¿Qué es una cumbre (Summit)? Cómo organizar una: guía de 15 pasos para su preparación.

Si buscas una forma de mostrar liderazgo intelectual con tu empresa, una cumbre puede ser una buena forma, al reunir y destacar líderes del sector y generar soluciones reales para los problemas más importantes o tendencias de interés general.

En este artículo, abordaremos cómo organizar una cumbre virtual que logre generar un impacto positivo. Usa nuestra guía de 15 pasos para gestionar cada una de las etapas de forma eficiente, desde la planificación previa hasta la revisión final.

¿Qué es una cumbre y cuándo deberías organizarla?

Una cumbre es un evento que pone el foco en la conversación o dinámica entre diferentes líderes de opinión o expertos del sector. Es como una reunión de alto estading enfocada en un tema o discusión concretos.

¿Cuál es el propósito de una cumbre?

Las cumbres generan espacios en los que diferentes personalidades pueden debatir temas importantes o tendencias que afecten a una industria, sector o región. La mayoría de las cumbres tienen dos objetivos:

• Compartir y debatir ideas con otros expertos
• Generar soluciones y planes de acción para abordar dichos temas

Las cumbres también pueden ser educativas. La audiencia normalmente no participa activamente en las sesiones de la cumbre, pero pueden aprender de los oradores y hacer contactos con otros asistentes.

¿Quién suele organizar cumbres?

Las instituciones o agencias gubernamentales y las organizaciones intergubernamentales organizan muchas de las cumbres de perfil alto. Pero las diferentes asociaciones de la industria y empresas de cualquier tamaño también pueden beneficiarse de este tipo de evento.

Por ejemplo, las empresas del sector financiero o de la industria de la salud pueden organizar cumbres de mucho valor. Los eventos presenciales o virtuales permiten a los líderes de cada sector discutir y tratar diferentes temas.

¿Qué volumen suele tener una cumbre?

Las cumbres pueden ser de diferentes tamaños. Desde algunas docenas de asistentes hasta miles de personas. El tamaño ideal para tu evento depende del alcance e impacto de los temas que planees discutir y los objetivos que desees lograr.

Por ejemplo, un tema de nicho con un impacto insignificante puede justificar un evento más pequeño. Sin embargo, un asunto que afecta a toda una industria puede ser más adecuado para una cumbre a gran escala con una amplia lista de invitados.

Recuerda: no todos los participantes tienen que asistir necesariamente a la cumbre en directo. Puedes grabarla eventos en vivo y mandar el enlace para llegar a una audiencia más amplia pasado el evento.

Cumbre vs. conferencia: ¿Cuál es la diferencia?

¿Deberías organizar una cumbre o una conferencia? Comparemos los dos formatos en paralelo.

Propósito

Las cumbres tienen como objetivo reunir a los líderes de la industria y conseguir un consenso sobre cierto tema. También buscan generar soluciones y planes de acción.

Las conferencias se centran más en compartir investigaciones y conocimientos. Priorizan la educación sobre la acción.

Temas

La mayoría de las cumbres tienen un enfoque específico, sobre un tema en particular. Por el contrario, las conferencias suelen incluir una gama mucho más amplia de temas.

Estructura

De los dos formatos, las cumbres son más formales. En una cumbre, los miembros de la audiencia escuchan a los ponentes principalmente, quienes tienden a ser líderes de la industria. Los asistentes también pueden conocerse entre ellos en las sesiones de networking.

Una conferencia también es un evento formal, pero generalmente permite más flexibilidad. Las conferencias a menudo favorecen la participación de la audiencia. Muchas incluyen partes interactivas, como talleres y paneles de discusión.

Audiencia

Una de las mayores diferencias entre una cumbre y una conferencia es la lista de invitados. Las cumbres son más exclusivas y cuentan con ponentes cuidadosamente seleccionados. La audiencia, por lo general, también asiste solo mediante invitación previa.

Las conferencias tienden a ser más abiertas. Los ponentes a menudo pueden postularse para presentar sus investigaciones o moderar los debates.

Tamaño

Ambos formatos pueden hacerse en gran formato, eventos de cientos o miles de asistentes. Pero también pueden ser más íntimos con menos invitados..

Por lo contrario, las conferencias están diseñadas para ser mucho más grandes. Por lo general tienen una lista más larga de ponentes y una gama más amplia de asistentes.

¿Cómo comparar las cumbres con otro tipo de formato para los eventos?

¿No estás seguro de qué formato usar? Estas son las diferencias entre las cumbres y otros tipos de eventos.

Cumbre vs. seminario

Al igual que las cumbres, los seminarios tienen una naturaleza educativa. Pero los seminarios en directo y virtuales son un tipo de evento más interactivo. Se enfocan en el intercambio de conocimientos y la participación de la audiencia, fomentando las preguntas.

Cumbre vs. panel de discusión

Al igual que los seminarios, los paneles de discusión también tienden a ser interactivos. Incluyen dos o más ponentes invitados y un moderador, y también promueven la participación de la audiencia. Los paneles de discusión son una versión menos formal de una cumbre.

Cumbre vs. mesa redonda

Al igual que los paneles, las mesas redondas son conversaciones moderadas entre expertos. Pero las mesas redondas suelen favorecer la participación de todos los asistentes. Comparadas con las cumbres, las mesas redondas son más informales y más inclusivas.

Cumbre vs. taller

Los talleres también fomentan la interacción del público. Sin embargo, los talleres generalmente tienen incluyen un componente práctico. Incluso los talleres virtuales crean un espacio para que los asistentes apliquen su conocimiento y resuelvan determinados problemas.

Cumbre vs. congreso

Otro tipo de evento muy popular en la industria de la salud, es el congreso. Son eventos a pequeña escala que se centran en compartir investigaciones y conocimientos específicos. Un congreso es de naturaleza académica y a menudo requiere que los ponentes presenten trabajos para su revisión.

Guía de 15 pasos para organizar una cumbre virtual

¿No sabes cómo planificar y promocionar un evento virtual para tu proyecto? Consulta esta guía para cumbres virtuales como hacerlo.

Fase 1: Antes de la cumbre

Esta es la fase de preparación, que sienta las bases para atraer asistentes y conseguir inscripciones para dicho evento. Comienza así:

1. Marca objetivos para la cumbre
2. Decide el tema principal
3. Confirma ponentes, organizadores y asociaciones
4. Elige una plataforma de eventos on line
5. Planifica la agenda
6. Diseña una estrategia de marketing
7. Revisa la frecuencia de los correos electrónicos

1. Marca objetivos para la cumbre

Primero determina los objetivos que quieres lograr. La mayoría de las cumbres giran en torno a estos objetivos generales:

• Debatir diferentes perspectivas sobre un problema en común
• Crear soluciones y marcos de acción

También puedes tener otros objetivos para la cumbre. Piensa en resultados que se alineen con tus objetivos empresariales, como por ejemplo:

• Destacar a los ejecutivos de tu empresa como líderes del sector
• Establecer relaciones o asociaciones con otros líderes de la industria
• Crear una comunidad activa de profesionales
• Aumentar el reconocimiento de marca de tu empresa
• Generar proyección para tu negocio

2. Decide el tema principal

¿Qué tema servirá de base para la cumbre? Puede que ya tengas un tema en mente, basado en el área de especialización de tu equipo directivo.

Si aún no has elegido un tema, trabaja junto a tu equipo para generar ideas. Algunas tácticas como los mapas mentales o el brainstorming suelen funcionar mejor en grupos reducidos, para así generar ideas rápido.

Al elegir un tema para una cumbre online, también es útil tener en cuenta las preferencias de tu audiencia. Considera:

• ¿Qué tipo de contenido les interesa?
• ¿Qué problemas resolverá tu cumbre virtual o qué objetivos les ayudará a alcanzar?
• ¿Qué oradores, expertos o personalidades influentes admiran?
• ¿A qué hora es más probable que se unan a la retransmisión en directo?

Utiliza herramientas como Answer The Public o Also Asked para encontrar temas de actualidad, preguntas populares y puntos débiles en común dentro de tu industria.

Si necesitas simplificar una lista de temas potenciales, utiliza data para guiar la decisión. Por ejemplo, podrías predecir la popularidad de un tema basándote en la frecuencia con la que aparece en notas de pacientes o foros del sector.

Confirma que el tema que eliges se ajusta a los objetivos que estableciste. Si quieres asegurar la reputación del liderazgo de tu equipo directivo, por ejemplo un tema en tendencia popular y emergente puede ser una buena elección.

3. Confirma los ponentes, organizadores del evento y asociaciones

En cuanto tengas el tema de la cumbre virtual, contacta a potenciales ponentes. Los ponentes de la cumbre no tienen que ser personalidades influyentes o conocidas, siempre y cuando sean expertos con experiencia relevante.

• ¿Tienes intención de que la cumbre se enfoque en objetivos internos, como el reconocimiento de la marca o en generar prospectos? Puede tener sentido invitar a ponentes que pertenezcan a tu organización.
• ¿Buscas enfocarte en la comunidad o las asociaciones? Invitar a ponentes externos a tu organización probablemente sea lo más efectivo.

Considera solicitar patrocinios o asociarte con empresas relevantes en tu nicho. El marketing asociativo puede ayudar a aumentar las cifras de tu evento y aportar recursos que ofrezcan un evento de mayor presupuesto, al igual que descuentos, suscripciones o preventas que interesen a tu público objetivo.

Si no puedes gestionar los aspectos técnicos de tu cumbre online solo, contrata un director de eventos (event planner) con experiencia. Un event planner puede ayudarte a configurar la plataforma de conferencias online, gestionar el proceso de registro, moderar las sesiones y solucionar otros problemas técnicos durante el evento en directo.

Consejo profesional: Invita a potenciales socios a participar o a hablar en tu cumbre desde el inicio para asegurar su disponibilidad y darles tiempo suficiente para prepararse para el evento.

4. Elige una plataforma de eventos online

Cuando añades el componente online a una cumbre, generas más flexibilidad tanto para los asistentes como para los ponentes. Pero es muy importante elegir el software adecuado para gestionarlo.

Con la plataforma correcta de eventos online, puedes:

• Hospedar una gran audiencia sin que se pierda la conexión.
• Compartir la grabación con los asistentes que se pierdan las sesiones en directo
• Crear páginas de registro y landing pages personalizadas
• Configurar recordatorios automatizados por correo electrónico
• Exportar la lista de correos y la información de los asistentes para encontrar los prospectos más comprometidos

Con Livestorm puedes hacer todo esto y más. Como nuestra plataforma da soporte para hasta 3,000 asistentes en directo y sesiones de hasta cuatro horas, puedes organizar discusiones con profundidad y hospedar audiencias pequeñas o grandes.

El precio es otro factor importante a tener en cuenta. El software de eventos online de Livestorm empieza por $79 al mes, para hasta 100 asistentes, con miembros del equipo ilimitados. Además tiene un mercado de más de 1,000 integraciones para ayudarte a planificar, promocionar y ejecutar eventos que sean perfectos.

5. Planifica la agenda

Las cumbres virtuales pueden variar: desde eventos de media jornada hasta eventos de varios días. La duración ideal depende de los objetivos de tu evento, formato y público objetivo. Necesitarás definir:

• Formato del evento: Discursos de apertura, paneles de discusión, sesiones grupales o talleres
• Elementos interactivos: Sesiones de preguntas y respuestas (Q&A), encuestas en directo, cuestionarios y oportunidades de networking online
• Pausas: Asigna tiempo suficiente para pausas cortas, evitando el agotamiento de los asistentes
• Flow del evento: Orden de las sesiones, pausas y elementos interactivos

Una vez que tu agenda para la conferencia online esté lista, compártela con tus ponentes y añade franjas horarias claras para ayudarles a planificarse para el día del evento.

6. Diseña una estrategia de marketing

Al utilizar Livestorm para organizar eventos, puedes crear landing pages personalizadas y también personalizar los campos de los formularios de registro para recopilar tanta información como necesites para así poder adaptar el contenido del evento.

Añade el formulario de registro en tu landing page del evento online y compártelo como parte de tu promoción del evento en redes sociales.

Usa las redes sociales y otrasherramientas de marketing de eventos para promocionar tu cumbre online. No dependas solo de tu mailing list. Encuentra grupos y discusiones colectivas o foros donde tu público objetivo potencial ya esté participando en activo, como grupos de Facebook y LinkedIn.

Consejo profesional: Al promocionar tu evento online en redes sociales, recuerda revisar las normas del grupo sobre autopromoción, relevancia del contenido o frecuencia de publicación para evitar ser marcado como spam o eliminado del grupo.

7. Revisa la frecuencia de los correos electrónicos

Dependiendo del software de cumbre online que elijas, puede ser que necesites configurar manualmente los recordatorios por email en tu sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Pero dado que Livestorm se integra con la mayoría de los CRMs, el proceso es mucho más sencillo.

Con Livestorm, cada persona registrada recibe una serie de notificaciones por correo electrónico:

• Un correo de 'gracias por registrarte'
• Un correo de confirmación con los detalles del evento y el horario
• Un correo de recordatorio antes del evento
• Un correo de seguimiento después del evento, agradeciendo a los asistentes por haber paeticipado
• Un correo de promoción para eventos próximos, o productos y servicios relacionados

Al elegir tu software para eventos virtuales, busca una plataforma que te permita ajustar las fechas de envío en correos automatizados para seleccionar los horarios que mejor se adapten a tu audiencia.

Fase 2: Durante la cumbre online

Mientras está sucediendo el evento, concéntrate en la participación a tiempo real, la recepción del contenido y su perfecta ejecución:

1. Apertura del evento
2. Involucra a tu audiencia
3. Haz sesiones grupales
4. Promociona el evento en redes sociales
5. Comparte recursos que puedan descargarse
6. Induce a los asistentes para que den el siguiente paso

8. Apertura del evento

Una vez que la audiencia haya llegado y sea el momento de comenzar el evento, preséntate a ti mismo y a tu equipo. Proporciona una visión general de lo que va a suceder en a continuación.

Es una buena oportunidad para explicar algunas características de la aplicación, como la pestaña de preguntas y respuestas (Q&A), las pestañas de las encuestas, el chat, o las reacciones con emojis, para ayudar a los asistentes a moverse fácilmente por la plataforma del evento online.

Recuerda grabar el evento, especialmente si piensas mandarlo a posteriori. Algunas plataformas de webinars requieren iniciar la grabación manualmente. Con Livestorm puedes configurar tu evento para que la grabación empiece automáticamente.

9. Involucra a tu audiencia

Dale a tu audiencia la opción de hacer preguntas a los ponentes invitados. Puedes incluir sesiones de preguntas y respuestas (Q&A) durante los descansos o tras las intervenciones de tus ponentes. Invita a los asistentes a:

• Reaccionar con emojis para mostrar su aprobación o desacuerdo con la intervención que está teniendo lugar.
• Añadir preguntas a la pestaña de preguntas y respuestas
• Votar por las preguntas enviadas para que los ponentes sepan en cuales focalizar
  Puedes asignar un moderador para que filtre las preguntas y seleccione las más relevantes y apropiadas. Podrá gestionar sencillamente las preguntas y enviarle la lista por privado a los ponentes.

Consejo profesional: Con la opción de votación de preguntas de Livestorm, los asistentes pueden mandar preguntas y votar la que más interés tienen en que sea respondida. Las preguntas con más votos ganan prioridad, facilitando la identificación de las más populares y relevantes para los asistentes.

10. Haz sesiones de trabajo en grupo

Las salas grupales facilitan a los asistentes un espacio de debate en grupos más reducidos, para que puedan compartir ideas, formular preguntas, y hacer contactos con los demás participantes. Dependiendo de tus objetivos, puedes hacer diferentes tipos sesiones de trabajo grupales, como por ejemplo:

• Talleres interactivos o presentaciones de los patrocinadores: Demos de sus productos, sesiones prácticas, anális de casos prácticos o de diferentes perspectivas dentro del sector
• Espacios de networking: Networking exprés o encuentros temáticos
• Conversaciones grupales: Mesas redondas o charlas específicas del sector
• Juegos interactivos: Trivial o ejercicios de team building
• Sesiones de preguntas y respuestas (Q&A) con los ponentes: Sesiones de preguntas abiertas o paneles de expertos

Muchas plataformas de reuniones online incluyen salas grupales, pero con Livestorm, puedes crear tantas salas de grupos como quieras, con hasta 25 ponentes simultáneos. También puedes asignar un moderador o encargado de tomar notas en cada sala.

11. Promociona el evento en redes sociales

La promo no termina cuando empieza el evento. Mientras se está llevando a cabo, comparte contenido del evento para mantener a la audiencia implicada.

Primero, crea un hashtag, único para tu evento. Facilita el seguimiento de las menciones o tags, y la interacción con el evento en plataformas y redes sociales, como TikTok e Instagram.

Para crear una mayor interacción, anima a los asistentes a compartir contenido generado por los usuarios (UGC). Invita a los participantes a compartir citas, ideas y momentos destacados del evento por diferentes canales o redes sociales durante el evento en directo(usando el hashtag de tu evento).

Puedes pedir a los asistentes que:

• Hagan videos breves, compartiendo su experiencia de la cumbre, lo que han aprendido y cómo creen que influirá en su negocio
• Compartan sus pensamientos e ideas en tiempo real usando el hashtag de la marca
• Personalicen una imagen o meme predefinido relacionado con la cumbre y lo compartan en redes usando el hashtag específico
• Publiquen una foto de ellos mismos en a la cumbre, etiquetando a los ponentes

12. Comparte recursos descargables

Para crear una cumbre online perfecta, los participantes deben estar alineados con los ponentes. Cuando los ponentes citen ideas concretas del sector, informes de investigación o eBooks, comparte los documentos con los asistentes.

Si usas Livestorm, es muy fácil compartir archivos desde la misma sala de reuniones con el plugin de Handouts. Proporcionar estos recursos ayuda a posicionar tu marca como líder de pensamiento en el sector y genera confianza y credibilidad para con tu audiencia objetiva.

13. Guía a los asistentes para que den el siguiente paso

Termina la presentación con una llamada a la acción (CTA) muy clara, que incite a tu audiencia a actuar. Por ejemplo, que se inscriban en la mailing list o algún evento próximo, o que soliciten una llamada de prueba; el valor de la cumbre debería extenderse más allá del evento en sí mismo.

Consejo profesional: Utiliza Livestorm para crear y compartir CTAs personalizadas y de fácil acceso dentro de la sala del evento. Si usas otra plataforma desde Chrome, siempre puedes generar un código QR gratuito que les redirija a una página específica y añadirlo a tu presentación.

Fase 3: Después de la cumbre online

Una vez que el evento haya terminado, enfócate en desarrollar estrategias de fidelización que conviertan a los asistentes en clientes o en defensores de tu marca. Estos son los pasos finales a seguir

Haz seguimiento con los leads o clientes potenciales más prometedores
Estudia las métricas para tu próximo evento online

14. Haz un seguimiento con tus clientes potenciales o prospectos

Envía un correo de agradecimiento a todos los que se registraron, aunque no asistieran. Es una buena forma de aprovechar para compartir la grabación del evento y enviar una breve encuesta de feedback. Puedes usar la grabación para hacer videos on demand.

Al organizar eventos con Livestorm, puedes usar la herramienta de transcripción para convertir las conversaciones en contenido perenne y de alta calidad. Los blogs y los podcasts siempre son accesibles para potenciales clientes, creando un flujo continuo de prospectos

15. Estudia las métricas para tu próximo evento online

El último paso es ver los resultados de las métricas de tu evento online para localizar lo que ha funcionado o aquello que deberías mejorar en tus próximos eventos. Al usar Livestorm, puedes recopilar y analizar datos de forma sencilla:

• Número de registrados, asistentes y ausentes
• Número de espectadores a posteriori
• Mensajes, preguntas y encuestas
• Duración promedia de visualización

Conservar el historial de datos puede venirte bien para comparar el resultado con los estándares del sector o identificar tendencias y patrones para refinar tu estrategia de eventos online y mejorar el impacto de los mismos.

Livestorm para tu próximo summit virtual

Un evento online perfecto no necesita una logística tecnológica compleja. Con Livestorm, puedes organizar summits virtuales que tengan un fuerte alcance dentro de tu sector, tanto para miembros locales como para globales.

Aquí puedes ver cómo Livestorm simplifica las acciones para realizar un evento:

• Landing pages y correos electrónicos que mejoran y aumentan el registro, incrementando la asistencia
• Software basado en navegadores que ponentes y espectadores pueden usar sin descargar aplicaciones
• Opciones de networking para fomentar la interacción del público
• Grabaciones on demand para distribuir los materiales tras la finalización del evento

Livestorm puede ayudarte a mucho más que a organizar un summit. Con nuestro software para eventos virtuales, puedes ayudar a educar a tu comunidad, compartir liderazgo y pensamiento o destacar las voces de los y las líderes de tu organización.