si vous souhaitez établir la crédibilité de votre équipe en matière de leadership, par exemple, un sujet émergent dans votre secteur peut être un excellent choix.

3. Assurez les intervenants, les organisateurs d'événements et les partenariats

Dès que vous avez le sujet du sommet virtuel, contactez des intervenants potentiels. Les conférenciers du sommet n'ont pas besoin d'être des influenceurs ou des personnalités reconnues, du moment qu’ils possèdent une réelle expertise et une expérience pertinente.

• Avez-vous l'intention que le sommet se concentre sur des objectifs internes comme la notoriété de la marque ou la génération de leads ? Il peut être judicieux de faire intervenir des conférenciers de votre organisation.

• Si vous vous concentrez davantage sur la communauté ou les partenariats, faire appel à des experts externes sera probablement plus pertinent.

Pensez également à mettre en place des partenariats ou des offres de sponsoring avec des entreprises pertinentes dans votre niche. Le marketing de partenariat peut aider à booster les chiffres de votre événement, à mutualiser des ressources pour organiser des événements plus coûteux, ainsi qu'à offrir des réductions, des adhésions ou des préventes qui intéressent votre public cible.

Si vous ne pouvez pas gérer seul les aspects techniques de votre sommet virtuel, faites appel à un organisateur d'événements expérimenté. Il pourra vous aider à configurer la plateforme de diffusion, gérer les inscriptions, animer les sessions et résoudre d’éventuels problèmes techniques en direct.

Astuce pro : Invitez le plus tôt possible les partenaires potentiels à participer ou à prendre la parole lors de votre sommet pour garantir leur disponibilité et leur donner le temps nécessaire pour se préparer à l'événement.

4. Choisissez une plateforme d'événements en ligne

En ajoutant une dimension virtuelle à votre sommet, vous offrez plus de flexibilité aux participants et intervenants. Cependant, il est important de choisir le bon logiciel pour gérer l'événement.

Avec la bonne plateforme d'événements virtuels, vous pouvez :

• Accueillir un large public sans risque de plantage

• Partager un enregistrement pour les participants qui ont manqué les sessions en direct

• Créer des pages d'inscription et d'atterrissage personnalisées

• Mettre en place des rappels automatiques par emails

• Exporter votre liste d'emails et les informations sur les participants pour identifier les prospects les plus engagés

Livestorm permet tout cela, et bien plus encore. Grâce à sa capacité d’accueil allant jusqu’à 3 000 participants en direct, et des sessions pouvant durer jusqu’à quatre heures, vous pouvez organiser des échanges approfondis, quel que soit le format ou la taille de votre audience.

Le prix est un autre facteur important à considérer. Le logiciel d'événements virtuels de Livestorm commence à partir de 79€ par mois, pour un maximum de 100 participants et un nombre illimité de membres dans l’équipe. De plus, il dispose d'une marketplace avec plus de 1 000 intégrations pour vous aider à planifier, promouvoir et réaliser un événement réussi.

5. Planifiez l'agenda

Les sommets virtuels peuvent durer d’une demi-journée à plusieurs jours. La durée idéale dépend des objectifs, du format et du public cible de votre événement. Vous devez définir :

• Format de l'événement : Discours d’ouverture, tables rondes, ateliers ou sessions en petits groupes

• Éléments interactifs : Sessions de questions-réponses, sondages en direct, quiz ou opportunités de réseautage virtuel

• Pauses confort : Allouez suffisamment de temps pour de courtes pauses afin d'éviter la fatigue des participants

• Le déroulé de l'événement : Ordre des sessions, pauses et moments interactifs

Une fois l’agenda de votre conférence virtuelle finalisé, partagez-le avec vos intervenants externes et incluez des créneaux horaires bien définis pour les aider à se préparer au mieux.

6. Concevez une stratégie marketing

Lorsque vous utilisez Livestorm pour organiser des événements, vous pouvez créer des pages de destination de marque et personnaliser les champs de votre formulaire d'inscription pour recueillir autant d'informations que nécessaire à la personnalisation du contenu de l'événement.

Intégrez le formulaire d'inscription sur la page de destination de votre événement virtuel et partagez-le dans le cadre de votre promotion d'événements sur les réseaux sociaux.

Utilisez les réseaux sociaux et des outils de marketing d'événements pour promouvoir votre sommet virtuel. Ne vous fiez pas uniquement à votre liste de diffusion. Identifiez des groupes et des discussions en ligne où vos prospects sont déjà actifs, comme des communautés sur Facebook ou LinkedIn.

Astuce pro : Lorsque vous faites la promotion de votre événement dans des groupes sur les réseaux sociaux, n’oubliez pas de vérifier les règles de la communauté concernant l’auto-promotion, la pertinence des publications ou leur fréquence, afin d’éviter d’être signalé comme spam ou exclu du groupe.

7. Vérifiez votre cadence d'e-mail

Selon le logiciel de sommet virtuel choisi, il se peut que vous deviez configurer manuellement les rappels par email dans votre système de gestion de la relation client (CRM). Mais comme Livestorm s’intègre à la plupart des principaux CRM, le processus est grandement simplifié.

Avec Livestorm, chaque inscrit reçoit une série de notifications par e-mail :

• Un e-mail de remerciement suite à l'inscription

• Un e-mail de confirmation avec les détails de l'événement et le programme

• Un e-mail de rappel avant l'événement

• Un e-mail de suivi post-événement remerciant les participants

• Un e-mail de vente additionnelle pour promouvoir des événements futurs ou des services complémentaires

Lorsque vous choisissez votre logiciel d'événement virtuel, recherchez une plateforme qui vous permet d'ajuster les dates de d'envoi des e-mails automatiques et de sélectionner les horaires les plus adaptés à votre audience.

Phase 2 : Pendant le sommet virtuel

Pendant que l'événement se déroule, concentrez-vous sur l'engagement en temps réel, la diffusion du contenu et l'exécution sans accroc :

1. Lancez l'événement

2. Engagez vos participants

3. Organisez des sessions en groupe

4. Faites la promotion de l'événement sur les réseaux sociaux

5. Partagez des ressources téléchargeables

6. Guidez les participants à passer à la prochaine étape

8. Lancez l'événement

Une fois que vos participants sont connectés et que l’événement est sur le point de commencer, présentez-vous ainsi que votre équipe. Donnez-leur un aperçu du déroulement de la session.

C'est une bonne occasion de mettre en avant les fonctionnalités de l'application comme l'onglet Q&A, les onglets de sondages, la boîte de discussion et les réactions emoji pour aider les participants à naviguer sur la plateforme d'événement virtuel.

N'oubliez pas d'enregistrer l'événement, surtout si vous comptez le proposer en replay. Certaines plateformes de webinar exigent que vous commenciez l'enregistrement manuellement. Avec Livestorm, vous pouvez configurer l’enregistrement automatique dès le début de l’événement.

9. Engagez vos participants

Offrez à vos participants la possibilité de poser des questions aux intervenants externes. Vous pouvez organiser des [sessions de Q&A]https://livestorm.co/fr/blog/session-questions-reponses) pendant certaines pauses ou à la fin de chaque intervention. Invitez les participants à :

• Réagir avec un emoji s'ils sont d'accord ou pas avec la discussion en cours

• Ajouter des questions dans l'onglet Q&A

• Voter pour les questions posées, afin d’indiquer aux intervenants celles sur lesquelles se concentrer en priorité

Vous pouvez ensuite désigner un modérateur chargé de filtrer les questions et vous assurer qu'elles sont pertinentes et appropriées. Ce modérateur peut gérer facilement la liste des questions et les transmettre en privé aux intervenants.

Conseil pro : Grâce à la fonctionnalité de vote intégrée à Livestorm, les participants peuvent soumettre leurs questions et voter pour celles qu’ils souhaitent voir traitées en priorité. Les questions les plus votées passent en tête de liste, ce qui facilite l’identification des sujets les plus pertinents pour votre audience.

10. Organiser des sessions en groupe

Les sessions en groupe offrent à vos participants un espace de discussion en plus petits groupes, afin qu'ils puissent partager leurs réflexions, poser des questions et établir des contacts avec d'autres participants. En fonction de vos objectifs, vous pouvez organiser des sessions en groupe telles que :

• Ateliers interactifs ou présentations de sponsors : Démonstrations de produits, sessions pratiques, études de cas ou analyses sectorielles

• Opportunités de réseautage : Réseautage rapide ou rencontres ciblées autour d’un thème

• Discussions de groupe : Tables rondes ou discussions spécifiques au secteur d'activité

• Jeux interactifs : Questions-réponses ou exercices de team-building

• Sessions de questions-réponses avec des intervenants externes : Sessions "demandez-moi n'importe quoi" ou panels d'experts

11. Faites la promotion de l'événement sur les réseaux sociaux

La promotion de l'événement ne s'arrête pas lorsque le sommet commence. Pendant votre sommet virtuel, partagez du contenu en ligne pour maintenir l’engagement de vos participants.

Commencez par créer un hashtag unique pour votre événement. Cela facilite le suivi des mentions et de l'engagement lié à votre événement sur les plateformes de réseaux sociaux comme X, TikTok et Instagram.

Pour créer encore plus de buzz, encouragez les participants à partager du contenu généré par les utilisateurs (UGC). Invitez-les à publier des citations, des idées et des moments forts de l’événement en direct, en utilisant le hashtag dédié.

Vous pouvez même demander aux participants de :

• Enregistrer de courtes vidéos partageant leur expérience du sommet virtuel, ce qu'ils ont appris et comment cela impactera leur entreprise

• Partager leurs pensées et idées en temps réel sur X en utilisant un hashtag de marque

• Personnaliser un graphique prédéfini ou un mème en rapport avec le sommet, et le partager sur les réseaux sociaux en utilisant un hashtag spécifique

• Publier une photo d'eux-mêmes assistant au sommet virtuel et taguer les intervenants externes

12. Partagez des ressources téléchargeables

Pour créer un sommet virtuel réussi, les participants doivent être sur la même longueur d'onde que les intervenants externes. Lorsque les intervenants externes mentionnent des idées spécifiques à l'industrie, des rapports de recherche ou des eBooks, partagez ces fichiers avec les participants.

Si vous utilisez Livestorm, vous pouvez facilement partager ces fichiers téléchargeables dans la salle de réunion avec le plugin Handouts. Fournir de telles ressources peut contribuer à positionner votre marque en tant que leader d'opinion dans votre secteur, et à établir la confiance et la crédibilité avec votre public cible.

13. Guidez les participants à passer à l'étape suivante

Terminez la présentation par un appel à l'action clair (CTA) qui incite vos participants à agir. Que les participants aient besoin de s'inscrire à une liste de diffusion, de s'enregistrer pour un événement futur ou de planifier un appel pour une démonstration, la valeur de votre sommet virtuel devrait s'étendre au-delà de l'événement lui-même.

Astuce pro : Utilisez Livestorm pour créer et partager des CTA cliquables personnalisés dans la salle de l'événement. Et si vous utilisez une autre plateforme avec un navigateur Chrome, vous pouvez générer un QR code gratuit menant vers une page dédiée, à intégrer dans votre présentation.

Phase 3 : Après le sommet virtuel

Une fois l'événement terminé, concentrez-vous sur la mise en œuvre de stratégies de lead nurturing qui convertissent les participants en clients ou en ambassadeurs de la marque. Utilisez ces dernières étapes :

1. Suivez les leads qualifiés

2. Analysez les indicateurs clés pour préparer votre prochain événement virtuel

14. Suivez les leads qualifiés

Envoyez un email de remerciement à toutes les personnes inscrites, même si elles n’ont pas assisté à l’événement. C’est une excellente occasion de partager l’enregistrement et d’envoyer un court sondage de satisfaction. Vous pouvez aussi recycler votre contenu et réutiliser l’enregistrement pour créer des vidéos à la demande ou des stories sur les réseaux sociaux par exemple.

Si vous organisez vos événements avec Livestorm, vous pouvez utiliser l'application de transcription pour transformer les échanges en contenu durable de grande qualité. Ces supports, comme les articles de blog ou les podcasts, restent accessibles aux leads qualifiés, alimentant ainsi votre pipeline de prospects.

15. Analyse des métriques pour votre prochain événement virtuel

La dernière étape est de consulter les indicateurs clés de succès regroupés au sein du rapport d'événement virtuel pour d’identifier ce qu’il faut conserver ou améliorer pour les prochaines éditions. Lorsque vous utilisez Livestorm, vous pouvez facilement suivre des données analytiques comme :

• Le nombre d’inscrits, de participants et d’absents

• Le nombre de visionnages de la rediffusion

• Les messages échangés, questions posées et résultats de sondages

• La durée moyenne de participation

Conserver l'historique des données permet d'évaluer vos performances par rapport aux standards de votre secteur, d’identifier des tendances et d’optimiser votre stratégie pour maximiser l’impact de vos futurs événements.

Livestorm pour votre prochain sommet virtuel

Un événement virtuel réussi ne nécessite pas une configuration technique complexe. Avec Livestorm, vous pouvez organiser des sommets virtuels qui atteignent les membres locaux et mondiaux de votre secteur.

Voici comment Livestorm peut accélerer le flux de travail de votre événement :

• Pages de destination et séquences d'e-mails automatisées pour améliorer le taux d'inscription et de participation

• Logiciel accessible depuis un navigateur, utilisable par les intervenants et les participants sans téléchargement

• Opportunités de réseautage pour encourager l'interaction entre participants

• Enregistrements à la demande pour diffuser le savoir après l'événement

Livestorm vous permet de faire bien plus qu’organiser un sommet. Avec notre logiciel d'événements virtuels, vous pouvez éduquer votre communauté, partager des idées de leadership et mettre en lumière les voix les plus influentes de votre organisation.