Cómo aumentar la tasa de asistencia a tus webinars: 15 tácticas comprobadas

Cuando organizas un webinar, quieres que las cifras de asistencia correspondan al esfuerzo que dedicaste a planear y promocionar el evento. Así que, cuando solo una fracción de los inscritos realmente asiste, es fácil frustrarse. La baja asistencia a webinars suele traducirse en menos engagement, menos conversiones y un ROI inferior.

En esta guía te explicaré cómo aumentar las tasas de asistencia a tus webinars y cómo animar a más personas a participar en tus eventos en tiempo real. Aprenderás qué hace que la gente no asista a los webinars, qué tácticas promocionales impulsan la asistencia y cómo medir si tus esfuerzos están funcionando.

¿Qué es la tasa de asistencia a un webinar?

La tasa de asistencia a un webinar es la métrica que refleja el número de personas que realmente participan en tu evento en directo en comparación con el número de personas que se registraron.

Cuando tu tasa de asistencia es alta, normalmente significa que tu tema encaja bien con tu audiencia, que tus esfuerzos de marketing y promoción están funcionando y que tu evento ofrece un valor real para los asistentes.

Cómo calcular la tasa de asistencia a un webinar

Calcula este porcentaje con la siguiente fórmula:

Tasa de asistencia al webinar = Número de asistentes / Número de inscritos x 100%

Supongamos que tienes 500 inscritos y 300 se conectan al evento en directo. Tu tasa de asistencia sería del 60%.

¿Cuál es la tasa media de asistencia a un webinar?

Primero, pongamos expectativas realistas. ¿Cuál es, de hecho, la tasa media de asistencia a un webinar?

En todos los sectores, la tasa media de asistencia a webinars es del 48%, según revela el Informe de Marketing de Webinars 2024 de Livestorm. Los resultados fueron similares en 2023, cuando la tasa media de asistencia fue del 51%.

Sin embargo, esta tasa puede variar según la industria. En general, los sectores de bienes de consumo básicos y energía tienen las tasas de asistencia más altas, con un 80% y un 73% respectivamente.

Esta tasa también varía de forma estacional. Enero, septiembre y noviembre son los meses con las tasas de asistencia más altas.

¿Por qué los webinars tienen tasas de asistencia bajas?

Antes de explorar cómo aumentar la asistencia a los webinar, es importante saber por qué tus resultados no coinciden con tus expectativas. ¿Los eventos virtuales de tu organización suelen generar muchos inscritos pero acaban con pocos participantes en directo? El problema suele deberse a algunos factores comunes.

Horario del webinar poco conveniente

Con audiencias B2B, el horario lo es todo en una estrategia de webinar, especialmente cuando tus prospectos o clientes están ubicados en todo el mundo.

Cuando programas un webinar a las 12 CET, estás pidiendo a tu audiencia americana que se conecte por la mañana temprano y a tu audiencia asiática que lo haga por la tarde-noche. Si el webinar no encaja en su horario, pueden inscribirse sin intención de asistir en directo.

Temas o ponentes irrelevantes para los audiencia

Si tu empresa ya cuenta con una audiencia comprometida, es posible que se inscriban a los webinars solo por el reconocimiento de la marca. Es una situación envidiable. Pero eso puede no traducirse en una alta asistencia.

A la hora de decidir si asistir al evento, tu audiencia puede dudar cuando se da cuenta de que el presentador no es tan importante o el tema no es tan interesante. Para convertir inscritos en participantes en directo, tienes que dirigirte al público adecuado con un evento relevante.

Promoción del webinar insuficiente

Un único boletín por correo electrónico a toda tu lista de contactos no garantiza que las personas correctas se inscriban en tu webinar. Cuando no eres estratégico con la promoción, a menudo terminas con pocos inscritos o con personas que no encajan con el evento.

El exitoso webinar marketing suele realizarse en varios canales, creando múltiples oportunidades para conectar y convertir a tu audiencia ideal.

Recordatorios insuficientes antes del evento

Si te tomas en serio la promoción de un webinar, probablemente comiences con semanas de antelación. Eso suele significar que las personas se inscriben con mucha anticipación —y luego se olvidan por completo del evento el día señalado. Sin recordatorios puntuales, no puedes esperar una buena tasa de asistencia a tu webinar.

Falta de incentivo para unirse en directo

Para muchos equipos B2B, es cortesía habitual enviar la grabación del webinar una vez finalizado el evento. Esto es especialmente importante cuando necesitas maximizar las inscripciones.

Aunque resulta conveniente invitar a tu audiencia a ver el replay cuando les venga mejor, no es lo ideal para tus métricas de engagement ni para el rendimiento del webinar. Las audiencias ocupadas a menudo necesitan un incentivoque les motive a priorizar tu evento y dedicar tiempo para unirse en directo.

15 maneras de aumentar las tasas de asistencia a los webinars

Una vez que hayas identificado qué está haciendo que las tasas de asistencia sean bajas, puedes tomar medidas para mejorar tus resultados. Aquí tienes cómo aumentar la asistencia a tus webinars:

Adapta el evento a tu audiencia

1. Identifica los temas y enfoques que importan a tu audiencia

Los mejores webinars ayudan a tu audiencia a resolver problemas reales. Identifica sus preocupaciones más importantes mediante:

• Revisa los tickets de soporte y las llamadas de ventas de tu equipo para encontrar preguntas y desafíos recurrentes
• Comprueba qué publicaciones de blog y recursos generan más engagement por parte de prospectos y clientes
• Encuesta a tu audiencia sobre en qué están trabajando o qué les preocupa este trimestre

El objetivo es encontrar temas que estén relacionados con problemas concretos e inmediatos. Por eso, un webinar sobre “cómo optimizar tu estrategia ABM para aumentar el pipeline 5x este trimestre” es mucho más relevante que “ABM estrategia 101”.

2. Recluta ponentes que conecten con tu audiencia

La experiencia de tus ponentes debe alinearse con lo que tu audiencia intenta lograr. Busca ponentes cuyo tamaño de empresa, industria y rol coincidan estrechamente con la situación de tu audiencia.

Aquí tienes una forma sencilla de empezar: identifica algunos de tus principales clientes o prospectos en el segmento de audiencia. Luego, fíjate en con quién hablan y con quién interactúan en plataformas como LinkedIn.

3. Equilibra el contenido educativo y el comercial

Los webinars suelen funcionar mejor cuando no son presentaciones de ventas disfrazadas. Para mejorar la asistencia, prioriza ofrecer valor a tu audiencia.

Procura dedicar al menos el 75% del tiempo del webinar a la formación y al intercambio de información. Cuando menciones tu producto o servicio, asegúrate de conectar directamente con los problemas y las soluciones que has tratado.

Promociona el evento a tu audiencia objetivo

4. Segmenta tu lista de contactos y envía invitaciones por email

Invitar a toda tu lista de contactos puede parecer una forma inteligente de lograr más registros. Pero si la prioridad es la asistencia al webinar, sé más selectivo con tus invitaciones.

Segmenta tu lista de contactos, centrándote en personas interesadas en el tema o que estén en una etapa relevante del embudo de ventas. Después, envía la invitación al webinar a los segmentos que probablemente obtengan más valor de tu evento.

Mira cómo Cody Stover, Senior Demand Generation Manager en Customer.io, utilizó la segmentación por email para lograr una tasa de conversión 6,25x mayor:

5. Utiliza formularios de generación de leads en anuncios de LinkedIn y Facebook

Mira más allá de tu lista de correo y alcanza nuevos prospectos con anuncios en LinkedIn o Facebook ads. Como muestra el Informe de Marketing de Webinars 2024 de Livestorm, el 57 % de los responsables de marketing usan publicidad pagada para promover webinars — lo que convierte este en el tercer canal más popular.

Usa LinkedIn o Meta para crear audiencias por interés o por puesto. Luego, integra tus formularios de generación de leads de Facebook o LinkedIn lead gen forms con Livestorm. De este modo, puedes registrar nuevos asistentes desde anuncios en redes sociales de forma fluida, sin tener que mantener automatizaciones o zaps complejos.

6. Colabora con referentes del sector o marcas B2B

No es necesario depender exclusivamente de los expertos internos de tu empresa para dirigir los webinars. En su lugar, copresenta junto a una marca complementaria o un líder de opinión del sector.

Este enfoque tiene dos beneficios potencialmente significativos: te da acceso a la audiencia de tu coanfitrión y añade credibilidad a tu evento. Y según el Informe de Marketing de Webinars 2024 de Livestorm, las asociaciones son el canal de mayor rendimiento para el marketing de webinars.

En Livestorm, con frecuencia copresentamos webinars con equipos de otras empresas B2B SaaS. Por ejemplo, nuestro webinar ABM Meets Events incluye presentadores invitados de Userpilot y Demandbase.

Optimiza la programación y la logística

7. Crea una página de registro fácil de usar

Para aumentar las tasas de asistencia a los webinars, necesitas landing pages de registro que sean sencillas de crear para tu equipo y fáciles de completar para tu audiencia.

Con Livestorm, puedes crear fácilmente landing pages que incluyan:

• Fecha y hora del evento para que los inscritos sepan exactamente cuándo se celebra el webinar
• Descripción del evento, incluyendo lo que aprenderán los asistentes
• Anfitriones y ponentes, incluyendo sus empresas y cargos
• Opciones de registro vía email, Google y Microsoft
• Enlace para compartir el evento con colegas

To maximize attendance and engagement, always lead with the webinar's value proposition. What will attendees learn during the event? What will they be able to do afterward?

8. Choose the right day and time for your audience

Plan webinars at the ideal time for your target audience. Review your webinar analytics to find the times that drove the highest attendance during past events.

Alternatively, use our webinar statistics to find the right timing for your audience. This tool uses data from thousands of webinars hosted with Livestorm to identify the best day to host a webinar and the right duration.

Across industries, Thursday is the best day to host webinars. Wednesday takes second place, followed by Tuesday.

9. Use a browser-based webinar platform

Make joining your webinars as easy as possible by minimizing the tech requirements for your audience. Reduce friction by choosing a browser-based webinar software platform.

With Livestorm, attendees can join without having to download an app or sign up for an account before tuning into the event. This means Livestorm events have a 53% higher attendance rate compared to the industry average.

Fix your pre-webinar communication

10. Automate your reminder sequence

Rather than relying on your team to send reminders manually, use email automation. With Livestorm, you can email reminders based on any schedule you choose.

We typically recommend sending:

• Confirmation email after registration
• 24-hour reminder the day before the event
• One-hour reminder right before the event starts

This cadence keeps your event top of mind with your audience and improves webinar attendance rates.

11. Promociona el evento en redes sociales

No te fíes solo del correo electrónico. Al promocionar un webinar, crea puntos de contacto en varios canales.

En Livestorm, nos centramos en la promoción en redes sociales para nuestros webinars. Como ejemplo, esta publicación de LinkedIn incluye un carrusel que destaca cinco cosas que los asistentes aprenderán en un webinar próximo.

Haz que la asistencia en directo merezca la pena

12. Crea incentivos exclusivos para los asistentes en directo

Dale a tu audiencia una razón clara para asistir en directo en lugar de esperar la repetición. Ofrece recursos que solo puedan obtener durante la sesión en vivo, como:

• Plantillas
• Informes de investigación
• Pruebas gratuitas de software

13. Haz el evento interactivo para que los asistentes se sientan colaboradores

Organiza webinars que inviten a tu audiencia a participar en lugar de limitarse a mirar y escuchar. Utiliza encuestas a lo largo del evento para recopilar experiencias y opiniones. Luego, comparte los resultados en tiempo real.

Organiza sesiones de preguntas y respuestas en directo con tus ponentes. Da a los asistentes la oportunidad de interactuar directamente con líderes de opinión y obtener respuestas a sus principales preguntas.

Genera visualizaciones adicionales después del evento

14. Envía enlaces a la repetición

Aunque tu prioridad principal sea mejorar la asistencia en directo al webinar, las repeticiones todavía pueden ayudarte a cumplir objetivos de generación de leads y aumentar el ROI. Pero en lugar de enviar un seguimiento genérico con un enlace a la repetición una vez finalizado el evento, tómate un momento para personalizar tu correo.

"El tiempo lo es todo. Quieres dar las gracias a los inscritos inmediatamente después del evento", aconseja Kathryn Hurley, Responsable de Eventos y Marketing de Partners en ChartMogul. "Y no solo ese genérico ‘gracias por asistir’. Necesitas adaptarlo al contenido de la sesión y además incluir un CTA muy claro."

15. Reutiliza el contenido del webinar en otros canales

Otra forma de generar más inscripciones y visualizaciones después del evento es reutilizar el contenido del webinar en tus canales de marketing. Por ejemplo, crea clips cortos para redes sociales, sube un clip más largo a YouTube o convierte la transcripción en una entrada de blog.

Con las funciones de IA de Livestorm, puedes transformar al instante los webinars en correos electrónicos, publicaciones de blog y contenidos para redes sociales.

Qué medir al evaluar la asistencia a un webinar

Mientras tomas medidas para aumentar la asistencia, presta atención a tus métricas de webinar para saber qué está funcionando y qué aún necesita mejorar. Estas son las métricas que mi equipo mide con el panel de análisis de Livestorm:

• Inscripciones al webinar: El número de personas que se registraron para tu evento. Un número bajo sugiere un problema en cómo promocionaste el webinar.
• Tasa de conversión de registro: El porcentaje de personas que se registraron para tu evento después de visitar la página de registro. Un porcentaje bajo indica un problema con el tema del webinar, los ponentes o la fecha/hora.
• Asistentes al webinar: El número de personas que asistieron a tu evento en directo. Un número bajo sugiere un problema con la fecha/hora del webinar, los incentivos o los recordatorios.
• Tasa de asistencia: El porcentaje de personas que asistieron al evento en comparación con las que se registraron. Un número bajo indica un problema con la fecha/hora, los incentivos o los recordatorios.
• Visualizaciones del replay: El número de personas que vieron la grabación del webinar. Si este número es mucho mayor que el de asistentes en directo, podría indicar un problema con la fecha/hora, los incentivos o los recordatorios.

Livestorm para una mayor asistencia a webinars

Una mayor asistencia comienza por eliminar la fricción en el proceso de registro y acceso al webinar. Livestorm te proporciona las herramientas para atraer y convertir a la audiencia adecuada — y facilitar que realmente asistan.

Así es como Livestorm te ayuda a aumentar la asistencia:

• Páginas de aterrizaje personalizables que simplifican el registro
• Secuencias de correo electrónico automatizadas para mantener tu evento presente
• Plataforma basada en navegador que no requiere que los asistentes descarguen una aplicación
• Sesiones interactivas de preguntas y respuestas, encuestas y chat en vivo para mejorar el engagement de los espectadores
• Opciones flexibles de replay para que controles cómo y cuándo compartir las grabaciones

¿Listo para probar nuestra plataforma de webinar por ti mismo? Regístrate para obtener una cuenta gratuita de Livestorm y configura tu primer evento en solo unos minutos.