9 actividades e ideas para hacer formaciones online con sesiones dinámicas y participativas

Formar a los empleados puede ser entretenido, pero es todo un desafío, especialmente si lo haces online. En las formaciones presenciales puedes pedir a los asistentes que cierren los portátiles (o que no lo lleven). Pero esto no funciona en las formaciones online.

Los participantes online tienen todo Internet al alcance de sus manos, generalmente en el mismo dispositivo que están usando para la formación. ¿Cómo evitar que revisen el correo o se pongan a hacer scrolling en las noticias durante la sesión? La respuesta es bastante simple: los tienes que mantener enganchados.

Para darte algunas ideas hablamos con Marie-Agnès, Jefa de People en Livestorm, y Laure Saintpierre, Líder del Equipo de Experiencia del Personal de Livestorm. Aquí tienes una lista de ocho actividades de capacitación virtual con escenarios reales y casos reales basados en sus consejos.

9 actividades de capacitación virtual para mantener a los empleados atentos

Como formador online compites con todo tipo de distracciones. “En persona es más fácil asegurarse de que los empleados prestan atención y participan,” explica Marie-Agnès. “Es diferente en entornos online debido a las distracciones del hogar, los problemas técnicos y la incomodidad de algunas personas que no se sienten cómodas con las nuevas tecnologías.”

Para mantener a la audiencia comprometida, prueba estas actividades y consejos para formaciones durante tu próxima sesión virtual o híbrida:

1. Familiariza a todos con la plataforma de capacitación
2. Usa encuestas en directo
3. Comparte un video educativo
4. Haz un brainstorming con una pizarra digital
5. Haz una sesión de shadowing
6. Organiza un test
7. Configura una revisión de dos en dos
8. Haz grupos
9. Prepara un juego

1. Familiariza a todos con la plataforma de capacitación

Antes de que los participantes puedan trabajar en sus habilidades, necesitas mostrarles cómo trabajar en el aula virtual. Lo más posible es que organices las sesiones de capacitación a través de una plataforma de videoconferencias como Livestorm, Zoom o Adobe Connect. Si es así, dedica unos minutos al inicio de la sesión para describir las diferentes herramientas y cómo usarlas.

Puedes hacer un recorrido rápido por la plataforma en tu icebreaker. Por ejemplo mostrando cómo usar el chat, pidiéndoles que comenten su objetivo principal de la sesión. O pídeles que usen los emojis para mostrar su estado de ánimo.

Consejo profesional: Asegúrate de que todos sepan dónde encontrar los recursos adicionales de la formación, como la documentación de los procesos, los vídeos de las explicaciones pregrabadas y las preguntas frecuentes.

2. Capacita a los empleados con encuestas en directo

El éxito de un programa de capacitación depende de que entiendas a tus empleados y te comuniques con ellos bien, adaptándote a su nivel. Por ejemplo si estás dando una capacitación sobre la estrategia de go-to-market (GTM) a un equipo de liderazgo de ventas, probablemente perderás su interés si comienzas explicando qué es GTM (lo más probable es que ya lo sepan).

La buena noticia es que no necesitas leerles la mente. Usa las herramientas de tu software de formación virtual, como encuestas en directo o el chat, para medir su nivel de comprensión del tema antes de empezar. Si usas Livestorm puedes crear tantas encuestas como quieras. Además todos podrán ver los resultados de la encuesta, por lo que tu audiencia sabrá que prestaste atención y te ajustaste según sus expectativas.

3. Comparte un vídeo educativo para la formación

La formación dirigida por un instructor puede ser muy exigente. Incorpora videos pregrabados como parte de tu presentación para:

1. Tomar descansos, estirar las piernas y beber agua.
2. Aprovechar el conocimiento de otros expertos para transmitir una idea.
3. Mantener la atención de tu audiencia incorporando diferentes perspectivas y fuentes.

Si eres el responsable de la formación online de los empleados, puedes usar las automatizaciones de Livestorm para hacer sesiones on demand, que tengan un horario específico, y que funcionen con videos ya grabados, dirigiendo a los participantes a una web específica y terminando de forma automática. Al hacer esto liberas tu calendario y puedes conectarte en directo para los feedbacks o tutorías uno a uno.

“La automatización te permite tener más tiempo para centrarte en la calidad humana,” dice Laure. “El equipo tendrá una experiencia más fluida ya que no tendrán que preocuparse de saltarse pasos.”

4. Brainstorming en la pizarra digital

Cuando tus participantes necesiten resolver un problema, las sesiones de lluvia de ideas pueden ser útiles. Imagina que tu departamento de logística necesita reducir los costos de envíos. Puedes organizar una sesión sobre las tendencias actuales de envíos.

Crea un tablero Miro antes de comenzar, añadiendo una sección para las ideas de cada persona. Reserva tiempo al final de la sesión para que todos puedan aportar sus soluciones o alternativas, aplicando lo que acaban de aprender. Escucha y da espacio a las soluciones de tus participantes sin juzgar. Evita frases como “no”, “incorrecto” o “eso está mal”. En su lugar intenta decir “ese es un enfoque interesante, entiendo por qué pensaste que podría funcionar.”

Consejo profesional: Organiza tus sesiones de formación virtual en Livestorm para poder usar la pizarra digital de Miro sin tener que cambiar de aplicación. Si usas Zoom, utiliza las herramientas de anotación para permitir que los participantes comenten la presentación.

5. Facilitar una sesión de shadowing

La formación de los empleados puede ser muy variada. Puedes formar a cientos de ellos a través de cursos de formación especializados, o tan solo una persona como parte de su proceso de onboarding personalizado. En cualquier caso, necesitas asegurarte de que puedan usar y poner en práctica su aprendizaje.

Una sesión de shadowing es una experiencia pedagógica en la que una persona resuelve algo, guiada por el instructor. Puedes compartir pantalla para guiarlos mientras navegan por una nueva plataforma, por ejemplo. Con Livestorm puedes asistir a las presentaciones de los reportes y comunicarte a través de un chat privado sin que los espectadores lo sepan.

6. Organiza un test

Gamifica tu formación con tests que pongan a prueba lo que tus participantes acaban de aprender. Ofrece un premio a los que obtengan más respuestas correctas, como productos de la empresa o tarjetas de regalos online.

También puedes preparar preguntas, pedir a tus participantes que se dividan en grupos aleatorios para debatir las respuestas correctas. El grupo con la puntuación más alta gana.

Para hacerlo interesante, crea una encuesta con preguntas relacionadas con la formación y otras no relacionadas. Haz preguntas de cultura pop o de curiosidades sobre los participantes, por ejemplo, “¿Quién toca la guitarra eléctrica? ¿Greg, Jen o Sunita?”

7. Haz un programa de revisión entre compañeros

El trabajo por parejas ayuda a mejorar la memoria y diversifica el formato típico de formación dirigida por un instructor, permitiendo que el equipo trabaje de forma colectiva, reflexione y aplique lo aprendido.

Puedes dividir a los espectadores en grupos más pequeños (¡prueba a usar las sesiones grupales de Livestorm - te contamos más adelante!) en los que cada miembro del equipo tenga tiempo para de debatir un asunto o hacer un rolplay. El grupo puede dar un feedback posterior basado en los puntos clave de la sesión de formación.

Consejo profesional: También se pueden hacer programas de revisión entre compañeros de forma asincrónica. Creando un proceso en el que los empleados envían un trabajo (por ejemplo, un informe escrito o una presentación). Cada miembro del equipo utiliza un formulario para dar feedback sobre el trabajo de otra persona, permitiendo que todos tengan la oportunidad de dar y recibir feedback.

8. Repartíos en grupos

Si tu plataforma de formación online incluye la función de sesiones por grupos, puedes usarla para que las personas conversen en grupos más íntimos. Esto da la oportunidad de hablar a todos y tienes la misma charla en un período de tiempo más corto, ya que los grupos pueden trabajar al mismo tiempo.

En Livestorm organizamos un taller mensual para gerentes, en el que se dividen en grupos de cuatro. “La interacción es más fluidas y dinámica porque todos pueden hablar,” dice Marie-Agnès. “El organizador puede pasar por todas las salas para observar, agilizar las charlas y dar ideas.”

Consejo profesional: Intenta designar un “capitán de grupo” por sala, para que puedan hacer una lista de preguntas y dirigir la conversación.

9. Prepara un juego

Mantén a los participantes enganchados invitándolos a participar en un juego. Es una forma ágil de refrescar el ambiente y el foco de todos, con un boost de energía. Por ejemplo, haz que escriban "Estoy aquí" en un papel. Diles que a lo largo de la charla, cuando el moderador muestre el papel en la pantalla, hagan lo mismo.

Dependiendo de la naturaleza y la relación con tus participantes, puedes hacer que la última persona tenga que contestar una pregunta basada en el contenido del entrenamiento o que haga algo divertido. Lee la vibra de la sala para evitar poner a tus empleados en evidencia o hacer que se sientan incómodos.

¿Cómo hacer que el entrenamiento online sea entretenido?

Una presentación visualmente atractiva y una agenda organizada son los materiales básicos de cualquier training. Sin embargo, necesitas algo más que una presentación de PowerPoint para hacer que el training online sea entretenido. Aquí tienes una lista de ideas:

• Usa una plataforma de video engagement. En lugar de usar una plataforma e-learning unidireccional donde solo el presentador puede hablar y dar la chapa, prueba una herramienta como Livestorm, que promueve la participación virtual. Utiliza las herramientas, como las encuestas, las sesiones por grupos, y la pizarra virtual interactiva para aumentar la participación.
• Contrata a un presentador invitado con experiencia en oratoria. El presentador es quien determinará si el entrenamiento es interesante o aburrido. Evita contratar formadores que tengan dificultad para captar la atención de la gente. Contrata a un presentador carismático y que sea experto en el tema.
• Sé puntual y ve al grano. El tiempo de atención en formato online es más corto que en la vida real. Idealmente las sesiones deberían durar 35 minutos o menos. Si estás organizando una sesión de training más larga, haz pausas de cinco minutos cada 45 minutos o una hora. Ofrece pausas más largas después de los 90 minutos.
• Deja tiempo para sesiones de icebreaking. Hay infinitas formas de hacer las sesiones para romper el hielo disponibles y que apenas requieren trabajo adicional. Nunca las omitas. Las partes para romper el hielo ayudan a los participantes a construir vínculos entre ellos y a sentirse más cómodos colaborando en equipo durante la sesión.

¿Cuál es la mejor forma de empezar y terminar la formación online para lograr la máxima participación?

La mejor forma de empezar y finalizar la sesión de formación online variará según la naturaleza de la presentación y la personalidad del ponente. Aquí tienes algunas ideas sobre cómo hacerlo y mantener a los asistentes comprometidos desde el primer "hola" hasta el "gracias por acompañarnos."

Cómo empezar la formación virtual

Comienza la reunión sin compartir tu pantalla. Muestra solo tu cara, preséntate de forma amistosa y arranca explicando las reglas básicas. Explica:

• Si la formación es con cámara o sin ella (en la medida de lo posible, hazlo con antelación)
• Si pueden usar el chat
• Cómo y cuándo formular las preguntas, usando el panel de preguntas y respuestas. Varias plataformas de formación online como Livestorm o Google Meet incluyen esta herramienta.
• Si habrá descansos y cuándo serán

Después haz un breve icebreaker para que se sientan cómodos y empiecen a participar. Puedes hacer una pregunta fácil sobre sus pasatiempos o mascotas.

Cómo concluir una formación virtual

Hay varias formas de finalizar una formación online. Puedes:

• Hacer un resumen de todo lo que han aprendido
• Responder las preguntas pendientes
• Invitar a los participantes a compartir sus conclusiones
• Crear una encuesta para que valoren la sesión del uno al cinco
• Añadir un botón de call to action (CTA) para animar a los participantes a visitar la base de datos, hacer una encuesta de opinión o inscribirse para la siguiente sesión

En Livestorm, normalmente concluimos invitando a las personas a compartir qué es lo más útil que han aprendido y animándolas a aplicarlo de inmediato. Marie-Agnès dice, "También usamos un método llamado ROTI (retorno sobre el tiempo invertido), para evaluar la eficacia de la sesión." Pides a todos que valoren en una escala del uno al cinco si consideran que el tiempo invertido en la sesión fue inútil (1), valioso (5) o algo intermedio (2-4).

Sesiones de formación virtual: Planifica el contenido y la dinámica

Al planificar iniciativas de e-learning, prepárate para algo más que solo el tema. Necesitas planificar actividades de aprendizaje online que hagan que la formación sea divertida, memorable y atractiva. Intenta:

• Planificar la interactividad usando una pizarra colaborativa
• Gamificar la sesión con cuestionarios o juegos de formación
• Usar videos para romper el ritmo
• Resolver problemas conjuntos en grupos más pequeños

El mejor consejo que podemos darte es que encuentres una plataforma de formación virtual que promueva la interactividad. Un buen ejemplo es Livestorm, donde tienes acceso a las herramientas de participación desde la aplicación — como la votación de preguntas y las encuestas en directo — lo que facilita la participación de los empleados.

Preguntas frecuentes sobre actividades de formación virtual

¿Qué es la formación virtual?

La formación virtual es cualquier formato de educación o capacitación online. Puede incluir clases virtuales, onboarding remoto, formación específica por tareas o formación para clientes. Pueden ser pregrabadas, unilaterales o en directo e interactivas.

¿Cuáles son los beneficios de la formación virtual?

La formación virtual tiene muchos beneficios:

• Es más rentable ya que no necesitas alquilar una sala de reuniones ni pagar un descanso para el café.
• Ahorra tiempo al presentador y los participantes, ya que nadie necesita desplazarse.
• Llegas a un público más amplio porque los asistentes solo necesitan un link para entrar.

¿Qué software necesitas para la formación virtual?

El software que necesitas para una formación virtual depende del tipo de curso o sesión que estés organizando.

• Si haces formación corporativa online sin interacción. Formación para incorporación, específica, departamental o para toda la empresa. Puedes usar una plataforma habitual de videoconferencias como Livestorm, para grabar la sesión on demand.
• Si haces formación interactiva para clientes, o clases. Para cualquier sesión interactiva, necesitas una plataforma de participación por vídeo, como Livestorm, para poder realizar el evento en directo y usar las herramientas e integraciones para conseguir que los asistentes participen.

¿Cuáles son los diferentes formatos de formación virtual?

Existen diferentes formatos de formación virtual. Estos son:

• Sesión virtual en directo (webinars)
• Formación interactiva on demand (cursos online con cuestionarios)
• Formación basada en vídeos (on demand, sin interacción)
• Reransmisión en directo de sesión presencial (Town Halls para toda la empresa)

¿Cómo puedes medir el éxito de una formación virtual?

Para medir el éxito de una formación virtual puedes:

• Usar una herramienta como Livestrom, que incluye un panel de análisis. Así puedes medir el compromiso de los espectadores y los niveles de interactividad.
• Enviar una encuesta de feedback y realizar un seguimiento de los resultados a largo plazo.
• Revisar el porcentaje de finalización y asistencia.