Cómo organizar un webinar perfecto: guía completa

Te estás preparando para organizar webinars y quieres hacerlo bien. ¿Qué pasa si tienes problemas de conexión? ¿O si la audiencia se aburre en los primeros 10 minutos? No te preocupes, te cubrimos las espaldas.

En esta guía, te llevaremos paso a paso a través de la planificación, estructuración e inicio de un webinar. Te daremos algunas ideas para mantener a la audiencia enganchada durante el evento. También tienes algunos consejos de Pauline Mura, Gerente de Marketing de Alianzas en Livestorm, y datos de las estadísticas de webinars de nuestros usuarios.

¿Qué es el anfitrión del webinar?

El anfitrión de un webinar es la persona encargada de dirigir un webinar. Como anfitrión, generalmente serás responsable de comenzar el evento, presentar a los ponentes e iniciar la sesión de preguntas y respuestas en directo al final.

El anfitrión también es llamado “maestro de ceremonias” o “MC”.Ya que son responsables de guiar a la audiencia a través de la experiencia del webinar. No necesariamente ES la misma persona que el ponente principal.

¿Cuál es el papel del anfitrión del webinar?

El papel del anfitrión del webinar es asegurarse de que todo sigue su curso sin problemas para los ponentes invitados y la audiencia durante el evento. A veces, el anfitrión también tiene responsabilidades entre bambalinas, como preparar una presentación o mostrar a los ponentes cómo usar la plataforma del webinar. Como anfitrión, necesitas:

• Representar la marca
• Dar la bienvenida a la audiencia
• Explicar las herramientas útiles
• Presentar a los ponentes
• Guiar la discusión

Representar la marca

El anfitrión del webinar generalmente es un embajador de marca no oficial. Es responsable de asegurar que todo el contenido siga las directrices de la marca y cumpla con los objetivos del webinar. Como maestro de ceremonias, también necesita encarnar los valores y la voz de la marca de la empresa.

Dar la bienvenida a la audiencia

El anfitrión no es necesariamente la persona que liderará el webinar de principio a fin; más bien, es quien gestion el flujo del evento. Generalmente da la bienvenida a todos a la sala virtual y explica las reglas y la agenda del evento online.

Explicar las herramientas útiles

Durante la bienvenida, el anfitrión es responsable de explicar algunas de las herramientas del software de webinar. Puede explicar cómo:

• Usar la pestaña de Preguntas y Respuestas (Q&A)
• Votar en las encuestas
• Interactuar en la pizarra virtual
• Pedir turno para subir al escenario
• Reaccionar con emojis

Presentar a los ponentes

Otro rol crucial del anfitrión es invitar a los ponentes al escenario y presentarlos uno por uno. Asegúrate de pedir a los ponentes una breve biografía y ajustarla para la presentación del webinar.

Guiar la ponencia

Como anfitrión, necesitas estudiar el tema en cuestión. Así puedes ayudar a que la conversación fluya sin problemas o avanzar con la presentación si los ponentes tienen problemas con la conexión a internet.

Cómo guiar un webinar ideal

Para organizar un webinar memorable, sigue esta serie de pasos antes, durante y tras finalizar el evento en directo. Aunque todos los eventos online son diferentes, puedes usar esta lista como un plan del proyecto paso a paso o como plantilla de diagrama de Gantt y usarla para webinars que hagas más adelante. Pon atención en estas áreas para organizar un buen webinar:

• Planificar la sesión
• Estructurar la presentación
• Iniciar el evento
• Enganchar a la audiencia
• Cerrar la sesión

Cómo planificar un webinar

Al planificar un webinar, hay dos puntos principales a tener en cuenta: la audiencia y la plataforma de eventos online. Pon atención en lo siguiente:

1. Elige un tema
2. Escoge la plataforma de webinar más adecuada
3. Decide un formato para el webinar
4. Asigna roles
5. Establece la fecha y la hora
6. Haz una página de registro
7. Diseña un plan de promoción

1. Elige un tema para el webinar

El primer paso es elegir un tema para el webinar que sea relevante para tu marca y de interés para tu audiencia.

Utiliza herramientas como Answer The Public o Also Asked para ver lo que tu audiencia online está buscando. O usa el blog de tu empresa como inspiración.

Por ejemplo, cuando elegimos nuestros temas de webinar, el primer lugar al que acudimos es nuestro blog. Tomamos nota de qué publicaciones tienen mejor rendimiento y generan más interés.

Puedes hacer lo mismo con tus cuentas de redes sociales. Toma nota de los temas que tienen el mayor impacto.

2. Escoge la plataforma de webinar más adecuada

El software de webinar más apropiado para tu empresa depende del de eventos que pienses realizar. Considera tus objetivos finales. ¿Quieres enseñar a tus clientes, impulsar las ventas, o generar prospectos?

Estas son algunas de las utilidades que Livestorm incluye:

• Demos periódicas y generación de prospectos. Las herramientas de generación de prospectos tienen opciones para webinars automatizados, lo que te permite conectar con prospectos las 24 horas del día. Livestorm también tiene follow ups automatizados por correo electrónico integrados, lo que facilita el seguimiento con los prospectos tras el evento.
• Training para clientes. Para construir un equipo de CS exitoso, necesitas una forma que transmita confianza para dar training a tus clientes y responder a sus preguntas. El mejor software para equipos de CS incluye funciones como compartir pantalla, chat en directo y Q&A, lo que permite hacer webinars atractivos y tener una comunicación fluida con los clientes.
• Cursos online. Los webinars pueden ser una gran forma de proporcionar cursos a tu audiencia. Pon tus propios cursos online con opción de pago y configura las redirecciones automáticas que prefieras al final de cada sesión. De esta forma los estudiantes podrán inscribirse fácilmente en el siguiente curso.

3. Decide el formato del webinar

Tras elegir el software del webinar, decide el formato. Las opciones más comunes incluyen:

• Paneles de discusión. Esto se traduce en invitar a 3-5 personas al escenario para discutir una serie de preguntas predeterminadas sobre un tema.
• Preguntas abiertas o Q&As. Este formato involucra al anfitrión, dando paso a preguntas del público. Con Livestorm, puedes invitar a personas al escenario y permitirles desmutearse y hacer preguntas.
• Presentaciones. Invitas a un experto con liderazgo de pensamiento en un tema relevante, por lo general con una presentación de diapositivas.
• Entrevistas o conferencias de prensa. Este formato es menos común en webinars, pero puedes invitar a un ponente popular y hacer que la audiencia le haga preguntas. Es diferente de una sesión de Q&A porque puedes usar el contenido para compartirlo, como en un comunicado de prensa escrito.
• Webinars on demand. Esto es como un webinar en directo, pero en el que no necesitas estar presente físicamente. Usa una plataforma de webinar on demand como Livestorm para pregrabar tu webinar y configurar automatizaciones para llevar a cabo el evento sin intervención en directo. O simplemente súbelo a tu web como contenido privado para generar prospectos cada vez que se descargue.

4. Asigna los roles

Elige tu equipo del webinar y asígnales responsabilidades, como:

• Ponente o formador para impartir contenido educativo
• Moderador para gestionar el backstage, fomentar la interacción en la pestaña del chat, filtrar las preguntas y monitorear la calidad del audio y video
• Asistente para ayudar al moderador y cubrirlo en caso de emergencias
• Anfitrión u organizador para planificar y liderar el webinar de principio a fin y asegurarse de que tanto los oradores como la audiencia estén bien

"Es útil contar con la función de chat para el moderador, especialmente cuando tienes muchos ponentes. De esta manera puedes avisarles o preguntarles '¿podemos avanzar?' o lo que sea” dijo Pauline Mura, Gerente de Marketing de Asociaciones en Livestorm. “Puedes enviar notas que aparecen solo en el chat del moderador y no son públicas para los asistentes del webinar."

5. Establece la fecha y la hora

No es un evento hasta que has establecido una fecha y una hora. Coordina con tu equipo para encontrar un horario que funcione y programa tu webinar.

Nuestras estadísticas de webinar muestran que los mejores días para organizar eventos son los miércoles y jueves. Dicho esto, cada audiencia es diferente, así que podrías realizar una encuesta rápida e informal para ver cuándo es más probable que la tuya se una.

Consejo profesional: Puedes usar softwares como Typeform para crear encuestas y dar con la principal zona horaria de tu audiencia objetiva. Publica en redes sociales para llegar a ellos o, dependiendo de tu software de encuestas, paga para obtener respuestas de tu audiencia objetiva.

6. Haz una página de registro

Antes de promocionar un webinar, necesitas una página de destino para recopilar la información de los asistentes. Si usas Livestorm, tiene acceso a una página de registro de webinar generada automáticamente en cuanto programas una reunión.

Puedes personalizar los colores y las fuentes para que coincidan con tu marca, agregar campos personalizados al formulario y establecer un límite de registro.

7. Elaborar un plan de promoción

Para organizar webinars ideales, necesitas una audiencia. Tendrás que:

• Dar con un título atractivo para el webinar
• Captar la atención de los potenciales asistentes
• Elegir temas que interesen a tu audiencia objetiva
• Invitarlos a registrarse
• Mantenerlos enganchados con tu marca antes, durante y después del evento

Para conseguir esto, tienes que hacer un plan de marketing para promocionar tu webinar. Una estrategia frecuente es utilizar una combinación de promoción crossmedia en redes sociales y anuncios de pago durante un mes para tener mejor alcance y conversiones. También puedes invitar a tu lista de correos al compelto o enviar una invitación a un segmento específico.

Consejo profesional: Según nuestras estadísticas sobre marketing de webinars, los martes y miércoles son los mejores días para enviar invitaciones a tu evento.

Cómo estructurar la presentación del webinar

Para crear un webinar atractivo, que te ayude a alcanzar tus objetivos de marketing, debes planificarlo con anticipación. Sigue estos pasos:

1. Crea un esquema
2. Define tu agenda
3. Incluye visuales
4. Planifica el engagement

1. Crea un esquema

Evita llegar a la diapositiva 40 y no llegar a terminar a tiempo. En vez de eso, crea un esqueleto de tu presentación. Esto te ayudará a concretar la duración de tu presentación y a mantener tus ideas organizadas. También te permite ver dónde puedes hacer actividades atractivas para tu charla.

Si usas Livestorm, crea tu presentación directamente en Visme, y añade una breve descripción a cada diapositiva. Usa la integración de la aplicación para compartir tu presentación, saltar e interactuar con tus diapositivas directamente desde la pestaña del webinar.

2. Define tu agenda

Una vez hayas creado un esquema, la agenda prácticamente ya está escrita. Solo tienes que crear un resumen del contenido de cada diapositiva y añadirlo al principio de la presentación. Una buena agenda te ayudará a mantenerte en tiempo, especialmente si tu moderador del seminario web recibe una estimación por apartado.

"El mayor desafío para mantener a la audiencia enganchada es controlar el tiempo y asegurarse de que los ponentes no se excedan,” explicó Pauline. “A veces se desvían del tema. Entonces te toca decidir: ¿Reedirijo la conversación o corto algunas de estas preguntas?"

Si estás usando Livestorm o Zoom Webinars, puedes chatear con el moderador a través de una pestaña privada de la aplicación que el público no puede ver. De esa manera, si te estás quedando sin tiempo o decides saltarte las preguntas para avanzar con el seminario web, puedes comunicarlo fácilmente de forma privada.

3. Incluye elementos visuales

Evita diseñar una presentación con bloques muy extensos de texto. Recuerda, no estás haciendo un ebook, estás diseñando un apoyo visual para hacer el webinar más atractivo. Añade imágenes, videos y gifs para hacerlo dinámico y llamativo.

Consejo profesional: Usa colores contrastantes (opuestos en el círculo cromático) o un tono más claro para que algunas de las frases destaquen.

4. Planifica el engagement

Antes del evento, organiza un ensayo general del webinar. Esto te permitirá hablar con los ponentes sobre sus presentaciones y ayudarles a familiarizarse con la plataforma.

Asegúrate de que sepan cómo aprovechar al máximo las herramientas de participación de la plataforma. Sugiere que planifiquen con anticipación algunos elementos interactivos, como la pizarra digital de Miro para recibir sugerencias de la audiencia o compartir recursos adicionales sobre la marcha usando el plugin de Handouts de Livestorm.

Si no estás acostumbrado a organizar webinars, la idea de enfrentarse a cientos de personas puede ser un poco intimidante de primeras. La preparación es clave para una presentación fluida. No te preocupes si no sigues exactamente el guión; lo más importante es ser natural.

Mientras ensayas, intenta practicar en diferentes posiciones y lugares. Por ejemplo, haz un ensayo de pie y otro sentado. Si es posible, graba el ensayo y revísalo más tarde. Intenta usar tus nervios como entusiasmo y visualiza un resultado positivo.

Cómo empezar un webinar

Dar la bienvenida a tu audiencia también significa prepararlos para el éxito. Esto es lo que debes cubrir:

1. Da la bienvenida a tu audiencia
2. Establece expectativas
3. Comparte los puntos de la agenda
4. Presenta a los ponentes

1. Da la bienvenida a tu audiencia

Comienza el webinar con tu cámara encendida, pero no compartas tu pantalla. Cuando sea el momento de comenzar la presentación, desactiva el mute y agradece a todos por unirse.

Si estás esperando a que las demás personas se unan, explica que darás 3 minutos antes de comenzar, pero no te quedes en silencio. Usa preguntas rompehielos para involucrar a la audiencia.

2. Establece expectativas

Saluda a los que se unieron más tarde y explica las reglas básicas:

• ¿Es una sesión con la cámara encendida o apagada?
• ¿Cuándo y cómo hacer preguntas?
• ¿Cuánto tiempo durará?
• ¿Necesitan tomar notas o compartirás la información?
• Recuerda a todos que sean amables y respetuosos

Abre el espacio para preguntas antes de pasar a la siguiente diapositiva.

3. Comparte los puntos de la agenda

Da a tu audiencia una visión general del tipo de contenido que pueden esperar de la sesión. Puedes aprovechar esta oportunidad para señalar características como la pestaña de preguntas y respuestas, reacciones con emojis y la función de “levantar la mano” para ayudarles a entender la plataforma del webinar.

4. Presenta a los otros ponentes

Presenta al o a los ponentes invitados e invítalos al escenario. Asegúrate de pronunciar correctamente sus nombres y dar una descripción profesional precisa. Explica tu rol y cede la palabra.

Cómo mantener a tu audiencia enganchada durante el webinar

Lograr que una audiencia virtual se enganche durante un webinars en directo puede parecer complicado, pero es posible lograrlo. Lo que debes hacer:

1. Realiza encuestas en directo
2. Comienza con una dinámica para romper el hielo
3. Propón un juego que atraviese todo el webinar
4. Haz apartados de preguntas y respuestas

1. Realiza encuestas en directo

Mantener a tu audiencia pendiente puede ser tan simple como hacerles preguntas para incluirlos en la conversación. Usa la función de encuestas para hacer preguntas con respuestas de opción múltiple.

Por ejemplo, puedes usar encuestas para dar a conocer datos sorprendentes y evaluar el conocimiento previo de tu audiencia sobre el tema. O simplemente introdúcela para romper el hielo preguntando cosas como: "¿Qué nivel de energía sientes hoy?"

2. Comienza con una dinámica para romper el hielo

Dependiendo del tipo de webinar que hagas, puedes hacer un juego para romper el hielo con los ponentes o con la audiencia. “Puedes usar un incebraker vinculado al tema para poder preguntarles a los ponentes,” explica Pauline. “En otros webinars, haría el juego con la audiencia. Puedo preguntar desde dónde se están conectando o si hay algo específico que quieran que abordemos.”

Puedes elegir entre cientos de ideas rompehielos. Escoge una que no dure más de 3 minutos e invita a tu audiencia a participar.

Prueba este: comparte un meme de un personaje de televisión haciendo diferentes caras usando la pizarra digital. Pide a los asistentes que añadan un post-it sobre la imagen con la que sientan más identificados.

3. Propón un juego que atraviese todo el webinar

Explica el juego al comienzo del webinar y haz que dure durante toda la presentación. Por ejemplo, puedes esconder un emoji en diapositivas específicas y pedir a los asistentes que usen las reacciones de emoji de Livestorm para notificar cuando lo encuentren.

Invitar a tu audiencia a jugar contigo crea un sentimiento de compañerismo. Además los anima a prestar más atención ya que podrían perder si se distraen.

4. Haz sesiones de preguntas y respuestas

En cualquier tipo de evento para grandes audiencias, haz que hagan preguntas. Invítalos a:

• Desactivar el mute y hacer preguntas en cualquier momento
• Levantar la mano virtualmente o reaccionar con emojis para indicar que tienen preguntas
• Añadir preguntas en la pestaña de preguntas y respuestas
• Hacer preguntas al final del webinar

Consejo profesional: Con la pestaña de preguntas y respuestas de Livestorm, los asistentes pueden hacer preguntas en cualquier momento y el resto de la audiencia puede votar por sus favoritas. Pide al moderador que gestione la lista de preguntas y que se la envíe al ponente de manera privada cuando sea el momento de responderlas.

Cómo cerrar un webinar

¡Es hora de terminar! Cierra el webinar con un toque positivo, utiliza los análisis de datos para mejorar tus próximas sesiones. Sigue estos pasos para cerrar la sesión:

1. Comparte los puntos clave
2. Añade una opción de llamada a la acción (CTA)
3. Envía la grabación automática de la sesión
4. Revisa el análisis del webinar
5. Reutiliza el contenido

1. Comparte los puntos clave

Agradece a todos por su participación. Haz una diapositiva de cierre con un resumen de todo lo que abordaron. Dependiendo del formato del webinar, puedes pedirle a la audiencia que también comparta sus conclusiones o momentos favoritos con el grupo, como conclusión de la reunión.

2. Añade una opción de llamada a la acción (CTA)

Termina la presentación con un CTA claro y atractivo. El enlace puede redirigirlos a

• El formulario de registro para una sesión futura
• Una página web donde puedan comprar un producto o descargar un e-book
• Un enlace de Calendly para programar una llamada de demostración con tu equipo de ventas
• Un formulario de feedback para que puedan calificar la sesión
• Las redes sociales del ponente y la empresa

Consejo profesional: Si estás usando Livestorm, utiliza la función de CTA para incluir un enlace en tu pantalla. Si usas otra plataforma, pero utilizas Chrome como navegador, puedes generar un código QR gratuito para enlazar una página específica. Simplemente haz clic en el icono de compartir en la barra de URL, haz clic en “crear código QR”, y descarga la imagen para añadirla a tu presentación.

3. Envía la grabación automática del webinar

Al hacer webinars, quieres presentar la información de forma interesante a tantos prospectos como sea posible. Es frecuente que las personas se inscriban a los eventos online pero no asistan. Eso no significa que no estén interesados en el contenido o producto, simplemente no pudieron asistir.

En Livestorm, hemos descubierto que la tasa de asistencia promedio a eventos en nuestra plataforma es del 58% (más alta que otras opciones). También hemos descubierto que el 31% de los que no asistieron (personas que se registraron pero no asistieron) ven la grabación del webinar.

Por lo que debes grabar el seminario web y compartirlo para captar la atención de clientes potenciales que no pudieron unirse al directo. Si usas Livestorm como tu software de webinars automatizados, enviaremos un correo electrónico con el enlace de la grabación en cuanto termine la sesión de forma automática.

4. Reutiliza el contenido

Por muy bueno que sea el video en formato largo, está lejos de ser la única forma de llegar a la audiencia. Para conectar con un público más amplio, reutiliza el contenido del webinar en diferentes formatos:

• Córtalo y edítalo en publicaciones para redes sociales
• Conviértelo en videos de formato breve
• Inserta las grabaciones en tu sitio web
• Transforma la grabación en una entrada de blog
• Haz que el evento esté disponible como webinar perenne on demand

5. Revisa las analíticas del webinar

Tanto en la vida como en los webinars, solo puedes ir a mejor si entiendes qué hiciste mal en el pasado. Ve al panel de control de los asistentes (en Livestorm) y revisa las métricas de participación. Si organizas webinars con el fin de generar leads, presta atención al informe de registros de contactos. Encontrarás los datos de contacto de los asistentes, que puedes incluir en tu lista de correos y nutrir los leads de alta calidad.

Organizar un webinar: Todo es cuestión de preparación

Los anfitriones de los webinars son los responsables de llevar a buen puerto las sesiones online para destacar la marca, las educativas y las que buscan generar leads. También de intervenir en caso de que algo salga mal. Tu papel como anfitrión del webinar conlleva:

• Diseñar el contenido del webinar
• Dar la bienvenida a los asistentes
• Apoyar a los ponentes
• Hacer que sea atractivo
• Cerrarlo

Además de hacer que todo salga bien, deberías anticiparte a los posibles problemas y preparar un plan de contingencia. Esto puede ser tener un video relevante a mano o un ejercicio práctico en la guantera.

Como anfitrión, necesitas ser un experto en la plataforma y poder hacer cualquiera de las acciones planificadas sin problemas. Si estás en el plan Enterprise de Livestorm, puedes pedirnos apoyo para tu próximo webinar (o prueba) y te daremos soporte técnico y consejo.

Puntos clave antes de organizar tu webinar

Hay varios pasos a seguir para garantizar que tu webinar sea interesante, atractivo y lleve a los participantes a completar el CTA. Aquí tienes los pasos a seguir:

• Para programar un webinar necesitas investigar cuidadosamente a tu audiencia objetiva para elegir el tema e invitar a los ponentes. Establece metas y formas de medir si ha funcionado para evaluar el webinar más tarde.
• Para hacer tu presentación webinar deberías elegir una herramienta de presentación que se integre con tu plataforma de webinars. Haz tus diapositivas simples y muy visuales.
• Para crear un webinar asegúrate de guiar a tus ponentes y moderador y probar todo el software y hardware con anticipación. Recuerda segmentar la lista de correos y aprovechar las comunidades online para promocionar el evento.
• Para organizar un webinar intenta ser el primero en llegar y estar listo para usar los elementos interactivos como las encuestas en directo, los links a los CTA y la función de preguntas y respuestas.

¿Todavía no sabes qué plataforma webinar usar? Prueba el software webinar gratuito de Livestorm para probar. Una vez nos conozcas, podrás actualizar tu plan para organizar webinars más largos y tener acceso a más reproducciones on demand. Con Livestorm puedes usar la misma plataforma para crear páginas de registro personalizadas, organizar webinars dinámicos, crear contenido on demand y analizar las métricas de tu evento, todo en un mismo espacio.

Preguntas frecuentes sobre cómo organizar un webinar

¿Cuáles son las ventajas de organizar un webinar?

Las ventajas de organizar un webinar incluyen:

• Mejorar la percepción y el reconocimiento de la marca
• Generar o cultivar clientes potenciales y cualificados
• Educación sobre temas específicos
• Aumentar la interacción
• Alcanzar una audiencia global

¿Qué se necesita para organizar un webinar?

Para organizar un webinar necesitas:

1. Elegir una plataforma webinar como Livestorm. que te permita organizar webinars en directo, híbridos y a medida
2. Elegir un tema y desarrollar el contenido
3. Invitar a un experto a hablar en el evento
4. Establecer la fecha y la hora
5. Invitar a los asistentes
6. Organizar el webinar

¿Cuál es el mejor software de webinar?

El mejor software de webinar es Livestorm. Con Livestorm, puedes organizar webinars automatizados o en directo y crear eventos frecuentes. Además puedes hospedar hasta 3,000 asistentes e invitar hasta 16 personas a participar en el escenario al mismo tiempo. Livestorm también incluye un conjunto de herramientas muy completo para la participación, lo que te ayudará a mantener a la audiencia atenta antes, durante y tras el finalizar el webinar.

¿Qué decir como anfitrión de un webinar?

Como anfitrión de un webinar, deberías dar la bienvenida a tu audiencia y a tus ponentes. También puedes invitar a los asistentes a interactuar contigo o con el presentador y hacer preguntas, invitar al ponente al escenario o presentar el tema, y pedir feedback.

¿Cómo puedo organizar un webinar gratis?

Para organizar un webinar gratis, usa la versión gratuita de alguna plataforma webinar como Livestorm. El plan gratuito de Livestorm es punto de partida genial porque siempre será gratuito, no solo durante un determinado periodo de prueba.

Ten en cuenta que la mayoría de los periodos de prueba gratuitos tienen limitaciones en la duración de los evento o en la cantidad de asistentes. Si necesitas organizar sesiones de una hora de forma gratuita, puedes probar Google Meets, pero, a diferencia de Livestorm, necesitarás crear una página de registro y automatizar recordatorios por correo electrónico en una plataforma diferente.