Cómo encontrar ponentes principales para eventos virtuales o híbridos

Elegir al ponente principal adecuado marca el tono de todo tu evento. Los grandes ponentes hacen mucho más que ocupar un espacio en la agenda. Provocan nuevas ideas, energizan a la audiencia e inspiran a la acción.

Pero ¿por dónde empezar para encontrar a la persona adecuada que lidere tu evento virtual o híbrido? En esta guía, te explicaré cómo encontrar ponentes principales, incluyendo por dónde comenzar tu búsqueda hoy mismo.

Puntos clave:

• Evalúa a los ponentes potenciales viendo sus presentaciones virtuales y valorando su capacidad de conectar con la audiencia.
• Busca en las agendas de conferencias del último año y considera expertos internos para aportar perspectivas renovadas.
• Las tarifas de los ponentes suelen depender de la experiencia: las tarifas de entrada suelen empezar alrededor de 1.250 € y las de ponentes profesionales alrededor de 25.000 €.

Respuesta rápida: cómo encontrar ponentes principales

Para encontrar un ponente principal para un evento híbrido o virtual, consulta agencias de ponentes, busca en bases de datos profesionales, revisa agendas de conferencias y pregunta a tu red profesional. Busca a alguien cuya experiencia coincida con el tema y la audiencia, y cuya tarifa se ajuste a tu presupuesto.

Cómo encontrar un ponente principal: proceso paso a paso

Conseguir al ponente adecuado para tu evento es más fácil de lo que piensas. He desglosado cómo encontrar ponentes para tu evento en ocho pasos.

1. Defina el propósito, la audiencia y el formato de su evento

Antes de comenzar a buscar un ponente profesional, aclare los detalles del evento para encontrar a la persona adecuada para el papel. Esto comienza trabajando con su organizador de eventos para definir el propósito, la audiencia y el formato.

¿Su objetivo es formar a los asistentes sobre un tema o inspirarlos a tomar medidas? Esto le ayudará a valorar si necesita un ponente con experiencia profunda en un campo específico, o si le conviene más un orador motivacional.

A continuación, enumere las cualidades que comparte su audiencia. Por ejemplo: ¿trabajan en la misma industria o en puestos similares? ¿Están en una etapa parecida de su carrera? Con frecuencia puede encontrar al ponente principal perfecto delimitando los tipos de audiencias a las que se dirige.

Después, confirme el formato del evento. Si está planificando un congreso médico híbrido, por ejemplo, puede necesitar un ponente que viaje a su ubicación para un evento de varios días. Si está organizando una conferencia virtual, necesitará un ponente con experiencia en entornos virtuales.

2. Establezca un presupuesto realista para su ponente principal

El coste de contratar a un ponente para un evento depende de varios factores, que van desde la ubicación del evento hasta el tipo de experiencia. Sin embargo, el factor más importante suele ser la experiencia. Los ponentes con más trayectoria suelen tener tarifas más elevadas, y los ponentes profesionales suelen cobrar más que el resto.

Como regla general, el coste para contratar a un ponente principal para su evento parte de €1,250. Si desea contratar a una celebridad o a un ejecutivo del sector, fácilmente puede superar los €100,000.

Los costes de los ponentes principales suelen encuadrarse en los siguientes rangos:

• Ponentes emergentes: €1,250 a €4,250
• Ponentes con experiencia: €4,250 a €12,750
• Ponentes profesionales: €25,000 a €85,000
• Ponentes célebres: €85,000 en adelante

Utilice estos rangos para fijar expectativas realistas para su equipo y para asignar la cantidad adecuada en el presupuesto del evento.

3. Investigue ponentes principales potenciales

Una vez que haya confirmado su presupuesto y los detalles del evento, estará listo para buscar un ponente con impacto. Empiece revisando las agendas de las conferencias anteriores de su empresa. Si algún ponente dejó una impresión duradera en su equipo o en los asistentes, considere invitarle a dar la ponencia principal.

Haga lo mismo con otras conferencias o podcasts de su sector. Busque tantos ponentes como sea posible que sean populares entre su audiencia objetivo.

Otra opción es buscar en agencias de conferenciantes. Estas agencias representan a ponentes profesionales y expertos del sector, gestionando la programación y los contratos en su nombre.

4. Evalúa las cualidades y la experiencia de los posibles ponentes

Al considerar ponentes principales, Pauline Mura, Senior Partnership Marketing Manager de Livestorm, recomienda analizar primero la experiencia. "¿Qué pueden aportar en términos de conocimientos, buenas prácticas y ejemplos del mundo real? Eso es lo que aporta verdadero valor."

A continuación, Pauline sugiere tener en cuenta el prestigio y la audiencia del ponente. Lo más importante: ¿tienen una audiencia comprometida relacionada con el tema en cuestión?

Pauline recomienda buscar un ponente con "una audiencia alineada las personas que quieres atraer. De ese modo, el ponente podrá promocionar y ser un factor clave para atraer realmente a la gente a tu evento."

La forma más sencilla de evaluar a los posibles ponentes es ver grabaciones de sus intervenciones principales. Busca tanto sólidas habilidades para hablar en público como experiencia relevante. ¿Ofrece con frecuencia charlas sobre temas de interés?

Analiza las cualidades del ponente y su capacidad para interactuar con la audiencia para asegurarte de que se alinean con lo que necesitas. ¿Motiva al público y genera engagement?

Para eventos virtuales, también es importante asegurarse de que el ponente rinda bien ante la cámara. ¿Tiene un lenguaje corporal para hablar en público efectivo, que incluya contacto visual, gestos con las manos y una sensación de seguridad?

5. Preselecciona y contacta a tus mejores opciones

Después de evaluar las opciones potenciales, haz una lista de tres a cinco de los mejores presentadores para la ponencia principal. Luego, inicia el contacto con ellos. Contacta a cada ponentes con detalles sobre:

• Fecha del evento, tamaño de la audiencia y formato
• Tema principal de la conferencia
• Razones específicas por las que encajarían bien con tu tema o industria
• Rango de presupuesto

Presta mucha atención a cómo responden a tu consulta. Los ponentes que se enfocan en ideas de contenido antes que en la logística tienden a estar más comprometidos con el tema y pueden aportar más valor a tu evento.

6. Negocia los términos y firma un contrato

Una vez que hayas revisado las respuestas de los candidatos, trabaja con tu equipo para decidir la opción principal para la ponencia. Dependiendo de las respuestas que recibas, podrías basar esta decisión en la adecuación, disponibilidad, tarifa o una combinación de factores.

Luego, negocia los términos con tu elección principal. Por ejemplo, podrías querer que el rol del ponente principal incluya la conducción de sesiones de networking. Para un evento híbrido, podrías necesitar cubrir gastos de viaje además de los honorarios de la ponencia.

Ponlo todo por escrito y haz que ambas partes firmen un contrato. De este modo, todos estarán alineados en cuanto a logística, tarifas y responsabilidades — y no tendrás que preocuparte por perder a tu ponente principal en el último momento.

7. Prepárate y promociona el evento

Tras confirmar los detalles, estás listo para avanzar con el evento. Prepara una plantilla de run of show que todos puedan seguir.

Ayuda a tu ponente principal a adaptar su charla compartiendo la demografía de la audiencia y las agendas de la conferencia. Antes del gran día, organiza un ensayo del webinar que permita a los presentadores invitados probar la plataforma y practicar su intervención.

Empieza a promocionar el evento con suficiente antelación para comenzar a recopilar inscritos. Nuestras tácticas recomendadas de promoción de eventos incluyen:

• Crea una página de registro dedicada que mencione al ponente principal por nombre
• Destaca el evento en redes sociales — e invita al presentador a publicar sobre ello también
• Menciona el evento en tu boletín con un enlace a la página de registro
• Usa el marketing por asociación para alcanzar a una audiencia más amplia

Dónde encontrar presentadores principales

¿Quieres encontrar presentadores invitados para tu próxima conferencia? Aquí es donde puedes empezar tu búsqueda.

Asociaciones profesionales y grupos del sector

Haz una lista de asociaciones profesionales en tu industria. Revisa sus webinars recientes y conferencias en línea para encontrar ponentes emergentes, moderadores y líderes de talleres que encajarían bien en tu evento.

Agendas de conferencias

Revisa las agendas de conferencias del sector o eventos virtuales organizados por marcas asociadas. Concéntrate en eventos que hayan tenido lugar en los últimos 12 meses para encontrar ponentes que tengan experiencia pero que no estén aún sobreexpuestos.

Expertos internos

Los ponentes externos suelen ser buenas opciones cuando tu objetivo es atraer leads fuera de tu audiencia existente, explica Pauline. Sin embargo, esta no es tu única opción.

Los expertos internos también pueden ser excelentes ponentes principales. "Si se trata más de autoridad y de hablar sobre un tema relacionado con vuestro propio producto o un área donde tenéis un experto interno fuerte, apostad por el líder interno", sugiere Pauline.

Un experto interno también puede funcionar bien como presentador principal cuando "el objetivo es realizar upsell o involucrar a la audiencia y mostrar nuevas formas de hacer las cosas con vuestro propio producto."

Para encontrar ponente interno interno adecuado, considera:

• Miembros de tu equipo directivo
• Expertos en la materia con una perspectiva única sobre un tema clave
• Talentos emergentes con influencia significativa dentro de la organización

Por ejemplo, el cofundador y CEO de Livestorm, Gilles Bertaux, presenta nuestras keynotes de producto trimestrales; Gilles habló sobre los planes para el año, nuevas integraciones y una suite ampliada de herramientas de IA.

Agencias de ponentes

Las agencias de ponentes disponen de directorios que puedes utilizar para crear una lista de posibles ponentes para tu evento. Aunque estos canales pueden ayudarte a encontrar un gran ponente, es importante tener en cuenta el presupuesto. Las agencias de ponentes suelen ser más adecuadas para eventos de alto perfil con presupuestos superiores a 25.000 €.

Convocatoria de ponentes

En lugar de hacer prospección para encontrar al ponente adecuado, invítalos a ponerse en contacto contigo. Publica una convocatoria de ponentes e incluye los detalles del evento y el tema de la conferencia. Luego, comparte la invitación en comunidades profesionales donde los posibles ponentes estén activos.

Preguntas frecuentes sobre cómo encontrar ponentes principales

¿Con cuánta antelación se debe reservar un ponente principal?

Utiliza estas pautas para encontrar un ponente para una serie de webinars o una conferencia online:

• Ponentes profesionales: Seis a doce meses
• Ponentes con experiencia: Dos a cuatro meses
• Expertos emergentes: Cuatro a seis semanas
• Directivos del sector: Dos a ocho semanas

¿Cuál es un presupuesto realista para contratar a un ponente principal?

Los presupuestos para ponentes principales dependen de la experiencia. Presupuesta al menos 1.250 € para ponentes emergentes y al menos 4.250 € para ponentes con experiencia que ofrecen la mejor relación valor-impacto. Para ponentes profesionales, cuenta con al menos 25.000 €, y para directivos del sector, presupuesta al menos 85.000 €.

¿Puede un ponente principal presentar de forma remota?

Sí, los ponentes principales pueden presentar de forma remota. Antes de contratar a un ponente principal para un evento virtual, sin embargo, es recomendable revisar sus webinars y presentaciones online anteriores. Asegúrate de que tengan sólidas habilidades para hablar en entornos virtuales y buena presencia ante cámara antes de reservarlos.

¿Se necesita un contrato para un ponente principal?

Sí, necesitas un contrato para un ponente principal. Un contrato detalla los pormenores del evento y las responsabilidades de ambas partes —incluyendo fechas, honorarios y compromisos. Protege a ambas partes al clarificar las políticas de cancelación, la propiedad del contenido y las expectativas de rendimiento.