Qué es un seminario y cómo hacer eventos para hospedar seminarios de forma eficaz

Organizar un seminario puede ser una buena idea para generar lazos o aportar recursos educativos para compañeros, clientes o socios comerciales. Estos eventos pueden favorecer el intercambio de conocimientos y la cooperación.

Ya sea un evento online o en persona, los seminarios grandes requieren de una planificación minuciosa. Aprende cómo dirigir un seminario de forma profesional y configurar el evento para que tenga un alto rendimiento.

¿Qué es un seminario?

Un seminario es un evento en el que una o más personas comparten sus conocimientos y aportan recursos educativos a otras. Cuando cuentan con un grupo de expertos, los seminario suelen conllevar a debates e intercambios de ideas.

Normalmente un experto en el tema (SME) o presentador guía la discusión y anima a los asistentes a hacer preguntas y a participar al final de las intervenciones. Puedes organizar estos eventos en persona u online con software de videoconferencia.

El volumen, la duración y el formato de los seminarios dependen en gran medida de las necesidades y objetivos específicos. La clave para un evento eficiente es crear un ambiente que fomente la participación activa y el diálogo abierto.

3 formatos para hacer seminarios

Los seminarios pueden abarcar una amplia gama temática: desde webinars y seminarios académicos hasta otros de desarrollo profesional. Analicemos en detalle tres formatos diferentes para hacer seminarios.

1. Webinars

Los webinars son presentaciones online en las que los anfitriones o presentadores invitados comparten sus conocimientos y experiencias sobre un determinado tema con un público global. Los participantes en directo pueden acceder al webinar en directo o ver la grabación on demand.

Puedes ver un webinar de ejemplo y eventos on demand aquí mismo, en Livestorm:

Puedes hacer webinars para dar a conocer tus productos, hacer pedagogía, integrar a los clientes, construir imagen de marca, o agilizar las comunicaciones internas y la capacitación de empleados.

2. Seminarios académicos

En los seminarios académicos, gente de la cademia, investigadores y estudiantes se reúnen para hablar sobre sus investigaciones y hallazgos.

Dependiendo del contexto, pueden durar de pocas horas hasta varios días, como este seminario de la Harvard Business School:

Estos seminarios pueden llevarse a cabo en universidades, centros de investigación, conferencias o workshops. Su objetivo principal es fomentar el intercambio de conocimientos, la creación de redes y las discusiones en profundidad.

3. Seminarios de desarrollo profesional

Un seminario de desarrollo profesional es un evento enfocado en el aprendizaje, que ayuda a la gente a mejorar sus habilidades laborales y a crear redes con otros profesionales de su industria.

Estos seminarios se suelen centrar en el aprendizaje práctico para que los participantes analicen información que puedan aplicar directamente en sus trabajos.

Algunas empresas también organizan seminarios de desarrollo profesional para sus empleados para ayudarles a crecer y avanzar en sus carreras.

Aquí hay un ejemplo de un seminario de desarrollo profesional, organizado por el Tax Executives Institute (TEI):

¿Cuáles son las ventajas de hacer un seminario?

Los seminarios son una buena manera de aportar recursos educarivos a tus espectadores mientras construyes liderazgo y generas confianza. A continuación presentamos algunos de los beneficios que los seminarios pueden generar a tu negocio:

Educa a la audiencia

Los seminarios ayudan a los participantes a aprender de expertos, intercambiar ideas y resolver problemas. Los ponentes pueden dar a conocer sus herramientas, técnicas o estrategias de las que tu audiencia puede aprender.

Ya sea con la demo de un producto o compartiendo conocimientos de la industria, los seminarios permiten dar consejos, sugerencias o soluciones prácticas que pueden ser empleadas para superar desafíos o mejorar las habilidades ya conquistadas.

Por supuesto, los seminarios no son solo para los clientes.

También puedes usarlos para sesiones de entrenamiento y capacitación de empleados. Y si los empleados trabajan de manera remota, los webinars son una excelente manera de conectar al equipo. Lo que necesitas es un software adecuado (por ejemplo, una plataforma de formación virtual).

Aumenta la visibilidad y el liderazgo de la marca

Cuando haces seminarios formativos y atractivos, muestras tener experiencia y liderazgo respecto al tema específico.

Los seminarios de valor acaban siendo recomendados boca a boca, en redes sociales y consiguiendo mayor reconocimiento. Con el tiempo, esto genera confianza y liderazgo, solidificando la posición de tu marca como un pilar de referencia dentro de la industria.

Involucra a la audiencia y fomenta las relaciones

Los seminarios te ayudan a conectar con tu audiencia y a involucrarlos en la discusión. Son muy diferentes a otros canales de marketing en ese sentido.

Los seminarios no involucran pasivamente a tu audiencia. Al contrario, les permite hacer preguntas, comunicarse y compartir su propia perspectiva.

Esta participación activa crea una mayor conexión, más profunda y significativa entre tú y tu audiencia. Puede fortalecer tu marca, construir comunidad e incluso mejorar la comunicación interna para tus equipo remoto.

Cómo hacer un seminario en 6 pasos

Un seminario eficiente necesita una planificación minuciosa, contenido informativo de valor y una plataforma adecuada para involucrar a la audiencia. Aquí tienes los pasos para llevar a cabo un seminario:

1. Elige el espacio o la plataforma

El primer paso para cualquier seminario eficiente es el contexto adecuado.

Al evaluar las opciones de espacios o plataformas, ten en cuenta:

• Tu audiencia objetiva: ¿Son locales o globales? ¿Qué tipo de problemas están atravesando? ¿El seminario está destinado a participantes externos o a tu equipo interno?
• Tecnología y equipo: Si estás organizando un webinar, elige una plataforma que te permita personalizar todo con tu imagen de marca, interactuar con la audiencia y simplificar la asistencia.
• Accesibilidad e inclusividad: Asegúrate de que el lugar o plataforma sea accesible para personas con discapacidades. Esto incluye proporcionar subtítulos o contar con acceso para sillas de ruedas.
• Funciones avanzadas de informes: Si estás utilizando una plataforma de webinars, asegúrate de que te permita medir el rendimiento del evento y la participación de los asistentes con análisis detallados.

2. Crea una agenda detallada

Una buena agenda te proporciona un mapa claro para el evento y ayuda a que el seminario avance y funcione sin problemas.

Aquí hay algunos elementos que deberías incluir en tu agenda:

• Lista de temas
• Elementos clave y herramientas pedagógicas
• Presentadores y ponentes
• Horarios de inicio y finalización
• Descansos
• Elementos y sesiones interactivas

También puedes enviar la agenda a tus asistentes de antemano para que estén familiarizados con el horario y puedan preparar las preguntas con tiempo.

No olvides darle al moderador del evento una estimación del tiempo que dura cada parte para ayudarle a asegurarse de que los ponentes no exceden el tiempo asignado.

3. Encuentra al equipo

Tu equipo ideal para el seminario te ayudará a hacer realidad tu visión, desde la planificación y ejecución hasta llegar a involucrarte con la audiencia.

Así que elígelos cuidadosamente y asígnales responsabilidades en función de su rol como:

• Ponente: El experto que aporta el contenido y las ideas principales.
• Moderador: Dirige el flujo del seminario, facilita las discusiones y se asegura de que todo funciona sin problemas.
• Asistente: Proporciona soporte técnico, gestiona las sesiones de preguntas y respuestas, y ayuda con la logística.
• Anfitrión u organizador: Supervisa todo el evento, se asegura que todo esté en orden y se comunica con la audiencia.

Puedes utilizar los roles y permisos de Livestorm para establecer fácilmente quién puede realizar funciones como las de iniciar y finalizar los eventos, moderar eventos o presentar diapositivas.

4. Promociona el seminario

Promociona tu evento en redes sociales y con tu lista de correos electrónicos, al menos dos semanas antes de la fecha. Segmenta tu lista de correos electrónicos y promociona el seminario para aquellos que lo vayan a considerar más valioso.

Con Livestorm puedes enviar recordatorios personalizados y correos de seguimiento (follow up) para aumentar la asistencia.

Livestorm se basa en el navegador, por lo que los participantes pueden unirse al webinar sin necesidad de descargar nada. Además se integra con las herramientas de calendario y programación como Calendly, para mejorar el proceso de programación y agenda.

5. Mantén a la audiencia involucrada

Durante el seminario mantén a los participantes involucrados:

• Realizando encuestas en directo: Utiliza la función de encuestas de la plataforma webinar para hacer preguntas e incluir a la audiencia en la conversación.
• Realizando sesiones de preguntas y respuestas: Invita a los participantes a hacer preguntas y dedica un tiempo al final del evento para responderlas. La pestaña de preguntas y respuestas (Q&A) de Livestorm también permite a los asistentes votar por las favoritas, para que puedas priorizarlas fácilmente.
• Haciendo sesiones grupales: Organiza sesiones por grupos para que los asistentes colaboren y hagan un brainstorming en grupos más reducidos.
• Apoyando el discurso visualmente: Si la plataforma de reuniones tiene pizarras virtuales, úsalas para sesiones de brainstorming interactivas, ilustrar las ideas y co-crear con las audiencia.

6. Haz seguimiento y recopila comentarios

Después del evento, haz seguimiento con los asistentes y con aquellos que no asistieron, agradece su interés y envíales la grabación del webinar.

En Livestorm hemos descubierto que el 31% de las personas que se registran pero no asisten, luego ven la grabación. Así que este método de vinculación post-evento es una manera perfecta de mantener a los prospectos interesados.

Al acabar obserba las analíticas del evento para entender a tu audiencia, qué funcionó correctamente y qué podrías mejorar.

Ya estés utilizando Livestorm para comunicación interna y corporativa o para eventos externos, podrás tener informes detallados, que incluyen los datos de participación, las analíticas de reproduccions y las métricas de compromiso.

Livestorm para tu próximo seminario

La clave para hacer seminarios interesantes y de valor es enganchar a la audiencia de principio a fin. Los participantes que no están involucrados activamente no darán mucho valor al evento y es menos probable que ejecuten la acción (CTA) que deseas después.

Livestorm está diseñado para esto, para ayudarte a mantener a la audiencia cautivada antes, durante y después de los eventos.

Aquí puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro software de webinar:

• Promociona el evento del seminario con correos electrónicos automatizados y plantillas de páginas de registro
• Automatiza el evento para que puedas enfocarte en lo que toca, evitando quedarte atascado con tareas que puedas automatizar y no hacer de forma manual
• Interactúa con los asistentes a través de las funciones de interactuación en directo, como los temporizadores, las reacciones de emojis, la opción de levantar la mano, o el intercambio de archivos y media
• Graba las sesiones y envía los enlaces a los inscritos de forma automática para que puedan ver el evento on demand.

Con Livestorm, los seminarios son más que simples eventos. Son experiencias dinámicas e interactivas que dejan una huella a largo plazo en tu audiencia.

Regístrate para tener una cuenta gratuita en Livestorm y configura tu primer evento online en pocos minutos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el propósito de un seminario?

Los seminarios sirven para proporcionar recursos educativos y generar lazos con y entre los participantes, generando discusiones dinámicas, compartiendo ideas y construyendo conexiones significativas dentro de una comunidad.

¿Cuál es la diferencia entre seminario y conferencia?

A diferencia de las conferencias, los seminarios priorizan la participación interactiva, las conversaciones y la colaboración entre los participantes, en lugar de la comunicación unidireccional.

¿Qué es una clase en formato seminario?

Una clase en formato seminario se da en entornos académicos y fomenta las discusiones en grupos reducidos, el análisis crítico y la participación activa entre los estudiantes, promoviendo una comprensión más profunda y el pensamiento crítico.