Reuniones asíncronas vs. reuniones sincrónicas: ¿cuáles son mejores para tu equipo?

¿Cuántas veces has estado en una reunión síncrona que ha excedido el tiempo pactado? O, peor aún, ¿cuántas reuniones has aguantado que podrían haber sido resueltas por email?

Estamos seguros de que la respuesta a ambas preguntas es “demasiadas”.

Las reuniones asincrónicas son la solución a ambos problemas, permitiéndote comunicar información de manera efectiva, ahorrar tiempo y reducir las preguntas posteriores.

En este artículo exponemos las diferencias entre las reuniones síncronas y las asincrónicas, así como cómo y cuándo usarlas.

Tabla de contenidos

• ¿Cuál es la diferencia entre las reuniones síncronas y las asincrónicas?
• Reunión asincrónicas vs. síncrona: ¿Cuál es mejor?
• Cómo usar la comunicación asíncrona vs. síncrona de forma eficiente
• Cómo saber si las reuniones asincrónicas o las síncronas son las mejores para tu equipo
• Preguntas frecuentes sobre reuniones síncronas

¿Cuál es la diferencia entre las reuniones síncronas y asincrónicas?

La diferencia entre las reuniones síncronas y las asincrónicas es que en una reunión síncrona los participantes están presentes al mismo tiempo, en una reunión asincrónica no lo están.

¿Qué significa síncrono?

Síncrono significa algo que existe o sucede al mismo tiempo.

En un contexto laboral, una reunión síncrona es la típica reunión preacordada a la que se espera que todo el mundo asista al mismo tiempo. Ya sea presencial u online, para la comunicación de empresas o para actualizaciones operativas, es el formato estándar, con el que probablemente estás familiarizado.

Ejemplos de comunicación síncrona

Aquí tienes algunos ejemplos de comunicación síncrona:

• Reuniones presenciales
• Videoconferencias
• Reuniones híbridas
• Llamadas telefónicas

¿Qué significa asincrónico?

Asincrónico significa que algo que no sucede al mismo tiempo o velocidad.

En el contexto de las reuniones hablamos de comunicación entre personas que no están en una misma sala al mismo tiempo. El “anfitrión” comparte las actualizaciones de la reunión digitalmente, mientras que los demás añaden sus aportaciones a posteriori, cuando pueden (a menudo dentro de un plazo).

Por ejemplo, el departamento de operaciones quiere aplicar un nuevo flujo de trabajo para que los empleados lo sigan y necesitan comunicarlo al equipo. En lugar de organizar una reunión sincrónica, graban un video asincrónico explicando el nuevo proceso. Envías la grabación al personal, con una fecha límite para ver el video y hacer comentarios o preguntas.

Ejemplos de comunicación asincrónica

La comunicación asincrónica puede ser por:

• Correo electrónico
• Mensajería instantánea
• Hilos de mensajes o comentarios con las herramientas de gestión de proyectos
• Notas de voz
• Video pregrabado

Reunión asincrónica vs. sincrónica: ¿Cuál es mejor?

Las reuniones asincrónicas no han venido a usurpar el trono a las reuniones sincrónicas. Ambas tienen sus puntos fuertes y débiles, se trata de usar la herramienta adecuada para cada momento.

Aquí desglosamos los pros y contras de cada una para que puedas decidir cuál es la mejor para tu próxima reunión.

Los pros de las reuniones asincrónicas

Son más flexibles para todos los involucrados

La persona que comunica puede enviar la información cuando quiera y la persona que la recibe puede decidir interactuar con ella cuando tenga tiempo.

Le da al receptor más tiempo para procesar la info

La persona que recibe la información puede procesarla a su propio ritmo, en lugar de tener que integrarla de inmediato. También le da tiempo para poder preparar una respuesta y editarla antes de enviarla, en lugar de tener que responder a medias en el momento.

El medio es el mensaje

En una reunión sincrónica, necesitas tomar acta o hacer documentos que describan lo que se decidió, en ñas reuniones asincrónicas, el correo electrónico o el video en sí mismo es la documentación.

Útil para personas en diferentes zonas horarias

Si tienes un equipo en remoto por todo el mundo, programar las reuniones sincrónicas dependerá mucho de las diferentes zonas horarias, esto no es un problema con la comunicación asincrónica.

Los contras de las reuniones asincrónicas

Es más difícil construir equipo

Si no se reunen todos al mismo tiempo para colaborar sincrónicamente, se pierden esos pequeños momentos e interacciones (relacionados con el trabajo o no) que unen y fortalecen a un equipo.

Falta de espontaneidad

Cuando escuchas una nota de voz o ves un video pregrabado, es menos probable que te surja una idea espontánea, y no hay esa retroalimentación típica del directo que permite la resolución creativa y colectiva de los problemas.

Tiempos de respuesta más lentos

Incluso si fluye la inspiración, lleva mucho más tiempo expresar las ideas y hacer que lleguen a los otros miembros del equipo. En general, cualquier pregunta o comentario que surja en una reunión asincrónica toma más tiempo para llegar a resolverse.

Los pros de las reuniones sincrónicas

Más íntimas

En las reuniones sincrónicas estás comunicándote directamente con los demás, una situación que fomenta la confianza, las conexiones y facilita una energía común que no se puede replicar fácilmente con asincronía.

Permite el intercambio de ideas

Al estar en una sesión juntos al mismo tiempo, tienes la oportunidad de intercambiar ideas y hacer sugerencias sobre la marcha, en lugar de enviarlas a posteriori.

Preguntas y respuestas más rápidas

Después de una reunión asincrónica, tienes que esperar a que te manden las respuestas a las preguntas, en una reunión sincrónica este proceso es directo e inmediato.

Necesaria para emergencias o temas sensibles

Los temas urgentes requieren atención inmediata, las reuniones asincrónicas no pueden ser la opción en este caso. O si el tema de la reunión es sensible, es mejor optar por una reunión sincrónica para ofrecer un trato más personal.

Los contras de las reuniones sincrónicas

Llevan más tiempo para organizar

Si quieres hacer una reunión sincrónica tienes que programarla cuidadosamente con anticipación. El día de la reunión tienes que esperar a que todos se unan antes de poder comenzar.

Pueden extenderse demasiado

Las reuniones sincrónicas son famosas por durar el doble de lo deberían ya que la gente puede llegar tarde, o puede haber problemas técnicos o desvíos del tema.

Interrumpe el flujo de trabajo

Supongamos que finalmente has encontrado tu ritmo de trabajo. Y de repente recuerdas que tienes que asistir a una reunión sincrónica en 10 minutos. Te desconcentras inmediatamente y, aunque termine la reunión, te puede llevar un tiempo volver al flow de antes.

Cómo usar la comunicación "async" vs "sync" de forma efectiva

Saber cómo y cuándo usar en tus comunicaciones internas la opción "async" y la opción "sync" es clave. Si aprendes a aprovechar ambas y encuentras el equilibrio adecuado, puede mejorar drásticamente la eficiencia de tu trabajo.

Sincrónica: la mejor para la comunicación a tiempo real

Si necesitas feedback directo e inmediato, o sientes que el contenido requiere una parte sustancial de preguntas y respuestas, una reunión sincrónica es tu mejor opción.

Entiende cuándo es bueno organizar una reunión sincrónica

Las reuniones "sync" son ideales para:

• Integraciones
• Reuniones generales
• Capacitación del equipo
• Reuniones semanales
• Sesiones de brainstorming
• Problemas urgentes

Evita reuniones consecutivas

Las reuniones sincrónicas, especialmente las que son largas y online, pueden ser agotadoras y tienden a exceder el tiempo indicado. Para evitar llegar tarde a las reuniones y agotarte, no programes varias reuniones consecutivas.

Usando una herramienta de reuniones como Livestorm, puedes automatizar los eventos recurrentes con anticipación y usar las integraciones de calendario, reduciendo las posibilidades de tener que hacer reuniones consecutivas.

Usa las mejores herramientas sincrónicas

Quieres que tus reuniones "sync" sean lo más atractivas y productivas posible, así que elige la tecnología sincrónica con el mejor equilibrio entre funcionalidad y usabilidad. Nuestras principales recomendaciones son:

• Livestorm
• Miro
• Slido
• BlueJeans

Haz reuniones cortas

Nadie quiere una reunión llena de paja que dure más de lo estrictamente necesario, especialmente cuando hay trabajo que hacer. Respeta el tiempo de la gente y haz la reunión breve, ve al grano. Con una herramienta de reuniones como la de Livestorm, puedes configurar un temporizador solo para el anfitrión y ver los análisis posteriores para analizar cuánto tiempo ha durado la reunión.

Sigue una agenda

Haz una agenda clara y concisa para la reunión cuando estés organizando una reunión sincrónica y síguela. Así sabrás qué necesitas cubrir en cada tiempo asignado y todos se irán informados y contentos.

Fomenta la colaboración

Para mantener la atención de los participantes y conseguir un ambiente productivo en la reunión, debes fomentar la colaboración. Usa una herramienta de reuniones síncronas como la de Livestorm, que cuenta con diversas funciones de interacción, incluyendo CTA, redirección de salas y potentes herramientas para compartir medios/archivos.

Haz el seguimiento rápido

Los asistentes pueden hacer preguntas en la reunión síncrona que no estés listo para responder. Puede que necesites hacer nueva documentación a raíz de la discusión. Asegúrate de hacer el seguimiento con rapidez para que la gente obtenga la información que necesita antes de perder el hilo. Utiliza correos automatizados post-reunión como los que ofrece Livestorm para mantener el flow.

Asíncrono: lo mejor para actualizar a equipos que suelen estar muy ocupados

Si tu equipo y tú tenéis muchas reuniones, plazos ajustados y estáis distribuidos por todo el mundo, las reuniones asíncronas serán la mejor opción.

Entiende cuándo entregar un mensaje de forma asíncrona

Evita organizar una reunión síncrona que podría haber sido un correo electrónico. Las reuniones asíncronas se recomiendan cuando:

• Haces un anuncio general
• Recopilas opiniones
• Haces Webinars on demand
• No ha habido progresos desde la última reunión
• Haces Webinars pregrabados
• Vivís en diferentes países
• Haces Webinars de comunicación interna
• Tu equipo está agotado del Zoom

Elige tecnologías asíncronas

El formato de la comunicación asíncrona (texto, voz o vídeo) determinará qué tipo de tecnología necesitas usar. Estas son las mejores opciones para cada caso:

• Slack para mensajes asíncronos de texto y voz
• Zenkit para comunicación de texto y tareas
• Loom para vídeo asíncrono
• Livestorm para compartir eventos pregrabados

Usa un lenguaje apropiado

¿Cuál es la guía de conducta de la empresa? Tu boletín informativo tendrá un tono diferente que cuando envías una pregunta rápida a un compañero por Slack, así que asegúrate de usar el registro adecuado para el medio.

Indica los recursos adicionales

Sea lo que sea lo que estés intentando comunicar de forma asíncrona, asegúrate de enlazar los recursos adicionales, como documentos de procedimientos operativos estándar (SOP) o artículos para aclarar todo y evitar preguntas innecesarias.

Pide a los miembros del equipo que reaccionen a tu mensaje

A diferencia de las reuniones síncronas, en estas no sabrás con certeza si alguien ha participado o entendido lo que intentas comunicar de forma asíncrona. Pide a las personas que reaccionen a tu mensaje con un comentario rápido y que hagan preguntas si las tienen.

Cómo elegir entre las reuniones asíncronas o las síncronas

Sea cual sea tu estrategia de comunicación interna, piensa si la información puede comunicarse de forma asíncrona antes de programar una reunión síncrona. Pregúntate:

• ¿Es urgente?
• ¿Es información sensible?
• ¿Necesito comunicarlo cara a cara?
• ¿Necesito feedback inmediato?
• ¿Busco el aporte creativo del equipo?
• ¿Todos los miembros del equipo viven en la misma zona horaria?
• ¿Necesitamos trabajar en equipo?

Si la respuesta a estas preguntas es “no”, deberías optar por la comunicación asíncrona. Independientemente del formato que elijas, asegúrate de usar la mejor herramienta de comunicación interna para conseguir comunicar la información al equipo de la forma más efectiva.

Preguntas frecuentes sobre reuniones síncronas

¿Qué forma de comunicación online ocurre a tiempo real?

La forma de comunicación online que ocurre a tiempo real es la comunicación síncrona, como en una reunión o webinar en Livestorm.

¿Algún ejemplo de sesión asincrónica?

Un ejemplo de sesión asincrónica es aquella ocasión en la que alguien graba un video para explicar una actualización de operaciones y el equipo lo ve de forma individual, a su propio ritmo.

¿Zoom es asincrónico o síncrono?

Zoom es síncrono porque facilita la comunicación a tiempo real, a diferencia de los medios asincrónicos con los que envías mensajes al equipo, y luego sus miembros los leen, escuchan o ven por separado. La mayoría de las plataformas de videoconferencias, como en Livestorm, pueden usarse para organizar reuniones síncronas de forma remota o para grabar materiales para las sesiones asincrónicas.

¿El email es síncrono o asincrónico?

El email es asincrónico porque no implica que las personas se reúnan a una hora predeterminada para comunicarse a tiempo real.

¿Cómo se realizan sesiones asincrónicas?

Para realizar una sesión asincrónica simplemente tienes que escribir un texto o grabar un audio o video para comunicarte con tu equipo.