Glosario de webinar

Software de webinar

El software de webinar es la herramienta digital que facilita la creación de eventos online.

¿Qué es el software de webinar?

El software de webinar es una herramienta para crear webinars, presentaciones, reuniones o cualquier otro evento de uno-a-varios online. El software de webinar puede descargarse e instalarse en un ordenador o difundirse en streaming directamente desde el navegador. El software de webinar está diseñado para distribuir webinars a una audiencia amplia. El software descargable es útil para los eventos en directo que necesitan difundirse por video.

La mayor parte de los software de webinar albergados online vienen con un panel de control. El panel de control es el espacio donde el organizador puede crear un nuevo webinar, editar las páginas de inscripción y crear emails automatizados. El panel de control también contiene información sobre los webinars como el número de asistentes por webinar.

Tipos de software de webinar

Hay dos tipos fundamentales de software de webinar:

  1. Software basado en el navegador
  2. Software descargable

Software basado en el navegador

El software de webinar basado en el navegador trabaja directamente en el navegador sin tener que descargar ninguna aplicación. Este tipo de software es accesible desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet. El software se actualiza automáticamente con lo que es fácil añadir licencias de usuario. El software basado en el navegador es fácil de acceder, lo que lleva a un ratio de asistencia más elevado que en el software descargable.

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El software de webinar accesible desde un navegador web está sujeto a las medidas de seguridad impuestas por el propio navegador. Esto significa que ya que el navegador no tiene acceso a los archivos encontrados en la terminal del ordenador, el software empleado tampoco.

Software de webinar descargable

El software de webinar que es descargable desde internet requiere que los usuarios descarguen aplicaciones en sus ordenadores.

Los pasos adicionales que se necesitan para descargar e instalar el software pueden desanimar a los asistenets y bajar el ratio de asistencia. Si hay problemas durante la instalación hay más probabilidades de que los inscritos desistan. Además, las actualizaciones del software a menudo tienen que hacerse manualmente. Esto dificulta la gestión y hace difícil la escalabilidad del software para los equipos en crecimiento.

También hay preocupaciones por la vulnerabilidad de la seguridad, como la privacidad de los usuarios, en torno al software descargable. Es importante asegurarse de que la aplicación que descargas tiene medidas de seguridad estrictas.

Compatibilidad

Hay algunos requisitos técnicos básicos necesarios para poder usar un software de webinar. Si el software está basado en el navegador, la elección del navegador tendrá un impacto en su rendimiento. Los navegadores deberían actualizarse a la versión que mejor funcione con el software. Esta información varía dependiendo de la plataforma elegida.

También es posible acceder al software basado en el navegador con un móvil o tablet. Cualquier dispositivo con acceso a internet debería ser capaz de conectar con el software de webinar. Puede haber, sin embargo, un retardo de segundos entre lo que está ocurriendo en el webinar y lo que la audiencia ve.

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Siempre es recomendable realizar un test de compatibilidad. Los tests de compatibilidad verifican la calidad del video, del audio y el rendimiento general de la conexión a internet. Alertarán a los usuarios si hay algún corta fuegos, baja conexión o una conexión inestable.

En algunos casos, los asistentes que tengan problemas viendo u oyendo la difusión en directo debido a su red, corta fuegos o entorno, pueden llamar a un número y unirse al evento por teléfono.

Funcionalidades del software de webinar

El mejor software de webinar ofrece las siguientes funcionalidades dependiendo de la fase en el proceso de planificación.

Fase de planificación

Las funcionalidades diseñadas para la fase de planificación del webinar están hechas con fines de marketing y de distribución. Las páginas de inscripción, que pueden personalizarse para adaptarse al tono de cualquier marca, suelen venir incluídas en los softwares de webinar modernos. El envío de emails puede realizarse directamente desde la plataforma, lo que significa que los organizadores pueden planificar emails con antelación. Los webinars se graban automáticamente para distribuirse más adelante.

Evento en directo

Las funcionalidades de webinar ayudan a los organizadores a recoger información e incrementar la interacción. Las encuestas pueden planificarse con antelación y proponerse a la sala del webinar periódicamente. Las encuestas recogen opiniones y generan un ciclo de retroalimentación. Las funcionalidades de chat y preguntas permiten a los asistentes interactuar directamente con los presentadores durante el webinar.

Fase de análisis

Toda la información recogida durante el evento en directo puede exportarse y analizarse una vez finalizado el webinar. La mayoría de los software de webinar vienen con funcionalidades diseñadas para promover y distribuir los webinars. Funcionalidades como las encuestas, preguntas y el chat facilitan la interacción entre audiencia y presentadores durante el webinar.

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Los organizadores pueden entonces analizar la información para entender mejor a su audiencia. Las plataformas de webinar avanzadas proporcionan análisis en profundidad sobre las inscripciones y asistencia, incluyendo a qué hora dejaron los asistentes la sala del webinar. A veces es posible para las plataformas encontrar el origen de los inscritos.

Cuándo usar software de webinar

Hay muchos tipos de uso distintos para el software de webinars. Es ideal para las demos de venta, la cualificación de prospectos, la atención al cliente y la formación. También se usa frecuentemente para la comunicación interna y recursos humanos. Cualquier evento profesional o presentación que necesite ser escalable es candidato idóneo para un webinar. La naturaleza interactiva de los webinars los hace ideales para la acogida de trabajadores y la formación. Los webinars pueden usarse para presentar resultados, compartir documentos y comunicar en un entorno profesional.

Escoger el software de webinar adecuado

Para escoger el software de webinar adecuado para usar, es importante considerar las funcionalidades necesarias para llegar a ciertos objetivos. El tipo de webinar que crees tendrá un impacto en la elección del software. La mayoría de softwares de webinar tienen límites para el tamaño de la audiencia. Es importante comprobar que la plataforma se corresponde con el tamaño de audiencia esperado.

Marketing

Para marketing, el software de webinar debe incluir información sobre los asistentes y funciones de análisis. Escoge software que venga con sistemas de email automatizados y landing pages pre-creadas para facilitar la promoción. Los eventos en directo pueden beneficiar de software interactivo que incluya preguntas, encuestas y chats. La información reunida con estas herramientas puede analizarse más adelante.

Formación de clientes

La formación de clientes y las demos necesitan software que permita compartir pantalla. De este modo los clientes pueden fácilmente seguir las sesiones de formación y ver de primera mano los pasos a seguir. Ser capaz de publicar videos pre-grabados también es muy útil al formar clientes a escala. Las funcionalidades interactivas como el chat asisten directamente a los clientes con preguntas adicionales.

Eventos internos

Eventos recurrentes, como las reuniones de equipo, necesitan software que permita la planificación de múltiples sesiones de una vez. Las invitaciones de email pueden programarse por adelantado y enviarse automáticamente. El software de webinar adecuado también ofrece replays que pueden verse tras el evento y distribuirse a los equipos.

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