Cómo Cancelar un Evento (+5 Plantillas de Correo Electrónico de “Evento Cancelado”)

En un mundo ideal, cada evento que planeabas organizar transcurriría sin problemas. Pero debido a circunstancias imprevistas, tu equipo puede verse obligado a tomar la difícil decisión de cancelar un evento.

En este artículo, cubriremos cómo anunciar "evento cancelado" de la manera correcta—para que puedas minimizar cualquier inconveniente para los asistentes o la pérdida de confianza en tu negocio.

Cuándo considerar cancelar un evento

Cuando tienes una sólida estrategia de marketing de eventos y tu equipo está comprometido a llevar a cabo eventos exitosos, cancelar debería ser tu último recurso. Pero en algunas situaciones, cancelarlo puede ser la mejor opción.

Considera cancelar un evento presencial o virtual cuando tengas alguna de estas razones muy válidas para la cancelación:

• Los problemas del lugar han generado serios problemas técnicos. Cancelar eventos también puede ser la decisión correcta si el lugar tiene problemas de seguridad o comodidad que disminuyen el valor del evento.
• Conflictos de horario o retrasos en los viajes impedirán que los ponentes participen en el evento como estaba planeado. Esta razón tiene aún más peso para los ponentes principales.
• Mal tiempo o tormentas severas probablemente pondrán en peligro a los asistentes o ponentes. También podrías considerar cancelar si el mal tiempo disminuye drásticamente la asistencia.
• Baja asistencia probablemente hará que el evento sea significativamente menos valioso para ponentes y asistentes. En este caso, cancelar no es tu única opción. Consulta más consejos a continuación.
• Las preocupaciones de salud y seguridad probablemente impactarán seriamente en el evento. Por ejemplo, la pandemia causó una tendencia de marketing de eventos que llevó a muchos responsables de marketing a cancelar conferencias y summits.

Para tomar la decisión correcta para tu equipo, ponentes y asistentes, considera cuidadosamente los riesgos de la cancelación. Si los asistentes o ponentes dependían de tu evento para hacer conexiones o obtener información, un evento cancelado podría crear un gran inconveniente o comprometer la confianza.

Cancelar un evento también puede tener un efecto negativo en las asociaciones, especialmente para eventos co-marketeados. Para eventos presenciales, las cancelaciones de última hora del lugar pueden llevar a tarifas sustanciales.

Evento cancelado vs. pospuesto: Cuándo reprogramar un evento

Has planeado un summit o un seminario pero desafortunadamente tienes que cancelar el evento.

Antes de anunciar que debes cancelar, asegúrate de haber agotado todas las otras opciones. Por ejemplo:

• ¿Podría otro ponente tomar el lugar de alguien con un conflicto de horario?
• ¿Podrías mover un evento presencial a un lugar alternativo cercano?
• ¿Podrías organizar un evento virtual usando un software de videoconferencia diferente?
• ¿Podrías promocionar el evento en diferentes canales para mejorar la inscripción?

Recuerda que la cancelación es una decisión relativamente final que implica que el evento nunca ocurrirá. ¿Es posible posponerlo? Considera reprogramar si:

• Puedes encontrar otra fecha que no coincida con otros eventos importantes de la industria. De esa manera, aún puedes celebrar tu evento sin arriesgar una baja asistencia.
• Los oradores originales pueden acomodar fácilmente la fecha reprogramada. Si no, podría ser mejor cancelar el original y planificar un evento completamente nuevo.
• El contenido del evento seguirá siendo relevante en el futuro previsible. Si el material es sensible al tiempo, probablemente no tenga sentido reprogramar el evento.

Cómo cancelar tu evento en 7 pasos

¿Estás listo para avanzar con la cancelación del evento? Sigue estos pasos para cancelar un evento con gracia.

1. Discute la decisión con las partes interesadas

Primero, realiza una reunión en persona o virtual con los interesados clave. Mientras que tu equipo de eventos puede liderar la reunión, los organizadores del evento no deberían ser las únicas personas presentes.

También es una buena idea invitar a tu equipo legal para que puedan evaluar los riesgos y manejar adecuadamente el seguro del evento. También puedes optar por invitar a ponentes, especialmente si planeas reprogramar el evento.

Llega a una conclusión que todos puedan aceptar. Asegúrate de que tu decisión y los próximos pasos estén alineados con el plan de marketing del evento de tu organización.

2. Crea un mensaje con razones claras

Colabora con tu equipo de eventos para elaborar un mensaje claro y comunicar la cancelación. Usa este marco general como guía y utiliza las plantillas a continuación para mensajes más específicos:

• Comienza con una disculpa sincera
• Explica brevemente la razón de la cancelación
• Explica cómo y cuándo se emitirán los reembolsos
• Aclara si el evento será reprogramado

Recuerda que el marco anterior es un buen lugar para comenzar a informar a los asistentes sobre el cambio en los planes. Al actualizar a los ponentes o presentadores, asegúrate de agradecerles por el tiempo que invirtieron y diles cómo pueden participar en futuros eventos.

3. Envía correos electrónicos de cancelación del evento a los asistentes

Una vez que hayas decidido un mensaje, informa a los asistentes. El proceso para enviar este mensaje varía en función del tipo de evento (es decir, virtual o presencial) y el software que utilizaste para la inscripción.

Por ejemplo, si utilizas Livestorm para eventos virtuales, puedes fácilmente crear una plantilla de correo electrónico para enviar a los asistentes. Puedes usar texto dinámico para personalizar la plantilla de manera eficiente.

Asegúrate de enviar este mensaje antes de cancelar el evento en Livestorm.

4. Publica un anuncio de "evento cancelado"

No te limites solo al correo electrónico. Para asegurarte de que todos los afectados conozcan la cancelación del evento, publica un anuncio en tu sitio web, redes sociales y otros canales relevantes.

Aunque puedes cambiar ligeramente la redacción para adaptarla al canal, mantén el mensaje igual. Comparte una breve disculpa, proporciona una razón clara y aclara los próximos pasos, como el proceso de reembolso.

5. Completa la cancelación a través del software o del lugar

A continuación, completa el proceso de cancelación. Para eventos presenciales, sigue los pasos proporcionados por el lugar que reservaste.

Para eventos virtuales, el proceso es mucho más fácil. Si utilizas software de eventos virtuales como Livestorm, puedes cancelar un evento con un clic.

Alternativamente, puedes actualizar el horario del evento si ya decidiste una nueva fecha.

6. Reembolsar la venta de entradas para eventos de pago

Si el evento requería entradas de pago, toma medidas para emitir reembolsos lo más rápido posible. Contacta a tu procesador de pagos para completar los reembolsos rápidamente, así podrás mantener la confianza y evitar comentarios negativos.

7. Reprogramar el evento si es apropiado

Si planeas reprogramar, haz un anuncio sobre el próximo evento tan pronto como confirmes una nueva fecha. Involucra a los asistentes que se inscribieron para el evento original tan pronto como sea posible en el proceso.

Por ejemplo, es posible que desees extender una venta especial de entradas anticipadas o enviar un anuncio exclusivo a los asistentes originales del evento. Usando este enfoque, puedes aumentar la asistencia rápidamente mientras construyes confianza con tus espectadores.

5 Plantillas de email para la cancelación de eventos

¿No sabes cómo anunciar la cancelación? Usa estos ejemplos de anuncio de cancelación de eventos como un marco para tu propio mensaje.

Plantilla de email de cancelación de evento por mal tiempo

Enviamos este mensaje para informarte que hemos tomado la difícil decisión de cancelar (nombre del evento). Los informes meteorológicos para (fecha) reflejan una alta probabilidad de (clima), y debemos poner la seguridad de los presentadores y asistentes en primer lugar.

Tan decepcionados estamos como tú por este giro de eventos. Pedimos disculpas por cualquier inconveniente que esta cancelación pueda causar. Esperamos el evento del próximo año y tenemos la intención de confirmar las fechas muy pronto.

Plantilla de email de cancelación de evento por salud y seguridad

Con gran pesar debemos anunciar que nos vemos obligados a cancelar (evento) debido a (preocupación de salud y seguridad). Entendemos lo importante que es este evento para muchos dueños de negocios de (industria) año tras año.

Si bien no será posible llevar a cabo este evento en persona en (año), estamos comprometidos a realizar eventos virtuales durante todo el año. Esté atento a más detalles sobre estos eventos. Esperamos verte en línea.

Plantilla de email de cancelación de evento por problemas con el lugar

Lamentamos informarte que, tras un cuidadoso análisis, (evento) ha sido cancelado debido a (problema con el lugar). (Organizador) entiende que este cambio en los planes puede causar significativos inconvenientes para tu equipo.

Queremos expresar cuán decepcionados estamos por este giro de eventos. Sin embargo, estas circunstancias están fuera de nuestro control.

Si tienes alguna pregunta sobre cómo puedes participar en nuestro próximo evento, por favor visita nuestra página de preguntas frecuentes aquí: (link).

Plantilla de email de cancelación de evento con información sobre reembolsos

Con pesar, debemos informarte que (organizador) ha tomado la decisión de que necesitamos cancelar (evento). Desafortunadamente, (razón) impedirá que realicemos el evento como estaba planeado.

Todos los titulares de entradas recibirán un reembolso completo utilizando el método de pago original dentro de 10 días hábiles. En el caso de que (organizador) pueda reprogramar el evento, todos los titulares de entradas originales recibirán un código de preventa para la compra de un nuevo boleto.

Agradecemos tu apoyo y esperamos conectarnos contigo pronto. Por favor, responde directamente a este mensaje con cualquier pregunta o inquietud.

Plantilla de email de evento reprogramado

Escribimos con buenas y malas noticias. Primero, la mala noticia: hemos tenido que posponer (evento). Debido a (razón), creemos que esta decisión es en el mejor interés de los asistentes.

Ahora, la buena noticia: ya hemos asegurado una fecha alternativa. (Evento) ahora tendrá lugar exactamente tres semanas después, el (fecha). Las sesiones y los presentadores permanecerán igual.

Por favor marca tu calendario para reflejar esta línea de tiempo actualizada. Esperamos darte la bienvenida a (evento). ¡Va a ser un evento que recordarás!

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